如何编写内审检查表

保密级别：第1页2020年2月7日如何编写内审检查表培训人：张晶秘密2020年2月7日第2页本次培训的必要性我们都是经过内外部培训、考试合格、多次参加公司内审的内审员，有必要安排时间，特意学习“如何编写检查表”吗？2020年2月7日第3页本次培训的必要性与诸位分享一份内审检查表2020年2月7日第4页认识到前期准备的重要性准确复述、基本理解检查表的三要素123能够结合公司相关工作要求、规章制度，按部门/过程编写简单的检查表，没有主流程/关键点的缺失课程目标通过本次培训，使内审员们，能够：2020年2月7日第5页内审检查表的作用如何编写内审检查表2目录12.1术语回顾2.2检查表的三要素2.3前期准备2.4抽样原则2.5案例分析2.6分组练习2020年2月7日第6页◆什么是检查表：是审核员对具体的审核任务进行策划后形成的文件，描述了具体的审核内容、抽样计划、审核思路与审核方法，是审核员的工作提纲和参考文件。◆什么时间编写检查表：得到审核计划/明确审核任务、分工后，审核正式实施前。内部审核检查表的作用（1/2）2020年2月7日第7页内部审核检查表的作用（2/2）——保持审核目的的清晰和明确围绕审核目的编制检查表，指导审核过程，可避免偏离审核目的和主题，起到提醒和参照的作用；——保持审核内容的周密与完整审核涉及多个部门、场所、活动与过程，仅靠审核员的经验与记忆，很可能会有遗漏之处；提前做好全面的策划，可在现场审核时保证审核内容的完整性；——保持审核路线的清晰与逻辑性审核时间紧、正常分工内容、审核组间沟通后的追踪线索……，要在计划安排的时间内完成审核取证任务，就需要充分考虑审核任务中有关联的审核活动及其逻辑顺序，从而规划合理的审核路线；——保持审核时间和节奏的合理性提前根据审核活动的重要性和工作量，合理分配审核时间，确保审核节奏；——保持审核方法的合理性，减少审核员的偏见和随意性针对不同的审核内容，策划不同的取证方法与抽样计划，并做到均衡抽样，可减少由于审核员特长与偏好导致对审核公正性、客观性的不良影响。◆为什么要编写内审检查表：2020年2月7日第8页目录21内审检查表的作用如何编写内审检查表2.1术语回顾2.2检查表的三要素2.3前期准备2.4抽样原则2.5案例分析2.6分组练习2020年2月7日第9页2.1重温与审核有关的几个术语：术语定义◆审核为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。◆审核准则一组方针、程序或要求，用以与审核证据进行比较的依据。◆审核证据与审核准则有关的并能够证实的记录、事实陈述或其他信息。◆审核发现将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果。◆审核结论根据审核目的和所有审核发现，综合评定得出的审核结果。2020年2月7日第10页审核目的综合、汇总、分析审核证据1审核准则审核证据2审核证据n……审核发现1审核发现2…审核发现n审核结论2.1重温与审核有关的几个术语：术语间的关系2020年2月7日第11页2.2内审检查表的三要素要素1要素2要素3审核内容查什么——依据审核准则，逐条/项列出审核项目与要点审核方法如何查——到哪里、询问什么对象（岗位）、查阅哪些文件、调阅哪些记录、观察什么活动以及抽样量审核场所在哪查——到什么区域取证，应涵盖管理与工作现场（工区、库房、施工项目部、工地）检查表的基本构成除基本信息外，还应包含：2020年2月7日第12页2.3前期准备：收集受审核方信息12341、受审核方职责2、涉及的场所与区域1、受审核方涉及的产品2、有关的工作/生产流程3、过程的关键特性、典型控制方法1、常规考核、跟进要求2、上次不符合项、观察项3、公司近期重大事件是否涉及1、与受审核方相关的文件、规定2、记录要求收集受审核方信息2020年2月7日第13页2.3前期准备：确定审核方法确定取证方法询问相关人员查阅文件、记录活动工作现场巡视、察看有关领导、主管，直接责任者、操作者与审核目的有关的或总现场、作业区域与审核准则有关的文件，与工作有关的记录2020年2月7日第14页2.3前期准备：确定审核顺序（1/2）•常用顺序：•常用顺序按部门审核按过程审核资源配备目标信息主控职责、活动过程的策划职责履行、活动实施与管理的情况检查与结果后续改进过程的管理者过程的策划活动过程的实施与控制监控、检验、检查优化与改善——正向追踪（按PDCA的顺序）——逆向追溯部门职责2020年2月7日第15页•突出优点1、部门主控活动、过程不易遗漏；2、效率较高。