会议 实训题

会议管理实训便条钟秘书:定于下周一上午9:00召开的2月份的总经理办公会,目前决定上会的事项有:研究总经理助理的人选问题、3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的实施问题、春节慰问老职工的费用额度问题、生产部主管人员调整问题以及春节后如何开展2011年第一次的春季商品促销活动。请你将拟写的会议议程明天一早交给我(注:请考生在备注中说明自己安排事项先后的原因).另外,我正在修订公司的会议管理规定,请你就会议时间的长短问题谈谈你的看法。行政经理XX2011年2月1日2月份的总经理办公会会议议程表公司2月份的总经理办公会将于2月5日星期一上午9：00在公司一号会议室举行。宣布议程。说明有关人员缺席情况。宣读并通过上次会议的记录。通信联系情况。1.确定春节慰问老职工的费用额度。2.3月份青年员工参加野外拓展训练活动的实施细则。3.生产部主管人员的调整。4.确定总经理助理的人选。5.如何搞好2011年第一次的春季商品促销活动。备注：一般应按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序。但要将重要的具有保密内容的议程放在最后，其他议程可以按照时间、部门排序。•会议时间的长短应注意事项：•1.会议时间超过2小时或者涉及的问题太多会议的效率就会下降。•2.估计每项议题所需要的时间，并清楚的标注，会议主持人要按照时间进行会议。背景说明：你是金泰有限公司行政秘书卫红，下面是行政经理张涛给你布置的几项工作需要你完成。便条卫红：公司拟定于2011年7月15日至20日召开公司年会，各分公司经理以上人员全部参加，会议规模150人，会期5天，王总经理希望安排一处安静、设施完备且环境较好的会议中心开会。请你给我发一封电子邮件，介绍一下选择会址的技巧，并介绍一至两家好的开会地址（请说明你的理由）。行政经理张涛2011年6月9日电子邮件寄件人：[e-mail]收件人：[e-mail]日期：2011年4月10日主题：内容：1.根据以往的办会经验，应先从报纸、杂志、广播和网络的广告中获取信息，也可通过同事、朋友提供的信息在市郊寻找几家宾馆或会议中心，这些会址要尽量远离闹市区，位置要安静封闭，环境最好依山傍水，空气清晰。2.通过电话、传真、上网等方式让人选3、4家宾馆或会议中心提供包括会议室、客房、餐饮等方面的报价表，并问清楚折扣比例，再进行比较。3.在此基础上选择2家会议中心或宾馆，这两家应和会场大小会议规模相符，各种会议设备齐全，食宿方便，价格适中合理，娱乐设施齐全，环境封闭安静。然后与之进行具体的洽谈。4.在此之前一定要亲自到达实地看看，参观一下客房和餐厅，品尝一下饭菜，亲眼看一下会场设施，检查一下环境和卫生，再做决定。5.要注意会议地点有无充足的停车位，并在回来后画出会议地点的详细路线图。6.将两处会址的租借费、环境交通状况、客房、餐厅、会议室等各个方面情况和报价细目表用报告的形式上报公司领导，由领导决定选择哪一处。7、我建议选择郊区的XX会议中心，这里环境好，价格便宜，设施齐全，并与我公司有过合作关系，能够给予较优惠的条件。便条卫红：下周一召开公司人事制度改革会议，主要内容是推出人事制度改革方案，组织与会人员充分讨论方案的实施问题。此次会议很重要，我已安排新来的秘书王璐担任会议记录，请你根据经验给她提供一些关于如何做好会议记录的资料，用电子邮件的形式直接发给她。谢谢。行政经理张涛2011年5月13日电子邮件寄件人：[e-mail]收件人：[e-mail]日期：2011年5月12日主题：关于会议记录内容：（1）为会议记录做好准备工作1）准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。2）准备好录音机和足够的磁带以补充手工记录。3）要准备一份会议议程表和其他的相关资料、文件。4）提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者；在利用录音机的同时，必须手工记录，以防止录音机中途出现故障。（2）会议记录的内容1）会议描述，包括会议类型、时间、日期、地点。2）与会者姓名，主席的名字在最前面，记录员的名字在最后面。3）会议过程：宣读上次会议记录，由会议记录中产生的问题、通讯情况、一般事务、其他事务、下次会议日期。4）主席、记录员签名（3）会议记录的方法1)应将主要讨论的观点、决议、决定、重要的声明、修正案内容、结论一字不漏的记录下来，其他内容可简要概括的记录。2）漏记的内容，可以事先标出记号，然后对照录音磁带修改，也可以提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语作出简要的解释。3）与会者提出的意思、建议，要把人名记录下来。（4）会议记录的修改1）在定稿打印之前，向主席提交一份草稿，经他签字批准。2）如果某一成员指出会议记录中的错误，经会议批准，主席或秘书可以在会议记录中修改。3）会议记录一经签名，任何地方都不能再作修改。