工程技术资料及档案管理制度

1工程技术资料及档案管理制度1范围本制度规定了北京天润新能投资有限公司建设的风力发电项目工程技术资料管理标准、管理内容、要求与方法、检查与考核。本制度适用于北京天润新能投资有限公司建设的风力发电项目工程从工程开工前准备阶段到项目竣工投产验收期间所有工程项目技术资料的收集、整理、移交等管理。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。建设项目(工程)档案验收办法（国档发[1992]8号）DA/T22-2000归档文件整理规则GB/T11322－2000科学技术档案案卷构成的一般要求DA／T28—2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范3公司技术档案管理层次3.1公司工程技术档案管理层次示意图见图1。职责3.2工程部3.2.1建立规范的工程技术资料管理制度。主管副总工程部工程部助理项目部资料员项目部资料员项目部资料员项目部资料员23.2.2督促参建各单位（包括监理单位、施工单位、调试单位、设备厂家）严格遵守公司工程技术档案资料管理办法，并纳入合同条款中进行管理。3.2.3协调参建各单位工程技术资料管理的重大问题。3.2.4指导资料员审定经过监理单位审查的各类技术资料，并督促及时归档。3.3项目部资料员3.3.1负责图纸、设备资料、技术协议、信函传真文件、综合文档等的接收、传递及保管。3.3.2负责各种工地会议纪要、施工措施、监理月报、质检报验单等的接收整理、登记、发放和借阅。3.3.3负责工作联系单、变更单的接收、发放和登记。3.3.4参加设备开箱验收，收取设备开箱资料;及时向工程技术档案归档责任划分表中单位所要文档资料。3.3.5保管上述各类需永久或长期保存的资料档案。3.3.6做好达标投产要求的资料整理并移交给客户的工作。4管理内容与方法4.1工程技术资料归档范围4.1.1凡持有上条所述标准规定之范围中所列资料的，无论是由项目部或者个人保管，均应按本制度要求进行整理，由资料员验收后归档。4.1.2对与工程建设有关的主要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理后归档。有电子文档资料的，应同时收集齐全。4.1.3所有归档的工程文件应为原件。4.2工程技术资料管理4.2.1接收：资料员在接收资料时应仔细核对资料名称、份数、资料状况（正、副本、原件、复印件、完好、齐全、破损）。4.2.2登记：分类登记，确保档案编号与分类表一致。4.2.3填写卷盒封面、脊背。4.2.4排架。资料按类别分类排架：依照从上到下，从左到右的原则，卷盒（袋）正面向左。4.2.5资料的分发及借阅：4.2.5.1资料分发要填写“文件和资料发放登记表”，借阅要填写“资料借阅登记表”，签字备查。4.2.5.2项目工程技术档案资料原则上仅供公司内部人员使用，外单位调阅档案要经工程部主管及以上领导批准，见有效证件才可接待。4.2.5.3资料外借一般不超过1个月，最长不超过2月。超过规定时间应办理续借手续。资料员保存的资料数量任何时候不应少于二套，只剩二套时，原则上不再外借，特殊情况下急需借阅，必须经过项目经理签字批准。34.2.5.4借阅资料要及时归还。4.2.5.5对借出归还的资料要认真核对清点。4.2.5.6收到归还的资料要及时放回原处，并在借阅登记表上注销。4.2.5.7资料员对借出资料每月汇总一次，对到期未还的资料发出催还通知。4.3工程技术档案管理4.3.1收集4.3.1.1从工程施工准备阶段到项目竣工投产验收期间，办理完毕并能反应与生产、建设、科研、技术等有关重要职能活动，对今后各项工作和延续本企业、本单位历史发展具有查考和凭证价值的科技文件材料（纸质及其它载体）均需进行收集。而事务性、临时性、重复性且无查考利用价值则不需进行收集。4.3.1.2资料员原则上应坚持“五参加”（参加科研成果和科研项目鉴定；参加设备招、评标，参加设备开箱；参加工程项目验收；参加重要的生产事故分析会），了解工程进度及有关资料情况，以保证各类档案资料及时、齐全、准确的归档。