试论企业对账单的法律风险及防范对策

试论企业对账单的法律风险及防范对策[论文摘要]随着市场经济不断深入发展，企业交易的形式出现多样化。许多企业和客户进行买卖交易时，通常没有签订书面协议，通常采取出库单、入库单、对账单形式交易，由于使用不规范，导致实务中对账单运用存在许多的问题，笔者结合实践，针对企业对账单不规范产生的法律风险进行分析，并提出了具体的防范对策，以期能促进企业正常的交易秩序。[论文关键词]企业对账单法律风险诉讼随着市场经济不断深入发展，企业交易的形式出现多样化。许多企业和客户进行买卖交易时，通常没有签订书面协议，而是采取一个电话、一个传真等形式进行联系。由企业开具销售出库单，将货物送到买方，送到时由买方出具入库单，然后由双方定期核对账务形成对账单。当买方拒绝支付货款不得不提起诉讼维权时，企业能提供的证据通常只有这些单据材料。由于这些单据材料存在各种各样的瑕疵，不能有效维护自身的合法权益。针对实务中存在这些问题，笔者尝试分析对账单的基本知识，以利于在交易中更好地使用企业对账单。一、企业对账单的含义和特征企业对账单是企业买卖交易中常见的一种书面单据材料，是企业和买方之间核对账务的联系单，能证实买卖双方货物交易的往来情况，如种类、单价、型号等。规范的对账单能促进企业的交易，为双方节省很多的精力和财力。企业对账单通常具有以下特征：1.企业对账单是交易双方达成一致的意思表示，通常用作替代买卖合同或协议，即买卖双方交易的一种客观书面记录。2.企业对账单通常记载着买卖标的、数量、价款、型号等主要的要素，因此具备买卖法律关系的基本性质。二、实务中对账单运用存在的问题分析企业对账单由于简洁，方便，常受到企业的青睐。实务中由于企业对账单确认书的制作存在很多不规范之处，通常会引发许多不必要的争议纠纷。笔者认为对账单的运用会存在以下常见的问题：1.企业对账单上记载的交易主体和其营业执照的主体名称出现不一致。有些发货方和收货方的工作人员为省事，在对账单上不写全企业或单位的名称，而是只写姓或名的简称或用符号代替，将会导致出现债权人和债务人不明的情形。下列案例是笔者亲自代理的一个案件，结合上述的知识来思考下原告是否能要回货款的问题？案例：原告浙江某甲公司是位于永康某地区的一家大型门业有限公司，与被告乙公司素有业务往来，长期供应防盗门配件。2012年6月份双方签订协议约定：由浙江某甲公司二个月内陆续供应防盗门配件等货物100件，开具发票，被告乙公司收到货物后立即支付材料货款至原告浙江某甲公司指定的账户。开始交易的一个月内，双方还比较正常，被告乙公司在收到货物后能马上支付相应的货款，到了7月份被告提出零件材料存在质量问题，仅通知原告方到被告乙公司领取退回的货物，但没有办理退货手续。8月5日，双方终止了合作关系，2012年8月8日，乙公司的王经理与浙江某甲公司的张总进行了对账，确认双方之间往来账款项目为：1.大型号零件为50400元；2.小型号零件为44000元；3.螺丝零件为32600元上述三项共计127000元。在对账单落款单位签名处签署了浙江永康市某甲公司，法定代表人处为张总，乙公司单位签名处签署了王经理（原告公司签名处多了“永康市”三个字，当时并未在意）。过了5个月之后，被告乙公司仍未支付相应的货款，遂引发诉讼纠纷。浙江某甲公司在与被告乙公司进行业务往来过程中，采取了经营主体与收款主体不同的非正规经营方式，即浙江某甲公司接受订单、供货、开票，要求乙公司向其公司付款，收款公司的名称之一就是“甲公司”。而关键证据“对账单确认书”的主体并非经营主体即本案的原告浙江永康市某甲公司。浙江某甲公司以此证据向法院起诉主张货款，在庭审过程中就被乙方提出抗辩，对账单证据与事实不相吻合，原告不是适格的主体。最后法院采纳被告的抗辩意见，以原告不符合主体资格为由，依法判决驳回原告的诉讼请求，给企业带来非常大的经济损失。2.企业对账单的项目内容不规范，与实际交易的事实情况不相符合。如产品零件为大型号、小型号，交易的数量不清，质量验收标准含糊，货款结算方式不明确，双方非常容易产生争议纠纷。3.企业对账单上的签名不工整，字迹潦草，难以辨认或者未加盖交易方的公章，出现收货方否认签字的员工行为是职务行为甚至否认买卖双方之间存在交易的事实。三、企业对账单使用不规范的法律风险根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第五条第一款的规定：“在合同纠纷案件中，主张合同关系成立并生效的一方当事人对合同订立和生效的事实承担举证责任；主张合同关系变更、解除、终止、撤销的一方当事人对引起合同关系变动的事实承担举证责任。”《最高人民法院关于审理买卖合同纠纷案件适用法律问题的解释》第一条规定：“当事人之间没有书面合同，一方以送货单、收货单、结算单、发票等主张存在买卖合同关系的，人民法院应当结合当事人之间的交易方式、习惯以及其他相关证据，对买卖合同是否成立作出认定；对账确认函、债权确认书等函件、凭证没有记载债权人名称，买卖合同当事人一方以此证明存在买卖合同关系的，人民法院应予支持，但有相反证据足以推翻的除外。”