Excel在财务中的应用课程资料--第二章 制作会计科目表及会计凭证的

第二章制作会计科目表及会计凭证的编制2.1设计思路分析会计科目设置记帐凭证格式会计凭证根据经济业务设置会计科目设置记帐凭证填制技巧和规则录入和计算期初余额录入凭证数据期初余额试算平衡生产科目汇总表2.2科目及期初余额设定2.2.1会计科目编码规则会计科目一般包括一级科目、二级科目和明细科目会计科目编号的原则系统性原则一义性原则简洁性原则可扩展性原则在我国一般采用3位数编号，并且科目代号从右到左表示科目的性质如：101现金，102银行存款2.2.2输入科目名称和编号步骤1新建一个工作簿，在工作表SHEETL中输入科目表中要包含的项目，并设置科目表标题行的格式。步骤2在科目表中录入科目代码、总账科目和明细科目的名称。步骤3选定需要设置数据有效性的单元格区域（即“余额方向”列标题下方的单元格），单击菜单栏中的“数据有效性”命令打开“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡中的“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”文本框中输入下拉列表中需包含的项，不同项之间用英文状态下的逗号分隔。步骤4若要在单击格后显示可选择的输入提示信息，请在“数据有效性”对话框中单击“输入信息”标签，切换到“输入信息”选项卡，选择“选定单元格时显示输入信息”复选框，然后在“标题”文本框和“输入信息”文本框中输入具体内容。步骤5单击“出错警告”切换到“出错警告”选项卡中，选择“输入无效数据时显示出错警告”复选框，在“样式”下拉列表中选择“停止”，然后可根据需要决定是否键入“标题”和“错误信息”。步骤6当在设置了有效性的单元格中键入其他值时，系统会弹出出错提示话框，并且阻止无效数据的输入。步骤7由于科目表中包含总账科目和明细科目，为了将它们区分开来，为明细科目单元格区域设置底纹效果。步骤8在表格中“期初余额（借）”列在侧插入新列，输入列标题为“科目级次”，然后将在应科目的科目次输入到该列的单元格中。2.2.3设置期初余额及余额平衡试算步骤1选定好科目表中的项目并完成内容的输入之后，接下来向科目表中添加期初余额。步骤2弹出“单元格式”对话框。步骤3接下来根据输入的明细科目余额计算总账余额，在“应收账款”总账科目以应余额所在的单元格F18中输入公式：=SUM（F19：F21）步骤4输入公式,按下Enter键可得到公式运算结果。步骤5单击需要冻结行的下行中的任意单元格，单击菜单栏中的“窗口冻结窗格”命令.步骤6此时,拖动右滚动条,会发现工作中的第1行到第3行被冻结,始终显示在屏幕上,同时,第3行的下边框会显示一条细线.步骤7在单元格F165中输入公式:=SUMIF(SES4:SES164,〞=1”,F4:F164)步骤8合并单元格F2和G2，然后将该单元格填充为黄色，之后输入公式：=IF（F165=G165，“经试算借贷方余额已平衡”，“经试算借贷方余额不平衡”）步骤9如果借贷方余额不相等，还应准确显示余额的差额，将单元格F1和G1填充为绿色，在单元格F1中输入“借贷方差额”，在单元格G1中输入公式：=F1165-G1652.3制作记账凭证和填写科目代码及名称3.3.1记账凭证的基本内容和种类记账凭证应具备经下基本内容：记账凭证的名称及填制单位的名称记账凭证的填制日期和编号经济业务的内容摘要应借应贷账户的名称，包括一级账户、二级账户和明账户的名称及金额。附件张数，即所附原始凭证的张数会计主管人员、审核人员、记账和填制凭证人员的签名或盖章2.3.2用EXCEL制作记账凭证步骤1在工作表SHEET2中创建通用记账凭证表格步骤2在单元格C2中输入公式：=TODAY（）步骤3在工作SHEET3中创建收款凭证格式，并将该工作表改名为“收款凭证”2.3.2用EXCEL制作记账凭证步骤4在默认情况下，一个工作簿只有三个工作表，此时需要插入新的工作表。步骤5在弹出的“插入”对话框中选择“工作表”，然后单击“确定”按钮步骤6此时，新插入的工作表默认名称为SHEET1，拖动工作表标签。将新工作表移到最右边步骤7在新插入的工作表中创建付款凭证，并将该工作表名称更改为“付款凭证”步骤8用同样的方法，再次新建工作表，创建“转账凭证”工作表步骤9在“收款凭证”工作表中单击单元格B3，打开“数据有效性”对话框，在“允许”下拉列表中选择“序列”。在“来源”文本框中输入“现金，银行存款”步骤10接着，该单元格的右侧会显示一个下拉按钮，单击可从下拉列表中进行选择2.3.3设置科目下拉列表步骤1切换到工作表“科目及期初余额设定”中单击菜单栏中“插入名称定义”命令，弹出“定义名称”对话框步骤2接着屏幕上显示，“定义名称—引用位置：”折叠对话框，在当前工作表中选定需要引用的单元格区域，这里请选定单元格区域A4：A164步骤3设置好引用位置后，再次单击折叠按钮，返回“定义名称”对话框中，单击“添加”按钮将该名称添加到列表框中，然后单击“确定”按钮关闭该对话框步骤4切换到工作表“通用记账凭证”中，选定单元格B4，单击菜单栏中的“数据有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，对话框，从“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源文本框中输入“=CODE”步骤5此时单元格B4的右侧将会显示一个下拉按钮，单击可展开科目代码下拉列表2.3.4自动填入对应科目代码的科目名称步骤1在“通用记账凭证”工作表中的单元格C4中输入公式：2.3.4自动填入对应科目代码的科目名称=IF（LEN（B4）=0，“”，VLOOKUP（B4，科目及期初余额设定！