办公室事务管理

国家职业资格培训四级秘书教程之办公室事务管理主讲：校长办公室赵立兵办公环境的管理第一节接待工作办公室日常事务管理督查与调研信息管理国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理第二节第三节第四节第五节办公室事务管理概念信息管理第五节前言办公室事务管理办公室事务管理前言：办公室事务管理概念广义：包括环境、物品、财务、车辆等的管理；狭义：指与领导活动有关的一些日常工作，包括决策、计划、组织、指挥、督查等活动中的各种事务管理。国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理第一节：办公环境管理办公环境的基本要求一按照需求进行办公布局二设计办公布局（一）办公室间隔方式（二）办公环境实景图国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理公用资源摆放有序、用后归位（二）常见单人办公家具办公设备和物品放置适当、取用方便三办公用品和设备摆放有序、方便操作（一）国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理办公室的安全四办公室的安全问题（一）办公环境及办公设备潜在的危险（二）办公室安全检查的方法（三）办公室安全系统（四）内部人员流动管理计算机网络安全安全保险系统访问者安全检查国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理紧急情况的预防五预防紧急情况的措施（一）以书面形式确定紧急情况处理程序用上述紧急情况处理程序培训所有成员进行紧急情况模拟演练明确各级人员在紧急情况下所负的义务和责任配备相应设备和资源以随时处理紧急情况保证定期检查、维护和更新设备紧急情况的应对措施（二）国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理第二节：接待工作接待工作概述一接待的含义（一）接待的分类（二）按接待对象国别分从接待组织关系分接待的作用（三）代表作用联络作用国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理接待工作的任务二安排来宾的有关工作（一）收集来客信息，判断来访用意1拟定接待方案2接待方针接待规格接待日程安排接待开支接待形式国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理准备接待材料3安排领导会见来客4安排双方会议5保卫保密工作6购置纪念品7新闻报道工作8处理善后工作9国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理安排生活接待工作（二）安排参观、娱乐活动（三）明确参观目的1明了参观内容2熟悉娱乐活动的特点及适应对象3讲究参观、娱乐的相关礼节4国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理接待内宾的方法三上级领导机关的接待方法（一）平级机关的接待方法（二）本系统的接待方法（三）外事接待工作方法四接待外宾的一般程序（一）外事接待的基本原则（二）外事接待的次序安排（三）国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理接待的礼仪五礼仪的产生及含义（一）称谓（二）致敬（三）介绍（四）交谈（五）邀请与做客（六）国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理第三节：办公室日常事务管理印章管理一印章的分类（一）正式印章专用印章钢印缩印名章手章戳记印章的规格、式样和刻制（二）印章的管理和使用（三）印章的启用和停用（四）国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理介绍信管理二介绍信的类型（一）介绍信：是机关、企事业单位联系工作和业务的一种专用书信，具有介绍和证明的作用，是一种简化了的“公文”。介绍信的管理及使用（二）普通介绍信存根介绍信专用介绍信国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理安排值班工作三值班工作任务与要求（一）办理上司交办的事项1上传下达，沟通内外2处理来函、来电3负责接待工作4协调处理安全保卫工作5掌握上司外出活动情况6国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理值班工作规范（二）坚守值班岗位1认真处理事务2做好值班记录3热情接待来访客人4加强安全保卫工作5国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理办公时间管理四办公效率和时间管理（一）有效利用时间，事半功倍用“ABCD”法则排出工作的优先等级12明确工作任务和职责区分常规和非常规工作分清轻重缓急、先后主次合理分配精力，巧妙运用时间借用办公辅助手段注重工作规范分工合作，团队共赢坚持记工作日记国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理处理日常办公事务应提高组织效率（二）日程安排和日程计划表的编制（三）日程计划表的编制日程安排表分类12年计划表月计划表旅程计划表的编制3旅程计划表周计划表国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理办公用品与现金管理五办公用品管理（一）办公用品的采购选择办公设备、办公用品供应商12价格质量和交货服务和位置安全和可靠国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理办公用品的记录和监督3库存控制最大库存量最小库存量再订货量库存监督办公用品记录及监督国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理现金管理（二）零用现金的管理1费用报销2由于用支票来支付小额费用难于实行，一些单位办公室中常设有一笔零用现金（或称作备用金），以支付本市交通费、邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量的办公用品。国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理完成上司临时交办事项六上司临时交办事项特点（一）广泛性、临时性、具体性、紧迫性、上司临时交办事项范围（二）文书工作事项、会务工作事项、信访工作事项信息工作事项、调研工作事项、督查工作事项联络工作事项、协调工作事项、接待工作事项国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理办理上司交办事项的原则（三）积极主动，千方百计1既要符合政策，又要灵活变通2件件有着落，事事有回音3国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理保密工作七秘书部门处于各单位的枢纽地位，综合全局性工作，是文字和信息中心，其保密范围也比其他部门广泛。保密工作是秘书工作的重要组成部分，是秘书工作者的职责和义务。公文保密（一）撰制阶段的保密1传递阶段保密2办理阶段保密3保管阶段保密4国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理会议保密（二）会议准备阶段的保密1会议期间保密2会后的保密3宣传保密（五）计算机保密（四）通讯保密（三）《保密法》保密守则规定附：国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理第四节：督查与调研督查，又称督办和查办。督查工作是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之妥善落实。