物业公司组织架构及岗位职责

巴中岷鼎物业管理有限公司组织架构及岗位职责第一章组织架构总经理总经理助理行政人事部财务部客服部物业管理部行政人事会计出纳接待收费工程部环境管理部秩序维护部第二章部门职能一、客服部1、对所辖业主、房屋、商铺和车库等主体进行统一管理，推动物业公司质量体系、管理目标和经济效益的落实；2、落实公司关于小区的各项规定和决定，有计划、有步骤的完善小区房屋公共设施和综合服务体系；3、定期收集汇总小区及公司的各项信息，定期向公司领导汇报反映，并根据公司领导的意见和要求开展下一步工作；4、接待业主来访和接听业主来电，解答业主咨询，受理业主投诉、维修、求助、咨询与收集业主建议，并做好相应记录。5、受理业主投诉、报修、求助后，按照物业服务中心规定，填写相关工作任务单交相关部门在规定时限内处理，并负责跟进、督促，直至完全解决，同时对业主进行电话回访。6、负责各楼宇住宅和商铺物业管理费、水电费的统计核算工作，确保费用收缴的及时准确，提高物业管理费的收缴率。7、负责业主档案的建立与管理，满足物业管理服务工作需要。8、负责各楼宇物业服务质量日常检查工作，发现和消除不安全因素。9、负责完成上级部门交办的其它工作。二、招商部1、负责临街商铺和小区内商的经营管理工作，合理选择商业类型和业态，提升小区整体形象；2、负责商铺的租赁管理工作，保持物业与业主之间的经营联系；3、负责协调商铺和住户之间的各种关系，处理小区外围商业的种类问题；4、负责组织小区内的广告、宣传、产品体验等其它收费活动；5、负责商铺租金、物业费及其它代缴费用的收取工作；6、根据政府相关规定，负责商铺的日常管理，以及装修监管和消防防范等工作；7、负责了解各商铺的经营状况和市场变动，为物业公司的经营决策提供数据支撑；8、负责新的物业服务和收费项目，拓展物业公司经营收入的工作。三、保洁部1、负责小区内绿化植物的日常管理和养护，合理规划小区内绿化植物种类和分布；2、负责小区的环境卫生清洁、保洁服务，以及绿化管理服务；3、负责制定合理的作业频率、班次和人员安排，负责绿化、景观和水系护理的日常维护、保养工作；4、负责保洁员的日常管理和考察工作，合理配置人员做好小区内公共区域的环境卫生和绿化管理工作；5、负责对小区绿化和环境保洁的监督工作，对服务质量进行定期或不定期检查，不断提升服务质量；6、负责保洁员的业务知识培训和专业技能培训工作；7、负责上级部门交办的其它临时性工作。四、工程部1、负责小区内土建、弱电系统、强电系统、给排水系统、消防系统、综合布线系统及其它公共系统的运行管理和日常保养维护，做好各项设施设备的维护和检修工作；2、负责小区内的整体设备设施的维修保养工作；3、负责做好小区内水、电、暖等能源的消耗管控工作；4、负责对小区内设备设施的购置、使用、保养和报废，进行论证、安装、维护和日常管理；5、负责小区内各类工程维修的组织实施与协调；6、配合其它部门处理各类突发性临时工作。五、公秩部1、负责组织全体公秩人员认真履行职责，圆满完成公司交给的各项公秩维护任务；2、协助公司完成公秩人员的招聘、面试，负责安排新公秩员的上岗前培训及公秩人员的岗中、技能等各项培训；3、负责日常公秩勤务的组织与实施，检查、指导、讲评；4、负责公秩队勤务值班，负责突发事件的组织指挥和各种处置方法的拟订及方案的演练；5、负责拟制公秩人员职责、基本要求、奖励与处罚细则，并指导公秩人员贯彻执行；6、负责公秩班组建设，做到选好苗、使用好、管理好、培训好；经常指导他们工作，帮助他们解决实际困难，定期组织他们学习应急处理程序等知识；7、协同公安机关搞好物业社区综合治理；8、随时掌握公秩员思想动态，加强与公秩员的沟通和交流，熟悉物业服务区域的治安状况；9、在物业服务区域内发生治安、刑事案件时，应立即组织公秩人员保护好现场，并控制好事态；10、负责所辖物业管理服务区域内队员的月考评；11、完成上级部门交办的其他工作。