印章及文件管理指南

印章及文件管理指南（2009版）第1页共37页印章及文件管理指南（2009版）（本指南自2009年12月1日起执行）第2页共37页目录前言3第一章职责说明3第二章权限说明4第三章印章4第四章经营证照6第五章法务审核7第六章文件/合同8附件一管控模式指南15附件二印章协管员授权委托书16附件三临时印章授权委托书17附件四外出授权书17附件五印章刻制（销毁）申请表18附件六借章审批流程表19附件七公司设立、变更、注销审批流程表20附件八XXX项目效益计算表21附件九XXX项目供应商评审表24附件十合同用章审批流程表25附件十一管控文件存档一览表26附件十二集团文件审批权限表29附件十三用章审批流程表32附件十四借阅文件申请表33附件十五作废文件/合同申请表34附件十六文件/合同变更用章审批流程表35附件十七集团OA功能需求申请表36第3页共37页前言本指南适用于广东企业有限公司（以下简称“集团”）及下属的全资经营各级专业公司、职能部门、分支机构及项目组（以下简称“各单位”）。全资经营模式详细见《管控模式指南》（附件一），除全资经营模式以外的其它类型请各单位向集团综合管理部咨询。集团综合管理部是集团的管理部门之一。其中担负着各单位印章及文件管理、经营证照、法务等管理工作，并严格按照本指南，遵章守纪，秉公办事，监管各单位实施指南；各单位如有疑问、意见或建议的，可发邮件至。如不按本指南执行的，产生任何违规、违法行为，集团将追究当事人所有的经济和法律责任。本印章及文件管理指南(2009版)经集团总经理批准后执行，在正式启用后原印章及文件管理指南（200803版）停止使用，解释权归集团综合管理部。第一章职责说明第一条印章的使用执行领导签阅审批制。领导签阅审批制指各领导对各类审批事项进行实质审查后，在集团OA或纸质审批单上以签署意见的方式，表明其对具体申请事项的认可。第二条集团分管领导为所签批事务的第一责任人，相应单位的负责人为共同责任人。第三条印章协管员（一）各单位须指定印章协管员若干名，负责跟进使用印章、文件的完整审批流程及办理手续，印章协管员须确保本单位的审批领导具备相应的审批权限及该领导签名的真实性，并严格执行各项规定。（二）各单位新印章协管员上岗前，必须由原印章协管员协带一个月，经集团综合管理部考试合格后，填写《印章协管员授权委托书》（附件二），并向集团综合管理部经营组提交印章协管员身份证复印件备案。（三）各单位印章协管员离职/调职的，须及时与集团综合管理部经营组办理工作移交手续。印章协管员离职/调职后所产生的遗留问题由各单位行政负责人全部负责。（四）各单位印章文件办理手续须指定由印章协管员经办（职能部门除外），非印章协管员或其他单位的印章协管员不允许代办。如遇特殊情况，须由各单位行政负责人填写《临时印章授权委托书》（附件三）后，提前以邮件方式通知综合管理部经营组。第四条印章使用时应保持至少两人全程在场，其中含一名集团印章管理员和一名印章协管员，第4页共37页若非特批，印章使用必须在保管地执行。第五条集团印章管理员不得私自在非工作时间使用印章，各单位如需在非工作时间使用印章的，需凭已审批的《用章审批流程表》提前向集团综合管理部经理处申请。第六条集团综合管理部印章管理员在办理印章文件的各项手续中使用个人私章的，必须向集团综合管理部经理备案。第七条集团管理层领导签批原则上应在五个工作日内完成；集团综合管理部经营组原则上应在受理当日处理完日常事务，如遇加急情况，须经集团综合管理部经理批准后进行加急处理。第二章权限说明第八条各单位负责人负责审批本单位内涉及本指南中的事项；如该单位无正职负责人，可由集团明文确认主持工作的副职负责人负责审批。第九条各单位的特殊挂靠业务，由实际发生行为的单位负责人负责审批。第十条集团管理层领导及各单位负责人外出期间，将对某类事项的审批权授权特定人员行使，授权可直接在集团OA上设置或书面以邮件方式出具《外出授权书》（附件四），被授权人不允许再授权其他人；如无预先授权，经授权人批准由集团管理层秘书组、相应的行政部负责人、集团综合管理部进行OA代授权设置。