办公软件应用技能

RestExercise2020年2月8日星期六第2章办公软件应用技能----He-Mingrui1/99第2章办公软件应用技能在各种计算机应用中，最常用的是文字编辑、数据表统计分析、演示文稿制作事务，这可使用MicrosoftOffice套装软件中的Word、Excel及PowerPoint软件来完成Office是在Windows平台上运行的一套办公软件，它将几个互补的常用桌面应用程序捆绑成软件包，每种软件各有不同的功能，但每种软件都可以调用由其他软件制作而成的文档的内容，从而完成较为复杂的任务Office软件中的多种以内功用程序具有大致相同的用户界面，用户可以采用基本一致的操作方式来创建和编辑各种不同种类的文档。同时，套件中还提供了一整套快速创建各种不同种类文档的模板和向导，帮助用户更快更好地完成任务RestExercise2020年2月8日星期六第2章办公软件应用技能----He-Mingrui2/99教学要求掌握Word的基本编辑、文字编排、图文混排、表格处理、长文档的编排、邮件合并掌握Excel的基本操作和数据格式化方法，掌握公式和函数的使用，函数有sum()、average()、count()、countif()、if()、max()、min()，掌握图表的使用和数据排序与自动筛选、高级筛选了解PowerPoint的相关基本概念，能利用PowerPoint进行演示文稿的制作RestExercise2020年2月8日星期六第2章办公软件应用技能----He-Mingrui3/99本章重点借助Word实现论文制作公式和函数的使用、数据排序、数据筛选、图表的基本操作、分类汇总本章难点利用电子表格进行统计处理，比如成绩统计、财务统计RestExercise2020年2月8日星期六第2章办公软件应用技能----He-Mingrui4/99第1节Office软件的基本操作套装软件是将流行的若干软件集成起来形成一套软件，MicrosfotOffice就是目前使用最广泛、功能最强大的办公软件，Office套装软件中的各种组件具有相似的界面和操作方式，它们之间可以进行信息共享。本节介绍Office软件的启动与关闭、主窗口、文档操作RestExercise2020年2月8日星期六第2章办公软件应用技能----He-Mingrui5/99一、Office软件概述1.Office功能列表Office办公软件中的基本组件包括几个核心应用程序：Word、Excel、PowerPoint、FrontPage、Access应用程序支持的文件类型编辑的文档类型WordWord文档、Web页、文档模板、RTF、纯文本等公函、学术论文、简历、新闻简报、报告、表格ExcelExcel工作簿、Web页、模板、文本文件等数据表格（账单、收据、地址簿、人事通讯录等）、图表、简单数据库PowerPoint演示文稿、Web页、演示文稿设计模板、PowerPoint放映、大纲/RTF文件等商业和学术演示文稿、幻灯片放映FrontPageWeb页、FrontPage模板、超文本模板等Internet网页AccessAccess数据库、Web页、数据库中内容可导出为多种文档格式，如doc,xls等桌面型数据库、Internet上的数据库RestExercise2020年2月8日星期六第2章办公软件应用技能----He-Mingrui6/99Office软件概述2.主窗口与文档窗口Office软件中各组件的用户界面都由主窗口和文档窗口组成主窗口的形式基本相同，都由菜单栏、工具栏、状态栏，以及边框等几部分组成，文档窗口则因组件的不同而有较大的差异所谓文档是指由某种应用程序所创建的文件。在调用某种应用程序创建了一个文档之后，这个文档就自动和这个程序相互关联起来。例如，由Word所创建的扩展名为.doc的文件成为Word文档，Word文档和Word软件自动建立关联。可以手动创建关联或改变已有的关联RestExercise2020年2月8日星期六第2章办公软件应用技能----He-Mingrui7/99二、Office软件的启动和关闭1.Office软件的启动以Word为例方法一：通过“开始”按钮,在其子菜单中选择“MicrosoftWord”命令方法二：双击桌面上创建的Word快捷方式方法三：双击一个Word文档，则Windows首先打开Word窗口,再在Word窗口中打开该文档方法四：找到Word的“应用程序文件”，双击该文件的图标，打开Word窗口Office软件的图标RestExercise2020年2月8日星期六第2章办公软件应用技能----He-Mingrui8/99Office软件的启动和关闭2.Office软件的关闭关闭某个Office软件之前，先要关闭其中正在编辑的文档，然后再关闭该软件。仍以Word为例方法一：单击窗口右上角的“关闭”按钮“×”方法二：执行“文件/退出”命令方法三：使用快捷键Alt+F4方法四：双击控制按钮或单击窗口左上角，在打开的控制菜单中单击“关闭”命令RestExercise2020年2月8日星期六第2章办公软件应用技能----He-Mingrui9/99三、文档文件不同的应用软件产生不同类型的文件，通过其扩展名来体现1.Word文档：扩展名为doc2.Excel文档：称为工作薄，扩展名为xls3.PowerPoint文档：称为演示文稿，扩展名为ppt4.FrontPage文档：扩展名为htm/htmlRestExercise2020年2月8日星期六第2章办公软件应用技能----He-Mingrui10/99四、文档操作（文件菜单）1.新建建立新的文档2.打开打开已创建的文档3.关闭关闭文档窗口4.保存保存正编辑的文档5.