而记账凭证正确

第四节记账要求和错账更正一、记账要求：账簿启用的规则为了保证账簿记录的合法性，明确记账责任，启用会计账簿时，应在账簿扉页填制账簿启用及交接表，内容包括：企业名称、账簿名称、启用日期、账簿页数、记账人员和会计主管人员姓名，并加盖会计人员名章和单位公章，其格式如图表。调换记账人员时，应注明交接日期和接办人员姓名，并由交接双方人员签章。登记会计账簿的基本要求(１)准确完整。“登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。”每一项会计事项，一方面要记入有关的总账，另一方面要记入该总账所属的明细账。账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期；以自制的原始凭证，如收料单、领料单等，作为记账依据的，账簿记录中的日期应按有关自制凭证上的日期填列。登记账簿要及时，但对各种账簿的登记间隔应该多长，《规范》未作统一规定。一般说来，这要看本单位所采用的具体会计核算形式而定。(２)注明记账符号。“登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号，表示已经记账。”在记账凭证上设有专门的栏目供注明记账的符号，以免发生重记或漏记。(３)文字和数字必须整洁清晰，准确无误。在登记书写时，不要滥造简化字，不得使用同音异义字，不得写怪字体；摘要文字紧靠左线；数字要写在金额栏内，不得越格错位、参差不齐；文字、数字字体大小适中，紧靠下线书写，上面要留有适当空距，一般应占格宽的1/2，以备按规定的方法改错。记录金额时，如为没有角分的整数，应分别在角分栏内写上“0”，不得省略不写，或以“一”号代替。阿拉伯数字一般可自左向右适当倾斜，以使账簿记录整齐、清晰。为防止字迹模糊，墨迹未干时不要翻动账页；夏天记账时，可在手臂下垫一块软质布或纸板等书写，以防汗浸。(４)正常记账使用蓝黑墨水。“登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。”在会计的记账书写中，数字的颜色是重要的语素之一，它同数字和文字一起传达出会计信息。如同数字和文字错误会表达错误的信息，书写墨水的颜色用错了，其导致的概念混乱也不亚于数字和文字错误。(５)特殊记账使用红墨水。“下列情况，可以用红色墨水记账：①按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；②在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；③在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；④根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。”(６)顺序连续登记。“各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，更不得随便更换账页和撤出账页，作废的账页也要留在账簿中，如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明‘此行空白’、‘此页空白’字样，并由记账人员签名或者盖章。”这对堵塞在账簿登记中可能出现的漏洞，是十分必要的防范措施。(７)结出余额。“凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在‘借或贷’等栏内写明‘借’或者‘贷’等字样。没有余额的账户，应当在‘借或贷’等栏内写‘平’字，并在余额栏内用‘0’表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。”一般说来，对于没有余额的账户，在余额栏内标注的‘0’应当放在“元”位。(８)过次承前。“每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，井在摘要栏内注明‘过次页’和‘承前页’字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明‘承前页’字样。”也就是说，“过次页”和“承前页”的方法有两种：一是在本页最后一行内结出发生额合计数及余额，然后过次页并在次页第一行承前页；二是只在次页第一行承前页写出发生额合计数及余额，不在上页最后一行结出发生额合计数及余额后过次页。（9）登记发生错误时，必须按规定方法更正，严禁刮、擦、挖、补，或使用化学药物清除字迹。发现差错必须根据差错的具体情况采用划线更下、红字更正、补充登记等方法更正。二、错账更正：（一）错账的查找方法：1、顺查法：又称正查法。顺序：凭证——账簿——报表1、查记账凭证的填制；2、将记账凭证与原始凭证核对；3、将记账凭证、原始凭证与账簿核对；4、检查各个账户的发生额和余额；5、检查试算表。顺查法的优点是检查范围大，不易遗漏；缺点是工作量大，花费时间长。（一般在采用其他方法查找不到错误时才使用）2、逆查法：又称反查法。顺序：报表——账簿——凭证一般适用于因会计后期工作问题产生的差错。