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学习思考交流提高内业资料的编制及整理市公路局2012年7月公路建设项目文件材料编制及整理的依据标准科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）收集范围：关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》(交公路发【2010】65号)分类整理：《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》(交公路发【2010】382号)案卷编目：《交通文件材料立卷归档办法》（交办发[1992]100号）注：65号文仅作为公路建设项目文件材料收集归档范围，不能按附录二整理和编目。文件材料的整理编目应按392号文执行。一内业资料的编制档案的内容和编制单位根据交公路发【2010】65号要求，归档文件共分五类：综合文件、决算文件和审计文件、监理资料、施工资料、科研新技术资料，分别由项目法人、施工单位、监理单位负责编制归档。（一）项目法人编制内容1、立项审批一、项目建议书及审批文件二、工程可行性研究报告及审批（核准）文件三、可行性研究报告的评估及行业主管部门对可行性研究报告的审查意见四、专家对可行性研究报告的评审文件续上五、环境影响评价报告书及批复（附专家审查意见）六、项目用地预审意见七、水土保持方案及审批文件八、文物调查、保护、矿产资源调查文件等文件九、其它文件材料2、设计审批一、初步设计文件及审批文件、专家审查意见及审查会议纪要二、设计方案文件及审批文件三、施工图设计文件及审批文件审批的设计及有关文件、审批的设计变更及有关文件、设计中重大技术问题的往来文件、会议纪要等四、工程勘测、设计基础资料工程地质，水文地质，勘察设计报告，勘察记录，地质图，重要岩土说明，化验实验报告，水文、气象等其它设计基础资料3、工程准备、工程管理一、征地拆迁资料1、建设用地选址意见及红线图2、建设用地申请及批复3、占地图及土地使用证4、征地拆迁批文、合同、协议、征用土地数量一览表、拆迁数量一览表二、供电、供水、通讯、排水等协议三、施工许可批准文件续上四、质量监督申请书及质量监督通知书五、安全生产监督资料六、建设前原始地形、地貌状况图、照片七、招投标资料1、招标文件招标公告（报纸原件或网站发布手续或屏幕截图）、招标专用本、招标修改文件、招标补遗及答疑文件。2、投标文件投标书和投标澄清文件、修正文件、承诺书。续上3、评标文件清标报告、评标报告、评标细则、抽取评标专家名单及过程、定标会议纪要（含定标人员名单）、评标及定标结果公示、评标监督报告等文件。4、中标通知书5、工程合同承、发包及委托合同、租赁文件及公证书等。八、质量监督机构印发的质量监督相关文件续上九、质量、进度、费用、行政等管理文件1、项目法人投资控制文件工程概、预算及审批文件项目法人预计有可能超概算的情况下提出的调整工程概算的申请及批复文件关于投资控制方面的其他文件2、项目法人关于工程质量的有关文件1）技术规范补充和修改文件2）对工程质量控制的通知、通报续上3、项目法人关于工程进度的有关文件4、行政管理文件工程报建表、开工报告上级主管部门在项目实施过程中的指示、规定和制定等项目法人关于安全生产管理等文函会议纪要、备忘录其他管理文件续上十、工程管理过程中形成的声像档案1、国家、部级领导人视察公路工程2、省、市及行业主管部门的领导人视察公路工程3、招投标仪式及工程项目重要会议声像材料4、交、竣工验收一、交工验收文件交工验收报告、交工验收申请及交工验收证书二、竣工验收文件公路工程参建单位工作综合评价表公路工程竣工验收评价表公路工程竣工验收鉴定书公路工程参建单位工作综合评价等级证书三、建设、设计、竣工、监理单位工作报告四、质量监督机构出具的交工验收质量检测意见续上五、质量监督机构出具的竣工验收质量鉴定报告六、质量监督机构质量监督报告七、试运行记录、检测、观测记录及成果报告、缺陷整改文件材料八、审计、档案等单项验收文件九、接管养单位项目使用情况报告十、其它（二）施工单位编制内容1、施工管理文件施工单位就工程质量、安全、进度、费用控制与监理单位、项目法人的来往文件项目法人组织召开的工地例会、专题会议纪要2、施工准备阶段一、技术交底、图纸会审纪要二、合同段开工申请及批准文件施工组织设计、施工方案及批复三、开工前的交接桩记录、控制点的复测、施工控制点（水准点、导线点）的加密工程定位测量、复核记录3、施工阶段一、工程及设计变更二、各种标准及工艺试验材料1、原材料、外购成品、半成品抽检试验报告及资料各种原材料、半成品、成品、混凝土预制件合格证及抽检、试验记录。