中小企业信息化实施过程分析

中小企业信息化实施过程分析中小企业实施信息化是一个长期渐进、不断优化、逐步完善的过程，并没有统一、固定的模式，而是需要从企业实际情况出发，根据企业业务发展的实际需要，制定切实可行的信息化实施计划，并通过坚持不懈的努力，逐渐找到一条符合企业发展需要的，行之有效的企业信息化发展道路，使企业信息化与中小企业的成长壮大同步推进、相得益彰。一般来说，中小企业信息化的实施过程主要应从如下几个方面着手。一、制定中小业信息化实施规划对中小企业来说，不论规模大小、实力强弱，在决定实施信息化时，必须考虑到信息化是一个具有综合性、系统性和整体性的系统工程，涉及到企业的方方面面，应按照“整体规划、分步实施；效益驱动、突出重点；由易到难、逐步完善”的发展思路，分阶段完成，由局部到整体，逐步扩大应用规模，使企业信息化得到有计划、有步骤地推进。所以，制定企业信息化的实施规划，明确不同阶段的实施重点以及不同部门在企业信息化过程中的不同职能，做到“统一规划、统一投资、统一标准、统一建设、统一管理”，保证企业信息化的发展进度和实施效果有重要的作用。无论是实力较强、发展基础较好的中小企业，还是起步较慢、发展基础较差的中小企业，都应认识到信息化在企业发展中所起的战略作用，从制定企业信息化的发展规划入手，逐步统一思想，加强认识，提高全体员工参与企业信息化建设的自觉性、积极性和主动性。中小企业的信息化实施规划主要包括几个方面的内容(1)明确不同时期中小企业信息化的实施重点和发展目标。中小企业要从自身的实际需要和现实条件出发，确定企业近期、中期以及长期的企业信息化的任务和要求，做到企业信息化方向正确，目标清晰，实施进程有保障。(2)成立必要的企业信息化协调管理机构，统一指挥和部署企业信息化的整体发展。企业信息化是一个长期性、综合性的系统工程，牵涉面广、实施难度大是其重要的特征，如果没有企业高层领导的支持和推动，没有专门协调与管理机构是很难取得预期效果的。所以，在制定企业信息化实施规划时，应考虑成立专门的、有较高管理权限和协调职能的企业信息化领导和指挥机构，并由企业主要领导担任负责人，如成立“企业信息化领导小组”，由企业主要领导组织企业信息技术支持部门以及企业各相关业务部门的负责人共同组成工作小组推动企业信息化的全面深入的推行。(3)预测和分析企业业务发展的走向，以对信息化的现实和潜在需求进行分析与规划。企业信息化必须按照企业业务发展的实际需要推进，所以围绕企业业务发展的当前和今后的需要确定具体的信息化实施策略。(4)确定企业信息化不同发展阶段的投资预算。信息化建设必然需要一定数额的资金以及其他资源的投入，这一点应在制定信息化实施规划时充分考虑到，并做出科学合理的安排。在安排企业信息化预算时，既要避免不切实际的盲目投入，造成信息化投入的无谓浪费，另外，也要避免借口企业资金紧张等原因而削减必要的资金预算，导致企业信息化“半途而废”。(5)制定必要的促进企业信息化发展的规章与制度。企业信息化牵涉面广，实施难度大，制定必要的规章与制度，使企业信息化发展有章可循，有据可查，有标准可执行，对加快信息化的顺利发展有重要的促进作用。此外，还应在企业信息化实施规划中明确信息化实施效果评估的方法，信息化方案优化等措施，以便在信息化发展中不断总结经验，保证信息化发展的实际效果。二、明确企业信息化的发展思路和原则国内外众多企业的信息化发展实践证明，中小企业由于受到各方面条件的限制，在实施信息化的过程中必须克服急躁冒进、贪大求全的思想，必须脚踏实地、一步一步地取得进步与发展，那种“毕其功于一役”、“一口吃成个胖子”的做法只能使中小企业信息化发展误入歧途，导致可怕的后果。所以，明确企业信息化的发展思路和原则，对促进中小企业信息化的良性发展很有意义。在信息化发展思路方面，中小企业应注意几点：(1)要从基础到高端。