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xx集团业务、办公自动化系统需求分析说明书第1页广州xx集团业务管理\办公自动化系统概要设计说明书Version1.0.0xx集团业务、办公自动化系统需求分析说明书第2页目录1引言81．1序言81．2项目背景91．3项目的目标101．4项目设计原则111．5项目的参考121．6项目的定义121．7设计修改记录121．8工作实施计划122系统介绍143公文系统153．1收文153.1.1概述153.1.2文档格式163.1.3流程图193.1.4收文管理中的流程环节、岗位、操作内容对应表203.1.5收文与其它子系统接口213．2发文223.2.1概述223.2.2文档格式223.2.3流程图223.2.4流程环节、工作岗位、操作功能对应表243.2.6与其它子系统接口253.3签报253.3.1概述253.3.2文档格式25流程图263.3.3流程图263.3.4流程环节、工作岗位、操作功能对应表283.3.5与其它子系统接口293.5系统总体功能29xx集团业务、办公自动化系统需求分析说明书第3页3.5.1查询293.5.2统计304.档案314.1概述314.2形成档案324.2.1文档格式324.2.3流程图344.2.4功能详述344.3系统整体功能394.4与其它子系统的接口404.5档案管理414.5.1权限控制414.5.2功能图414.5.3详细功能423.6附件474.6.1目录474.6.2查询474.6.3打印484.6.4统计\销毁\移交等494.6.5其它515.电子秘书535.1系统组成535.2领导活动安排535.2.1概述535.2.2请假报告545.3会议管理555.3.1概述555.3.2办会管理555.4值班管理585.4.1概述585.4.2值班安排595.4.3值班日记595.4.4大事记606.电子信息管理616.1概述616.1.1对内宣传616.1.2对外宣传626.1.3宣传资料管理626.1.4计划及费用管理626.1.5系统要求636.2对内宣传64xx集团业务、办公自动化系统需求分析说明书第4页6.2.1文档格式646.2.2流程图656.2.3流程环节、工作岗位与操作功能对应表666.2.4系统总体功能686.3对外宣传706.3.1文档格式706.3.2流程图716.3.3流程环节、工作岗位与操作功能对应表716.3.4系统总体功能726.4宣传资料管理736.4.1文档格式736.4.2流程图746.4.3流程环节、工作岗位与操作功能对应表746.4.4系统总体功能756.5计划与费用管理756.5.1文档格式756.5.2流程图776.5.3流程环节、工作岗位与操作对应表776.5.4系统总体功能787.个人办公807.1概述807.2日程安排807.2.1概述807.2.2会议安排807.3约会记录817.4个人通讯录827.4.1概述827.4.2文档格式837.4.3功能837.5常用工具837.5.1概述837.5.2文档格式837.5.3功能847.6公务授权847.6.1概述847.6.2文档格式847.6.3功能847.7出差申请857.7.1概述857.7.2文档格式857.7.3流程图857.7.4流程环节、工作岗位与操作功能对应表857.7.5功能867.8用车申请867.8.1概述867.8.2文档格式86xx集团业务、办公自动化系统需求分析说明书第5页7.8.3流程图867.8.4流程环节、工作岗位与操作功能对应表867.8.5功能877.9请假申请877.9.1概述877.9.2文档格式877.9.3流程图877.9.4流程环节、工作岗位与操作功能对应表879.