六、财务部1、负责公司年度、季度和月度的财务核算及日常财务管理；2、根据总公司相关规定，制定和完善物业公司内部会计核算、报销审批制度；3、具体负责公司内部的财务预、决算工作；4、负责协调处理涉税问题，及时向总公司报送各项数据资料，配合总公司的监督审核工作；5、负责搜集经营活动情况、资金动态、营业收入和费用开支的资料，为总经理提供决策依据；6、负责各项财产的登记、保管和发放，并按规定摊销折旧；7、按月、季和年度编制收支计划，定期作出财务分析报告，报送总公司；8、作好薪资、奖金和福利的计划和发放；9、完成上级部门交办的其它工作。第三章岗位职责一、总经理1、负责主持物业公司的全面经营管理工作，按时上报半/全年度经营和管理计划、总结；2、负责落实总公司及董事会的决议及经营目标计划，完成集团公司下达的各项目标任务；3、根据月度经营计划认真督促落实经营目标的分解和实施；4、审定公司内部各项管理制度和岗位设置，维护、协调相关部门的公共关系；5、对客户投诉的重大问题进行及时处理和跟踪；6、安排并抽查各部门工作情况，及时劝阻损害公共利益现象的行为；7、监督检查房屋使用状况，及时以书面形式上报工程部组织修复；8、根据合同约定对小区内的绿化、消毒、防虫害等工作进行监管；9、建立健全各类文件和业主档案，保障业主信息安全；10、严格控制公章和各类证件的使用；11、制定社区文化活动计划，宣传组织、策划、执行社区文化活动；12、审定公司的年底工作计划和方案，批准年度财务预、决算方案；13、审定公司薪资、奖金及福利的分配方案，并负责组织实施；14、指挥突发事件的应急处理，控制事态发展，妥善处理善后事宜。二、副总经理1、按分工协助总经理主持公司的日常行政和管理事务，协助总经理对公司进行人事、行政及物资采购等全方面的管理工作；2、按照国家有关法律法规及公司规定，制订公司相应的人事、物资、行政规章制度；3、准确地掌握人员、物资及行政管理的各种数据，配合总公司做好日常督导和财务管理；4、负责办理人员面试、入职、培训、签订劳动合同以及辞退、辞职、退休等各项人事工作；5、建立健全各项资料目录、台帐及其它相应单据表格，确保记录的及时、准确和全面性；6、根据各部门办公需求，按时上报月度采购计划并监督发放领用情况；7、监督设备材料、工具用品的采购和管理，控制发放及维修开支，监督设备设施保养、维护情况；8、按总经理要求，草拟、制作各类文件和视图资料；9、及时准确地传递、传达集团公司下达的各类通知，组织参加集团公司开展的各项集体活动；10、负责公司日常管理事务及外联工作；11、公司各类财务票据的签字、报销，协调临时资金需求；12、按照应急预案和上级指挥，处理突发事件的应急和善后工作；13、准确无误的完成总经理和集团公司领导交办的其它任务。三、客服部经理1、贯彻执行公司制订的各项管理规章制度；2、全面负责小区楼宇的日常管理工作，及时掌握小区业主的动态，制定部门月底、年底物业费收缴计划和明细，并保证物业费的顺利收缴；3、调动员工的积极性，调理稳定员工情绪，保质保量的完成各项工作；4、热情接待业户，及时有效的处理各项投诉，做好投诉记录并转交相关部门或向副总经理汇报；5、定期对本部门员工进行培训和考核，不断提高员工的业务水平和服务质量；6、负责物业公司全体员工的日常考勤工作，配合财务核定每月薪资发放情况；7、负责制定本部门的各项管理制度、服务标准和操作规程，并检查落实；8、协助管理物业清洁、绿化、维修、接待和回访等服务工作，收集有价值的物业信息，为推动公司客户服务工作的发展出谋划策；9、完成总经理、副总经理交办的其它工作任务。四、财务部经理根据实际工作需要，由总经理决定是否设立财务部经理（主管）一职，如果不单独设立经理（主管），相关工作由会计兼任。1、负责公司成本收入核算工作，建立相应的工作体系；2、负责公司的财务管理、统计、采购和库管等方面工作规章制度的制定并监督实施；3、负责编制公司月度、季度、年底的资金计划和收支计划；4、负责提出公司年底财务预算和资金需要计划，报总经理审批；5、制定公司的投资、支出预算，参与合同汇审，给总经理及时提供相关财务数据；6、完成领导交办的其它工作。