SAS4：SCS164，2FALSE））步骤2在单元格D4中输入公式：=IF（LEN（B4）=0，“”，VLOOKUP（B4，科目及期初余额设定！SAS4：SCS164，3，FALSE））步骤3拖动序列填充柄，复制公式到以下行。EXEEL将自动填入对应的总账和明细账科目名称，如果该科目没有明细科目，则明细科目列中填入0步骤4如果希望没有明细科目的单元格为空，可隐藏零值步骤5此时，记账凭证中没有明细科目的单元格将显示为空2.4在EXCEL中录入凭证并设置借贷平衡提示3.4.1自动按凭证类别连续编号步骤1在工作簿中插入“凭证录入”工作表，工作表中的项目步骤2选定单元格D5，单击菜单栏中的“数据有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，切换到“设置”选项卡中，从“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”文本框中输入凭证类别，如“银收”、“银付”、“现收”、“现付”等，输入的之间用英文状态下的逗号步骤3设置好有效性后，再单击单元格D5，此时该单元格的右侧会显示一个下拉按钮，单击该按钮弹出凭证类别下拉列表，用户只需从列表中选择当前凭证所属的类别即可步骤4在单元格E5中输入公式：=COUNTIF（SDS5：D5，D5）步骤5用序列填充的方法向下复制D5单元格有效性设置和D5单元格中的公式，此时，E列中凭证号会随着D列中选定的凭证类别连续编号2.4.2设置账户名称查询列表步骤1切换到工作表“科目及期初余额设定”，在工作表中的H的新增“账户查询”栏，在H3单元格中输入“账户查询”，H4单元格中输入公式：=IF(C4=””,B4,CONCATENATE(B4,”_”,C4)步骤2指向单元格H4的右下角，拖动序列填充柄复制公式，计算出所有的账户查询步骤3选定单元格区域H4：H164，单击菜单栏中的“插入名称定义”命令，弹出“定义名称”对话框，在“当前工作簿中的名称”文本框中输入“账户名称”，单击“添加”按钮，然后再“确定”按钮步骤4切换到工作表“凭证录入”中，选定借方栏中的账户名称单元格区域，单击“数据有效性”命令，在“数据有效性”对话框中的“设置”选项卡中的“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”文本框中输入“=账户名称”步骤5此后，当需要输入账户名称时，就可以直接从下拉表中选择了步骤6用同样的方法为贷方栏中的账户名称设置下拉列表2.4.3设置借贷平衡提示步骤1单击单元格K5，输入公式：=IF（H5=J5，“”，“借贷不平”）步骤2拖动单元格K5右下角的序列填充柄，复制公式到该列以下的单元格步骤3当输入借方金额，未输入贷方金额，或者输入的贷方金额不等于借方金额时，在该行对应的K列单元格中将显示“借贷不平！”提示信息2.5生成科目汇总表汇总记帐凭证是为了简化登记总帐的手法，根据一次性记帐凭证按照一定的方法进行归类汇总编制而成的。科目汇总表是一种典型的汇总记帐凭证，是根据一次性记帐凭证定期整理、汇总各类帐户的借、贷方发生额，并据以登记总帐的一种汇总性记帐凭证2.5生成科目汇总表一般企业如果企业业务量较多，可以三、五天汇总一次，业务量少的也要十天汇总一次。科目汇总表通常包括会计科目、记帐、借（贷）方的本期发生额等内容。2.5.1利用筛选功能汇总发生额步骤1插入一个新的工作表，命令为“科目汇总表”2.5.1利用筛选功能汇总发生额步骤2切换到“凭证录入”工作表中，选定表格中的标题行，单击菜单栏中“数据筛选自动筛选”命令步骤3此时，在标题行的单元格中会出现一个下拉按钮，单击“账户名称”单元格的下拉按钮，从弹出的下拉列表中选择“科目汇总表”工作表中需要统计的会计科目名称，如“银行存款”步骤4此时，表格中将只显示借方账户名称为“银行存款”的记录步骤5将该结果填入“科目汇总表”中“银行存款”科目的本期借方发生额栏2.5.2利用公式汇总发生额步骤1在“科目汇总表”工作表中，选定单元格C5，然后输入公式：=SUMIF（凭证录入！SG5：SGS32，SA5，凭证录入！SH5：SHS32）2.5.2利用公式汇总发生额步骤2按下来计算贷方本期发生额，在单元格D5中输入公式：=SUMIF（凭证录入！SIS5：SIS32，SA5，凭证录入！SJS5：SJS32）步骤3拖动单元格D5右下角的序列填充柄，向下复制公式，计算出其他会计科目贷方的本期发生额步骤4在单元格C14中输入公式：=SUM（C5：C13）步骤5最后，输入该科目汇总表的记账凭证起讫号数，然后再对科目汇总表的格式加以修饰，最终效是果2.6重点难点分析本章重点（1）利用数据有效性设置下拉列表及出错警告方式（2）单元格区域的引用和定义名称（3）函数及其应用本章难点在介绍COUNTIF（）函数时，使用了一个公式：=COUNTIF（SDS：D5，D5）