第十一条集团所有员工都可以根据需要在OA上进行授权，被授权人不允许再授权其他人。第三章印章第十二条印章的刻制和注销本条各款操作须提交《印章刻制（销毁）申请表》（附件五）（一）集团直管印章由集团综合管理部根据集团董事会的指示刻制。（二）各单位自管印章由各单位向集团综合管理部提出刻章申请，经集团总经理及集团分管领导批准后，由集团综合管理部负责统一刻制，各单位在使用前须将印章样式、启用时间、保管专员名单报集团综合管理部备案。（三）印章注销由集团综合管理部按照国家相关法律规定进行销毁；当公司注销后，公章、法人章、财务章及有关其他印章应及时进行销毁。（四）原有印章发生破损、丢失、变形需注销旧章、刻制新章的，由各单位向集团综合管理部提出换章申请，经集团总经理及集团分管领导批准后，由集团综合管理部负责统一注销第5页共37页旧章并启用新章。第十三条印章的保管（一）根据印章保管方式的不同将印章分为集团直管印章和各单位自管印章两类：1、集团直管印章包括各单位公章、合同章，集团直管印章统一由集团综合管理部保管。2、各单位自管印章包括除公章、合同专用章以外的其他类印章，各单位自管印章须指定专人负责保管。自管印章启用后，需每半年向集团综合管理部报备用章资料（印章登记及用章目录），由集团综合管理部对其使用状况进行监督及不定期抽查。3、对于自管印章，各单位可制定审批流程，先提交集团综合管理部经理审核，经集团管理层核准，方可生效。（二）印章保管须有详细记录，注明印章名称、枚数、收到日期、启用日期、交印章人、保管人、印章图样等信息。（三）集团综合管理部印章管理员应妥善保管印章，不得随意乱放，下班时间和节假日期间应采取防盗措施。如有异常现象或遗失，必须保护现场，及时汇报，配合查处。第十四条印章移交及接管（一）印章需移交各单位自行管理的，必须经集团总经理/董事会批准。由集团综合管理部与接管单位指定专人办理印章的移交及接管手续。（二）各单位自行管理的印章需移交集团综合管理部管理的，必须经集团总经理/董事会批准。由移交单位指定专人与集团综合管理部办理印章移交及接管手续。第十五条非单位分管印章的使用（一）各单位如需使用非本单位分管的印章，不涉及金额的需本单位负责人及印章所属单位行政负责人、单位负责人审批；涉及金额的还需由印章所属单位主办会计审批。（二）集团管理层领导如需使用非本人分管单位的印章，除须知会该单位的分管领导外，还需由集团总经理审批后方可执行操作。第十六条印章外借（一）印章外借针对公章和合同章，分两种方式：长期外借和短期外借；长期外借的时间不得超过一个日历年，短期外借的时间不得超过五个工作日。1、印章长期外借主要针对外地单位及本地单位的实际运作状况，需填写《借章审批流程表》（附件六），经行政负责人、主办会计、单位负责人、集团副总经理、集团总经理审批后，由单位负责人负责长期保管，并对该印章的使用负全部经济和法律责任。2、印章短期外借主要针对各单位的重大、特殊工作安排，需填写《借章审批流程表》（附件六），经行政负责人、主办会计、单位负责人、集团副总经理、集团总经理审批后，第6页共37页由集团综合管理部与印章协管员办理借章手续。在外借印章期间，印章只能用于所申请事务的盖章。如发现外借印章期间用于非申请事务的，将严肃处理，由此产生的一切后果由当事人承担。（二）印章外借未按规定时间借章或归还的，必须由集团综合管理部经理批准后办理借章或归还手续。（三）各单位如需外借非本单位分管的印章，除经各自单位行政负责人、主办会计、单位负责人、集团副总经理审批外，还须集团总经理审批。（四）借章人对借出的印章应妥善保管，不得损坏、遗失，如有异常，立刻通知集团综合管理部。第十七条法人章各单位法人章由集团财务部管理。所有对外签订的合同我方签约人不允许盖法人章，合同签约人必须是项目负责人或单位负责人，单位负责人也可另授权指定其他人进行签约，被授权签约人不允许再授权其他人进行签约。