按部门审核•突出优点1、过程的连续性、关联性强，体现了“过程方法”的特点；2、针对性较强。按过程审核推荐：按部门审核为主线，穿插对主控活动的“过程审核”——抓线索，到相关部门追踪。2.3前期准备：确定审核顺序（2/2）•不足之处1、重点、关键过程不清晰、不突出；2、审核组之间的沟通、配合要求较高。•不足之处1、效率低、节奏难以控制；2、可能要反复多次审核同一受审核方。2020年2月7日第16页案例按部门审核的检查表示例条款审核（主控部门、执行部门）示例2020年2月7日第17页选择典型的质量问题，受审核部门的主控职能、过程的主要特点应突出，分配的时间应充足、取证应充分。如：技术研发部门——7.3采购管理部门——7.4体系管理部门——8.2.28.2.3质量管理部门——8.2.48.3生产实施部门——7.5.1（7.5.2）7.5.38.32.3前期准备：明确审核重点12生产实施现场、库房料场的现场管理是“实施（D）”的重要取证场所。2020年2月7日第18页只要能保证检查表的作用得到发挥，对详细程度没有明确的规定，但在确定详略程度时，应考虑以下因素：2.3前期准备：确定详细程度产品的复杂程度审核员的经验过程接口的多少以往审核的结果影响因素审核员对受审核方相关信息的熟悉程度2020年2月7日第19页为什么要抽样由于时间的限制，审核员不可能查到审核范围内所有的活动、过程、记录、文件，也不可能与每个相关人员进行充分的交流。审核是一个抽样调查的过程。每个审核员都应掌握抽样方法。12.4抽样原则（1/3）2020年2月7日第20页2.4抽样原则（2/3）2可以抽样的条件相同的产品、过程、岗位、生产线、场所可以抽样；不能抽样的情况•完整体系的审核管理体系所有过程、不同的职能部门、产品、场所都必须涉及。•按部门的审核主控职能、过程与不同的管理现场不能抽样。•按过程的审核从策划（P）到改进（A）涉及的不同环节、节点都应审到。2020年2月7日第21页2.4抽样原则（3/3）3为了减少抽样的不确定性，抽样应遵循以下原则•明确对象和总体•样本量应充分根据母本的多少，确定样本，通常为3-12之间；根据审核时间、过程的重要性、已抽样本的符合性，适当增减。•分层抽样收集受审核方在管理体系不同层面上运行的证据，可以按时间、生产线、岗位等分层抽样。•样本适当均衡•坚持“抽样”、防止“喂样”2020年2月7日第22页2.5案例分析：案例审核前、实施中获得信息审核前，收集、学习的文件2020年2月7日第23页2.5案例分析：从完整性方面找问题审核计划分工1产品范围2活动场所同一过程的完整性如：关键过程涉及到标识、参数（特性）监测控制、检验、记录、人员要求等；文件有：《关键过程控制程序》、《关键岗位（工序）可视化作业指导书培训及考核管理办法》……Q：6.36.46.57.5.17.5.27.5.37.5.47.5.57.5.67.68.3铲土生产部：装载机、推土机、矿用车、破碎机、铲运机如：生产过程控制涉及：生产计划接收与实施、可视化作业指导书的获得与执行、装配检验记录填写与保存、现场管理（5S、设备、工装器具、标识、防护、工作内容与状态、不合格品处置……）342020年2月7日第24页2.5案例分析：问题汇总序号问题描述原因分析1审核计划安排的任务没能全部完成没理解或没看内部审核实施计划；审核前没编写检查表2产品：未能涉及全部产品审核前不了解、审核中没询问、检查表未提醒、不知道抽样原则3遗忘或不知道，检查表也没列出4单一过程：没有覆盖文件所有要求不熟悉或没收集、没看相关文件生产过程：无现场管理情况2020年2月7日第25页2.5案例分析：如何防止同样问题内容评述如果我能提前认真核对审核计划中任务要求如果我能提前了解铲土生产部的职责范围如果我能提前收集并熟悉有关规章制度如果我能提前编写详细的内审检查表如果我的审核知识和经验再丰富一些审核前的准备多么参加培训与内审多么详细的检查表多么重要如果……2020年2月7日第26页2.6分组练习——看看培训效果请根据下列审核计划与提供的经营管理部内审检查表1至少找出检查表的3个问题2请说出（写出）5.6的审核思路（检查表）组与组之间交换问题汇总与检查表，互相点评；请1个代表上台讲解，大家一起点评、补充。32020年2月7日第27页课后练习——培训效果测评请结合今天所讲内容、审核计划1、找出铲土生产部内审检查表的3处不足，并完善之；2、编写经营管理部5.6条款的内审检查表。选做题：结合自己的经历与身边发生的事，举一个PDCA的案例。要求：请于2013年元月5日下班前将纸质文档交经营管理部（人力资源楼203室）。2020年2月7日第28页希望大家多提宝贵意见我们共同进步！