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1前言档案信息化是通过运用现代信息技术实现档案信息资源的规范管理和有效共享、开发与利用。档案信息化以档案信息资源建设为核心，以档案网络建设为平台，以扩大档案信息资源开发利用为目的，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为社会各项建设服务。1.1档案信息化发展的社会环境档案信息化的社会环境已经具备。社会信息化发展已经开始带动档案信息化发展，档案信息化建设也是信息社会建设的重要的有机组成部分。20世纪80年代以来，信息技术的快速发展和广泛应用，引发了一场新的全球性产业革命——信息产业革命。在这场新兴的产业革命中，国民经济与社会发展的信息化是一项核心的内容，信息化水平已成为衡量一个国家和地区现代化水平的重要标志。党的十七大报告指出：“大力推进信息化与工业化融合，促进工业由大变强。”我国信息化发展开始进入全方位、多层次推进的新阶段，各行各业、各个领域的信息化迅猛发展，信息化已成为我国国民经济与社会发展的必然趋势。档案作为信息资源，面对信息化的发展潮流，档案信息化也必然成为档案事业发展的战略选择，这是时代赋予档案事业的要求，攸关档案事业的发展前途。同时信息化也是档案事业创新发展的契机，无论是国家信息化中对于信息资源建设作为核心内容的要求，还是先进的信息技术为手段为档案各项事业的发展所提供的技术支持和保障，都是档案事业实现改革与发展的重要契机，档案部门必须紧紧抓住这一重要发展机遇期，适应时代发展的要求，积极作为，科学谋划，夯实档案信息资源作为国民经济与社会发展的战略性基础信息资源的地位，通过档案信息化推动档案事业的跨越式发展。档案信息化建设符合社会需求与活动规律。社会信息化导致档案数量剧增，档案载体呈现多样性，档案内容分散交叉，档案部门必须改变传统管理方法，一方面由于社会信息量的激增和新型载体的应用，不宜用传统的方法来管理档案；另一方面由于社会对档案信息的需求不断增加，传统的档案管理方法已经不能完全满足这种需要。国家行业电子政务和电子业务的普遍应用，大大拓宽了档案信息的服务空间，对档案资源服务的内容和方式提出了更新更高的要求，促使档案工作跳出传统的狭窄思维，适应社会发展，改变管理理念，创新服务方式，利用现代信息技术搭建数字化、网络化的信息服务平台，有效积累和储备国家信息资源，真实保存社会记忆，实现更大范围和更多种类的档案信息资源互补与共享，以适应社会发展和国家信息化建设的需要。1.2档案信息化发展的技术环境档案信息化发展的技术环境已经具备。计算机网络的普及促进了信息化的进程，网络技术、数据库技术、数据存储等各种信息技术的迅猛发展，为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了前所未有的技术条件，网络基础设施不断改进完善也为档案信息化建设创造了良好的硬件环境；同时实现档案信息资源共享，为社会提供全面、准确、快速、方便的档案信息服务提供保障。1.3档案信息化发展的政策环境2000年，王刚同志提出了全国档案信息化建设任务的要求，随后国家档案局组织有关部门对档案信息化建设开展研究，提出了全面推进档案信息化建设战略部署，全国档案信息化工作全面启动。2002年，国家档案局发布《全国档案信息化建设实施纲要》，开通了国家档案局网站，并在深圳召开了数字档案馆建设现场演示会，全国档案信息化建设进入全面推进阶段。2003年，中央办公厅明确提出要“建设档案数据库”，并且作为信息资源体系建设的重要任务之一。2005年，审议通过的《档案事业发展“十一五”规划》，将档案信息化作为新时期档案事业发展的一项重要工作，提出了“以为党和国家中心工作和各项建设事业有效服务为目标，以国家档案资源建设为核心，以档案信息化建设为重点”的指导思想和“建设较大规模的全国性、系统性、分布式、规范化的档案信息资源库群，建立一批电子文件中心和数字档案馆，实现档案信息资源社会共享”的总体目标。