遇特殊情况，合作方（移动、联通/联合通信、电网/供电局/电力）要求我方签约人盖法人章的，必须在OA上传合同时在合同登记及审批表备注中详细说明情况，经审批后进行特殊处理。第十八条个人私章各单位所有审批的签批人及合同签约人不允许使用个人私章，对使用个人私章的，视为无效审批及无效签约。第四章经营证照第十九条各单位经营证照的新办、变更、年检、注销统一由集团综合管理部负责办理。经营证照包括：（一）营业执照；（二）组织机构代码证；（三）国税登记证、地税登记证；（四）外商企业涉及的外商投资企业批准证书、财政登记证、外汇登记证。第二十条各单位贷款卡的新办、变更、注销由各单位主办会计自行办理，办理后须及时提交集团综合管理部存档（原件）。第二十一条各单位贷款卡的年审，统一由集团综合管理部负责办理。第7页共37页第二十二条各单位其他有关资质证照的新办、年检、变更、注销由各单位自行负责办理，办理后须提交集团综合管理部存档（原件）。第二十三条各单位需公司设立、变更、注销的，须按集团统一申请格式填写《公司设立、变更、注销审批流程表》（附件七），经相关领导批准后，由集团综合管理部公关组负责办理。第二十四条各单位经营证照复印件需用章或借阅的，集团综合管理部将根据不同用途（政府部门/合作方），在经营证照复印件上加盖用途章（本复印件与原件一致，仅供某某之用/本文件属保密资料，仅供某某之用），由印章协管员填写用途资料。如的确不能加盖用途章的，由印章协管员在审批流程表中说明原因并签字。第五章法务审核第二十五条法务审核文件/合同由集团综合管理部法务组负责。集团综合管理部法务组（以下简称“法务组”）是集团设立的内部专业法律部门，依照职责对集团及各单位所签订的各类文件/合同进行法律审核。第二十六条法务组审核合同的范围：（一）集团《印章及文件管理指南》中必须提供法务意见的各类合同。（二）集团管理层特别要求法务组审核的各类合同。第二十七条法务组审核合同的内容：（一）合法性审核：法务组将对合同条款的合法性、权利义务的平衡性、是否存在合同陷阱等进行法律审核。（二）合理性审核：法务组将对合同商业性条款是否合理、是否符合商业惯例及市场规则等进行一般审阅。第二十八条法务组审核合同的流程：（一）各单位印章协管员/经办人员将合同电子版及填写完整的《交律师审阅合同工作要求表》以电子邮件的形式发到邮箱。（二）法务组审核合同后，将以电子邮件形式将《法务处理回复表》及修改后的合同版本回复给合同提交人员。（三）各单位印章协管员在提交OA合同审批时，需如实上传《法务处理回复表》及修改后的合同版本，不得做任何修改，并需如实填写“律师意见”一栏，由经办单位负责人说明是否接受法务组的修改意见及其理由。（四）如经办单位通过纸质流程进行合同审批，务必附上《法务处理回复表》，并在《法务处第8页共37页理回复表》上注明是否按法务意见进行修改，如未按法务意见修改则需注明理由，并由该单位负责人签字。（五）《法务处理回复表》只能由法务组出具或修改，其他任何部门和人员无权出具或修改。（六）对于规定要求法务审核及法务组已经出具《法务处理回复表》的合同，印章协管员必须将法务组设置在合同审批流程内，顺序位应在各单位负责人后。第二十九条法务组审核合同的时间规定：（一）法务组将在收到要求审核的合同文本后三个工作日（从收到邮件的次日起算）内完成审核，各单位提交法务组审核合同的，均应给法务组预留不少于三个工作日的审核时间。特别情形下（包括但不限于：合同特别重大、复杂；对合同内容有疑问时无法联系到具体经办人等），法务组可以适当延长合同审核时间。（二）如合同较为紧急，合同提交人员应在电子邮件中注明情况，法务组将酌情，取得在先提交合同的其他人员同意后，做加急处理。（三）对于项目负责人未认真按照相关指引完成合同基本条款拟订工作、欠缺大部分主要条款的合同文本，或不采用集团合同范本并无法说明合理理由的，法务组有权退回合同提交人员，要求其完成上述工作后再进行审核。（