企业信息化应该首先解决基础管理方面的问题，然后再解决更高层次的问题。选择技术和设备也应从现实出发，强调实用性，而不要过分追求技术和产品的高档次。如果不能将先进的技术和自身的应用实际统一起来，再先进的技术也只是一个摆设。(2)要从单项到集成。对中小企业来说，这样做可以从简到繁，从易到难，逐步积累经验，逐渐提高水平。(3)要从内到外。企业信息化要从理顺内部的业务流程出发，逐步延伸到企业外部，把企业对客户、供应商的管理纳入到信息化发展的范畴，逐步构筑起完善的客户关系管理、供应链管理等系统，使企业的信息化发展跃上一个新的台阶。在中小企业实施信息化的过程，应该坚持的原则主要有：(1)效益原则。尽管中小企业信息化的效益很难得到确切衡量，但是中小企业必须避免搞“没有效益的信息化”，为赶时髦而搞没有实际效益的信息化只能劳民伤财，于企业的发展有害无益。(2)实用原则。中小企业的业务相对比较简单，业务的牵涉面也没有大型企业复杂，所以，中小企业实施信息化时要根据自身的业务发展特点，选择实用的信息化实施方案，以“解决实际问题、产生实际效果”作为追求目标，使企业信息化落到实处。(3)适用原则。中小企业在选用信息化解决方案、构建信息化系统时应坚持“适用”的原则，不必过分追求技术先进、功能全面，以“适用、够用、好用”为衡量标准，使企业信息化与实际业务紧密结合，为不同部门、不同层次的员工所接受，产生实实在在的效果。(4)系统性原则。不同规模和发展基础的中小企业在实施信息化时各有不同的侧重点，但在实施过程中都应考虑到企业的整体发展需要，以更好地实现与其他业务部门的应用集成，尽量避免在信息化过程中产生新的“信息孤岛”，影响企业信息化的实际效果。(5)可扩展性原则。企业信息化发展是一个长期的过程，也是一个不断优化，逐步完善的过程，所以，中小企业的信息化建设应考虑到扩展性问题，在硬件的配置、软件的开发、系统的建设等各方面都应注意到企业今后发展的需要，使企业信息化建设能有序推进。三、夯实企业信息化的发展基础“万丈高楼平地起”，构筑中小企业信息化大厦也需要打好坚实的信息化发展基础，否则的话，再先进的技术、最高级的设备也只能建立在“空中楼阁”，不能产生实质性的效果。对一些刚刚起步搞信息化建设的中小企业来说，从一开始就注重信息化发展基础建设，对少走企业信息化建设的“弯路”，加快信息化建设的进度大有好处。中小企业夯实信息化发展基础主要从几个方面展开：(1)逐步完善企业信息化发展基础设施建设。中小企业不论规模大小，实力强弱，企业的信息化建设都必须依靠一定的信息化基础设施进行。所以，重视信息化基础设施建设是实现企业信息化目标的前提。企业信息化基础设施建设因企业而异，最基本应该是配备一定数量的计算机，购买和应用实用性强的软件，有条件的企业建成企业内部网，实现企业内部的无纸化办公和信息的共享等，有些企业还可以建设对外宣传的企业网站等。(2)不断提高全体员工的信息化素质与技能。对广大中小企业来说，员工对企业信息化的认识不足，信息化素质和技能低下是阻碍信息化发展的一个重要原因，所以，必须采取多种形式、各种层次的培训等方式把提高全体员工的信息化素质与技能作为推进信息化发展的一项根本任务，让员工参与企业信息化建设的热情提高，积极性增强，在信息化过程受益也不断增加。(3)营造良好的企业信息化发展环境。良好的企业信息化发展环境对中小企业信息化应用的推开、高水平的发展都具有重要的意义。所以，中小企业的领导和管理人员一定要身先士卒，率先垂范，成为企业信息化的倡导者、实践者和受益者，影响和带领企业员工更加自觉、主动地参与企业信息化建设，使企业信息化成为企业的一项“全员”工程，营造出理想的企业信息化发展环境。(4)抓好企业信息化的基础管理工作，为信息化的顺利实施创造条件。