医院固定资产管理系统的方案设计和探讨

.52《中国医疗器械信息》2010年第16卷第8期Vol.16No.8技术临床工程ClinicalEngineering文章编号：1006-6586(2010)08-0052-03中图分类号：R197.39文献标识码：A收稿日期：2010-07-18作者简介：韩劼，助理工程师0前言医院的固定资产是医院开展医疗活动的重要保证，是医院赖以生存和发展的基础。其管理好坏，直接影响到医疗业务活动的开展、经济效益的提高以及资产的保值增值等。因此，管好、用好医院的固定资产意义重大，特别是在当前医疗改革的过程中，医院更要加强经济管理，降低成本。但是，目前医院的固定资产管理普遍存在制度建设滞后、管理机构不健全、管理不规范，管理手段落后、效能不高，监管弱化等问题，亟待采取有效措施，加强管理。固定资产管理系统的设计目的：使医院固定资产管理从过去的粗放式管理过渡到精细化管理，完成固定资产从购入、到报废、再到科室使用、财务核算、维修维护等方面的帐实管理，建立一套完善的固定资产管理流程和制度，完成固定资产使用信息动态数据库建设，使相关数据能为使用科室提供考核指标；能为设备请购提供论证依据。1范围设计与整体规划1.1范围设计固定资产管理系统开发前的系统范围设计，是对开发项目的宏观控制，是项目参与人员和系统开发人员共同讨论制定的总体范围。系统开发的范围设计一定要避免大而全，因为固定资产的管理涉及面非常广，它需要人力资源系统、医院住院管理系统、财务系统等的连接和数据支持，这里需要了解这套系统它优先医院固定资产管理系统的方案设计和探讨韩劼1王珂2程洪1程述森11四川大学华西医院采供维保部(成都610041)2四川大学华西医院财务部(成都610041)内容提要：本文以四川大学华西医院“固定资产管理系统”的开发实践为基础，对医院固定资产重点环节管理的方法进行了理论总结。从系统规划设计到系统模块设计等问题展开了讨论。并就关键步骤、环节流程和配套管理制度等进行了详细描述。固定资产管理，在制度方面有国家的相关规定，但管理方法各单位根据自己的规模、业务范围不同又各有特色。四川大学华西医院以单院区4000床的规模，使医院固定资产管理在数量上和管理范围上都在全国名列前茅。因此，医院资产管理系统的开发理念带有一定普遍性和通用性。关键词：固定资产范围控制整体规划总流程模块TheDesignofHospitalManagementSystemforFixedAssetsHANJie1WANGKe2CHENGHong1CHENGShu-sen11DepartmentofPurchasingandMaintenanceSupport,WestChinaHospital,SichuanUniversity(Chengdu610041)2FinancialDepartment,WestChinaHospital,SichuanUniversity(Chengdu610041)Abstract:Thekeypointsmanagementoffixedassetsinhospitalissummarizedonthebasisoftheauthor’sexperienceofdevelopingthehospitalmanagementsystemforfixedassetsinWestChinaHospital,SichuanUniversity.Theproblemsinthedesignofsystemicprojectandmodulearediscussed.Detaileddescriptionsweremadeonkeypointsmanagement,processstreamandcomplementmanagementsystem.Therearerelevantstateregulationsonmanagementoffixedassets.However,themethodofmanagementineachunitvariesaccordingtoitssizeandsphereofbusiness.ThenumberandspectrumoffixedassetsmanagementinWestChinaHospitalareamongthetoponesinChinaconsideringits4000-bedsize.Thus,theideaofdevelopingthehospitalmanagementsystemforfixedassetsshouldbegenerallyapplicable.Keywords:fixedassets,scopecontrol,comprehensiveplan,main-processstream,module.53《中国医疗器械信息》2010年第16卷第8期Vol.16No.8技术临床工程ClinicalEngineering关注什么？优先解决什么问题？在此基础上，只需要考虑到与其它系统的数据交换方式(流程)就可以了。而不要把大小关联都囊括进设计范围内，使系统开发内涵无限放大，造成后期执行能力下降。这是所有大型医院在进行业务系统开发时都要慎重考虑的问题[1]。医院在进行固定资产系统开发时所定义的系统范围为：纳入医院固定资产管理的所有在帐资产从申购到报废处置全过程的管理制度、流程的方案设计。将现行国家和医院的固定资产管理制度和流程转化为全过程信息化需求。在本次系统开发讨论中将不包括财务系统的折旧。1.2系统开发整体规划主要部门负责人作为项目阶段分工负责人进行任务管理和任务分配，并从该部门抽调相关人员作为项目组成员负责项目的具体执行。