办公室事务―运作效率

2020/2/91办公室事务—运作效率第一节、目标管理（略）第二节、时间管理第三节、约会安排第四节、周期制度2020/2/92办公室的时间管理一、为什么进行时间管理1：1、珍惜时间，就是珍爱生命。人的一生应该这样度过，当一个人回首往事的时候，不因虚度年华而悔恨，也不因碌碌无为而羞愧。——奥斯托洛夫斯基逝者如斯夫，不舍昼夜。——孔子吾令羲和弭节兮，望崦嵫而勿迫。——屈原对酒当歌，人生几何，譬如朝露，去日苦多。——曹操天地转，光阴迫，一万年太久，只争朝夕——毛泽东2020/2/93办公室的时间管理一、为什么对时间进行管理。2、年轻人有效利用时间，就是赢得未来青少年壮年老年未来过去2020/2/94办公室的时间管理一、为什么对时间进行管理。3、把不可控时间变为可控时间，才会成为一名成功的职业人。职位高低可控时间职位越高，可控时间越少2020/2/95办公室的时间管理二、时间管理的几个重要观念1、坚持从现在做起的信念。2、反省浪费掉的时间。3、保持时间上的弹性机制。4、保持时间利用的相对连续性。5、保持自我时间管理的最低批量时间。6、消费时间要计划化、标准化、定量化。7、一般工作“案例化”，固定工作“标准化”。8、用精力最佳时间干最重要的工作。9、严禁事必躬亲。时间意识时间控制时间技巧2020/2/96办公室的时间管理案例分析：1、子产听郑国之政，以其乘舆济人于溱、洧。孟子曰：“惠而不知为政，岁十一月徒杠成，十二月舆梁成，民未病涉也。君子平其政，行辟人可也；焉得人人而济之？故为政者，每人而悦之，日亦不足矣。”（《离娄下》）2、某办公室干事刘某接到总经理的电话，要他通知单位中层领导，年底之前把各部门工作总结总结。要求在12月31日前将总结材料收齐，送到他手里，以便于他能够汇总大家的工作，在新年第二天的董事会会议上汇报一年来的工作。刘某放下电话，赶紧通知各位中层领导，让他们将总结材料在12月31日报送办公室。案例342020/2/97办公室的时间管理三、时间管理的方法1、ABC时间管理分类法依据——把有限的时间科学地分配到自己所掌握的系统的关键上，让少数重要的工作占用自己宝贵的时间，以便更好地实现预定目标。原理——依据工作重要与否对工作内容进行分类。在工作中，存在“关键的少数、次要的多数”的现象，即：80%的价值存在于20%的组成部分中，需要在时间分配上，将80%时间用在这具有80%价值的部分。考察是否重要，用三个问题来衡量：第一，能不能取消这项工作；第二，能不能与别的工作合并；第三，能不能用简便的东西代替。然后按照重要与不重要分为ABC三类。2020/2/98办公室的时间管理三、时间管理的方法1、ABC时间管理分类法管理——见下表：分类比例特征管理要点时间分配A类占总工作数量的30%，每天1-3件1、最重要，具有本质上重要性；2、最迫切，具有时间上的迫切性；3、有后果。1、必须做好；2、现在必须做好；3、现在必须亲自做好。占工作时间的60%-80%B类占总工作数量的30%-40%,每天五件以内1、重要；2、一般迫切；3、无大后果。1、最好自己去做；2、也可以授权别人去做。占工作时间的40%-20%C类占总工作数量40%左右1、无关紧要；2、不迫切；3、影响小或无后果。不管理，可以忘掉。2020/2/99办公室的时间管理三、时间管理的方法1、ABC时间管理分类法课堂案例分析课堂练习：想一想周六或周日自己有哪些活动安排，按照ABC时间分类法加以分类。2020/2/910办公室的时间管理三、时间管理的方法2、时间表编制法定义：将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地用表格记载和标明，提醒使用人和相关人员按照时间表的进程行动。编制要求：A.确定时间周期和主题；B.收集该周期相关工作、活动、任务；C.检查内容是否与其他有冲突，主动协商调整；D.按时间顺序将内容排列清晰；E.绘制表格，标明时间和行列的项目；F.简明扼要将信息填入表中。课堂练习：请按时间表编制要求设计一份周六周日时间表。2020/2/911办公室的时间管理三、时间管理的方法2、时间表编制法分类：按周期——年度、季度、月、周、日按主题——值班、会议、活动、议程等示例1示例2示例3示例4按照时间表的分类，可以看出，越是周期长的时间表，内容的不确定性就越大，时间的不确定性也就越大。所以，一般来讲，一些短期时间或临时性的工作更适用于编制时间表来管理。作业：为红光里社区设计一份时间表答案2020/2/912办公室的时间管理三、时间管理的方法3、管理工作日志每天工作之前，将这一天的主要工作内容按照时间顺序列表安排，注明细节，以增强工作条理。