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第十一章会议总结和评估第一节会议总结这一阶段的主要工作包括：会议总结与评估，客户回访和感谢相关人员一、会议总结与评估在评估过程中可参照如下信息：数量信息，质量信息，与会者人数，出席统计，财政报告与账目，收支平衡表，与会者感觉，调查表，采访记录，工作人员回馈，管理笔记与评估，社会影响分析，社会收益平衡表一般会后总结分三部分：（1）从筹备到开会中的各项工作总结；（2）效益分析和成本核算（3）本项目市场调查，入本次会议在市场同类项目中所占的市场份额、优劣势比较、竞争情况等二、做好客户回访工作会议结束不久，与会代表会议的印象仍在记忆中，如果此时抓住机会，深入与客户发展关系就容易多了。三、召开总结表彰会做好感谢工作，对象是所有的会参加者、重要的支持单位、合作单位以及曾给予大力支持的媒体，都应该给予感谢。对于重要的客户，我们可以采取登门致谢，甚至通过宴请方式表示谢意。表彰会议服务人员做好媒体跟踪报道，主要是对会议进行一个回顾行的报道，将有关情况、有关的统计资料数据，提供给新闻炒作，进一步扩大会议的影响第二节会议评估一、会议评估的原则1、实事求是的原则2、客观公正的原则3、成本效益的原则4、规范化的原则二、会议评估的内容1、主办者和承办者2、会议主题相关性、目标明确性和整体策划对整体策划的评估是一个重要的评估内容，涉及会议举办的时间、会议的长度、会议的流程是否合适等问题。3、会议地点会议的地点的物质条件，评估是需要考虑问题是，饮食服务是否令人满意？住宿条件是否满意？会议地点的工作人员是否对与会者有帮助？这个地点是否适合本次会议？4、市场宣传评估可以知道哪些市场策略是有效的，哪些是无效的，以及直接邮寄材料或在印刷媒体中做广告的有效性，并从与会者和服务提供商那里得到一些关于以后会议宣传的有益建议5、公共关系评估中可以涉及的问题包括：媒体人员是否参加了会议？媒体对会议的接受情况如何？公共活动中是否有发言人和与会者参加？6、会议预算评估中要考虑差距如何产生，以及预算是否考虑到了所有项目的开销等问题7、发言人对发言人的发言进行评估8、会议交通进行评估时要涉及两个问题。第一是往返会议的交通。第二是在会议过程中可能的短途交通。比如交通服务安排的如何？交通服务是否与会议公布的日程紧密相关？运送服务的质量如何？哪些需要的交通服务没有被提供等等三、会议评估的主体1、会议主办者评估2、外包给专业公司评估无论是自评还是外包，都有以下类型的会议评估者参与者；策划委员会，指导委员会，与会者，发言人。承办者，秘书处，会议地点工作人员、服务供应商，参展商四、会议评估的方法1、问卷评估–对于不同的参与者必须设计不同的问卷内容，对于不同的评价项目应设计不同的问卷形式和内容–在封闭型问卷中，回答者通常只能选择是或否–开放型的问卷要求回答者写出答案–不同的会议要突出不同的评估重点，通常要根据会议的类型、内容、规模等方面来考虑评估的重点2、采访评估对于小型会议可以采用问卷或从所有的问答者那里收集数据的方法。大型会议可以用问卷来收集数据五、会议评估的程序1、确立评估目标2、选择规范的评估标准3、策划评估方案制定评估方案应包括以下内容：–根据评估项目、对象和方法制定评估方案，明确人员分工，安排各项必要措施–设计制作各种测评问卷及情况统计表，如参展商问卷调查表，观众问卷和展览会举办情况统计表等–小范围预测，修改测评问卷–对测评人员进行培训，考虑测评中的困难及问题4.实施评估对于公司主办的会议，参与会议评估可能是命令性的，但对于协会组织主办的会议和公众大会来说，必须采取一些激励来吸引他们参与评估，可以在与会者交还表格的时候得到抽奖彩票；还可以在与会者参与评估后赠送一份小礼品。对于小型会议，可以安排一名或几名会场管理者或职员在会场的各个出口在与会者退场时收集评估表格。另一方法是在会场或大厅中设立回收箱。5.评估数据分析通过对数据的分析研究，找出会议中存在的问题。会议评估反馈的两个主要用途就是总结本次会议，以及以后的会议提供参考6.后续工作后续工作或者说是跟踪服务，主要形式有直接邮寄、电话回访、个人拜访等。