这样整个项目的执行力得到了加强。图2为四川大学华西医院在固定资产系统项目开发时所组建的项目组架构图示。3固定资产管理系统总流程设计固定资产管理系统各环节流程与制度重建固定资产管理系统信息化论证及数据库重建固定资产管理系统项目执行控制固定资产管理系统项目收尾、成果检验章程管理范围控制计划管理执行管理运行指导过程监控变更控制项目收尾图1四川大学华西医院固定资产管理系统开发规划整体规划，是系统开发执行过程的时间表。它涉及到系统开发过程的所有关键环节，是按项目形式制定的系统开发的总指导方针。如图1，医院在开发固定资产系统时包含了4个阶段和目标，这里一阶段实现目标：固定资产管理系统各环节流程与制度重建；二阶段目标：固定资产管理系统信息化论证及数据库重建；三阶段目标：固定资产管理系统项目执行与控制；四阶段目标：固定资产管理系统项目收尾、成果检验。这4个阶段的执行过程中又有8个关键关节的项目管理，“章程管理、范围控制、计划管理、执行管理、运行指导、过程监控、变更控制、项目收尾”，这些关键环节也是阶段目标承前启后的标志性事件，用于阶段成果的验收和下阶段目标的开始标示。2建立以系统开发的核心工作小组2.1建立项目小组组织架构建立项目小组组织架构是为了规范系统开发时各部门的工作职责，强调以院长挂帅，后勤分管院长监督执行的院内最高级别项目组织架构，这样可增强项目的推动力。在组织架构设计时应将所有开发阶段的图2四川大学华西医院固定资产管理系统开发项目组组织架构图3四川大学华西医院固定资产管理系统总流程图固定资产管理系统总流程的设计，是固定资产管理系统各功能模块的总概括，它展示了固定资产管理的全生命周期和各大模块之间的关系。是固定资产管理流程中主要的管理和控制内容，在此基础上进行扩充就能得到固定资产管理的所有细节，形成固定资产管理的详细设计方案。在医院的固定资产管理流程中(图3)，将固定资产管理分为“预算/帐实管理”、“使用管理”、“处置管理”三大模块，并与此对应的划分了8各关键流程：“计划”、“采购”、“入库”、“使用”、“盘点”、“维保”、“调配”、“处置”。华西医院的固定资产管理系统开发正是基于这一总流程的设计思路进行一步步开发，并逐步完善的。4固定资产管理系统模块设计固定资产管理系统的模块设计(图4)，是在总流程的框架下，依据具体管理事例，将管理制度、流程进行事件化封装，形成符合本单位固定资产管理需求的详细的功能模块。在进行这一详细模块设计时，应以.54《中国医疗器械信息》2010年第16卷第8期Vol.16No.8技术临床工程ClinicalEngineering具体管理事例也就是具体管理动作为核心，注重数据在总流程中各关键流程间的输入与输出的逻辑关系。器设备的用途分类进行购置分单。5.2固定资产合同管理设计以建立固定资产采购定案后标准化合同档案管理以及完整资产数据库管理为目标。使用资产申购时建立的数据字段在合同管理中进一步完善，为资产到货验收、建卡入账、财务付款、成本折旧提供依据和监督，是资产后续管理的基础。在固定资产合同管理中引入资产合同编码(由系统分配)并加入合同中的关键数据作为资产数据库的一部分，当资产到货验收合格并投入使用后，将合同资产编码按固定资产编码原则转换为正式编码进行实物建卡和实物入库。5.3固定资产建账管理流程设计固定资产建账管理是固定资产管理系统中最核心部分，它承接资产合同管理的数据，是对购买合同中相关条款的设备进行确认。固定资产建账管理要求在资产到货时及时组织验收(包括按照申购管理中确认的配套设施的验收)，并对需验收的各部分进行审核确认。使验收合格的资产能及时实物入库，将固定资产编码标示为实物验收入账，财务可按照合同金额进行设备折旧管理。对资产属性数据按照管理需求进行扩充，建立固定资产管理数据库。制作相应的固定资产条码，做好与使用科室(部门)间的帐实交接工作，确保国有资产管理到人、责任到人，避免国有资产的流失。5.4固定资产盘点管理固定资产盘点管理是为了确保固定资产帐实的正确性和完整性。固定资产盘点的范围应包括所有固定资产管理系统提供的资产明细表中各科室(部门)在用的或保管的所属固定资产。这里要设计多种灵活的盘点管理方式，比如：全院性盘点、自主性盘点、随机性抽盘(管理部门自选时间、金额、分类等信息)等。固定资产管理系统涉及的细节管理内容还很多，在设计时只要坚持“以人为本、以物为根”的管理理念，把握“可操作、可执行、可管控”的基本原则就能设计出符合本医院管理需求的固定资产管理系统。参考文献[1]刘志强.医院资产管理实务手册[M].宁夏：宁夏音像出版社,2004.■图4四川大学华西医院固定资产管理系统功能模块完成系统功能模块设计后，整个固定资产管理系统的骨架搭建就完成了，项目组在此基础上就可以针对模块大类进行分工，针对细项进行详细流程设计。这里流程设计应符合固定资产管理系统总流程图(图3)框架，将总流程的数字编号作为开发项目的阶段任务进行监督控制。5系统开发过程中还应该注意的问题5.1固定资产申购流程设计要以国家法律法规和行业相关规定为基础设计符合医院自身管理需求的仪器设备申购、审批制度，为固定资产的申购、审批流程的实施打下执行基础。这里的重点是实施仪器设备申购的年度计划，要在制度和流程中规定医院各部、各科室必须对次年采购仪器设备提出年度计划，年度计划在当年不固定时间，在有需求时都可向系统提出申请，填写“科室仪器设备年度采购计划案”。医院各部、各科无论用何种经费购置仪器设备，均需按规定流程提出申请，并要严格按照审批流程报请审批。可按购置单价和购置仪