督查工作的内容一决策督查（一）专项查办（二）督查调研（三）组织协调（二）国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理督查工作的原则和程序二督查工作的原则（一）领导负责分级负责实事求是讲求实效督查工作的程序（二）查办立项查办通知督促催办商讨处理立卷归档结案反馈电话督查书面督查直接督查会议督查督查工作的方法三国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理第五节：信息管理信息的概念一信息的定义（一）信息是事务存在的方式或运动状态的直接反映。信息的特征（二）客观性时效性可塑性共享性依附性传递性开发性无限性国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理信息的种类（三）按信息源性质：自然信息、社会信息按信息表现形式：语言信息、文字信息、声像信息等按信息内容涉及的社会领域：军事信息、教育信息等按信息信息稳定状态：静态信息、动态信息按信息信息来源方向：横向信息、纵向信息按信息信息在秘书工作中作用分：预测信息、动态信息、反馈信息国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理信息工作的程序（三）信息收集信息整理信息传递信息存储信息反馈、利用信息的收集二信息收集的渠道（一）大众传媒图书馆网上资源供应商、客户贸易交流关系渠道机构渠道调查渠道国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理信息收集的范围（二）包括：自身信息；国内外市场信息、法律政策信息、客户信息、交际活动信息等。信息收集的要求（三）价值性时效性层次性全面性针对性信息收集工作的程序（四）明确信息收集范围选择信息收集方法熟悉信息来源熟悉信息来源国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理信息的筛选三信息筛选的定义（一）即对收集到的大量信息进行鉴别和选择，去伪存真、去粗存精，提取真实、有价值信息。办公室常备信息资料（二）参考书（包括工作用参考书、手册、百科全书、字典与词典、年鉴等），报纸期刊、内部文献等。信息资料筛选方法（三）信息筛选要求（四）对工作有指导意义与业务有密切联系；带有倾向性动向性或突发性；有预见性，前瞻性；去伪存真、去粗存精国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理信息的分类四信息分类的定义（一）即根据信息所反映的内容的异同，分门别类地组织起来的一种科学方法。信息分类的方法（二）字母分类法地区分类法主题分类法数字分类法时间分类法信息分类的要求（三）讲究科学、系统、有逻辑性和实用性；分类标准明确，分类层次清晰；准确归类，子类界限清晰，无交叉。国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理信息的校核五信息校核的定义（一）即对初步甄别的信息作进一步的校验核实，分析其可靠性和准确性，对信息真实性进行确认。信息校核的范围（二）信息中的观点、事实、数据、图表、符号及时间、地点、人物等；有关政策、计划、典型事例的信息等；要查对出处、核实原件、地名、人名、时间等。信息校核的要求（三）积极主动，千方百计1既要符合政策，又要灵活变通2国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理信息的传递（传播）六传播的概念（一）是人类的活动；是信息的交流；离不开符号和媒介；目的是希望发生相应的变化。信息传递的方向（二）内向传递——自身各系统间传递。1外向传递——自身与外界环境间传递。2国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理信息传递的要素（三）信息传递的要求（四）信源：即信息来源，分为原生源、再生源。1信道：即信息通道，包括传递和运行方式。2信宿：即信息终点，也就是信息接受者。3按不同需要把握信息传递对象、方式、时间。1主动、适时传递接受者。2保密信息按照保密规范进行传递。3在传递过程中保证不失真。4国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理信息的存储七相关知识（一）信息存储的载体。1信息存储的装备和设备。2信息存储管理系统。3纸质载体磁性载体（软盘、硬盘、磁带等）文件夹、文件袋、文件柜、文件架等。信息集中管理系统信息分散管理系统计算机辅助管理系统国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理工作程序（二）登记编码排列保存保管信息储存相关要求（三）选择有价值的信息储存。1按内容确定存储期，对过期及时调整清理。2分类储存信息。3防止存储信息收到损坏、失密。4信息的存储要便于查询利用。5谢谢大家！国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理图1：现代办公环境实景图国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理图2：开放式办公室布局国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理图3：开放式办公室间隔方式国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理图4：个人办公布局国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理图5：常见办公家具国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理图6：印章尺寸规格国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理紧迫重要DCBA图7：个人时间管理“ABCD”法则国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理图8：年计划实例国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理图9：月计划实例国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理图10：周计划实例国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理图11：旅行计划表（某领导）国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理《保密法》保密守则规定：不该说的机密，绝对不说不该问的机密，绝对不问不该记录的机密，绝对不记录不该看的机密，绝对不看不在非专用记录本记录机密不在私人通信中涉及机密不在公共场合和家庭子女、亲友前谈论机密不在不利于保密的地方存放机密文件、资料不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项不携带机密材料，参观、探亲、访友和出入公共场合国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理图12：存根介绍信国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理图13：普通介绍信国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理图14：专用介绍信国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理图15：几种印章模式国家职业资格四级秘书培训——办公室事务管理图16：拉斯韦尔的“五W”模式及研究内容谁说什么通过什么渠道对谁取得什么效果传播者控制分析讯息