北京金霖酒店公关手册

ForInternalUseatKingrandHotelManagementGroupOnly北京金霖酒店管理集团公关手册目录一)简介-对外宣传-广告和市场支持-特别活动-餐饮推广-酒店宣传刊物-北京金霖酒店宣传刊物-社会关系二)公共关系-市场方面三)酒店公关经理-工作职责四)每月汇报-格式五)新闻夹-酒店信息-重要员工信息-集团信息-旅游资源收藏六)新闻稿件(酒店新闻&人员任命)-版式-如何写好新闻稿-新闻标注信息-认可程序-向酒店官网、月刊提交酒店新闻&人员任命七)媒介联络名单-媒介类别-故事机会ForInternalUseatKingrandHotelManagementGroupOnly目录八)媒介关系-发掘一个好的故事并建立良好联系-掌握处理新闻稿的要求-处理反面新闻-新闻活动-组织媒体活动和活动备忘录九)拍摄新闻图片-为主要故事拍照-为高级管理人员拍照-建立酒店幻灯片图片库-管理其它种类的图片十)餐饮推广-公关活动策划-店内客人-到访或停留酒店的客人-本地居民-直接邮递-广告十一)库存管理-月库存单-库存品交换以及再订购申请十二)广告策划-策划广告-广告需求十三)认可程序十四)美工工作要求-形式十五)社会关系十六)网页和电子邮件-网页目录内容改进和更新ForInternalUseatKingrandHotelManagementGroupOnly一)简介本手册编辑和描述了酒店公关经理必须掌握的基本业务，以及工作程序。本手册的主要目的是为了协助公关经理的工作，同时分析和定位公关部的工作范围及与酒店其他部门的密切合作。并且也对各部门经理和重要职员，有一定的工作辅助作用。在北京金霖酒店的所有高级员工内，公关经理这个角色必须具备多面性的。从本质上讲，公关经理从事的业务是不同的，会根据大酒店、商务酒店或度假酒店的不同而有变化。各酒店公关工作范围是由其酒店的总经理/市场销售总监/地区市场经理/公关副经理参照而决定。以下是北京金霖酒店应实施的具体市场公关和公关工作细则。实施的程度是依据酒店本身的特殊需要而制订。广告宣传-为了获得酒店和集团其他分公司的有利报道，可以通过大量媒介宣传：如报纸，杂志(行业杂志，消费者)、电台、电视台、网络、户外广告等。广告和市场支持-为了协助酒店市场策划顺利实施，可以通过推广和演示的活动，来设计广告和市场的策划形式。特别活动-酒店将提供活动场所，执行和监督活动的进程。这些活动可从最受欢迎的特色美食节到社会活动和旅游展示等依次排列。餐饮-在酒店餐饮方面支持促销活动，即勾画出市场/餐饮部的计划。需要与餐饮部门保持很好的工作关系和紧密的配合。酒店宣传品-为了酒店的利益，负责所有酒店刊物的内容、设计、包装和质量监督。这些酒店刊物包括：酒店印制的以酒店促销为目的销售市场推广，餐饮快讯，时事通讯/杂志和宣传书籍。由于各酒店公关经理的工作经验及基本业务素质是有区别的，所以在遇有问题时应及时向总经理/市场销售总监/和地区市场经理请教。ForInternalUseatKingrandHotelManagementGroupOnly一)简介(续)北京金霖酒店宣传品-北京金霖酒店的刊物是由高质量的图片、资料和有价值的新闻组成的定期性刊物。（例如：酒店宣传册、和风等)社会关系-发展和保持酒店的形象，如同履行该企业在社会中的责任。对于酒店公关部门工作效果的优劣与否，需要总经理/市场总监/市场销售总监/销售总监不断的投入、理解和正确引导，以及其他重要部门领导的支持。所以，若使公关部门充分发挥其口舌作用，还需要酒店各部门真正完全理解公关工作的必要性，并辅之支持和积极配合。ForInternalUseatKingrandHotelManagementGroupOnly二)公共关系–市场方面公共关系是市场中一个不可缺少的元素。它补充了广告和直接销售(两者都是以强迫销售为基础)的不足。过去，公关工作只是简单的参照宣传、各种采访，甚至不考虑采访的内容。