另存为改变位置或名称后保存RestExercise2020年2月8日星期六第2章办公软件应用技能----He-Mingrui11/99第2节文字处理软件Word文字处理软件Word是套装软件Office中使用最频繁的组件，我们书写总结、搞企业策划、制作招标书、就业推荐书等都要使用WordWord的主要功能：文字编辑、版面设计、表格处理、图形处理、制作Web页、文件管理本节以Office2003中文版为蓝本介绍Word基本概念、基本操作和使用RestExercise2020年2月8日星期六第2章办公软件应用技能----He-Mingrui12/99一、基本文字编辑操作1.Word主窗口标题栏菜单栏常用工具栏格式工具栏标尺状态栏绘图工具栏水平滚动条垂直滚动条客户区视图方式切换按钮文本选定区RestExercise2020年2月8日星期六第2章办公软件应用技能----He-Mingrui13/99基本文字编辑操作2.视图方式为了方便用户进行文字编辑及格式编排，Word提供了多种显示模式，也称为视图1.普通视图2.Web版式视图3.页面视图4.大纲视图5.主控文档视图：在“大纲视图”下出现6.全屏视图：“视图/全屏显示”RestExercise2020年2月8日星期六第2章办公软件应用技能----He-Mingrui14/99基本文字编辑操作3.输入文本Word支持五笔、标准、区位、郑码、全拼、双拼等多种汉字输入法，按组合键Ctrl+Shift进行切换①汉字输入②中英文切换：Ctrl+Space③中英文标点符号切换④其他字符:软键盘⑤符号:“插入/符号”⑥特殊字符:“插入/特殊符号”缺省设置中/英文输入法Crtl+Space输入方式Crtl+Shift全/半角字符Shift+Space中/英文标点Crtl+.RestExercise2020年2月8日星期六第2章办公软件应用技能----He-Mingrui15/99基本文字编辑操作4.选择文本在Word中，如果要编辑文档中的某些内容，则应首先标记这些内容，成为选定，被选定的内容反像显示选定区选择对象操作方法一行单击该行前面的选定区多行在选取区拖动一段双击指定段左侧的选定区在该段落中的任意位置三击一块从起点拖动到终点一大块文本单击要选定内容的起始处，在按住Shift键同时单击结尾处不连续文本按Ctrl键后进行选择整个文档按Ctrl键后单击选定区/三击选定区/Ctrl+A一块垂直文本按住Alt键，然后将鼠标拖过要选定的文本RestExercise2020年2月8日星期六第2章办公软件应用技能----He-Mingrui16/99基本文字编辑操作5.编辑文本移动用剪贴板：选定--剪切--粘贴用鼠标拖动复制用剪贴板：选定--复制--粘贴用鼠标：按住Ctrl后拖动删除选择后，按Del键撤消、恢复和重复撤消：撤消前面的操作恢复：恢复撤消前的状态查找与替换要对整篇文档中的某一相同内容进行修改，比如将“电脑”修改为“计算机”操作内容：文本、格式、特殊字符“编辑/查找”,“编辑/替换”RestExercise2020年2月8日星期六第2章办公软件应用技能----He-Mingrui17/99二、格式编排1.字符格式字符格式就是字符的外观，如字体、字号、粗体、斜体、下划线、颜色等设置字符格式要按照“先选定后操作”的原则设置内容字体、字号、字型设置方法1)“格式/字体”：字体对话框2)格式工具栏3)用格式刷复制格式（复制一次或多次）RestExercise2020年2月8日星期六第2章办公软件应用技能----He-Mingrui18/99格式编排2.段落格式设置段落格式是改变段落的外观，对文本块的整体布局进行格式设置（段落的缩进方式、对齐方式、间距设置、制表位位置设置等）段落是指两个段落标记之间的所有信息段落标记用于标记一个段落的结束、上下两段的分界。每一自然段结束和文档结束处有一个段落标记未显示段落标记段落标记显示段落标记RestExercise2020年2月8日星期六第2章办公软件应用技能----He-Mingrui19/99格式编排(1)设置内容缩进方式：首行缩进、悬挂缩进、左缩进、右缩进对齐方式：两端对齐、左对齐(默认)、居中、右对齐、分散对齐行间距：单倍行距、1.5倍行距、2倍行距段间距：“格式/段落”，段前与段后(2)设置方法1)“格式/段落”2)格式工具栏3)水平标尺4)用格式刷复制段落格式RestExercise2020年2月8日星期六第2章办公软件应用技能----He-Mingrui20/99格式编排3.页面设置页面设置：“文件/页面设置”设置内容：页边距、纸型、纸张来源等设置纸型和页面方向Word设置的页边距与所用的纸型有关默认：纸型是标准的A4纸,宽度210mm、高度297mm，页面方式是纵向页面页码：“插入/页码”或“视图/页眉和页脚”设置页眉和页脚：“视图/页眉和页脚”RestExercise2020年2月8日星期六第2章办公软件应用技能----He-Mingrui21/99格式编排4.分栏分栏就是将一段文本分成并排的几栏页面视图/打印预览视图下：可见多栏效果；普通视图下：按一栏显示设置方法“常用”或“其他格式”工具栏中的“分栏”按钮快速建立宽度相同的栏“格式/分栏”命令分栏的版面修饰改变栏数改变栏宽改变分栏点：分栏点表示文档中前一栏文本的结束和下一栏文本的开始RestExercise2020年2月8日星期六第2章办公软件应用技能----He-Mingrui22/99三、表格处理1.创建表格的方法1)“表格/插入/表格”在对话框中设置行数、列数2)用工具按钮：拖动选择行数、列数3)用表格和边框工具栏4)从文本转换表格输入文字--设分隔符--选定--“表格/将文字转换成表格”RestExercise2020年2月8日星期六第2章办公软件应用技能----He-Mingrui23/99表格处理2.编辑表格1)选定:一行、一列、一个单元格2)插入行、列3)删除行、列4)插入和删除单元格5)改变列宽和行高6)拆分和合