上述司法解释规定对交易成立的认定作出了一般性的规定，且民事诉讼采取“谁主张，谁举证”的一般举证原则。根据法律规定，企业在买卖交易中应当使用规范的对账单，减少争议纠纷，促进交易的顺利发展。当前有些企业买卖交易是不订立书面协议的，而是由买方以口头、电话或传真形式向企业预订产品，企业对预订产品情况进行审查，确认无误之后通知买方，建立起双方的买卖关系。而后企业及时根据要求进行生产，并按买方预订要求开具销售出库单并送货上门。买方通常是由仓库保管人员进行签收，开具入库单表示确认已收到货物。通常仓库保管人员会在入库单上简单地签下自己的姓名。在约定的期限届满之后，企业将产品《对账单》发送给买方，买方审核确认无误后按确认的金额付款，双方买卖交易完成。实务中以这种方式交易，容易产生纠纷，笔者认为，对于买卖双方来说都存在很大的法律风险，具体如下：1.没有书面的协议或合同，会存在一定的变数。对于企业来说，存在一定的经济损失风险，如买方预订时要求10000只数量，企业按要求进行原材料采购，进行生产，过了一段时间，买方却表示只要5000只数量，这样就给企业造成了一定的损失。对于买方来说，企业生产的产品数量、型号、质量等不符合买方的要求，买方通常以此为由，拒绝接受产品，给买方造成了一定的损失。2.双方凭借信用以口头、电话或传真方式建立买卖关系。通常入库单上没有买方单位的公章，甚至连企业的名称都没有，只有仓库保管人员签名，如果发生买方否认买卖关系存在时或根本就不认识签名的人，这个时候只能依仓库保管人员的身份来判定。如果无法证实仓库保管人员系买方员工或其授权委托签字的人，那么企业不能向买方主张相应的货款，只能向在入库单或对账单上签字的人主张权利。3.企业送货上门，通常是由买方仓库保管员进行签收并出具入库单或对账单，其签字至关重要，如果仓库保管员随便签个姓或名，字迹潦草无法确定是谁，当企业向对方主张权利，连收货人是谁都无法确定，将会存在货款无法收回的法律风险。4.企业对账单是企业主张货款最直接的证据。买卖双方对于对账单的内容没有足够的重视，如品名，规格，数量，单价，金额（大小写），所欠货款的意思表示，买方单位的公章等基本要素都不明确。当真正发生争议纠纷时，企业无法确认货款债权数额的真实性。5.有些企业不及时向债务人主张权利，超过法律规定的诉讼时效，导致其诉讼请求得不到支持。笔者曾处理一个案件：2009年2月至4月，原告某水泥厂与被告张三发生口头买卖水泥事宜，同年4月5日，张三向某水泥厂出具对账单，内容为“经双方对账，至2009年4月5日止，今欠某水泥厂10万元，于2010年1月30日全部还清”，事后对于货款张三以各种理由拒不支付，无奈之下，原告某水泥厂于2013年3月20日向法院起诉，要求被告张三归还水泥货款10万元。法院认为，本案的诉讼时效为两年，从2010年1月31日至2013年3月20日，已超过两年诉讼时效，依法驳回原告的诉讼请求。因此，企业应当从本案当中吸取一定的教训，以免错过诉讼时效导致胜诉权的丧失。四、规避企业对账单法律风险的防范对策企业对账单是确定双方权利义务的一种重要证据。为了规避对账单存在的问题和风险，维护自身的合法权益，笔者认为企业在发生买卖交易行为时，可以采取以下几个对策进行防范：1.事先签订书面协议，明确双方之间的权利义务。对于预订产品的数量、规格型号、质量标准、收货人员、验收条款、付款时间、违约责任等问题明确约定，当发生争议时，直接按照协议处理，减少不必要的经济损失。如果没有签订协议的，企业要求固定买方仓库保管人员、收货人员以及财务对账人员，可以要求买方出具书面证明，加盖单位公章，证明以上人员系其单位员工，其行为属于职务行为。即使上述人员经常发生变动的话，买方在送货或核对对账单时，能够核实签字人员或收货人员的真实身份。2.保管好买卖双方之间发生交易事实的凭证，包括《协议》、《销售出库单》、《入库单》以及《对账单》，做到上述单据数量、金额一一对应。企业应及时向买方送达企业对账单，妥善保留买方接收的证据，如送达回执单、录音摄像、证人证言等材料；证明企业已将对账单送达给买方的事实。尽量让买方的法定代表人或负责人在《对账单》上签名或加盖单位的公章，以此确认交易双方的主体。3.尽量使用规范的《对账单》，应当按照自身企业营业执照的名称制作对账单。对账单上的项目内容记载要全面、清楚，减少含糊的内容，如型号、数量、单价、金额、款项、结算方式、欠款数额等，规范自身的每一个交易行为，促进企业正常的交易秩序。4.企业应在法律规定的诉讼时效内，及时向法院起诉维护自身合法权益。如起诉的证据材料不足，企业可以采取谈话录音或与对方签订延期还款计划协议、让买方出具货款欠条等方法，达到固定买卖交易事实证据的目的。在日常实际经营过程中需要确认债权债务关系的，企业应当尽到审查义务，做到所有的账目清楚明白，避免争议纠纷的发生。如果确实发生了此种情况，一定要及时请求律师等法律专业人士帮助维护自身的合法权益，以免损失的进一步扩大。