特殊情况需及时了解跟进相关原料情况。4.3.2分类、组卷4.3.2.1分类、组卷要遵循档案文件的自然形成规律和成套性的特点，保持卷内文件的有机联系，做到分类科学。组卷合理，层次分明，检索便利。4.3.2.2工程技术档案分类按分类号由四位阿拉伯数构成四级类目，各级类目均用0-9标识。4.3.2.3在做好分类的基础上，按各大类下的属类进行组卷、装盒。4.3.3编号4.3.3.1对已组成的案卷编写档案号。4.3.3.2档案号由目录号（代号）、分类号、案卷顺序号构成，表示方法如下：1）资料一分类编码规则如下：项目简称生母的第一个字母组合+期次。例：商都一期编码为SD01.仅为一期的项目期次编为01.2）资料二分类编码规则如下：风机资料01；塔架资料02；风机塔架吊装资料03；风机基础04；箱变资料05；主变资料06；集电线路资料07；升压站土建资料08；升压站电气资料09；送出线路资XXXXxxXXXXX资料性质代码资料一分类编码项目代码资料二分类编码细分性质代码资料三分类编码案卷顺序号(从001开始)4料10；对端间隔11；监理资料12；甲方发文资料13.3）资料三分类编码规则如下：（风机资料：质量证明文件01；调试报告02；）、（塔架资料：质量证明文件01；调试报告02；）、（风机塔架吊装资料：施工资料01；）、（风机基础：施工资料01）：（箱变资料：质量证明文件01;安装资料02)、（主变资料：质量证明文件01；安装资料02）、（集电线路：质量证明文件01；施工资料02）、（升压站土建：质量证明文件01；施工资料02）、（升压站电气：质量证明文件01；安装资料02；调试报告）、（送出线路：质量证明文件01；施工资料02；）、对端间隔：土建资料01；电气安装02；调试03；质量证明文件04）、（监理资料：监理工作联系单01；监理通知02；监理会议记录03；停工令04；开工令05）、甲方发文资料：联系单01；通知02；会议记录03）。4）举例：“达茂一期的风机质量验评记录”档案号为：“DM01-01-01-001”。4.3.4案卷的整理4.3.4.1卷内文件排列1）管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。2）设备资料要求文字材料在前，图样在后。3）施工记录要求单位工程在前，分部在后。4.3.4.2装订1）文字材料以件为单位装订，装订前要取下金属装订物，采取三孔线装形式装订，装订线在左边。不同尺寸的文字材料要折叠或裁切成统一尺寸。不得大于A4幅面（外文已装订资料除外）。且要求装订边及底边对齐。2）图纸一律不装订，但案卷内大于A4幅面的图纸要全部折叠成A4幅面，折叠方式采用反折式手风琴折叠法（反面在外），图标栏在图纸纵向右下角。4.3.5案卷的编目，用微机、档案管理软件进行编目。4.3.5.1编写案卷页号。1）案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。2）页号用自动号码机编写，单面书写的文件材料在右下角编写页号。双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。3）案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外），卷内备考表不编页号。4.3.5.2案卷封面的编制1）案卷采用内封面，内封面与档案一并装入卷盒内，放在卷首。2）拟写案卷题名，要求简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。案卷题名的主要内容包括项目名称、阶段的代号和名称等。3）编制单位：填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。4）编制日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。5）保管期限，填写其划定的保管期限，按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》执行。