如何编写岗位说明书PPT

2020/2/71如何编写岗位说明书2020/2/72课件编写思路岗位说明书概要基于组织结构的岗位设计如何编写岗位使命与业绩指标如何编写岗位职责如何编写岗位权限如何编写任职资格如何管理岗位说明书①②③⑥⑤④⑦2020/2/73第一章岗位说明书的概要第一节什么是岗位说明书岗位-组织中最小的单位岗位说明书包括：1）岗位设置目的；2）基本职责；3）组织结构关系；4）业绩标准；5)工作权限；6）任职人员的知识/技能/素质/培训需求；7)工作环境；8）考核标准与项目等2020/2/74核心价值观价值分配价值评价价值开发价值评估薪酬管理绩效考核培训素质测评价值管理组织设计工作分析岗位评估任职资格管理结构管理2020/2/75岗位说明书常见的几个问题1）岗位说明书不规范，决策主观化；2）岗位说明书形同虚设，应用领域狭窄；3）局限对现有岗位/现有人员进行设计；4）不知设计什么，不知怎样设计；5)岗位内容与范围界定不清；2020/2/76岗位说明书的核心作用基础管理结构化管理（基础网络）与动态管理（创新/应变/变革/抗风险能力公平管理不同纬度/客观评估规范管理减少随意现象，职业化标准=职业化道路量化管理通过量化管理与薪酬挂钩2020/2/77岗位说明书的应用领域岗位说明书任职资格管理人员培养薪酬汇报岗位评估职业发展绩效考核岗位培训招聘调配2020/2/78招聘配置提供明确、科学依据规定任职要求，选择合适的人，提高人员适岗率根据职责重要性及关键指标，确定权重，招聘合适人员区分关键职责与任职条件，允许短板=招聘权变管理2020/2/79培训与开发员工熟悉说明书内容缺口分析职业发展通道，职业生涯规划试用期在职能力潜在能力入口出口岗位一岗位二职业生涯发展规划2020/2/710绩效考核以KPI为核心的绩效考核体系，是对企业、组织、岗位三层级考核目标Objective薪酬制度（Payment)绩效管理（Performance)岗位责任（Position)目标导向下的3P管理系统2020/2/711岗位价值评估概念：通过比较岗位对组织的贡献大小，确定岗位之价值，以此作为企业岗位等级系列，设立企业薪酬体系。岗位目标岗位职责结构关系管理幅度工作权限任职资格工作强度工作环境企业贡献责任范围下属管理沟通状况任职资格解决问题难度环境条件。。。岗位价值模型岗位说明书报酬要素输出职等输入岗位说明书与岗位价值评估之间的关系具体应用指标说明书的项目2020/2/712薪酬管理薪酬结构制定依据：①岗位②业绩③能力岗位说明书岗位业绩能力岗位评估岗位等级岗位工资绩效目标任职资格绩效考核人员评级绩效工资能力工资薪酬结构2020/2/713岗位说明书的编写设计概要岗位说明书的设计原则设计原则分工和协作原则源于现实又高于现实原则（具有空间感)指导与帮助原则目标明确原则（工作目标）2020/2/714岗位说明书的设计目标岗位说明书的设计目标明确岗位边界实现战略传递提高流程效率实现权责对等实现职业化管理2020/2/715岗位说明书的设计概要岗位说明书的核心内容⑴岗位基本信息⑹工作权限⑵岗位使命与概要⑺工作程序⑶岗位职责⑻工作范围⑷工作关系⑼工作条件⑸任职资格⑽工作负荷⑾考核项目2020/2/716编写岗位说明书的步骤工作分析的五個階段計划設計信息收集信息分析結果表達計划﹕明確目的\意義\方法\步驟﹔確定方法﹔限定范圍﹔選擇職務樣本﹔明確步驟﹔制定實施時間表設計﹕問卷調查法\面談法\觀察法/实践法/典型事例法\工作日志法信息收集﹕根據設計實施然后收集統計信息分析﹕基本信息﹕職務名稱\職務編號\所屬部門\職務等級工作活動和工作程序﹕工作摘要\工作范圍\職責范圍\工作設備及工具\工作流程\人際交往\管理狀態工作環境﹕工作場所\工作環境危險程度\職業病\工作時間\工作環境舒適度任職資格﹕年齡\學歷\經驗\性格\能力﹔生理素質﹕體能要求\健康狀況\感覺器官靈敏性﹔綜合素質﹕語言表達\