3、抽查法：有重点，有针对性地抽查部分记录。优点：查找范围小，减少工作量，节省时间。4、偶合法：根据账簿记录错误中最常见的规律，推测错误类型和与错账有关记录进行查找的方法。1、差额检查法：即运用错误的差额来查找错误的方法这种方法主要适合于因漏记、重记等形式的错误。2、差额除二法：运用错误的差额除以2，根据商数来查找错误的方法。这种方法主要适合于因记反账而形成的错误。3、差额除九法：运用错误的差额除以9，根据商数来分析查找错误的方法。这种方法主要适合于因数字错位和邻数倒置所引起的错误。（二）错账的更正方法：错账有多种类型，归纳起来，有证错和账错两种。证错，就是记账凭证中错填会计科目和金额，引起账簿记录的错误。账错，就是记账和结算账户时发生的错误，如漏记账、记重账、记反账、记账串户、记错金额等。为了迅速准确地更正错账，就必须采用比较合理的方法查找错账。错账发现后，应视其错误的具体情况，采用不同的方法更正。一）划线更正法在记账时或结账之前发现账簿记录中的数字或文字有错误，可以用划线更正法。更正时，先在错误的数字或文字上划一道红线表示注销，但必须保证原有的字迹清晰可认；然后在红线上端的空白处记入正确的数字或文字，并由经办人员在更正处加盖印章，以示负责。需要注意的是，对于错误的数字应将整笔数字划掉。例：把23400误记为32400，应将32400全数用红线划去，在上方更正为23400，不得只32两个数字。适用范围：账簿记录中数字或文字错误，而记账凭证正确。方法：在错误的文字或数字上划一红线注销，在上面写上正确的加盖印章。注意：错误数字不能只更改个别数额，保持原有字迹清晰。（二）红字更正法红字更正法也叫赤字冲转法或红笔订正法。适用于记账凭证上的应记科目和金额发生错误，并已登记入账，更正时，先用红字金额填制一张内容与错误记账凭证完全相同的记账凭证，并在摘要栏中写明更正第×号凭证错误，并据以用红字金额登记入账，冲销原有的错误记录，然后，再用蓝字重填一张正确的记账凭证，并登记入账。适用范围：记账以后，在当年内发现记账凭证所记科目或金额有错误。方法：1、记账后，发现记账凭证中的会计科目用错（科目名称或借贷方向错）步骤：a、用红字金额填制一张与原错误凭证完全相同的记账凭证，“摘要栏”注意“更正第号凭证错误”并据以登记入账。b、用蓝字重填一张正确的记账凭证，并据以登记入账。例：生产车间生产产品领用材料一批，投入生产，计25000元，误将“生产成本”科目写为“制造费用”科目，并已登记入账。1、原错误的会计分录如下：借：制造费用25000贷：原材料250002、发现错误时，先用红字金额填制一张记账凭证，并登记入账借：制造费用25000贷：原材料250003、再用蓝字填制一张正确的记账凭证，并登记入账。借：生产成本25000贷：原材料25000企业支付广告费2500元。•方法2、记账后，发现记账凭证中的会计科目正确，但所记金额大于应记金额。•步骤：按正误数字的差额，用红字金额填制一张冲销凭证，摘要栏注明“冲转第号凭证多记金额”，并登记入账：有时应借应贷的账户没有错，只是所填金额大于应填金额，可将多填的金额部分，填制一张红字金额记账凭证，并在摘要栏内注明冲转第×号凭证多计数，并据以入账，以冲销原来多计的金额。例：车间一般耗用材料1000元，误记成10000元。1、错误分录如下：借：制造费用10000贷：原材料100002、发现错误后，将多记金额填制一张红字金额的记账凭证，并登记入账。借：制造费用9000贷：原材料9000上述分录过账后，有关账户的记录如下所示：企业缴纳借款利息50元，误将凭证登记为500元。资料：2002年11月30日，企业在对账时发现下列一笔经济业务业务内容：2002年11月5日，开出现金支票780元，购买办公用品。有关会计处理如下：账簿记录：要求：分析上述处理是否正确，如有错误，确定应采取的更正方法，并进行更正。分析：本业务开具的现金支票，应通过“银行存款”账户进行核算，而不是通过“现金”账户。本错误属于会计科目使用错误，由于已编制记账凭证并据以登记入账，应采用红字更正法进行更正。具体更正应分两步，先编一张红字记账凭证并登账，再编一张正确的记账凭证并记账。具体步骤如下：一、编一张红字记账凭证并登账2、据此以登记有关账簿：二、编一张正确的记账凭证并登账2、并据此登记有关账簿（三）补充登记法补充登记法适用于记账后发现记账凭证中应借、应贷的会计科目正确，但所填的金额的金额小于正确金额的情况。采用补充登记法时，将少填的金额用蓝字填制一张记账凭证，并在摘要栏内注明补充第×号凭证少计数，并据以登记入账。这样便将少记的金额补充登记入账簿。适用范围，记账后，发现记账凭证中科目正确，但所记金额小于应记金额。方法：将少记金额用蓝字填写一张记账凭证，注明“更正第号凭证少计金额”，并登记入账。例：从银行提取现金54000元，准备发放工资，原编会计分录把金额误写成45000元，并已登记入账。1、原错误分录如下：借：现金45000贷：银行存款450002、发现错误后，将少记金额9000元用蓝字填制一张记账凭证，并登记入账。借：现金9000贷：银行存款9000上述会计分录过账后，有关账户的记录如下所示：企业偿还应付账款3500元，误将凭证登记为350元。