2、外购材料（产品）说明书、出厂合格证、检验报告及质量鉴定报告3、各种标准试验、配合比设计报告及批复三、工地试验室管理文件续上四、工程质量自检报告及单位、分部、分项工程质量检验评定文件五、施工原始文件1、单位、分部、分项工程开工申请单及附件2、各工序施工记录、试验、检测及报验文件3、隐蔽工程验收记录及中间交工证书4、强度、压实度、弯沉等试验检测报告及汇总表5、机电、监控设备安装调试及性能考核记录6、桥隧工程风险评估报告、专项施工技术方案7、事故情况及调查处理报告、补救后达到要求的认可证明文件8、施工中遇到非正常情况记录、处理方案及观察记录，对工程质量影响分析续上六、进度控制文件1、进度计划（文件、图表）及批准文件2、进度执行情况（文件、图表）3、有关进度的往来文件七、施工安全、廉政及文明施工文件八、合同管理文件九、计量支付文件、施工决算十、竣工图续上十一、施工原始记录1、施工日志2、天气、温度及自然灾害记录3、测量原始记录4、各工序施工原始记录（未汇入施工质量控制文件的部分）5、工程施工声像资料重大活动、重大事故处理；隐蔽工程、关键工序、桥梁隧道等结构物重点部位施工等。1、总监处一、各种批复红头文件(施工组织设计，总体进度计划，重要工程材料及混合料配合比，开工令，分项、分部、单位工程划分等)二、工程质量抽检记录三、安全、廉政、文明施工资料四、监理通知、单位或合同工程的停﹙复﹚工令、第一次工地会议纪要等（三）监理单位编制内容2、驻地监理处一、监理大纲、监理规划、监理实施细则及批复二、工程合同管理文件三、计划进度管理文件1、总体进度计划的审查与批复文件2、阶段性进度计划的审查与批复四、工程质量控制文件1、质量控制措施、规定及往来文件2、监理独立抽检资料3、交工验收工程质量评定资料续上五、监理通知、开（停、复）工令六、工程变更、备忘录1、设计回复单2、路网改建工程变更令3、路网改建七、工程计量与支付文件1、支付报表2、工程量确认单3、台帐续上八、监理组织召开的工地例会及专题会议纪要九、监理单位就工程质量、安全、进度、费用控制与总监及项目法人的来往文件十、监理日志、旁站记录、巡视记录十一、廉政、安全、文明施工资料十二、监理声像资料（四）科研资料科研资料（课题报告、任务书及批准文件；研究方案；试验记录、分析计算数据；专家评审及技术鉴定报告等）、新技术应用资料由形成单位整理归档。（五）评定表附表填写1、所需数据均填写到附表中，检查项目的填写顺序严格按照评定表中检查项目顺序填写，每一检查项目数据全部录入后下一检查项目另起一行在本页继续填写，以此类推直至本页结束再换页。2、需要评定的项目（如压实度、厚度、弯沉、强度等）必须进行评定计算，填写计算公式、代入数值及结论；3、其他不需要评定的项目填写：“检测×点，合格×点，合格率100%”。（六）竣工文件准确性和完整性方面的具体问题1、部分质保资料不完整、规范。2、部分资料不真实，不系统。3、质量检验评定工作滞后，有的甚至编造分项工程评定数据。4、部分单位竣工图与工程实际不相符，未按有关规定绘制竣工图。1、部分质保资料不完整、规范监表、检表、试表中的工程编号与表编号未系统编号；部分检表、试表栏目填写不完整或未填写；部分检测栏目填写不规范，未写具体测值或进行具体描述，而只是“合格”，不能反映施工的具体情况；部分资料表格数据涂改有的工序检测频率不满足规范要求等。2、部分资料不真实，不系统资料收集、整理工作滞后，错、漏、假等情况较普遍，有的资料前后检表不相对应，有的检测数据不真实；资料编制与现场施工脱节，不能真实地反映施工实际工况。3、质量检验评定工作滞后，有的甚至编造分项工程评定数据有的单位分项工程质量评定数据无法追溯到来源，有的数据与工序检表数据不一致，外观质量描述和扣分与实体质量不一致，使分项评定成为“空中楼阁”。