信息服务899.1概述899.2火车时刻表查询899.2.1概述899.2.2文档格式899.2.4功能899.2.5界面909.3航班时刻表查询909.3.1概述909.3.2文档格式919.3.3功能919.3.4界面919.4邮政编码及电话区号的查询929.4.1概述929.4.2文档格式929.4.3功能939.4.4界面939.4银行利率939.4.1概述939.4.2文档格式949.4.3功能949.4.4界面949.5XX电话薄959.5.1概述959.5.2文档格式959.5.3功能959.6公告牌959.6.1概述959.6.2文档格式969.6.3功能969.7讨论园地969.7.1概述969.7.2文档格式969.7.3功能9610.业务管理97xx集团业务、办公自动化系统需求分析说明书第6页10.1概述9710.2合同系统9710.2.1概述9710.2.2合同管理的单据10010.2.3流程环节、工作岗位、操作功能对应表10110.2.4与其它子系统接口10210.3发货管理10310.3.1概述10310.3.2流程10410.3.3发货管理的单据10510.3.4流程环节、工作岗位、操作功能对应表10610.4费用处理10710.4.1概述10710.4.2费用管理流程10710.4.3费用管理的单据10910.4.4流程环节、工作岗位、操作功能对应表11010.5转票处理11010.5.1概述11010.5.2转票管理流程11010.5.3转票管理的单据11210.5.4流程环节、工作岗位、操作功能对应表11310.6连锁药店管理系统11310.6.1概述(设计背景)11310.6.2功能11310.6.3设计框图11410.6.4对于两种通模式的比较11610.7人事管理系统11710.7.1概述11710.7.2总体要求11710.7.3文档格式11910.7.4流程图12410.7.5人事管理流程环节、岗位、操作内容对应表12510.7.6人事管理其它子系统接口12510.8新月酒家报表管理系统12610.9XX车库管理系统12610.10房产管理系统12610.11XX集团WEB管理12610.11.1概述12610.11.2设计方式12711.XX集团内部业务查询系统12912.其它13012.1邮件系统13012.2待办事宜130xx集团业务、办公自动化系统需求分析说明书第7页12.3电子公告、今日大事、日程安排13012.4.网上论谈13112.5企业形象演示系统13113.结束语132xx集团业务、办公自动化系统需求分析说明书第8页1引言1．1序言为适应国际潮流，在全国（球）范围内系统内实现信息资源全方位共享和流通，为各级领导及时了解情况、实现科学管理和科学决策、提供高效和便利的服务、提高xx集团现代化管理水平、使日常办公过程变得高效化、规范化、科学化。从八十年代开始，在我国计算机就开始得到应用，在许多企业开始利用计算机进行成本的核算、工资管理、人事管理等，这些应用系统在我国从手中到计算机应用的过渡时期应运而生的产品，是我们日常办公过程中的一个主要组成部分，统称为第一代办公系统。第一代办公系统的出现，从很大程度解放了人类生产力，解决了大量的手工运算过程，减少了各种运算的人工参与、减少了计算结果的误差，同时也大大的减少了人力物力的投入。在这一点上这些应用系统产下了不可磨灭的功劳。但由于这一代办公系统是由单个的子系统组成，一般为单机用户版本，相互之间没有必然的内在联系，只是对于每一个单独的业务大的减少了工作量，但不能进行全面的统计分析，还要加入大量的人工参与才能获取相应的统计数据。所以第一代办公系统的生命周期随着企业的发展而不断的缩短。在第一代办公系统应用上得出的大量经验，改变了人们的传统思维方式，同时企业的迅速发展、现代化新型管理概念的出现、计算机应用水平提高、市场的竞争等外界因素的出现，使得企业要求一种新的方式来对管理企业，在九十年代开始形成第二代办公自动化系统。开始提出业务、办公两个方面的概念，业务应用系统开始向网络化发展，出现客户\服务器版应用系统，能够多人协同工作，对于一个或多个业务系统可能是共享一套资源，同时对于一个业务的统计数据可以根椐用户权限进行查询。