2006年以来，杨冬权局长在各种会议上强调档案部门要把握大局，珍惜机遇，适应国家和社会信息化发展对档案事业发展的影响和要求，提出无论是各级机关团体、企事业单位，还是各级各类档案馆，都要在加强档案资源建设的同时，加快采用信息技术，充分利用网络优势，提高远程服务的能力，建设覆盖广泛、内容丰富、检索方便、利用快捷的档案利用体系。2国家档案信息化发展进展2.1档案数字化建设档案数字化是目前档案信息化建设的重要内容之一，“十一五”期间，许多档案部门在国家档案局一系列政策标准的支持和引导下，开展了不同程度的数字化工作探索。档案数字化工作迅速发展，档案数字化的规模不断扩大，档案数字化的规范日渐成熟，档案数字化加工市场已经逐渐形成，档案数字化对象不断丰富，不仅仅局限在纸质档案方面，已经扩展到照片、图像、录音、录像、电影胶卷、缩微胶片等各种不同种类载体档案的数字化。2.1.1政策引导《全国档案事业发展“十一五”规划》中明确提出：根据“统一领导、标准先行、利用优先、分步实施”的原则，有序推进传统载体档案数字化进程。充分利用信息化手段，对国家综合档案馆馆藏档案进行数字化加工和数据资源整合，制定统一标准，规范档案数字化与网络化建设，按照共建共享、互联互通的要求，建立与完善国家档案信息目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库等各类档案数据库。各地区也都把档案数字化作为编制本地区的档案事业发展规划的重要内容之一，并根据各地的特点提出了明确的目标。如北京市提出“十一五”期间市档案馆数字化率达到全部馆藏的50%，上海市提出全市各级档案馆数字化全文达到8000万页等。2006年，国务院信息化工作办公室和国家档案局联合进行“档案信息资源开发利用试点工作”，档案数字化作为重要内容之一被列入试点范围；2008年，国家档案局在中国科学院召开了“中央国家机关档案数字化和整理现场会”，杨冬权局长强调：档案数字化工作促进了档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变，由传统利用模式向现代利用模式转变，不但可以便捷全面地提供档案信息，而且可以有效地保护档案原件，确保档案实体安全，应该积极开展，大力推进，以此为抓手，全面提升档案工作的水平；2010年，国家档案局正式提出建立档案安全保密体系，档案数字化成为安全保密体系建设的重要内容，档案数字化作为一项档案基础业务的地位得到了确立。在国家档案局相关政策的鼓励下，全国各地档案数字化工作蓬勃发展，许多地方档案馆都提前或超额完成了“十一五”规划中有关档案数字化的目标，档案数字化成果的利用率不断提高。同时，各地采取不同措施加强机关档案室数字化建设，如北京要求2011年起市属单位向市档案馆移交档案时必须同时移交齐全完整的数字化副本，杭州市财政每年拨出资金专门用于向市档案馆移交档案的前期数字化工作。2.1.2档案数字化实践探索在档案数字化的实践活动中，各地档案部门依据各自不同的档案特点和经济条件做出了不同的选择，具有代表性的是北京市档案馆和长春市档案馆的探索。北京市档案馆在数字化建设中率先提出了“全面数字化”的战略，对除个别档案（实物、会计凭证等）外的全部馆藏实现数字化，计划用20年时间，对馆藏200余万卷档案全部进行数字化；其次，数字化范围涵盖各种不同的档案载体，包括纸质、缩微品、照片、音频视频等。第三是数字化的档案内容齐全，馆藏档案的所有全宗每一案卷都要数字化。“全面数字化”既是一个目标，也是一种方法，它是根据北京市档案馆的馆藏特点和北京的社会经济条件制定的，截止到2009年底，馆藏纸质档案数字化率已经超过50%，馆藏声像档案全部完成了数字化（新接收的奥运档案除外）。长春市档案馆在数字化过程中，以客观需要和现实可能为基础，以提高效率和增加效益为目标，坚持“有所为，有所不为”，有重点、分层次地进行档案数字化。长春市档案馆引入数学模型，对多年档案利用登记进行了多角度的统计分析，按照各全宗档案利用目的、利用频率、利用年代、所占比重、基数大小分类排队，最后精选出占馆藏档案卷数10%、占馆藏档案利用率90%的20个全宗作为首批数字化对象，并把关系民生、利用最频、惠及百姓的调配档案作为突破口，取得了良好的效果，并在数字化实践中总结出“现用现扫”、“以用定扫”和“常用先扫”等行之有效的工作原则。