合作能力\進取心\職業道德素質\交際能力\合作能力\性格\氣質\興趣結果表達編寫﹔討論﹔確定2020/2/717岗位分析的程序运用阶段描述阶段分析阶段计划阶段准备阶段调查阶段操作程序反馈影响问卷访谈反馈修正控制2020/2/718第二章基于组织结构的岗位设计岗位只是组织中的最小单位，所以进行岗位设计前必须明确组织之结构关系与设计组织结构模式职能式事业部式区域式矩阵式**在进行组织结构设计时必须考虑其功效而使用形式：扁平式、直线式、业务流程式完整的组织设计包括：①组织结构设计②工作分析与设计③业务与流程设计④管理制度设计2020/2/719组织结构设计的原则组织结构设计的原则目标至上，职能领先原则权责对等原则管理幅度原则执行与监督部门分设原则①组织有自我膨胀规律②岗位目标与部门之间关系③定期分析职能与职责，通过目标、职能检测组织结构的合理性2020/2/720组织结构设计成果组织结构报告关系组织二级结构部门与岗位分工层级关系沟通网络放大效应（1+1＞2）2020/2/721部门职能设计组织结构部门职能部门职能说明包括：部门基本信息、部门使命、目标、组织中结构关系、部门职责、关键业务流程、关键业绩指标、内部岗位结构图、部门岗位、编制人数等组织结构与部门职能的设计关系2020/2/722组织二级结构设计组织的二级结构：部门内的二级结构，即岗位系列最少岗位数原则因事设岗原则系统化原则规范化原则组织结构部门岗位设计原则2020/2/723什么是岗位基本信息岗位基本信息⑴岗位名称⑵岗位在部门位置⑶岗位等级⑷岗位编号⑸岗位类型⑹薪酬等级⑺岗位编制状态**岗位名称应：统一、清晰、简洁、规范、通用2020/2/724岗位基本信息的编写原则（一）岗位名称：限定词语+名词岗位等级：评估后直接等级：如21级或A-5等岗位编号：规则有四规则一：部门代号+顺序号规则二：部门代号+岗位类别+顺序号规则三：岗位族+岗位族分项+顺序号规则四：部门代号+岗位类型+岗位类别+顺序号HRMHRM001+++顺序号岗位类别岗位类型部门代号2020/2/725岗位基本信息的编写原则（二）所在部门直接上级部门（上司)工作地点制定者、审核者岗位类型岗位关系岗位编制岗位下属薪酬等级生效日期版本2020/2/726第三章如何编写岗位使命与业绩指标每一个岗位的使命决定了它为完成组织整体战略、目标承担着直接或间接的功能使命决定了每个岗位大的工作界限、范围，建立相应的职责岗位业绩目标=职责目标与组织战略目标的分解岗位职责必须具有绩效标准确定业绩绩效指标分类（KPI、CPI）与考核频度***综合：岗位是有目的（使命）、有标准（职责）、有结果（目标）；对岗位控制与管理从前述之方面进行；同时需制定相应的具体标准、制度、规范、法规等工作依据以配合职责开展工作。2020/2/727基于目的与结果的岗位管理岗位岗位岗位岗位岗位使命转化为战略职责履行、业绩实现投入资源（人、财、物等）组织……..岗位与组织的关联图2020/2/728基于目的与结果的岗位管理图职责目标战略岗位使命KPI岗位岗位KPI企业KPI非KPI岗位部门KPI职责岗位岗位1岗位2岗位3岗位B岗位A结构优化职责完善2020/2/729岗位使命岗位使命：就是预期的责任和最高追求目标组织战略岗位使命1岗位使命2岗位使命3岗位使命N组织战略与岗位使命体系2020/2/730职责目标岗位职责：主要指岗位通过一系列什么样的活动来实现组织的目标，并取得什么样的工作成果；即应付责任=活动+结果以成果为导向，可以使任职者更明确的完成任务；职责的履行有绩效目标为牵引，才能执行的更好，才能检查是否执行的更好2020/2/731编写岗位使命必须回答的几个问题该岗位为组织整体目标的完成承担了什么？即组织整体目标的那一部分与该岗位高度相关？该岗位如何对这部分组织目标做出贡献？即改岗位对组织独一无二的贡献是什么？不设这个岗位真的不行吗？如果该岗位不存在，组织目标的实现将会发生什么问题？