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行政机关公文概述一、什么叫做行政机关公文？行政机关公文是指行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力的规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。二、行政机关公文的特点1.作者的法定性。2.读者的特定性。3.作用的权威性。4.使用的时效性。5.体式的规范性。6.制作的程序性。发文处理程序为草拟→审核→签发→复核→缮印→用印→登记→分发等。收文处理程序为签收→登记→审核→拟办→批办→承办→催办等。三、行政机关公文的语言1.确切。即准确，表达清楚，无歧义，不引起误解。2.平实。即用词不浮华，说实话，不说空话、套话。3.简明。简洁扼要，不长篇大论。4.庄重。即语言端庄郑重，用语规范。行政机关公文的格式公文的格式由眉首、主体、版记三个部分组成。（一）眉首的组成要素及标识规则眉首是指置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156㎜）以上的各要素的统称。包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。版心的尺寸规格公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm公文用纸订口（左白边）为：28m±1mm版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）红色反线是指印在公文首页的一条红线，其在发文字号之下4mm处，长度为156mm，与版心同宽，线粗1mm。发文机关标识第一种是用于下行文。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，也就是留出25mm位置用于标识公文的份数序号、密级和紧急程度。如果这3项要素均不需要标识，也要留出这段空白位置，即在设计文件“红头”时，发文机关位置应自上页边起留出天头37mm十25mm＝62mm的距离。第二种是仅限于上行文。凡上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，即上行文发文机关标识距上页边为天头37mm十80mm＝117mm。留出供上级机关批示文件的空白位置。发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为O01），不加“第”字。如国发〔2007〕20号，即为国务院2007年制发的第20号文件。签发人签发人是指审批、签发公文文稿的主要负责人或主持工作的负责人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。（二）主体1．公文标题公文的标题即公文的名称。置红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。一般构成形式为：发文机关＋“关于”＋事由＋“的”＋文种2．主送机关主送机关是指负责办理公文的机关。标识方法是标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。如果因仅差一行就可以不挤出正文时，主送机关在标题下也可以不空1行。3．公文正文主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。4．附件标识附件的要求是：第一，附件应与正文一起装订；如果附件与正文不能一起装订，在附件上要标识所属公文的发文字号及“附件”二字。第二，正文后的附件标识应与附件的标识前后一致。第三，附件序号用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。第四，正文后的附件标识要与正文空l行，左空2字；附件上的“附件”标识在左上角顶格第l行。有的公文是专为报送一份材料或专为批转、转发、颁发某个文件，而拟制的被批转、转发文件是公文的主体，正文只起按语或说明、批准、发布的作用，正文中已写明这些文件、材料的名称，不必再写“附件”。5．成文日期成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期要用汉字书写，即俗称的“大写”，不能用阿拉伯数字与汉字混用，同时年、月、日要齐全。“零”要写成“○”6．公文生效标识公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。（1）单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。（2）联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，不署机关名称，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式（即要么“下套”或要么“中套”），以保征印章整齐排列。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。（三）版记1．主题词主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。一份文件的主题词不超过5个。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目之间空1字，末尾不加标点2．抄送机关抄送机关是指需要了解公文内容的机关。公文如有抄送，在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。注意四点：一是抄送机关居左空1字，这与主题词顶格标识不同。二是抄送机关回行时与上一行的抄送机关对齐，这与标题之下的主送机关回行时仍顶格不同。三是抄送机关间用顿号或逗号隔开，最后要标注句号，这是为了防止在抄送机关之后私自加入其他的抄送机关。四是抄送机关的排序首先是先上级、后下级、再不相隶属机关的次序排列。如是职务排序，则应先党的领导职务，再到行政领导的职务。如要按县委书记、副书记、县长、副县长的次序排列。3．印发机关和印发时间印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅(室)或文秘部门。5．版记的位置版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。6．页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。7．印数印数是指公文的印制份数。位于印发时间的下文，右空1字，写“共××印份”，用圆括号括上。二、信函式格式发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐使用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条武文线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行距中排28个字。四、会议纪要格式会议纪要标识由“××××会议纪要”组成。其标识位置同上述“发文机关标识”，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。