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区域经销商会议动作分解模板鹰之翔商务咨询有限公司华扬项目组2007年4月7日会议营销的必要性和具体形式竞争对手干扰，单个业务员很难100％和经销商把公司的政策、卖点、活动方案传达到位，潜在客户很难耐心的听取我们介绍企业、产品、卖点和价格政策等，而采取会议营销模式，创造主场无干扰环境，高效率对经销商引导掌控。尤其是业务员水平不到位，数量不充足，作业流程不规范，广告投放力度和竞品相比较没有优势的情况下，进行会议营销能有效的提高老经销商管理效率和新网点建设速度！华扬过去的实践证明了会议营销的作用2006年度苏南的乡镇网络招商会2006年度湘鄂赣区域经销商会2007年度经销商年会2007年度山东济宁招商会，山东菏泽招商会2007年度河北沧州招商会，保定招商会2007年度徐州经销商会议会议营销的本质就是集中和调动公司的资源为业务员做市场！！！！！！！！所以我们要提高开区域经销商会议的积极性！！！区域经销商会议流程前期准备会议实施后期跟进主题确定会场控制货款盯促会场联系主题演讲执行督促食宿联系政策讲解会场布置互动订货三个过程十二个动作名单确定客户接待业务员必须掌握的会议营销模式区域经销商会议和区域招商会议阶段序号动作说明前期准备动作一会议主题根据市场情况，确定会议主题，制作会议政策和资料动作二名单确定根据会议主题确定参会名单动作三会场确定根据参会名单确定大小合适，档次适中的会场动作四食宿确定根据参会名单和会场情况确定联系食宿动作五会场布置根据会议主题和会场特点确定会场布置方案过程实施动作六客户接待客户接待和签到动作七会场控制主持人致会场控制、欢迎词和串台词动作八主题演讲根据会议主题进行主题演讲动作九政策公布根据会议主题公布政策煽动客户合作/订货动作十互动订货确定合作意向/订货后期跟进动作十一货款回笼根据会中承诺回笼货款动作十二执行督促根据会议方案督促执行动作一：会议主题确定阶段序号动作前期准备动作一会议主题动作二名单确定动作三会场确定动作四食宿确定动作五会场布置过程实施动作六客户接待动作七会场控制动作八主题演讲动作九政策公布动作十互动订货后期跟进动作十一货款回笼动作十二执行督促会议主题作用时机提高经营能力压货提高忠诚度提高拜访效率建点/网络优化新品推广造势品牌形象区域经销商会√√√√√重大促销活动前，销售淡季区域招商会√√√√√每年的一、三、四、十、十一、十二月等招商旺季，配合车队和广告效果最好导购员主题演讲会√√√√√卖点更新之后，重要促销活动之前，销售淡季新品推广会√√√√√新品上市之初经销商年会√√√√√√√√每年的元旦前后新闻发布会√√√√√根据新闻点实际情况太阳能行业会议营销常见主题作用和时机根据会议主题申请市场部或者咨询公司制作会议幻灯片和资料，制定会议政策报销售部审批。动作二：确定名单根据会议主题确定到会名单不能到会的：难于控制，会在会上发表不利言论的不能到会为了防止泄密，合作意向较低竞争对手的经销商不能到会与重点核心客户关系恶化的不能到会必须到会的：凡是有会上订货或者签订合同内容的会议，必须安排好托儿区域经销商会议覆盖区域现有客户必须到会。招商会要求覆盖区域每个县/县级市/地级市到会客户不低于2家，参会总人数不低于20户。会前三天提报详细参会名单到市场部责任内勤处阶段序号动作前期准备动作一会议主题动作二名单确定动作三会场确定动作四食宿确定动作五会场布置过程实施动作六客户接待动作七会场控制动作八主题演讲动作九政策公布动作十互动订货后期跟进动作十一货款回笼动作十二执行督促动作三：会场确定根据会议主题和到会名单确定联系确定会场招商会会场档次要高，要能彰显企业实力，树立企业形象，给客户以强烈信心。会场位置比较知名或附近有标志性建筑物最好,在火车站汽车站附近最好会场以演讲行会场最佳，座位数应为会前确定到会数量的150%确定。