收发文及档案管理

公文管理及档案管理档案管理收发文管理12目录公文管理——发文办理发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。核稿、用印用印、邮寄发文流程书写要求注意事项一、书写要求基础知识结构层次字体要求一级：一、二级：（一）三级：1.四级：（1）主标题采用宋体二号加黑；正文采用三号仿宋，正文中一级标题：黑体三号，二级标题：楷体三号，三级标题：仿宋加黑，表格：仿宋小四字体公文管理——发文办理二、发文程序缓急（特急/加急/平急）签发：部门会签综合管理部经理核批综合管理部核稿拟稿部门负责人签字：发文标题：拟稿部门：拟稿人：拟稿人电话：年月日主送：抄送：附件标题：打印份数：校对：发文编号：［］号年月日封发备注：农银人寿保险股份有限公司陕西分公司发文审批单密级（绝密/机密/秘密）公文提呈领导签批时，拟稿人填写《发文审批单》经公司领导审批过的内部工作签报，由签发人签发。②③④⑤每项均需完成填写公文管理——发文办理以各部门为名义制发的文件，按照发文审批单格式要求及流程，由拟办部门负责人签署意见后送综合管理部核稿人核稿。由各部门兼职收发文人员将公文定稿及电子版进行编号、印发、存档。部门发文流程：公文管理——发文办理三、核稿拟办部门负责人应对公文进行严格把关，对文稿的内容、文字的正确性、语句的合理性、段落的连贯性以及数字的真实性和准确性等负责。核稿人员对内容空洞、文字冗长的公文，应要求拟办部门拟稿人员进行修改；对修改较多、辨认困难的公文，应先退拟办部门清稿。拟办部门清稿最迟在1个工作日内完成；退回改写的公文，拟办部门应在3个工作日内完成。公文管理——发文办理四、校对实行拟稿人校核制度，原则上需校对3次，拟稿人须对公文的准确性负责。校对重点：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对公文进行实质性修改的，应按程序复审。未经签发人同意不得随意改动。公文管理——发文办理五、用印公文送交综合管理部加盖印章时，应一并附上经签发人签发的《发文审批单》及其公文文稿，按照《农银人寿保险股份有限公司陕西分公司印章使用管理规定》严格办理。（农银人寿陕规章[2013]13号）快速邮寄公文管理——发文办理收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。收文处理统一由综合管理部负责。纸质、电子版都需要公文管理——收文办理催办及时、传达填写完整公文管理——收文办理特急件要求随到随办，当天之内办完；急件要求在3个工作日内办完；一般文件应在7个工作日内办完。来文来电有办理时限要求的，必须按要求抓紧办理完毕。注意事项工作要求催办抓紧办理，不得延误、推诿收发文管理人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，不积压、不误传，防止漏办和延误。公文管理——收文办理（一）公司行政发文：发文字号主要有：农银人寿陕发、农银人寿陕规章、农银人寿陕任、农银人寿陕函、会议纪要。（二）公司党委发文：发文字号主要有：农银人寿陕党发、农银人寿陕党函。（三）公司工会发文：发文字号主要为农银人寿陕工发。公文管理——归档管理常见公文类别类别200620072008顺序目录完整档案管理收发文管理12目录第二章档案的管理体制、机构及职责第三章档案分类、整理、归档与保管第四章移交归档档案管理——主要内容第二章档案的管理体制、机构及职责•第九条各级机构必须建立健全档案工作机制。各省级分公司应设立与本公司档案发展相适应的档案管理岗位，配备相应数量的专(兼)职档案工作人员。•中心支公司应设立综合档案室，配备相应数量的专(兼)职档案工作人员。•第十条各级机构的各部门应指定专人负责本部门档案的收集、保存、整理和归档，制定档案管理人员岗位责任制，保证档案管理人员切实履行职责。档案管理——重点内容第十三条各门类档案归口管理部门（一）文书档案：分别由各级机构综合管理部负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等日常工作，于每年六月份前完成前一年文件归档工作；（二）实物、声像、照片档案分别由各级机构的各部门负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作，并于每年三月份前完成前一年的归档工作：（三）会计档案：由财务部负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作；（四）人事档案：由人力资源部负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作；（五）业务档案：由相关业务部门负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作。档案管理——重点内容第三章档案分类、整理、归档与保管第十九条要建立健全平时归卷制度，对处理完毕或经领导批存的档案材料，承办人员及时收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职档案管理人员集中统一保管。绝密文件办理完毕后在当日内归档。第二十条档案管理人员须按照各门类档案整理规则的要求，采用一事一件的方法整理档案资料，定期向本公司档案部门移交归档。第二十一条永久、长期、短期的档案要分别单独、分柜存放保管，按顺序排列。第二十二条音像档案和光盘档案等磁性载体资料，分别单独存放，按顺序排列。第二十三条档案库房原则上须与档案阅览室和档案办公区域分开。第二十四条档案库房属机要重地，未经许可不准入内。库房要有防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防污染设施。档案管理——重点内容第二十五条每年对档案进行一次检查，发现问题及时解决。第二十六条档案的现代化管理应与办公自动化同步发展。各级机构应尽可能采用先进的技术和管理手段，不断提高档案的科学管理水平。第二十八条档案管理人员要自觉遵守《中华人民共和国保密法》和国家有关保密规定，遵守公司保密制度，严守国家和公司秘密。第二十九条发生档案被盗、遗失等情况，要立即报告并及时采取补救措施。档案管理——重点内容第十二条编目归档文件应依据分类方案和档号顺序编制归档文件目录。第十三条装盒将归档文件按件号顺序装入档案盒，不同年度、不同保管期限的文件、在分机构/问题的情况下，不同机构/问题形成的文件不得装入同一档案盒内。并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。第四章移交归档第十五条归档时间归档部门要在每年6月底前，将上一年度整理完毕的文书档案向本公司档案部门移交归档。档案管理——重点内容第十六条归档手续文件整理完毕后，归档人员应填写档案移交清单档案管理——重点内容ThankYou!