企业信息化通过信息资源的共享、业务数据的信息化处理等方式来实现提高效率、降低成本等多方面的目标，因此，在实际的业务处理过程中，中小企业应通过制度、标准等形式不断规范企业的基础管理工作，对客户、供应商、技术等信息都应按统一的标准围绕信息化的发展要求进行集中处理，使企业信息资源的价值在信息化过程得到更好的体现与提升。四、确定企业信息化实施的重点和突破口对绝大多数中小企业而言，实施信息化不能“胡子、眉毛一把抓”，而是应从企业的实际需要出发，坚持“有所为，有所不为”的发展原则，确定企业信息化的发展重点，选择信息化应用的突破口，使有限的资源发挥出最大的效益。处于不同行业、不同规模的中小企业在信息化发展的不同阶段，应有不同的发展重点。发展重点的确定要考虑几个方面的因素：(1)在企业现有的生产经营活动的重要业务中，那些效率较低、成本较高的业务应作为企业信息化发展应用的重点。比如，制造型中小企业目前如果还处于手工制图阶段，出图效率很低，效果很不理想，那么就可把CAD的应用作为信息化的重点；如果零售型的中小企业目前还处在商品库存的手工管理阶段，差错率高，管理效率低，那么就有必要把库存管理的信息化作为企业信息化发展的重点。(2)在企业内部，有些业务部门如企业的财务管理部门，由于业务的牵涉面广，信息量大，手工处理极为繁琐，这些业务部门处理的业务必然是需要先“化”起来的发展重点；(3)那些客户、供应商、合作伙伴较为关注，而且抱怨较多的业务也是企业信息化的发展重点。总而言之，对中小企业来说，越是重要，越是效率低下，越是矛盾集中，越是繁杂的业务，越应成为企业信息化发展的重点。明确了企业信息化的发展重点后，有必要进一步选择企业信息化的突破口。所谓“突破口”，主要是指企业信息化优先考虑实施，并有较大把握成功，能取得明显实施效果的信息化应用项目。对那些刚刚开始信息化实施进程的中小企业来说，突破口选择是否恰当，对企业信息化整体方案的能否有效实施，以及员工对信息化能否支持和接受都有重要的影响。所以，“突破口”的选择也不能马虎，一定要认真考虑，精心选择，以便开好局，起好头。在选择“突破口”时要考虑的问题有：(1)要尽量选择对企业的发展有较大作用的业务作为信息化发展的“突破口”，因为这些业务实施信息化的效果明显，示范作用大；(2)要考虑这些业务实施信息化的难易程度，应尽量选择一些方案成熟、实施风险小的项目作为“突破口”；(3)要选择企业各种资源条件允许，对原有体系冲击不大的业务作为信息化发展的“突破口”，以免在企业内部造成负面影响。企业信息化的“突破口”确定后，企业领导和有关部门一定要齐心协力、同心同德，集中必要的人力、物力，力争在短时间内取得这些项目的胜利，以迎接更大、更重要的胜利。五、由点到面，推动企业信息化深入发展在市场经济的背景下，任何一家渴望在市场中生存、发展、壮大的中小企业来说，信息化是其成长的“车轮”，是伴随着企业的发展而发展的，并没有发展的尽头。中小企业信息化总体的发展历程应该是从低级到高级，从简单到复杂，从单项到多项，从局部到整体的一个逐步完善的过程。当中小企业从一些重点项目取得突破后，就有必要进入信息化发展的一个新阶段——全面实施企业信息化的阶段。所以，由点到面，逐步铺开，拓宽应用范围，加深应用层次，使信息化全面融入企业发展的方方面面，成为企业发展的“驱动力”和成长的“催化剂”，既是广大中小企业一项十分重要的工作，也是一项颇为艰巨的战略任务，需要中小企业付出锲而不舍的努力，以实现持续不断的改进。随着信息技术的不断发展，企业信息化的应用领域已变得越来越广泛，越来越深入，中小企业既不要迷信“信息化包治百病”的神话，也不要借口“企业条件不成熟”、“信息化为时过早”等理由错过信息化发展的有利时机，而是应从企业发展的实际出发，扎扎实实地打好企业信息化发展的应用基础，一步一步地探索企业信息化的发展道路，实实在在地获得企业信息化产生的综合效益。“走小步，步步有效；不停步，持续发展”是不少中小企业通过自身的实践总结出来的信息化发展经验，值得绝大多数的中小企业学习借鉴。