会议室允许陈列样机，最好有背景，允许按照我方要求悬挂条幅，张贴展板，陈列x展架，指示牌等物料，门口布置拱门，提供车位（争取免费），会场要求整体环境舒适，温度适宜，不压抑，无噪音，光线充足，能满足预期人员的座席，音响效果良好，具有数码投影仪与幕布，白板，立式讲台，饮水机，产品展示柜等。卫生间不能离会场太远，不然会给来宾造成诸多不便。（如不具备投影仪的会场则要提前与投影仪设备公司租用，一般一天的使用费在500元左右，压金可以争取不交）会议室能提供配套的住宿和餐饮最佳会场费用每户平均不能50元必须提供茶水等服务阶段序号动作前期准备动作一会议主题动作二名单确定动作三会场确定动作四食宿确定动作五会场布置过程实施动作六客户接待动作七会场控制动作八主题演讲动作九政策公布动作十互动订货后期跟进动作十一货款回笼动作十二执行督促动作四：食宿确定根据会议主题会场情况和当地风俗礼仪确定食宿住宿要求以双人标间为主，无噪音，会务组安排在楼层首间或便于查找的位置，如到会人员在50人左右最好给会务组安排两个房间，便于沟通；与酒店楼层或总台服务人员事选沟通好每日几点定时拔打叫醒电话/用餐电话/课前通知；避免分散住宿，所有房间要集中安排；提前将房间钥匙领取至会务组，来宾到会务组登记后交钥匙压金领取房间钥匙。就餐要求：就餐环境清洁卫生，能满足参会人员同时用餐的需求，每张餐桌是有餐桌号，便于分组后确认。就餐按当地标准适当安排，原则是中、晚餐按10人台计算，晕素搭配每桌不超过十个菜，主食以当地习惯搭配，上菜速度要合理，不能过长；早餐最好是自助餐（有些酒店的早餐可以争取免费）；会后如安排聚餐，菜可适当增加，酒水以啤酒或低度酒为主，高度酒容易喝醉，使会议结束后的沟通不能顺利进行，所以会议后的聚餐通俗的讲是喝好不能喝倒，尤其是自己员工不能喝倒。阶段序号动作前期准备动作一会议主题动作二名单确定动作三会场确定动作四食宿确定动作五会场布置过程实施动作六客户接待动作七会场控制动作八主题演讲动作九政策公布动作十互动订货后期跟进动作十一货款回笼动作十二执行督促动作五：会场布置从一进会场开始首先要有导引牌，如会场门前空旷而且允许挂条幅可挂上一条欢迎主题的条幅，进入会场大厅要有登记处，（区域招商会或小型会议为了减少人员分流可将登记处安排在会务组），有本次会议的主题导引牌、会务组导引牌、会场导引牌、会场至卫生间的导引牌、饮水区导引牌、吸烟区导引牌等，并由酒店专人负责前厅会议接待。引导牌的制作可由酒店方协助，布置由酒店完成或协助。“禁止吸烟”，“请将手机关闭或调至无声”，“会场内请勿打电话和走动”等警示语分别贴在会场明显处。类似大型喷绘或条幅的布置事先要考虑好悬挂或粘贴方式并提前两天布置完成。样机布置：会上有定货内容的会议必须陈列样机，提前进行检查，要求样机不能有任何瑕疵。工作人员提前进驻会场：所有工作人员应提前一天到会场熟悉会场环境，了解各自工作岗位，发现问题及时解决。提前预约宾馆进行各种条幅和导引牌的制作，会务组房间尽量安排在电梯口旁边，如果靠里面，那么在显眼的墙壁上贴上一个指示牌。会议室的布置很关键，调试音像和投影必须提前，以免失误发生，必须有公司开会的浓浓氛围，给成功创造隐形的基础保障。阶段序号动作前期准备动作一会议主题动作二名单确定动作三会场确定动作四食宿确定动作五会场布置过程实施动作六客户接待动作七会场控制动作八主题演讲动作九政策公布动作十互动订货后期跟进动作十一货款回笼动作十二执行督促动作六：客户接待为了方便来宾确认，确认方式分几种情况：传真确认，电邮确认，信函确认，电话口头确认。需接站的来宾应提供移动通讯方式，以备急用无论是推荐还是通过其它信息来的客户，对其前来的意向一定要有个大概的认识，省代理、市代理、区县级只有明确后才方便我方进行有效的拓展与分组工作。尤其是信息来源一项一定要询问清楚，避免出现纠纷。来宾出发前再进行一次电话沟通，确定中途方式/到达时间/是否安排接站，并再次强调会场地址及乘车路线。接站人员凭接站名单确认接站人员并统一制作接站牌，选择结实耐用的材料，牌上写有明显的识别文字：江苏华扬公司招商会接站处。