建设项目档案管理实施细则

1上海黄浦江越江设施投资建设发展有限公司建设项目档案管理实施细则(试行)第一章总则第一条、为加强上海黄浦江越江设施投资建设发展有限公司（以下简称越江公司）建设项目档案管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《上海市建设工程竣工档案编制验收及报送规定》、上海市城市建设投资开发总公司《建设项目档案管理暂行规定》及其他相关法规、标准，制定本细则。第二条、建设项目档案是指所有投资在建项目从提出、立项、审批、勘察设计、施工直至竣工验收全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。第三条、建设项目档案直接来源于工程建设的全过程，各种文件材料是建设工程的重要组成部分，建设项目档案实行由各级档案室集中统一管理，各承办单位和个人不得自行分散保存。第四条、建设项目档案管理是一项专业性、技术性较强的工作，越江公司把建设项目档案管理纳入企业发展规划、项目管理及相关人员的2岗位职责和考核中。第五条、凡建设项目档案验收不合格，项目工程不得交工验收，财务不予结算，不得参加各项优秀工程的评审。第二章建设档案管理、职责与归档程序第六条、在工程建设过程中,本着“谁做工程谁负责编制提交档案”的原则，越江公司、工程部以及工程设计单位、施工单位、监理单位，应根据合同中各自承担的工作内容、范围和职责的约定，分别做好建设项目档案的收集、分类、整理、组卷和移交工作。第七条、各单位职责：１、越江公司档案部门职责：（１）贯彻执行国家有关档案法律、法规和标准，负责制订和实施建设项目档案管理规定；（２）负责监督、指导、检查工程部工程档案资料形成、积累、立卷归档和移交工作；（３）负责监督、指导、组织协调工程部做好单位工程（单项工程）档案预验收工作、项目档案审定和项目档案终验收工作并参加有关验收、审定会议；3（４）对建设项目档案的版本、套数、费用、质量、验收及移交时间等根据与设计、施工、监理等单位签订合同，提出明确要求；（５）负责做好档案的编研、检索工具、参考资料和开发利用工作；（６）组织完成上级档案部门交办的工作２、工程部职责：（１）贯彻执行国家有关档案法律、法规和标准，参与制订本工程建设项目档案管理规定（包括归档范围）；（２）负责收集整理工程立项文件（前期文件）、设计文件、竣工验收阶段形成的文件，并进行立卷归档；（３）负责监督、检查、指导施工、监理等单位文件材料的形成、积累和立卷归档工作；（４）在竣工验收备案或交工验收前，组织市档案局、市城市建设档案管理机构、市市政工程管理局、城投总公司、越江公司、施工、监理等相关单位对单位工程（单项工程）竣工档案进行预验收，同时将预验收结果报城投总公司、越江公司档案室备案；（５）汇总整理设计、施工、监理等单位立卷归档的单位工程（单项工程）档案和本工程自行归档保管的部分文件材料，并编制项目档案索引目录；（６）竣工档案汇总完毕后，报请越江公司对项目档案进行审定和做好项目档案验收的准备工作。３、设计单位职责：按照签订的合同条款，认真做好建设项目档案的建档工作：4（１）负责提供设计阶段的工程地质勘察报告、设计文件、设计图、工程设计计算书及说明等相关文件；（２）负责提供设计变更文件及设计变更文件汇总表。４、施工单位职责：（１）按照签订的合同中关于竣工档案编制、移交的条款，认真做好单位工程（单项工程）档案的建立和报送等工作；（２）负责收集、整理、编制施工过程中形成的各种文件材料：A：负责收集整理设计变更单、图纸会审记录、技术核定单、业务联系单、工程洽商记录等，并做好设计变更依据性文件汇总表（见附表一）;B：负责拍摄工程照片、录像及声像档案收集、整理、编制等工作；C：负责编制的本工程（包括附属工程）所涉及的承包内容的档案，经监理审核通过后，报请工程部组织预验收工作。５、监理单位职责：（１）按照签订的合同中关于竣工档案编制、移交的条款，认真做好监理建设项目档案的建档工作；（２）负责收集、整理工程监理过程中形成的文件材料并归档移交；（３）负责对施工单位所形成的施工技术文件资料（包括竣工图）进行检查、审核、签认。