印章管理办法

第1页共16页武汉光谷联合股份有限公司制度文件制度名称印章管理办法制度编码版本号A/V1.0颁布日期文件目录1…………目的2…………适用范围3…………职责分工4…………印章的种类和用途5…………印章的刻制、换发、补发程序6…………印章的启用、核定、领用及保管7…………印章的使用流程8…………印章的其他管理9…………罚则10…………附则文件附件1…………制发印章申请表2…………印章申请启用及变动情况档案3…………借用印章申请表4…………印章使用登记簿（1）5…………印章使用登记薄（2）6…………印章使用登记薄（3）制定部门/人审核部门/人批准人批准日期第2页共16页1目的1.1为真实、完整、准确、及时地传送文、函信息，确认公司各项业务活动的合法性、规范性，避免因用章失误而给公司造成损失，特制定本办法。1.2公司印章管理和使用的总原则为“印模存档、专人管理、交接清楚、审批用印”。2适用范围本办法适用于公司各中心、各部门。各子公司（联营公司）可参照本办法，结合实际情况制订相应制度。3职责分工3.1公司印章的管理机构为行政中心综合部（以下简称综合部），综合部负责印章的制发和归口管理工作；印章保管部门负责印章的保管工作；各申请用印部门负责按照规定程序办理用印手续。3.2公司各级领导负责各自权限范围内用印的审批。3.2.1董事长、监事长分别负责董事会章、监事会章的用印审批。3.2.2总裁、执行总裁负责公司法人章、合同专用章、手签印章、组织机构专用章的用印审批。3.2.3副总裁、总监负责核准分管部门的部分用印申请以及部门印章的用印审批。3.2.4部门经理负责复核用印人提出的用印申请。3.2.5用印人负责填报用印申请表单，办理用印的相关手续。3.2.6综合部的行政主管在中心负责人的领导下具体负责印章的制发、换发、补发、检查等具体管理工作。3.2.7印章保管人员负责印章的保管、使用、维护等工作，接受行政主管的监督检查。3.3临时用章、特定业务用章按照印章的使用范围办理审批。4印章的种类和用途4.1公司印章分为公章、签字印章、部门章、组织机构专用章、临时用章和其它特定业务专用章。4.1.1公章是指公司向上级主管机构登记的公司印鉴及以公司名义使用的公司印章。如法人章、合同专用章、董事会章、监事会章等。第3页共16页4.1.2签字印章是指刻有公司法定代表人名字或职务的印章，如法定代表人私章、法定代表人手签章等。4.1.3部门章是指刻有公司部门名称的印章。主要用于签发内部流通的各职能部门的有关文件证明和函件等。除人事部门、营销部门及项目部用章外，公司部门章一律不得对外使用。4.1.4组织机构专用章是指党委章、团委章、工会章等公司成立的特定组织机构的印章，主要用于签发该组织机构的有关文件、证明和函件等，确认组织机构特定行为的完整性和合法性。4.1.5临时用章主要是指因专项业务需要，根据上级或公司有关决定成立的临时业务机构的印章，该种印章的时效性较短，专项业务完成后，印章将作废并销毁。4.1.6其他特定业务印章是指涉及特定业务用途的专用印章。如财务专用章、发票专用章、出图专用章、报关章、附件章、保密章、正、副本章等。4.2公司法人章指根据工商行政管理部门核发的工商营业执照中企业名称刻制的公司印章，主要用于以公司名义对内对外发布的文件、资料、证明材料等的用章。4.3公司董事会、监事会章是公司董事会、监事会的专用印鉴，主要用于签发董事会或监事会的各种决议公告、纪要及按有关规定确须以董事会或监事会名义出具各种报告和信息披露。4.4公司合同专用章主要用于以公司名义对外签署的合同、协议等法律契约式文书的用章。5印章的刻制、换发、补发程序5.1公司刻制印章采取统一要求、分级审批的办法进行，统一要求即按本办法第4条规定种类和用途，分级审批，印章规格和式样按照相关部门的要求刻制。5.2各类印章由公司综合部行政主管根据领导授权统一刻制。所有印章均应根据国家标准刻制。