有些车次出现晚点，所以最好安排站内接站人员长时间等候；阶段序号动作前期准备动作一会议主题动作二名单确定动作三会场确定动作四食宿确定动作五会场布置过程实施动作六客户接待动作七会场控制动作八主题演讲动作九政策公布动作十互动订货后期跟进动作十一货款回笼动作十二执行督促动作七：会场控制1、与会场服务员充分沟通，做到期双方紧密合作。2、在会议开始前一小时进入会场，检测会场设备：麦克风、投影仪、电脑、幕布、白板、白板笔、灯光、音响、空调等。3、选择并预留摄像机位，尽量减少人员走动对摄像效果的影响。4、由1~2人在会场入口处迎接来宾，并向其说明手机关闭或调到无声，或向其出示警示牌，上面写有：“禁止吸烟”，“请将手机关闭或调至无声”，“会场内请勿喧哗和走动”等警示语。5、引导来宾从前向后坐，如来宾中有熟人，可将其穿插安排在每排中间，帮助我方调节会议气氛，如：带头鼓掌，向演讲人点头示意等。6、来宾入席后由会场服务员提供茶水，但是仅仅限于会前和中间休息的时候，中间倒水一是影响演讲人的情绪，同时客户喝水多了难免要小解，很麻烦，会扰乱会场秩序。7、在演讲期间，如有来宾交头接耳或接打电话，可递上纸条，请其注意会场秩序，如有来宾打盹，可为其提供风油精或清凉油提神。8、为保证演讲人的思路来受干扰，演讲期间会场内除摄像人员可以来回走动外，其他人员尽量减少走动。9、注意各个来宾的神态和听课的认真程度，这个对后期谈判都起到很好的作用，在一次招商会上，有个客户很刁蛮和苛刻，有很多人认为他不能成为客户，但是会场组人员给我讲了一个细节，这个人的会议记录最全，一直在聚精会神的听课，他至少也是一个身价千万的老板，能这样来参加招商会，我想是肯定要做的，刁蛮和苛刻不过是在谈条件，因为有这个心理准备，那么我在阐述“越是苛刻的客户越是将来有可能合作的客户”观点的时候，切入服务和受益的解释，在不违反公司原则的情况下尽一起努力来协调，同时强调如果原则可以打折，是不是允许服务可以打折，如果可以，我们马上签，结果双方都笑了，合同自然也成交了。阶段序号动作前期准备动作一会议主题动作二名单确定动作三会场确定动作四食宿确定动作五会场布置过程实施动作六客户接待动作七会场控制动作八主题演讲动作九政策公布动作十互动订货后期跟进动作十一货款回笼动作十二执行督促动作八：主题演讲1.提前五天将演讲内容做成课件，交至责任区域经理。2.有条件的情况下提前三天做演练，确保演讲无误。3.演讲前充分休息，调整状态，保证最佳演讲状态。4.演讲内容不冲突，而且要有递进关系，演讲的顺序很关键，一般顺序是行业前景和公司的优势讲解；公司的项目介绍和政策阐述以及投资分析；公司的营销策略分析；样板市场的启动介绍和财务分析；其他需要设置的内容。基本上按照经销商的了解事务的习惯和次序来讲解。5.对演讲人的表达能力及语言习惯充分了解，如不具备我方要求及时调整或更换。6.必须安排每位演讲者提前演练。7.设计备讲主题与备讲人，以防突然情况发生。8.主持人讲稿的审定很关键，主持人不仅仅是一个主持，更是一个总结者，一个优秀的主持，会把每一个讲课人的内容总结以及导引到下一个课题，过渡的很自然。阶段序号动作前期准备动作一会议主题动作二名单确定动作三会场确定动作四食宿确定动作五会场布置过程实施动作六客户接待动作七会场控制动作八主题演讲动作九政策公布动作十互动订货后期跟进动作十一货款回笼动作十二执行督促动作九：政策公布从经销商的角度，从资金的安全性赢利性流动性三个方面解读我们的销售政策和竞争对手进行对比突出我们的政策和竞争对手的区别华扬的政策是为了帮助经销商挣钱的其他知名品牌的政策更侧重于控制经销商通过荣誉证书企业实力和行业信誉突出我们销售政策的兑现力度通过本次政策的优惠力度和期限来刺激经销商提货阶段序号动作前期准备动作一会议主题动作二名单确定动作三会场确定动作四食宿确定动作五会场布置过程实施动作六客户接待动作七会场控制动作八主题演讲动作九政策公布动作十互动订货后期跟