工作日志2010年8月25日星期四时间内容8：009：00部门会议，705室，带相关文件夹，发会议议程，检查会议室10：0011：00确认上司与新客户午餐12：00午餐前，将三位应聘人资料分送正副经理、人事经理13：00确认面试房间315室，摆桌椅，准备面试评估表14：00安排应聘人赵凤伟面试40分钟，14：50安排孙璇面试15：0015：40安排应聘人李渡克面试16：0016：40，面试小组讨论。17：00检查准备公司26日报告的资料和投影幻灯片2020/2/913办公室的时间管理三、时间管理的方法3、管理工作日志工作日志管理应注意的问题A.输入填写的信息要清楚，保持完整，方便阅读，最好先用铅笔填写，再用墨水笔确认。B.信息完整，标明各项活动的时间、地点、姓名、联络等信息。C.标明哪些是上司活动，哪些事自己的活动，逐项落实。D.出现变更调整，遵循轻重缓急的原则，征询各方意见。E.安排时间应有10分钟左右的间隔空隙，防备延迟或临时情况。F.适当注意保密2020/2/914办公室的时间管理三、时间管理的方法3、管理工作日志课堂案例分析总经理李杰下午2：00要和业务部共同讨论如何进行某商品在郊区的销售工作，这项销售工作的成败和公司年度的销售预算能否完成有着很大关系。下午4：00又要和一位客户洽商一笔重要交易，他希望一个小时的时间与客户谈判，5：00结束。恰巧当天下午，办公室又收到了某政府部门的临时开会通知，上面写着开会时间是下午3：00，必须李杰参加，通知上也没有写明会议结束时间，如果你是办公室人员，如何做出应急调整？2020/2/915办公室约会安排一、概念将领导的外界交往活动纳入到时间管理程序中，是办公事务中的一项常规工作，也是时间运筹中的一项技巧性工作，最终目的是达到预期效果，又能节省时间。在约定好的时间地点，会商洽谈工作二、约会安排的原则1、配合上司时间表不能打乱领导的常规工作和生活习惯，熟悉领导的工作日程和习惯。2、分辨轻重缓急A.重要紧急——安排在最近时间B.或重要或紧急——稍缓或短暂约见C.不重要也不紧急——工作间隙或干脆取消3、酌留弹性A.错开时间，不可太紧或太松，留出机动时间B.远期约会或已经答应的，时间不能太确定4、适当保密2020/2/916办公室的约会安排三、如何安排约会1、时间安排讲究技巧A.不要在上司出差回来当天安排约会B.尽量不要在星期一上午、星期五下午、紧邻节假日安排约会C.不要在休息日安排约会D.不要在临近下班时安排约会E.上午约会应在上班后半小时左右主动安排和被动安排2、细节考虑周全A.约会资料周全并请领导过目；B.掌握对方联系方式，以应对变更或取消；C.对外约会，领导出发前确认；D.如日程约会较多，可以制定约会日程表格或小卡片；E.变更尽快通知对方，解释致歉。2020/2/917办公室的约会安排主动安排和被动安排的不同处理方式主动安排：1、不要立即拿起电话，先做准备；2、以适当方式强调是上司提议安排的；3、说明约会的主题；4、说明约会的时间地点；5、对方同意，表示感激，对方拒绝，表示歉意。被动安排：1、看人；2、看理由。接受约会，表示感谢，拒绝约会，委婉地说明理由。2020/2/918承办周期制度一、概念指办事机关或企业接到要处理的事件或问题后处理并回复的时间规定。对内，能够约束部门员工有效利用时间，避免敷衍扯皮；对外，能够提高部门的形象和信誉。二、方法和要求1、确定需要作出时间承诺的工作内容2、确定适宜的时间周期3、同一任务表现方式、紧急情况不同，处理的周期应有区别。三、示例1作业：课下调查物业公司对外服务的一些职能工作，为物业公司拟定一份承办周期制度。职责2020/2/9192020/2/920准就业同学的作业1、结合自己的工作岗位，说一说个人岗位的岗位职责。2、结合自己的工作经历，向本班同学汇报一下自己的工作内容，谈一谈自己的工作感想。交回纸质作业（给学委）或发电子邮件均可（给老师：[e-mail]）。2020/2/921内容承办周期接外线电话应在铃声四声以内接起电话告知按对方指定时间回答所要求的信息回复信件收信后2个工作日内；紧急信件当日发出复电子邮件收到后12小时内；紧急应立即发出处理投诉接到后立即处理，投诉信应在12小时内回函归档当日完成，周末清理；紧急归档2小时以内。复印日常文件24小时内提交；紧急文件3小时内提交订购收到订单当天发货，紧急订购立即处理，使用快递服务天地公司行政办承办周期规定2020/2/922起止时间约会事由地点参加人员需要资料备注约会日程表2020/2/923美国人生命73年的时间分配睡觉21年工作12年个人卫生7年吃饭6年旅行6年排队6年学习4年开会3年电话2年找东西1年其他3年