第三章秘书与领导

第三章秘书与领导的关系导入案例：“邮件门”风波2006年4月7日晚，EMC大中华区总裁陆纯初回办公室取东西，发现自己没带钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。陆纯初难抑怒火，在凌晨通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信”。2天后秘书用中文给总裁回信，语气之强硬，措词之严厉，丝毫不输来信。半个月内，这封外企秘书向顶头上司“发飙”的电子邮件，通过多次转发，在上海、北京、广州、成都等城市白领中广泛传阅这封“发飙邮件”惹起了一场职场风波，再一次引起了人们对于职场中如何处理与领导关系的进一步思考第一节秘书与领导关系概述秘书与领导的关系是秘书工作的核心问题，也是秘书人际关系中最重要的关系。一、秘书和领导的绝对关系1、上与下的关系：下非下人（仆人），人格上的平等2、主与辅的关系（最本质）：辅助非参与，不能越权3、令与行的关系：协调非指挥，不能发号施令4、失与谏的关系：天然的互补关系，劝谏要讲求方法二、秘书与领导的相对关系互相为师、互相尊重、互相帮助【案例分析】季市长与他的秘书与季市长接触过的中外朋友，没有一个不敬佩他学识渊博。不少人称季市长是全才。而季市长却说，那是因为他有一个优秀的秘书——老许。老许学识渊博，功底深厚。季市长接见一个考古代表团。他从许秘书准备的材料中，了解了我国最新考古成果，也知晓代表团成员的成果，令专家们称赞不已。日本一建筑代表团来访。季市长是搞建筑出身，对行业比较了解的。工作忙没有看许秘书的资料。结果客人问起中国园林各流派的艺术风格时，季节长一时难说清楚。许秘书礼貌而自然地接过话题，既回答了问题，也顾及了领导的威信。从那以后市长每天下班总要看看办公桌上有没有许秘书留下的资料。许秘书甚至在病中还不忘记自己的职责，帮助市长起草材料。许秘书与市长配合了四年，市长的书籍和资料增加了五倍。1、请分析季市长与许秘书的关系。2、从案例中你得出领导需要怎样的秘书？忠于职守、甘居幕后、自觉服务、富有才识---第二节秘书与领导的关系处理一、秘书与领导关系处理的原则（一）服从原则讨论：秘书服从与军人服从的区别军人的服从以刻不容缓的军事行动为前提，因此强调绝对服从。而秘书的角色相当于参谋、助手，由于接触文件较多，对客观事实较了解，负有提醒、建议的责任，因此强调服从但不盲从对领导决定如有意见，可以委婉提醒，如不被采纳则要严格按照领导意见行事案例分析有位机关秘书发现局长对某一请示的批复明显违背市里的新规定，他没有正面提出，而是把文件找出来，在有关条文下划了红线，趁局长离开时放在他的办公桌上。一会，局长果然召来秘书，要回刚才的批文，重新作了批复。案例中的秘书有哪些地方值得学习？1、具有强烈的责任意识和自觉服务的态度2、对政策文件比较熟悉3、发现问题，巧妙提醒4、懂得维护领导的威信和面子（二）尊重原则1、对领导工作的繁忙予以体谅，为领导排忧解难2、做好分内之事，甘当幕后英雄3、自觉维护领导形象，不做有损领导形象的事案例讨论某公司召开年终总结大会，经理讲话：“今年本公司的合作单位进一步扩充，到现在已发展到47个”话音刚落，他的秘书站起来冲着台上的经理高声纠正：“讲错了，那是年初的数字，现在已达到63个。”全场哗然，经理羞得面红耳赤。你如何看待这一件事？1.领导出现失误，秘书人员要提醒，这是分内的事情。2.注意提醒的方式、场合、语气，不能让领导当众出丑。3.以巧妙的方式为领导解围，也可以私下里与领导沟通，切忌当众指责，让领导下不来台。（三）距离原则刺猬取暖的启示西方有个著名的“刺猬理论”，说的是天气寒冷时，刺猬就会彼此靠拢而取暖，但他们之间却始终保持着一定的距离：距离太近，身上的刺就会刺伤对方；距离太远，又会感觉到寒冷；只有保持适当距离，才能拥有理想的温度，又不会彼此伤害。人际交往中的“心理距离效应”。秘书与领导相处时要把握分寸，要保持一定距离。过度亲密会卷入上司的私生活，过度疏远会让人感觉你不可靠（四）协同原则秘书是辅助领导进行工作的，其从属性决定了秘书必须适应领导的行为规律，同领导保持一种默契、协同的关系,主要体现在：秘书的工作目标要和领导工作目标保持一致秘书在工作内容、工作节奏上要尽量配合领导秘书在心理上都要适应领导习性以及工作方式二、秘书处理与领导关系的方法（一）摆正位置，主动服务新时期秘书工作的“四个转变”：从偏重办文办事，转变为既办文办事，又出谋献策；从收发传递信息，转变为综合处理信息；从单凭老经验办事，转变为实行科学化管理；从被动服务，转变为主动服务。