5.3在刻制时对本规定4.1.3条中列明的可以对外使用的营销部门及项目部章，应与公司的其他对外公章在外形上予以区别。在刻制项目部章时，必须限定使用范围，可在印章表面刻明“仅限业务联系”、“限业务联络”等字样。5.4印章制发的申请程序第4页共16页5.4印章换发的申请5.4.1印章因印文磨损申请换发时，由印章保管人员填写“制发印章申请表”，于“申请换发印章印模”栏拓具印模，标明制发日期，印章保管部门负责人及分管领导签字后按本条例第5.3条规定的程序由综合部统一换发。5.4.2原有废旧印章换发时，综合部依本办法第8条的规定办理交接手续。5.4.3如相关政府主管部门对印章换发有具体规定时，综合部应依据规定办理。5.5印章补发的申请5.5.1印章毁损或遗失时，印章保管人员除向该印章的登记机构报备并依法公告作废外，应填写“制发印章申请表”，写明原印章的种类、名称、毁损或遗失经过，印章保管部门负责人签字后按本办法的规定会签后交综合部刻制后补发。5.5.2补发印章的文字体可以有异于原印信，以示区别。5.5.3遗失的印章寻获时，应立即交由印章保管人员。经办部门填写“制发印章申请表”经办部门分管领导审核行政中心综合部复核分管执行总裁审批将审批后的“制发印章申请表”交综合部按要求刻制总裁或董事长审批行政中心分管领导审核建立“印章申请启用及变动情况档案”移交印章保管人第5页共16页6印章的启用核定、领用及保管6.1印章的启用核定6.1.1公司法人章、法定代表人签字章、董事会专用章的启用核定由公司董事长批准同意后使用；公司监事会专用章的启用核定由公司监事长批准同意后使用。6.1.2特定业务印章、部门印章、项目部章由执行总裁、总裁批准同意后使用。6.1.3核定印章时应包括印章的种类、名称、形式、规格、使用范围及管理权限等，同时应当以公司红头文件的形式予以通知。6.1.4公司所有印章在启用前全部由综合部保管。6.2公司综合部应建立《印章申请启动及变动情况档案》和《印章使用记录薄》。6.2.1《印章申请启动及变动情况档案》记录公司所有刻制印章的样式、领用部门、印章保管人员以及印章管理的变动情况；《印章使用记录簿》由各个印章保管人员保存，主要记录各种印章的使用情况。6.2.2各类印章刻制完成后，应由公司综合部与根据领导核定的内容与印章保管人员办理印模存档和交接手续。6.3公司的各类印章原则上采取统一管理、统一保存的办法。6.3.1公司的所有印鉴（除财务类印章、项目部章外）全部由公司综合部行政主管负责保管。6.3.2法定代表人章、财务专用章、发票专用章等财务类印章由公司财务中心负责保管。6.3.3项目章存放于项目经理处，由项目经理负责保管。6.3.4法定代表人手签章由行政总监或其指定人员负责保管，经法定代表人同意后方可用印。6.3.5上述各类印章保管人员应由各部门提交名单，报分管领导复核并由执行总裁或总裁审批后确定。财务中心应根据财务管理规定，安排相应的印章保管人员，法定代表人章和财务专用章应由两人分别保管。6.3.6董事会、监事会章由董事会秘书处或授权机构保管。6.3.7各指定印章保管人员负责管理印章，应严格遵守印章管理规定，按规定做好印章使用台帐的登记工作，妥善保管印章。6.3.8印章存放地点要求安全保险，公司配备专门的印章存放处来存放印章，有条件的应配备专门的印章保管设备存放印章。第6页共16页6.3.9综合部行政主管、部门经理对其他印章保管人员进行监督和业务指导，其对印章的使用和保管每季度至少检查一次；行政中心总监至少每半年检查一次。6.4领用印章时，应由该部门印章保管人员出具部门负责人及分管领导签名的申请书，由董事长或总裁审定后，经综合部经理复核后，在综合部办理领用交接手续。领用印章时必须履行登记、留印、签署等领章手续。7印章的使用流程7.1公司法人章7.1.1公司法人章使用的申请凡需要使用公司法人印章，用印人应填具“印章使用登记薄”（见附件），根据本条规定的审批权限经有关领导批准，凭此薄连同用印件到印章保管人员处用印，并留存用印件复印件。