6）密级依据保密规定填写。57）填写档案号。4.3.5.3案卷脊背的编制。1）案卷脊背用150白色书写纸或g120g牛皮纸（与卷盒同色），书写（或打印脊背）。2）案卷脊背内容包括档案号和案卷题名。4.3.5.4卷内目录的编制1）顺序号：用阿拉伯数字从1起依次标注，装订文件以件为单位编顺序号，散装文件（图纸）以页为单位编序号。2）文件材料名称即文件标题全称。3）文件编号：填写文件的文号或图样的图号。4）责任者，填写科技文件直接编制部门或主要责任者。5）日期、填写编制科技文件材料的年、月、日。6）页次：填写每份文件材料首页上标注的页号。卷内最后一份文件要标注起止页号。7）卷内目录排在案卷内封面之后，科技文件材料首页之前。4.3.5.5卷内备考表的编制。1）卷内备考表要标明卷内科技文件材料的件数、页数以及立卷人、立卷日期。2）卷内备考表排列在科技文件尾页之后。4.3.6档案的排架与保管4.3.6.1档案柜（架）依次从上到下，从左到右的原则进行编号，档案排架也依据从上到下，从左到右的方法。4.3.6.2本室档案采用分类排架法，不同类别的档案分别排架，同一类别的档案按分类号及案卷顺序号依次排列。4.3.6.3档案保管应做到“四不”即：不使档案分散；不使档案互相混乱；不使档案丢失与泄密；不使档案遭到损坏。5报告与记录5.1报告5.1.1公司以外的其它人员借阅档案时，应经项目经理及以上领导同意后方可借阅。5.1.2发现借阅人员损坏档案的现象时，应及时向项目经理汇报，并进行相应的处理。5.2记录5.2.1接收档案材料必须有交接记录。5.2.2调、借、阅档案材料必须有登记记录。5.2.3安全检查要有记录。5.2.4跨年度档案管理总结应存档备查。6检查与考核66.1工程部不定期组织有关人员对参建单位工程技术资料管理情况进行抽查。6.2对本办法中规定的档案材料不自觉上交者，每件次扣罚责任单位200元。6.3不按规定收集整理档案材料的，或经催收仍不上交完整资料的，考核责任单位100～200元/次。6.4重要设备开箱验收不通知档案人员收取资料的，考核责任单位100元。6.5借阅档案资料超过规定时间，收到催还通知仍不归还或办理续借手续的，考核责任部门100元。6.6档案资料遗失，每件次考核责任部门200元。6.7机密档案材料不按规定收集、整理、利用，违背程序而泄密者，考核责任部门200元，重者依法追究责任人行政和刑事责任。附件：工程技术档案归档责任划分表附件：工程技术档案归档责任划分表序号文件材料名称责任部门一、工程建设依据性、管理性文件1、工程环保、五通一平、消防、工业安全等方面的合同、协议、执照、许可证等来往文件工程部/项目现场2、工程招标文件和中标通知书工程部3、工程项目开工报告和批复文件工程部/现场项目部4、工程所有租赁文件工程部/现场项目部75、工程的设备合同及其执行文件、纪要、备忘录等工程部/现场项目部6、工程的设计合同及其执行文件、纪要、备忘录等工程部/现场项目部7、工程的施工合同及其执行文件、纪要、备忘录等工程部/现场项目部8、工程的监理合同及其执行文件、纪要、备忘录等工程部/现场项目部9、工程的调试合同及其执行文件、纪要、备忘录等工程部/现场项目部10、工程主管及其上级单位发送的有关工程前期的依据性文件、纪要、备忘录等现场项目部11、工程部门发出的有关工程前期依据性文件、报告、纪要、备忘录等现场项目部12、工程前期评估的材料、谈判议定书、纪要、备忘录等工程部/现场项目部13、工程前期依据性的有关会议材料、纪要、备忘录等工程部/现场项目部二、工程勘测报告设计院三、工程设计文件设计院四、土建、水工施工文件1.开工报告、工程技术要求（图纸会审纪录）施工单位2.施工组织设计（包括方案、计划、措施）施工单位3.原材料证明书施工单位4.建（构）筑物地基审查、交底纪要、记录等施工、监理5.建（构）筑物地基处理文件、记录、备忘录等施工、监理6.厂区平面控制网、高程控制网、主厂房网等建（构）筑物的施工测量记录施工单位7.建（构）筑和大型设备主要轴线定位放线测量记录及高程测量记录，沉降观测记录，变形、高程控制记录及水准点一览表施工单位8.单位工程