第八条、管理要求：１、按照统一指导，分级管理档案的原则，工程部竣工档案的编制工作，应在越江公司档案部门的指导下进行；5２、各项目施工单位、监理单位的竣工档案的编制工作，应在工程部档案人员的指导下进行；３、工程的竣工档案尚未形成和交验合格前，各施工单位资料员一般不得随意撤换，如确因工作需要调换的，应及时报工程部，并认真办理档案交接工作，经检查核准后，方能调换；４、各相关单位项目档案必须按照与建设单位签订的工程合同，按质如期报送有关单位，否则将按照合同中的条款进行处罚。第九条、归档程序：１、施工单位按工程进度同步整理编制的单位工程（单项工程）竣工资料，须先经监理单位审核签认后，报工程部；２、监理单位按其归档范围、质量要求收集、分类、整理编制的竣工档案，与施工单位文件一并报工程部；３、工程部将所管辖的施工单位、监理单位及自行负责编制的项目档案经验收合格后，移交越江公司。第三章建设项目档案的划分和排列要求第十条、建设项目档案按立项(前期)、设计、施工、竣工四个阶段划分。6第十一条、建设项目档案应遵循技术文件自然形成规律，不同的形成阶段，不同的单位工程（单项工程）技术文件材料，不能混淆在一起。第十二条、建设项目档案排列一般遵循批复在前、请示在后，文字在前、图样在后，正件在前、附件在后，印件在前、定（草）稿在后，译文在前、原稿在后的原则。第十三条、竣工图原则上按设计图纸目录排列。第四章建设项目档案的编制、图纸修改及装订要求第十四条、项目在竣工及调试后，各有关单位应根据本细则第一条所罗列的标准及工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制建设项目档案。第十五条、文字材料的编制装订要求：（移交建设单位）１、文字材料的规格为Ａ４幅面（２９７╳２１０毫米），小于规格的要进行托裱，文字的右边应与白纸右边靠齐，使之整齐，托裱时不可将文字、图表等数据盖住，留２.5厘米装订边；２、文字材料书写必须工整、字迹清晰、格式统一，严禁使用圆珠笔、铅笔和其他彩色笔书写，签批一律用碳素墨水笔为书写工具；7３、凡易褪色的纸张，如复写纸、传真纸（热敏纸）等形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件；４、文件材料要求各栏目填写完整、齐全、准确、不得漏项；５、文件材料必须用蜡线装订，装订线头打在封底后，装订前对文件进行逐份检查，剔除金属物，装订后的文件材料要求下边对齐、右边对齐；６、每卷装订顺序为：案卷封面—卷内目录—文件材料—备考表（封底）；７、建设项目档案立卷厚度应小于３厘米（２００张），立卷时要标明页号，正面标在右下角，背面标在左下角，封面、卷内目录、备考表和空白页不标页号，托裱的文件标号标在原文件上，每卷从“００１”开始标号，号码机使用黑色印油；８、案卷的卷内目录、案卷目录分别见附表二、附表三。第十六条、竣工图的编制要求:１、竣工图由施工单位负责编制，竣工图编制应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实地反映建设项目的实际情况；２、竣工图的编制一般以设计施工图为基础，各种设计变更文件是补充修改的依据；３、如施工图在施工时未做变动，则在原施工图上加盖“竣工图章”后作为竣工图；施工图有局部变更的，在原施工图上进行修改、补充并加盖“竣工图章”后作为竣工图；涉及结构形式、工艺、平面布置、8项目等重大改变及图面变更超过３５％的，应当重新绘制竣工图并加盖“竣工图章”后作为竣工图；重新绘制的图纸按原图编号，末尾加注“竣”字或在新图图标内注明“竣工阶段”并加盖竣工图章，并在变更栏中注明变更依据；４、竣工图的修改与标记应符合制图规范，做到图形清晰、字迹工整，竣工图必须使用新的蓝晒图，修改、注记要用黑色碳素墨水；５、竣工图编制后要加盖“竣工图章”（尺寸如图所示），竣工章应使用不褪色的红印泥盖印，竣工图章盖在蓝图右下角（设计图标题栏上方）或周围不压盖文字和图形的地方；６、竣工图章各栏目签字手续必须完备，签名用碳素墨水笔书写，不允许盖章，不得代签，监理单位应对施工单位编制的竣工图逐张复核，严格把关；７、竣工图不需装订，按Ａ４幅面（２９７╳２１０毫米）规格折叠，图面朝里，图标外露，页号标在右下角或标题栏外右上方；８、竣工图须装入盒内，装盒顺序依次为案卷封面-卷内目录－图纸－备考表。