岗位说明书编写指导

岗位说明书编写指导人力资源部2013/5/13人力资源部岗位描述（岗位分析）管理职能表岗位说明书岗位分析：岗位分析或称职位分析，是一种通过系统地收集与岗位有关信息的过程，包括任职条件、工作职责、工作环境、工作强度以及工作的其他特征，以便确认岗位整体概况，对其做出正确、详尽的描述。岗位说明书：整理岗位分析结果，进行工作描述得出的书面文件。基本术语解释人力资源部岗位描述是人力资源管理的基础，其作用主要体现在以下几个方面：1.根据岗位描述所界定的任职要求进行人员的招聘、选拔和任用；2.基于岗位描述的职责进行岗位价值评估，并进而确定岗位的薪酬水平；3.基于岗位描述的职责提取岗位绩效指标，以对任职者的绩效进行管理；4.根据岗位描述的任职要求分析任职者的培训需求，进行培训管理。岗位描述（岗位分析）管理职能表岗位说明书基本术语解释人力资源部岗位描述（岗位分析）管理职能表岗位说明书岗位分析基本原则（1）对“岗”不对“人”——针对“岗位”，而非针对“人”，根据战略任务分解到岗位；（2）认“理”不认“现”——着重“理应做之事”，而非“现实做之事”；（3）析“责”不析“事”——通过合并事务的同类项来归纳分析岗位职责，而非具体分析岗位事务的明细。基本术语解释人力资源部科员四职位名称科员四部门办公室报告至办公室主任在岗人员日期最后评估日期：A.岗位目标：依据公司规章制度，做好厂行政公文的收发管理工作。及时签收、拆封、登录、送交、催办外来文件、公函；按时送办、登记、编号、用印、封发厂发文；做好传真件的接收和传阅，做到处理及时、准确和有效，保证公文的正常运转。B.岗位职责及权限职责文书管理呈报公司行政、党委、工会、团委等内外公文；做好公司行政、党委、工会、团委等内外公文的登记、存档工作；监督公司行政、党委、工会、团委等内外公文的流转；催办公司行政、党委、工会、团委等内外公文；审查内外公文的批阅；制作红头文，并做好登记、印制、下发及存档工作。文秘管理收集数据信息；起草报告、总结、材料；整理会议记录，并做好发送、打印、督办工作；收集传真文件；下达各种事务性通知；办公室电话的接听。协助科员一开展对车辆管理、对外公关等工作。完成其他临时性工作或上级领导安排的工作。权限根据工作需要，有权要求相关部门配合文件的执行。C.工作维度每天承文至少15次；每天文件登记15次以上；每天接电话不能少于20次；每月起草文字材料至少10件；每天查看传真文件至少6次；制定短期（周、月、季）计划；撰写（月、季度、年）工作总结报告，并呈上级直属领导审阅；岗位说明书模板人力资源部A.任职条件学历行政管理、经济管理、汉语言文学及相关专业，全日制本科以上学历。经验具有1年以上机关事业单位、大中型企业办公室相关岗位工作经验。专业知识熟练使用办公软件；具有一定公文写作基础。业务了解范围公文写作、行政管理、文秘等方面知识。技能与工作态度具有较强的沟通、组织、协调能力和团队精神；具有扎实的专业基础和较强的公文写作能力；熟悉电脑操作和办公软件的应用；形象气质佳，礼仪大方；遵守职业道德，遵守公司规章制度；和谐的人际关系；具有敬业精神。B.绩效考核指标文件处理完成率100%；接待工作100%；日常工作100%。C.所在的组织位置D.G签名在职人员：部门主管领导：办公室主任副主任1副主任2科员一科员二科员三科员四岗位说明书模板人力资源部通用名词定义岗位目的阐述岗位设置的目的，在组织中有何价值。岗位职责及权限基于较长时间，明确重要但较不频繁的为了取得某种成果而完成的一系列任务的集合。工作维度对工作具有重大影响的具体可计量的项目。任职资格为了保证工作目标的实现，任职者必备的教育背景、培训经历、工作经验、知识与技能、生理和心理等要求。关键绩效指标从职责中提炼出来的衡量职责完成质量和效果的最重要的业绩指标。所在的组织位置描述岗位报告与督导关系的组织架构图，通常标明职位与直接上级、下级的关系。工作特征主要描述任职者的工作场所、工作时间、工作环境以及工作负荷等情况。