二内业资料的整理（一）文件材料的收集公路工程文件材料收集要求原始性。项目法人单位在工程竣工的时候应收集一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件，一般情况下应是原件。完整性。收集齐全，记录全面，记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标。续上真实性。现场记录，同步进行。准确性。施工原始记录数据准确，竣工图编制规范，图物相符。应为现场第一手记录归档规范性。实验检测表格填写应按规范进行，自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清楚，字迹材料应能满足长期保存需要。收集方法明确文件材料收集归档责任各单位均应明确各部门各岗位文件材料收集归档责任，每一工序和每项工作完成后，承办人员应及时将有关材料向资料管理人员归档，以便于开展预立卷工作。同步开展，定期检查工程开工时，同时建立文件材料收集归档制度并定期进行检查；平时预立卷制度与收集工作同步开展预立卷工作预立卷工作应保持其连续性按照文件材料形成的自然过程确定预立卷类目结合案卷整理工作开展预立卷工作（二）文件材料的整理组卷1、组卷要求组卷应遵循项目文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，分类科学，组卷合理，并便于档案保管和利用。案卷内项目文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容，必须真实、准确、完整、系统。续上案卷内文件整理要求，正文在前，附件在后；批复在前，请示在后；印件在前，定（草）稿在后。管理性文件收文处理单放在原文之下，与原文作为一件装订。发文单位领导签发单放在正文之下，底稿之上，在发文底稿的文号处加盖发文单位印章。红头文件中无批复的请示，应在文件首页注明：“此文已口头答复”或者其它处理结果，并署名及日期；若一类问题多个文件都无批复，备考表中也要注明。底稿和领导签发单原件必须归档。续上归档文件材料，必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，表格统一规范（文字、表格A4，图纸A3），禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯兰墨水等不耐久字迹书写。凡由易褪色书写材料制成的文件材料（热敏纸、复写纸、传真纸），应复印保存，原件放复印件之后。复印件应清晰。小于A4纸规格的原材料出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4纸上。编页号时应按小页纸张数编写。续上收集归档的文件应为原件，供货商提供的原材料质保文件是复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存。案卷及卷内不应有重份文件，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。2、系统化整理组卷立项审批阶段文件材料根据审批事项内在联系分别整理组卷。勘察设计阶段文件材料按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷。招投标及合同文件材料按照招投标工作程序和合同内容分别整理组卷。工程准备阶段文件材料按照审批事项及相关手续办理过程分别整理组卷。续上工程管理文件材料按照问题结合时间分别整理组卷。变更文件以合同段为单位，按照变更文件编号依次汇总整理组卷。计量支付报表与附件、计划进度报表按照合同段结合时间分别整理组卷。施工日志按照合同段结合时间集中整理组卷。施工文件材料1、原材料质量保证文件、配合比设计文件属单位（分部、分项）工程专用的，按单位（分部、分项）工程，分别集中整理组卷。除此之外，可以合同段为单位分别集中整理组卷。2、施工原始文件，包括就工序施工质量控制问题印发的整改指令性文件及相关整改报告等，均应按照分项（分部、单位）工程，结合施工工序，归入相应部分分别整理组卷。3、竣工图按照专业、图号分别整理组卷。监理文件材料1、监理管理文件以监理合同段