第十七条、竣工图的修改:１、文字、数字更改采用杠改法，线条更改采用划改法，局部图形更改可采用圈出更改部位，在原图空白处重新绘制，或另附有局部详图的图纸；２、如利用施工图更改，应在更改处标明更改依据性文件的名称、日9期、编号和条款号；３、无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明；４、图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条；５、有关施工技术要求或材料明细表等有文字修改的，应在修改变更处进行杠改，当更改内容多时，可采用注记说明；６、新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更；７、移交上海市城建档案馆的竣工图章样式，按《上海市建设工程竣工档案编制验收及报送规定》执行。第十八条、修改依据的要求及标注方法:１、设计变更通知单、技术核定单、业务联系单、工程会议纪要等设计变更依据性文件应注记其原始编号或日期；２、在设计变更依据性文件中，应标明被修改的图纸图号等内容。第十九条、声像档案的编制:１、工程声像档案是建设项目档案的组成部分，应反映工程从开始到竣工全过程的照片和录像材料，即工程开工前的原址、原貌、工程开、竣工仪式、重要施工工艺和重要节点的施工情况；２、照片档案应由照片、底片和文字说明三部分组成，文字说明要求简短、完整、明了，其内容包括事由、时间、地点、人物、背景、摄像者六要素，并要求编制总说明（使用数码相机的，须先冲印成七寸10照片再制作成光盘保存）；３、录音、录像档案必须声音清楚、图像清晰，录像带必须使用专业带，盒上需标简要说明，内容包括工程名称、录制人、审核及批准人，必须是原版原件；４、声像材料（含磁盘、光盘）的背面或装具上必须逐件编号。第五章建设项目档案的整理与表式规定第二十条、建设项目档案案卷编制（使用表式）式样规定:１、移交越江公司的一套（正本原件）工程竣工档案，其档案表式参照上海市城市建设投资开发总公司《建设项目档案管理暂行规定》等有关规定执行；２、移交上海市城建档案馆的一套（原件）工程竣工档案,其档案表式、装具，按《上海市建设工程竣工档案编制验收及报送规定》执行。第二十一条、建设项目档案整理为分类组卷、编目、装订三个步骤。第二十二条、工程部对编制的建设项目档案，须按国家标准、上海市城市建设档案机构的要求分别整理。整理内容分前期文件、设计文件、施工文件、监理文件和竣工文件五个方面。11第二十三条、工程部需明确施工单位、监理单位在收集、整理文件时必须留存两套原始件，一套移交越江公司，一套移交上海市城建档案馆。其他按照合同约定执行。第二十四条、档案整理编号说明JXXXX/X项目总流水号阶段中保管单位流水号单位工程（单项工程）代号阶段代号项目代号(由越江公司给定)基建档案代号第六章建设项目档案索引目录及编制说明第二十五条、建设项目档案的索引目录卷(档案的零零卷)，不列入总卷数内，索引目录卷由档案编制说明、案卷目录和卷内目录组成。第二十六条、建设项目档案的编制说明内容:１、工程概况（包括工程概述、可行性研究报告、初步设计、建设工12程规划许可证等批准文号、单位名称，工程总投资、总占地面积、开竣工日期、合同总价、设计、建设、施工、监理单位，单位工程（单项工程）划分等）；２、编制依据（包括依据性文件、文号、档案分类原则及档案编制说明等）；３、档案数量（总卷数、文件卷数、页数、图纸卷数、照片卷数、张数、工程录像盒数、计算机盘片数等）；４、档案收集、整理过程中需要说明的其他问题；５、档案套数以及各级档案移交单位、编制人员名单，编制说明并加盖公章；６、卷内目录一式两份，一份装订在案卷内，一份装订在零零卷内。第七章建设项目档案的审查与报送第二十七条、建设项目档案的审查程序:1