经典案例20世纪80年代，美国电视台直播了“挑战者号”航天飞机起飞，因为这是首次进入太空的女宇航员是一位中学教师，她将在太空为学生们做一系列物理实验，所以数以万计的学生和家长观看。然而起飞仅数分钟就起火坠毁了，全国人民为之震惊和悲痛。当时美国总统里根正在国会开会，白宫办公厅的领导并未授权负责撰稿的秘书起草讲话稿，但女秘书却早已坐在电脑旁流着泪敲打键盘当里根匆忙赶到电视台打算即兴讲话时，女秘书及时递上了演讲稿。里根是演员出身，面对镜头声情并茂的念了起来。美国人民被感动了。后来的民意调查显示，里根的支持者在这次事件后不断上升。（二）正确领会、贯彻意图领导意图：领导在布置工作、下达任务、发出指令时的本意，希望达到某种目的或标准。正确领会、贯彻、执行领导意图，是赢得领导信任的重要一环。领导交代的事项，大都由三要素组成：1、内容——办什么事2、时限——什么时间完成3、要求——工作标准、原则、注意事项等。准确领会领导意图应注意以下问题：1、受意时不能一知半解。2、理解时不能生吞活剥3、贯彻时不能唯命是从4、处置时不能固执已见。案例清朝雍正年间，曾经发生了这样一件事。当时皇帝下诏书，要清查自康熙五十一年以来江苏地区拖欠的1200余万的税款问题。江苏巡抚接到圣旨，认为应该严加追缴。于是就要求欠税的人几天内要缴清，否则，予以逮捕。结果抓了1000多人。苏州知府童华提出疑义，认为圣上没有下令严追，而是下令清查，就是想弄清来历，查明原因。如果积欠马上解决，会变成暴征。因此请求宽限三个月，上奏圣上，将情况搞清楚。江苏巡抚的事惊动了朝廷，皇上很生气，下令要严加处理。圣旨的本意果然如童华所言。（三）加强沟通、形成默契以色列一动物研究所所长门策尔博士对“猫狗不和”问题进行了研究，终于揭开了谜底狗在高兴时会竖起尾巴摇晃并伸出一只爪子，这一动作在猫的语言里则是表示：“走开，不然我对你不客气”；猫发出“呼噜噜”声音表示好意，而狗却认为是一种挑衅：“少烦我，要不你死定了”。结果猫和狗碰在一起就打起来了猫与狗的误会美国普林斯顿大学曾对１万份人事档案进行分析发现，“智慧”、“专业技术”、“经验”只占成功因素的２５％，其余７５％决定于良好的人际沟通能力哈佛大学就业指导小组调查，在５００名被解职的男女中，因人际沟通不良导致工作不称职的占８２％日本企业之神--松下集团创始人松下幸之助的名言：伟大的事业需要一颗真诚的心与人沟通（四）加强了解、融洽感情领导也是人，也有七情六欲和喜怒哀乐，作为秘书应该主动与领导加强情感联系，进行感情交流，主动为领导分忧解难，排遣压力。不违背原则下，不妨与领导下下棋、打打球、增强与领导的交往,建立良好的关系案例讨论：如何与苛刻的领导相处？王经理对下属一向很严肃苛刻，手下跳槽率很高。小李不幸做了王的秘书。小李该怎么才能与经理相处呢？她暗自制定了一套方略：努力工作，任劳任怨，凡是经理吩咐的事情都往好的一面想时间久了，小李知道王也有不幸的感情生活，离了婚还带着一个女儿，全靠自己打拼才有现在位置。同是女人，小李不禁同情经理并想法帮助她。王胃不好，小李常为她准备胃药；经理约见客户无法接幼儿园的女儿，小李帮着接回家。小女孩病了，小李主动带她去医院。同事们聚餐，小李也邀请王同去。到了经理生日那天，小李买了百合花，标上部门全体员工的姓名送给她。渐渐的，员工们发现经理的脸上多了笑容，部门也有了笑声王也不再苛刻属下了，变得耐心温和许多。情景练习：老总闷闷不乐时这天早晨老总眉头紧锁,一言不发的走进了自己的办公室,秘书于雪跟他打招呼，他也爱理不理的。老总平时和蔼可亲，常常跟下属开玩笑。于雪心想老总肯定遇到心烦的事了。面对这种情况，秘书应该如何处理？1.老总心烦肯定需要独自呆一会儿，所以先不要去管他。2.心烦归心烦，工作是工作。今天有一大堆事等他决定，所以拿上一叠文件到老总办公室去找老总批阅。3.翻出老总的日程表，取消老总今天一切约会安排。4.马上跟着老总进去，问出了什么事。5.泡上一杯浓茶送给老总，问他是不是要先休息一会儿。案例讨论：从杨修之死谈秘书如何与领导相处《资治通鉴》、《三国志》写杨修之死的原因：卷入了曹操接班人的争斗旋涡之中。他为曹植出了几个主意，效果很好，可是后来被曹操发现，认为这是杨修与曹植联合欺骗自己，非常愤怒曹操叫人建造花园，他看了后只在花园的门上写一“活”字。众人皆不明其意，杨修看了说：在门上写“活”，就是“阔”字，丞相是嫌门阔了。竟不问曹操，擅自命人把门改窄。曹操知道后，口虽称美，“心甚忌之”。“一合酥”事件“鸡肋”事件“杨修之死”对于秘书处理领导关系的启示谦虚恭敬而不恃才傲物。言行谨慎而不狂狷不羁。严守机密而不违纪违规。正常工作而不介入私事。安守本分而不越权越位。