而今天的公共关系，则是侧重于提供更多的细节资料，给定位媒介的策划和指导工作。公共关系和广告宣传是携手共进的，然而它们的工作领域却又不尽相同。广告对于提供产品资料和质量要求是有必要性的。但是，由于广告是企业自身出资制作和发行的宣传手段，有可能会给人缺少可靠性的感觉。公共关系则是从另一方面宣传，它是利用媒体关系发布新闻稿，因此是依据编辑者评判此新闻稿是否符合他的读者喜好。所以，新闻稿是迎合此媒体消费群的。公共关系、广告和营销手段有机谨慎的结合是市场策划成功的必要条件。ForInternalUseatKingrandHotelManagementGroupOnly三)酒店公关经理–工作职责工作职位：公关经理直接汇报：市场销售总监间接汇报：总经理助理间接汇报：主要职责通过当地媒体对酒店进行符合酒店市场策划和公司地位的有利报道。扩大合作和协助发展酒店销售、餐饮等部门的推广工作。全面负责协助市场总监/市场销售总监、总经理和地区市场经理的公关工作。负责分发在酒店内、外全部印刷品的管理(制作和编辑内容并监督质量)。负责酒店所在地区或餐饮广告宣传活动。与酒店的总经理、部门领导和人事部门合作挖掘能够拓展当地、地区和国际工作的有新闻简直的范例和资料。提供酒店一般新闻服务，例如：娱乐、服务、餐饮和酒店的设施。要在公关活动中扮演领导角色，并提高酒店在当地的知名度。具体到工作，如策划邀请记者访问酒店、邀请参加酒店推广活动、发送新闻信息，或在各部门有活动信息时给予工作协助。负责对本地和非本地媒体的基本接待工作，提供个人对酒店的访问需求帮助。保证本地媒体记者报道的质量。每月重新调查、核对和转寄报刊剪报给总经理/市场总监/市场销售总监/地区市场经理。复制一些特殊部门有意义的剪报并发送给其部门及有关部门的领导。从监视竞争者的活动中得到有关本地竞争的资料。一些有意义的文章将会引起总经理/市场总监/市场销售总监的注意。调和酒店外的宣传活动和搭配促销活动。准备规定形式的每月月报，并上交给总经理/市场总监/市场销售总监和地区市场经理。处理所有有关公关职务的信件。ForInternalUseatKingrandHotelManagementGroupOnly三)酒店公关经理-工作职责-(续)与北京金霖酒店管理集团市场公关部的沟通方式保证有关酒店公关价值的宝贵资料(报刊用品)和图片(印刷品或彩色反转片)提供给北京金霖酒店管理集团地区市场经理。与北京金霖酒店管理集团公关部门保持密切联系，保证持续维护公司整体形象，根据集团调整和广告宣传上的变化相结合，来确保酒店地位。保持不断更新公司的资料文件在报刊发行的同时，给地区市场经理提供报刊的复印件和报刊分发地排名单。协助地区市场经理向本地媒体派发公司资料及信息。附注：若当地媒体针对集团信息有任何疑问时，必须及时转报给集团地区市场经理。媒体联络，报刊杂志和幻灯片/图片收藏必须定期保持并及时更新酒店新闻夹和新闻稿。必须准备数套完整最新的新闻夹，以便随时立即提供给临时需要的单位。不断更新和管理一个综合性的图片和彩色反转片/幻灯片的图片资料库。撰写和发行关于酒店的新闻稿，或接受其它媒体的报道。与本地媒体的编辑记者保持良好关系，联系外国通信记者(当需要时)和其它媒体，从而洞悉他们的需求和兴趣，并有针对性地提供资料。这些关系的保持，是通过酒店和/或集团的新闻活动服务来维系的。建立所有记者联系方式的文件，以及实际宣传结果和剪报的记录。寻找有细节的故事，并发展其成为集团的宣传点–北京金霖酒店《和风》,组织内部关于酒店事件和设施的时事通讯。细查VIP名单，并挑选一个或一些合适的客人做客北京金霖酒店《和风》。在适当的时间安排图片拍摄和会面。新闻数据库/公关邮递名单在每个月的开始，回顾和更新媒体联络名单。查找新媒体和宣传品报头或发行人专栏的变化，或者如果有新的报刊杂志出现，建立联系并把其联系方式记录到新闻数据库/公关邮递名单中。