2.1.3档案数字化发展的特点“十一五”期间，档案部门在数字化建设中，已经逐渐形成了一套完整、成熟的方法，虽然目前国家和行业标准还不完善，但是各地数字化建设的思路和做法大同小异，标准和手段基本一致。具体呈现以下特点：数字化加工环节不断细化。随着档案数字化实践的开展，档案数字化加工的环节越来越精细，逐渐形成了以档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份、数字化成果管理等环节所组成的一整套数字化加工流程，并且每个环节都有相应的标准和要求。加工环节的标准化是档案数字化工作成熟的重要标志，从任务分发到各环节管理，从流程控制到质量监督都能够通过计算机进行过程管理，数字化的效率和质量得到很大提高。数字化标准不断提高。档案部门早期开展的数字化实践中，数字化成品的标准主要以满足网络利用为出发点，以纸质档案数字化为例，图像基本采用黑白200dpi方式扫描，仅有个别地方采用灰度扫描。“十一五”时期，随着存储成本大幅降低和网络带宽迅速增长，越来越多的档案部门在开展数字化工作时，除了满足基本利用以外，还综合考虑全文检索、制作仿真件等需求，数字化的精度不断提高，彩色扫描大量使用，数字化成品的质量显著提高。数字化生产日趋社会化。早期的档案数字化生产大多以档案部门自主加工为主，由于受到人员、设备、规模、经验和管理等条件限制，数字化质量难以得到保证。“十一五”期间，数字化生产由档案部门自主加工开始向社会化服务转变，除了涉密部门以外，在开展数字化生产时寻求社会化专业机构服务已经成为首选。2.2电子文件管理2.2.1电子文件应用状况由于国家信息化的整体推进，信息技术已在各行各业得到普遍应用，各组织机构、企事业单位的文件档案工作环境正由纸张环境向电子环境迁移，许多领域正逐步实现业务活动电子化、无纸化。以北京市为例，截至2008年已建成了590多个信息系统，覆盖宏观决策、经济调控、市场监管、公共服务、城市管理等各领域，对政府核心业务覆盖率高达85%。电子文件的应用范围也日益扩展，种类日益丰富，其信息类型包括字处理、数据库、图形图像、视音频等多种文件类型，也存在电子邮件、GIS、CAD、CAE、数据库、网页、博客、即时通信等多种形式，其应用已经渗透到政治、经济、文化、科研、生产和社会生活之中。2007年度中国科协年度重点课题《我国电子文件管理机制研究》针对49家中央机关及直属企事业单位的调查表明：中央机关及直属企事业单位电子文件数量已占全部文件数量的72.7％；49%的受访单位生成的电子文件数量占文件总数的50%以上；14.3%的受访单位生成的文件100%为电子文件；48%的受访单位认为未来5年将会有50%以上的文件仅以电子文件的形式存在。随着2005年颁布的《中华人民共和国电子签名法》的正式实施，电子文件的地位和作用发生了明显变化，越来越多的机构开始逐步采用电子文件单轨运行。因而可以预见，电子文件应用的广度和深度将空前加强。2.2.2电子文件理论研究进展近年来，国内外关于电子文件管理的理论研究非常活跃，也取得了不少研究成果，在电子文件管理理论、标准、参考模型等方面的研究取得了长足的进步。在国际方面，2001年发布的ISO15489是第一个关于文件管理的国际标准，它规定了文件管理的顶层框架，以及文件管理的法规环境要求、政策与职责要求、文件管理要求、系统设计与开发要求、过程与控制要求等内容。ISO23081《文件元数据》系列标准旨在引导机构以合适的元数据管理支撑ISO15489的文件管理框架。ISO14721《开放档案信息系统参考模型》（OAIS）则提出了数字信息长期保存和利用的基本框架体系，提出了功能模型、信息模型、互操作模型和长久保存的管理策略，在数字文件保存领域得到了广泛的研究和应用。在功能需求规范方面，美国国防部制定的DOD5015.2和2008年欧盟制定了《电子文件管理通用需求》第