7.1.2公司法人章使用的审批权限7.1.2.1以公司名义签发的重要文件、报告、证明、函件以及外单位的有关文件需加盖公司法人章，应由公司董事长或总裁、执行总裁签署意见后方可盖印。7.1.2.2属于经营业务的一般文件、函件由总裁、执行总裁审核；属于投资管理的由董事长审批。7.1.2.3公司各职能部门需以公司名义对外出具的一般业务往来或工程、合同履行过程中的文件、证明或函件等，应由部门负责人签署意见，经部门分管领导审批，并综合部复核后方可登记盖印。7.1.2.4如有签发报告、函件等紧急情况需使用公司法人章，可由公司行政中心总监向具有审批权限的领导电话请示后，根据领导授权可先用印，用印后按印章使用办法补办用印手续。7.1.2.5董事长可以授权总裁、执行总裁签署法人章的审批意见，总裁、执行总裁认为有必要时可请董事长最终审核后盖印。7.1.3公司法人章的用印7.1.3.1印章保管人员核对用印人填具的“印章使用登记薄”与有关领导审批签字后，在“印章使用登记薄”上登记施印人，留存用印件审批清样并归档保存。7.1.3.2公司介绍信、出门条盖章，用印人填具“印章使用登记薄”，经部门负责人审查签字，部门分管领导审核后，凭此薄连同用印件到印章保管人员处用印并留存用印存根。第7页共16页7.2董事会、监事会章7.2.1董事会、监事会章使用的申请凡使用公司董事会、监事会章者，用印人需填具“印章申请表”，先经董事会秘书或相关授权人批准后，再报公司董事长、监事长批准，凭用印申请单到印章保管人员处用印。用印程序同7.2条规定。7.2.2董事会、监事会章使用的审批权限7.2.2.1董事会、监事会章的使用均应由董事长或监事长签署意见后方可盖印。授权使用时，受托人须持授权委托书，经审核后方可用章。7.2.2.2对于依据有关法律法规须以董事会、监事会名义对外出具的决议、报告等，应由董事会秘书或相关授权人签署意见后，报公司董事长或监事长批准方可使用。7.2.3董事会、监事会章的用印董事会、监事会章的用印程序同公司法人章。7.3合同专用章7.3.1合同专用章使用的申请凡需要使用公司合同专用章，用印人应填具“印章使用登记薄”，印章保管人员核对合同审批单后，在正式件上用印，留存用印件审批清样一份并归档保存。7.3.2合同专用章使用的审批权限公司合同专用章的使用审批权限严格按照公司《合同管理办法》中各类合同审批的权限执行。7.3.3合同专用章的用印合同专用章的用印程序按合同审批程序完成审批后用印。7.4法定代表人印章及法定代表人、总裁、执行总裁手签章7.4.1公司法定代表人印章原则上仅限于财务内部业务，如支票盖章等，由印章保管人员按财务制度规定用印。如需在其他相关文件上用印，则审批程序同公司法人章，印章保管人员同时作好使用登记。7.4.2法定代表人手签章的使用必须经董事长同意，按照公司法人章的使用流程办理相关手续后方可使用。7.4.3总裁、执行总裁或其他高管的手签章须经本人确认后方可使用。7.5部门章和项目部章7.5.1部门印章在公司内部使用时，各职能部门负责人必须严格审查用章的内容并核准签第8页共16页用印人填写使用登记薄根据本办法规定，由各级领导在使用登记薄审批签字印章保管人员审查使用登记薄，并检查清样与用印正式件是否一致审查无误，印章保管人在使用登记薄上登记后用印用印人将签字后的使用登记薄及用印件清样提交印章保管人员字，经印章保管人员审核后，方可用章。公司部门印章原则上一律不对外使用。7.5.2公司人力资源部、项目部、营销部门印章在特殊情况（仅限于一般对外指令性或我方不承担义务和责任的联系函件等）需对外使用时，应由部门负责人签字，经分管领导审核后方可登记用章。印章保管人应将用印件复印件存档备查。7.5.3使用项目章时，用印人必须填具公司“用印登记簿”，经项目部负责人签字，分管领导审核后方可用印。印章保管人应将用印件复印件存档备查。7.6财务专用章公司财务专用章由财务中心按照业务的实际需要使用。除会计专业业务外，需使用公司财务专