五、保洁部经理1、熟知小区绿化布局和区域养护状况；2、负责小区的环境卫生清洁、保洁服务和水系、绿化管理服务；3、负责绿化、水系景观和公共设施的日检工作，并做好记录；4、负责制定保洁员的工作计划表，安排好保洁员的各项日常工作；5、合理分配小区内公共区域的环境卫生和绿化管理工作；6、负责保洁员的培训学习和日常指导工作；7、负责上级部门交办的其它工作。六、工程部经理1、全面负责工程部的日常管理工作；2、负责管理辖区内各类设施、设备的运行、保养、维修及安全检查工作的安排和落实；3、按照公司的各项规章制度，合理制定工作计划，完成各项管理指标；4、确保机电设施和消防设施随时处于安全、良好的运行状态；5、执行政府部门的有关规定，加强安全管理和安全教育，建立各级安全制度，防止发生安全事故；6、负责员工的服务意识和专业技能培训，不断提高员工的综合能力和素质；7、负责组织技术文件和设备档案的建立、接管和管理工作；8、负责业主各种报修投诉和处理，管理本部门的工程质量和服务质量；9、完成上级部门交办的其他工作。七、公秩部经理公秩部主要负责辖区内各种设施的安全、保卫工作，消防监控工作，并负责维护小区内日常的公共秩序。1、负责组织全体公秩人员认真履行职责，圆满完成公司交给的各项公秩维护任务。2、协助公司完成公秩人员的招聘、面试，负责安排新公秩员的上岗前培训及公秩人员的岗中、技能等各项培训。3、负责日常公秩勤务的组织与实施，检查、指导、讲评。4、负责公秩队勤务值班，负责突发事件的组织指挥和各种处置方法的拟订及方案的演练。5、负责拟制公秩人员职责、基本要求、奖励与处罚细则，并指导公秩人员贯彻执行。6、负责公秩班组建设，做到选好苗、使用好、管理好、培训好。经常指导他们工作，帮助他们解决实际困难，定期组织他们学习应急处理程序等知识。7、协同公安机关搞好物业社区综合治理。8、随时掌握公秩员思想动态，加强与公秩员的沟通和交流，熟悉物业服务区域的治安状况。9、在物业服务区域内发生治安、刑事案件时，应立即组织公秩人员保护好现场，并控制好事态。10、负责所辖物业管理服务区域内队员的月考评。11、完成公司交办的其他工作。八、招商部经理1、全面负责招商部的日常管理工作和计划安排；2、负责商铺的租赁工作，制订季度、年度经营目标并保证实现；3、负责商铺回款工作，确保租金、物业费及其他代缴款项的及时收缴；4、处理商铺业主、租户的投诉和建议，做好记录，不断改进；5、负责小区商业的整体规划和环境管理，协调解决各种环境问题和民生问题；6、掌握市场变动情况，及时调整租赁方案和价格；7、负责小区内各类经营活动、广告宣传及公关活动的计划和执行；8、做好小区内各商业的环境安全检察工作；9、完成上级部门交办的其它临时性工作。第四章管理制度汇编一、财务管理制度1、总则为了强化财务管理工作，规范公司日常财务行为，进一步完善财务制度，发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用，依据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》的有关规定，结合公司实际，特制定本制度。2、财务管理标准1）公司财务实行以“计划”报批为标准的总经理负责制，凡属支出的项目需由部门负责人复核，总经理审批、财务负责人监核即可办理。2）严格执行《会计法》和相关的财务会计制度，接受审计，税务等部门的检查、监督，保证会计资料合法、真实、及时、准确、完整。3、财务会计工作标准1）执照会计制度的规定记帐、复帐、报帐，做到手续齐全、数字准确、账目清楚、处理及时。2）严格发票的审核；各项业务款项发生、回收的监督；业务报表的整理、审核、汇总。3）认真细致的对业务成本进行核算，为领导提供准确数据。4）做好会计凭证资料的分类、装订、保管工作。4、财务出纳工作标准1）建立健全各种帐目，严格审核现金支付凭证。2）严格执行现金管理制度，不得坐支、透支，不得白条抵库。3）对银行转账和现金收支要做到日清月结，及时核对，保证账款相符。4）库存