（5）会议记录的要求1）速度要快2）真实性要求3）资料性要求电子邮件寄件人：[e-mail]收件人：[e-mail]日期：2011年3月10日主题：关于日程安排内容：2011年3月20日公司将召开科技成果研讨会，会议内容包括：上午9：00—10：30在二楼会议室听报告，10：30—12：00观看科技成果演示，12：00—13：00公司餐厅用餐，下午13：30—15：00专家专题讲座，15：00—17：00现场观摩科技成果的应用。17：30—18：30用晚餐，20：00—21：30联谊活动。请你设计一份日程安排表，并说明设计日程表的要求及与议程表的联系和区别，用传真的形式发给我。谢谢xx公司科技成果研讨会时间：2011年2月20日地点：会议室、多功能厅和员工餐厅参加人员：公司部门主管和科研人员目的：对公司取得科技成果进行研讨日期时间内容安排地点参加人员备注上午9：00—10：30主题报告二楼会议室全体与会人员10：30—12：00观看科技成果演示三楼会议室自由参加中午12：00—13：00用午餐餐厅下午13：30—15：00专家专题讲座二楼会议室全体与会人员15：00—17：00现场观摩科技成果的应用三楼会议室自由参加17：30—18：30用晚餐餐厅晚上20：00—21：30联谊活动多功能厅自由参加•会议议程表与日程表的联系与区别：•（1）会议议程表与会议日程表的功能不同，会议议程表是对会议议题的细化，是会议内容的具体体现，并冠以序号概略的编写出来；会议日程是会议议程在时间上的具体安排和分配。•（2）会议议程的编制应在前，会议议程一旦确定，就不应该再变了；会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可以相应调整。•（3）会议议程与会议日程的安排必须吻合。•（4）会议议程、日程制定后，必须经主管领导审核方可实施。便条卫红：下周一的行政例会上由你作专题发言，题目是：一个健康、安全的办公环境有哪些基本要求？请你做好书面准备。谢谢行政经理张涛2011年4月10日电子邮件寄件人：[e-mail]收件人：[e-mail]日期：2011年3月10日主题：关于健康、安全的办公环境的基本要求内容：一个健康、安全的办公环境的基本要求：1.办公区建筑必须坚固安全，地面、墙面、天花板完好整洁，门窗开启灵活能锁，室内有基本装修。2.光线应充足，局部照明要达到要求，并且灯光不闪烁，直射的窗户应安装挡板或窗帘，应注意光线不应引起计算机屏幕的反射。3.温度要适宜，根据天气设置供暖、供冷设备。4.布局应注意通风，保持工作场所空气流通和空气质量，禁止在办公室吸烟，需要时可在工作区外设立吸烟区。5.办公室空间及座位要适当，座位间要留有通道，力求员工工作的舒适。6.办公室噪声要低，可以利用屏障、地毯、等减少噪音。7.办公家具要满足工作需要符合健康、安全要求，包括工作台面、座椅、各种存储设备及必要的锁等。8.办公设备、办公用品和易耗品要满足工作需要并符合健康、安全要求，包括电话、电脑，文具等。9.办公设备的安装、操作要符合要求，操作指南和注意事项要明晰展示。10.办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置。11.办公室提供饮水符合健康、安全要求。12.办公区或办公室设置急救包，并定期更换。13.建立相应的规章制度，包括人员进出规定、报名规定等。14.室内有符合组织目标的装饰、标示和适当的绿色植物。便条卫红：今天上班后，研发部的同志打电话，告知他们的办公室暖气漏水，我要去参加一个紧急会议，请你去现场处理一下，这也说明我们日常对办公室的检查是不够的，处理妥当后请你把处理的过程和办公室安全检查的方法用备忘录的形式发给我。谢谢行政经理张涛2011年4月10日备忘录发自：秘书卫红发给：行政经理张涛日期：2011年4月10日内容：事故处理过程：1.填写《设备故障表》，写清事故发生的时间、地点、基本情况等。2.立即报告有关部门（行政部、后勤部和物业管理部）要求派人维修。3.跟进维修过程，直至恢复正常使用。办公室中安全检查的方法：1.确定检查周期，定期对办公室环境和办公设备进行安全方面的检查。2.发现隐患，在指责范围内排除危险或减少危险。3.如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直到解决。4.将异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在“隐患记录及处理表”中。•在秘书工作中，管理自己和上司的工作日志是一项重要的任务，请谈谈你是怎样处理工作日志的变化与调整的。•秘书要做好处理工作日志的变化与调整工作，一般的变更包括：•1.原定结束时间延长超时。•2.追加紧急的或新添的项目。•3.项目的时间调整、变更。•4.项目终止或取消。•针对以上情况秘书应做到：•1.安排的活动之间要留有10分钟左右的间隔或适当的空隙，以备活动时间的拖延或新添临时的、紧急情况。•2.进行项目的时间调整、变更，仍然要遵循先重急后轻缓的原则，并将变更的情况报告上司，慎重处理。•3.确定变更后，立即做好善后工作，如通知对方，说明理由，防止误解。•4.再次检查工作日志是否已经将变更的信息记录上，不要漏记和不做修改。