工作的任务，重新调查和程序工作分配应由总经理/市场总监/市场销售总监或者地区市场经理分配。实施重新调查是由总经理/市场总监/市场销售总监决定。ForInternalUseatKingrandHotelManagementGroupOnly三)酒店公关经理–工作职责-(续)酒店工作关系和酒店市场公关部门的注解虽然北京金霖酒店的公关经理向市场总监/市场销售总监和总经理汇报工作，但同样重要的是他们的工作与销售、餐饮及其他部门都有紧密的联系。通过这些紧密的工作关系，公关经理才能够得到有关本地、地方和国际媒体方面的有意义的资料。当你有一个可以在地区和国际环境中起到作用的故事时，你必须将其上报至集团地区市场经理。酒店管理集团公关部门负责决定该故事是否能够广泛在媒体刊出。ForInternalUseatKingrandHotelManagementGroupOnly四)每月汇报-格式分配：总经理/市场总监/市场销售总监和地区市场经理公关经理负责完成每月的公关报告(正规格式)。提交：每月报告是向总经理/市场总监/市场销售总监和地区市场经理汇报。报告提交时间：在下一月的第5日前。(例如：一月份的报告提交时间是二月五日)每月收集的报刊剪报也必须附加于报告中。ForInternalUseatKingrandHotelManagementGroupOnly格式-公关工作汇报(月/年)(酒店名称)1.人力资源管理(公关部内部)-配置人员/离职一览表/员工流动2.内部制作2.1餐饮2.2销售2.3人力资源和培训2.4公关2.5其他3.印刷品4.媒体4.1广告(最新版)4.2本月新闻文章4.3文件式媒体报道/新闻剪报(附件)4.4媒体会议/媒体宴请4.5媒体拜访4.6其他媒体有关活动5.当月餐饮活动推广/次月推广计划6.当月客房推广/次月推广计划7.酒店其他促销推广活动8.公关部辅助以上推广活动的具体工作9.其他公关和市场活动9.1赞助9.2市场调研9.3其他会议联络10.其他工作10.1公关经理出席或主持会议10.2汇报公关工作更新幻灯片管理10.3图片拍摄汇集11.策划一览表ForInternalUseatKingrandHotelManagementGroupOnly11.1提前安排广告和活动策划12.库存品管理(附表)ForInternalUseatKingrandHotelManagementGroupOnly五)新闻夹每个酒店都会印制基本的宣传品，它是用来分发给酒店、媒体和到访酒店的客人等。当酒店内发生某些改变时，这些宣传品必须清楚明确的更新。在需要时，修订版必须提前准备。宣传品的每月和每日所发行的新闻标题必须指示在第一页的右上角或封面上。在目录中，行与行之间必须空一行行距，段与段之间必须空两行行距，并且整齐的排列版式。图片必须是有光泽、清晰和干净的，并配合有加重醒目的标题。如遇重要新闻，准备5份新闻夹拷贝件和所有的修订版，提交给地区市场经理。新闻夹的基本内容目录酒店资料酒店的大体描述，包括主要卖点、装饰、奖励以及酒店接待历史概况。事实一览市场推广活动(活动简介)一些优秀的、特别的酒店服务或特点(商务中心、健康俱乐部、运动设施、不同口味的餐厅等)与酒店位置最接近的、城市主要魅力景区(准备一份详细的所有精品景区介绍或者根据景区的不同分别刊登）酒店外景图或幻灯片等酒店外景和内观的图片或幻灯片(房间、餐厅、公共区域)。所有提供的图片，必须是高质量的。酒店宣传册及摆放架ForInternalUseatKingrandHotelManagementGroupOnly主要人事资料包括:总经理的人物介绍和照片自由选择:驻店经理/行政经理/市场销售总监/餐饮总监/行政总厨的人物介绍及照片。ForInternalUseatKingrandHotelManagementGroupOnly五)新闻夹(续)集团资料北京金霖酒店及管理集团有关建立和发展的背景资料排列北京金霖酒店旗下的下属酒店资料资源库管理每个酒店的公关经理都必须保证资料