为什么需要该岗位？2020/2/732关键业绩指标关键业绩指标（KPI=KeyPerformanceIndicator）普通业绩指标（CPI=CommonPerformanceIndicator）2020/2/733岗位关键业绩指标的提炼第一步：确定每项职责的绩效目标，即履行每条职责的期望绩效；第二步：企业级KPI经过层层分解，分解到部门；根据部门KPI，依据岗位职责与职责目标、职责的重要程度，确定岗位KPI；第三步：根据岗位KPI，检查与完善岗位职责等，优化组织二级结构与组织结构2020/2/734基层员工的岗位绩效指标来源于两个方面①来源于岗位应负责任；体现对部门管理的贡献，是完成部门工作的一个环节所应做的辅助工作②来源于由战略层层分解的部门目标，体现对企业的业绩贡献；一个岗位关键业绩指标不宜过多，应坚持少而精原则，一般以4~6个为宜！2020/2/735第四章如何编写岗位职责保证“物物有人管，事事有人问”企业失去秩序的种种现象观一、职责的作用⒈职责会为企业带来秩序，使组织变得和谐⒉职责具有约束与激励的作用二、职责不清导致的现象⒈搭便车效应（滥竽充数）⒉无法确定绩效要求⒊问题不能根治，反复出现三、职责缺失的现象四、职责越位或不到位五、只有主要职责，缺少协作职责2020/2/736如何编写岗位职责岗位职责是岗位说明书的核心部分；其设计与编写有2种方法：基于职能的（纵向）职责分解；基于流程的（横向）职责分解岗位职责上级职责下级职责岗位职责交叉或交接部分独立职责职能纵向分解职能横向分解2020/2/737不同管理层职责侧重分布中高层管理岗位：侧重于组织、计划、控制；偏重于概念、沟通、人际技能；着眼于组织整体的长期战略规划；基层管理岗位：侧重于执行、领导；偏重于任职人员的技术技能；主要是履行短期、局部性的作业计划；控制领导组织基层中层高层2020/2/738基于职能的职责编写（一）一、矩阵式职能分解方式-岗位职责的闭环管理部门职能组织计划执行协助配合审核审批分析改进岗位2岗位5岗位1岗位3岗位4岗位N运用职能矩阵分解图计划组织领导控制岗位职责岗位职责岗位职责岗位职责2020/2/739基于职能的职责编写（二）二、权限式职能分解方式-权责清晰的管理依据：职责履行程序编制：职责领域与具体职责描述、对等的工作权限等步骤：①确定职责范围②岗位职责细分③职责按重要程度排序④职责按权限分解2020/2/740基于流程的职责分解主要确立：流程的各个环节中，涉及哪些部门？需要什么岗位？岗位的职责？权限？。。。对流程管理控制的两个重要因素：上下环节之间的关联职责、关联权限流程图责任者资源或依据权限设置关联职责2020/2/741职责编写规范格式：①动词（如何做）+名次（对象/范围）+目标例：选拔、任用合格员工，保障公司人力资源供给。②工作依据+动词+名词+目标例：根据HR规划，组织进行定岗定编与招聘工作，满足公司人力需求。避免使用不确定、模糊的词语句表达注意避免引起歧义或双关不同使用者对岗位职责表述，能产生相同理解2020/2/742第五章如何编写岗位权限岗位权限：指根据给该岗位的工作目标与工作职责，组织赋予该岗位的决策范围、层级与控制力度。其权限是保证职责完成与职责范围的界定；最关键是权责对等。2020/2/743岗位权限的设计岗位职责与组织权限组织权限组织财务权限组织人事权限组织经营权限A岗位重要权限B岗位重要权限拟制审核审批执行A岗位普通权限B岗位普通权限A岗位职责B岗位职责权限决策范围2020/2/744岗位权限设计步骤步骤1：重要的组织管理权限设计①按权限种类，分类别授权；②按决策范围，分程度授权步骤2：基于职责的岗位权限设计⒈岗位主要权限-组织权限分派⒉岗位次要权限-基于职责的普通权限⒊职责的权限决策范围2020/2/745权限的分布与设计一、按管理层次，分级授权二、按流程环节，分工授权三、按部门性质，分工授权直线部门：直线权职能参谋部门