岗位说明书中的基本概念岗位说明书中的基本概念人力资源部岗位说明书编写格式规范统一使用岗位说明书模版格式进行填空编写，正文字体10号字，中文使用宋体。岗位说明书编写格式规范人力资源部岗位目的1用简练而准确的语言来清晰表达本岗位在什么条件下，要做什么，以及岗位为什么目的而存在。（1）岗位目的分析要点这个岗位实现了公司及部门的哪些目的和作用？该岗位对组织的独一无二的贡献是什么？组织为什么需要这个岗位？如果该岗位不存在，则对公司或部门造成哪些影响？（2）岗位目的表达形式格式：“为”－“在”－“做”组织贡献（目标）－约束条件（限制）－主要活动（存在理由）一般只有一句话。在组织中仅有少数岗位的目的超过一句话，也就是那些有“多种角色”的岗位。（3）以何为目标市场？业绩？利润？效率？生产率？质量？服务？期限？安全？环保？持续性？（4）有何限制法律？价值观？原则？政策？策略？方针？模型？方法技术？体系？作法？习惯？程序？条件？模式、规定？常规？指示规则？准则？岗位说明书——岗位目的人力资源部岗位目的2岗位-人力资源部经理为有效配置、合理开发及管理公司人力资源，在公司经营战略和政策规定指导下，制定人力资源规划和策略，建立人力资源管理体系，组织和指导员工招聘选拔、绩效考核管理、薪酬福利管理、员工激励、培训与开发。岗位-高级顾问为保持高质的服务水准以实现销售额，利润及保留增加客户的目标，在公司的政策及营业方向和客户在质量，时间，可靠性而有效利用资金要求下，管理工资和福利调查，主持咨询项目，提供和促进客户服务，管理办公室职员及代理总经理职务。（5）举例岗位说明书——岗位目的人力资源部岗位职责及权限1为实现岗位目的，该岗位任职者需要在哪些主要领域通过哪些主要活动获得什么样的最终结果。岗位主要职责回答的问题是：应该做什么？职责是对每项职能执行过程的具体描述，需体现职能中重要的、常规的职责，同时要对每项职责进行权限界定，对于一些具体的、零散的活动，应以概括性的语言进行总结式的描述。任务是完成某项工作职责时，所进行的各项任务，每一项工作职责都是由若干任务组成的。描述职责时可按照业务流程的顺序进行描述，对于业务流程关系不强的职能项也可以按照关键的重要程度来进行具体职责的描述，而且也要遵循“穷举、互斥”的原则。岗位说明书——岗位职责及权限人力资源部岗位职责及权限2详细描述职位应承担的所有职责，按照程度轻重、范围大小进行排序，遵循“行动＋目标”的原则组织语言，语言描述简明扼要，切忌拖泥带水，含混不清。一般采用“参与……，推动……”以及“协助……，实现……”的语言形式。逻辑思想：工作内容+工作成果描述格式：“动词+名词宾语（动词实施的对象）+结果”。例如：“制定本部门阶段性/年度工作计划，报总经理审批后组织实施”。其中，动词“制定”表明这项职责是怎样完成的，宾语“本部门阶段性/年度工作计划”表明了动词实施的对象。部分职责需要增加“报……审批后组织实施”的内容，它表明了该项职责的报送关系与权责关系。描述职责时可按照业务流程的顺序进行描述，对于业务流程关系不强的职能项也可以按照关键的重要程度来进行具体职责的描述，而且也要遵循“穷举、互斥”的原则。岗位说明书——岗位职责及权限人力资源部岗位职责及权限3动词选择：由于编写职位说明书要遵循“准确清楚”的原则，因此应当避免采用模糊性动词进行职责描述。最基本的关键动词主要有：领导、控制、执行、协调、参与、提供建议和/或帮助等。其中“领导”是指任职者指引方向、提供方法，动员别人去制定计划并完成任务，有监督、评价别人的权力；“控制”是指任职者制定计划并推动别人按计划去完成任务，也有监督和评价别人的权力；“执行”是任职者按照既定计划自己去完成任务，完全对任务负责，但不能领导或控制别人；“协调”是指任职者请求别人配合自己工作，一起完成任务，但也没有监督和考核别人的权力；“参与”是指任职者参与配合别人一起工作，完成某项工作任务；“提供建议和/或帮助”是指任职者根据某项工作任务需要，给别人提供咨询服务或援助服务。