九十年代中页，在业务应用系统发展的同时，随着INTERNET网络的成熟，业界又提出一个全新的办公概念，即办公自动化系统，办公自动化系统把业务系统与其分开，主要是配合电子邮件来对企业内部进行公文流转、信息发布等，我们把业务管理与办公自动化系统合起来称为第二代办公自动化系统。第二代办公自动化系统的应用企业改变了企业的传统管理模式，进一步的解放了生产力，同时在第二代办公自动化系统中开始引进企业决策的概念，用应用系统的最终统计分析的结果来指导企业的生产，资本的投入等，特别是在办公自动化系统提出之后，改善了企业内部的运作方式，真正开始从传统的管理模式走向西方的管理方式，家庭办公、远程办公的雏形出现。这种办公模式对企业的发展也有着不可磨灭的功勋。但这种办公自动化系统大部分均是由第一代办公系统直接转变而来，相对而言，各个系统之间还是相互独立，同时在第二代办公自动化系统xx集团业务、办公自动化系统需求分析说明书第9页中把业务与我们公文办公方式分开，并没有形成一个真正的办公实体，而只是一个办公自动化的概念的提出，同时每一个系统之间的数据也不能进行真正的共享，对于领导阶层所要统计数据只能是一些松散数据。在二十一世纪来临之际，人类随着信息飞速增长、竞争日益剧烈、经济的回苏、国内计算机的普及，业界又提出了新的发展方向，LOTUS提出企业知识门户的概念。在新有应用系统中不再有发展相互独立的系统，而是把我们在日常办公过程中的所有业务、办公过程中的所有工作集成到一个统一的系统中，形成一个统一的界面，统一的管理方式。对整个系统有一个统一的编码规则，能够共享所有资源，他不再满足于信息，也不简单的满足于知识，而是从信息资源中创建出智力资产，从数据片段中创建出知识体系，最终实现从每一个桌面可以访问所有人类的知识。清除用户桌面上的干扰信息，加强对重要联系、应用和内容的直接访问，并能方便地控制桌面的布局。每一成员必须有相应用的资源应用资格。在桌面上能够访问和显示多种异构数据源，包括关系数据库、多维数据库、文档管理系统、电子邮件系统、新闻和各种文件等。完全可以抛开时空的概念，真正实现家庭办公、远程办公等。这也就是第三代办公自动化系统。1．2项目背景xx集团公司是一家大中型企业，下属多个子公司，分布于全球各个不同地域，业务类型包括多个方面，xx集团为了适应本身业务的发有，现已开发了一些日常办公系统和部分业务管理系统（如迈特兴华业务管理系统、新月酒家管理系统、车库管理系统、财务管理系统、考勤管理系统等），大部分是单机处理模式，分别处在不同地域、运用不同开发工具、运行于不同系统平台之上。这些系统取得了一定的局部运行效果。在一定范围内减少了工作量，但现有的部分管理系统基本上是模仿手工处理信息的过程，没有充分利用计算机网络管理的特点，彻底改进办公手段和管理手段。同时，业务系统的发展带来公文、信函、报表等信息的迅速增加。采用传统的手工或一些电子邮件来实现管理已是不强能的事情。另外，系统均有自已的设计风格和自已的操作方式，对于全部掌握所有应用系统对于公司的管理阶层也是一个难以解决的问题。各种业务管理系统和简单的办公自动化系统应用，基本摆脱使用计算机进行文字打印的狭义办公业务处理方式，但仍然存在下述问题：对于大量的数据不能提供一个统一的数据结口（如公司需要查询本公司一天的所有费用，传统的方式逐渐查询各个公司的财务系统系统、以及各个公司的其它系统。）；随着业务的增加，对于管理人员的操作越来越复杂。操作越来越多。而对于总公司的即时所查询的数据是越来越没有实时性；大量日趋复杂的办公业务依然或多或少靠手工处理进行流转；xx集团业务、办公自动化系统需求分析说明书第10页业务系统产生的大量数据无法提炼升华为信息，及时提供给决策部门；不能采用一种通用的标准和规范，共享通用的数据源。如使用不同的指标代码体系和编码体系；用户分散，相互联系程度低，信息相对封闭，共享程度低。对于许多系统只能在单机上使用可通过其它方式获得相应的