其他一般可选动词列表如表所示：岗位说明书——岗位职责及权限人力资源部岗位职责及权限4类别动词举例思考行为搜寻、研究、分析、评估、发展、建议、倡议实施行为编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、呈报、下达、存档、提出意见针对制度、方案组织、安排、实行、推行、执行、实现、指导、控制、监督、提供、修改、更新针对信息、资料调查、研究、整理、分析、归纳、提供、汇报、反馈、通知、发布、维护、管理上级行为许可、审核、批准、审定、确定、指导、确立、决定、规划、计划、分配、授权管理行为评估、考核、检查、控制、协调、监督、指导、培训专家行为分析、协助、建议、推荐、支持、评估、评价下级行为收集、核对、提交、制作岗位说明书——岗位职责及权限人力资源部岗位职责及权限5（1）岗位职责分析要点分析着重于该岗位所产出的最终目的或结果；分析着重于达到最终结果所采取的主要活动；岗位主要应负职责分析回答了这个问题：为实现职位的目的，该职位的任职者需要在哪些领域获得什么样的最终结果？（2）职责描述句式规范一份好的岗位说明书包含了准确描述“需要做什么”的以动词开头的语句，如：可用“起草”、“审核”、“执行”、“指导”等具体动词的，尽量避免用“负责”等笼统的词。例如：每季度起草报告向……；倾听客户的买卖指令……；比较部门实际费用与预算费用的差别……。用动词描述岗位的具体职责时，对每一项职责尽可能提供具体的例子来描述，避免只使用“管理”、“监控”等字眼，而是描述出管理监督的具体事项。职责描述语句通常包含的内容：1）动词；2）宾语；3）目的描述。如表所示：岗位说明书——岗位职责及权限人力资源部岗位职责及权限6动词——做了什么对象——对什么/对谁结果|目的——什么结果制定并监督其执行部门工作计划指导员工顺利完成工作培养、提高下属的管理能力和业务能力为公司发展储备人才制定监督和控制部门年度预算保证开支符合业务预算描述职位职责时的注意事项：（1）避免采用模糊性数量词和冷僻术语，如确实需要采用冷僻俗语，须在岗位描述的附件中予以解释。（2）所有职位说明书的职责均可包括“其他项”，即“领导交办的其他任务”，以保证临时性工作顺利开展。岗位说明书——岗位职责及权限人力资源部工作维度在工作维度栏目可描述对工作具有代表性重大影响的具体可计量的项目及其数值，这些项目的数值是通过工作直接或间接产生影响的，可以不必用货币的形式表示，一般按年确定。维度内容一般可以从以下几个方面抽取：管理的事件（对管理的事件以日、周、月年进行罗列，如每周主持召开例会，每月负责审阅下属工作报告等）；技术：生产技术过程的复杂性；产品：工作数量、产品数量、产品复杂性等；客户：客户数量的多少（包括企业内外部客户）、客户类型的多样性、客户文化差异等；员工：直属员工的数量和教育背景等；资金：预算投入、营业收入、销售额等；标准：建立和维护各类管理体系、标准等；例如CEO的工作维度主要包括：营业额￥*亿元/年、带材产品*吨/年、型材产品*吨/年、投资预算￥*亿元/年、研发预算￥*亿元/年、直接下属*人、总领员工*人等。岗位说明书——工作维度人力资源部任职资格1只需要描述能满足岗位职责基本要求的资格条件即可。（1）教育背景教育学历：完成岗位基本职责所必须具备的学历，不能要求过高或过低，也不是条件越多越好。明确任职者必须具备的最低学历。学习专业：明确任职者的专业范畴和方向。资格证书：明确任职者必须拥有的与专业工作相关的资格证书。如：人力资源管理员/助理人力资源管理师/人力资源管理师/高级人力资源管理师/会计从业资格证/助理会计师/会计师/助理物流员/物流师/驾驶证/电工证/电工上岗证/安全工程师证/报关员证/内审员证/特种设备作业证……岗位说明书——任职资格人力资源部（2）岗位知识指胜任本岗位工作应具有的知识结构和知识水平。可以包括公司知识（如表7所示）、政策法规知识、业务流程知识、产品