中小企业信息化的思考

1中小企业信息化的思考唐卫清博士中国中小企业信息网北京中小在线信息服务有限公司2006年5月29日2主要内容对信息化的理解信息化的四大要素信息化评价中小企业的信息化需求及问题中小企业信息化的思路国家中小企业信息化推进工程中国中小企业信息网3对信息化的理解运用信息和通讯技术对机构进行全方位的改造过程。信息处理、网络、自动控制、通讯等技术应用是一个渐进的、复杂而艰巨的过程，涉及理念、制度、流程等的改进目标：正确的信息，在准确的时间和地点送给正确的用户，以便使用户做出正确的判断和决策。决策和控制信息准确、快捷地被执行。效果：个人：获取更多信息和工具，扩展个人能力政府：提高行政管理能力和工作效率企业：提高生产、经营、管理、销售等能力4信息化的四大要素5信息化的四大要素硬件：设备、网络、通讯、传感器等软件：基础、平台、应用信息：数据、文档、资料、案例、经验等信息流程：规范管理的标志越在后越容易被忽视，难度也越大。6信息化的要素：硬件机房：电源、净化装置、温控，……互联网、局域网设备服务器、计算机、打印机、相关配件安全设备：防火墙、备份,……数据采集设备：传感器、瓦斯探测、仪表等控制设备：自动化机床、机器人,…………7信息化要素：基础平台软件操作系统：Windows,Unix,Linux,……中间件：Tomcat,WebLogic,……数据库：Oracle,Sybase,MySQL，Postgre，…网络管理：网络检测、计费、访问控制，…安全管理：入侵检测、漏洞扫描、身份验证、防病毒、网管，……Web服务：网站、邮件、BBS、搜索引擎、即时通讯、计费、网页制作、…基本功能软件：Office、压缩、浏览器、图像处理、阅读器、……互联网服务：电子邮件、远程登陆、文件传输、万维网、BBS、搜索引擎、……8信息化的要素：应用软件管理：人、财、物人：员工、机构、客户、合作伙伴、竞争者财：财务会计、管理会计、项目、投资、……物：固定资产、物流、库存、采购、供应、订单、供应链、分销、……办公管理：计划、公文、会议、制度、目标、工作流、协同、档案、文化、……生产生产管理：车间管理、过程管理、质量管理、文档管理生产自动化、生产安全管理、测试、……设计：产品设计：模具、零部件、装配、仿真、CAPP工程设计：建筑、钢结构、配管、工艺、工厂、支吊架、电缆、桥梁、道路,……工业设计：图像设计、平面设计、外形设计，多媒体设计、动画、服装设计、……市政设计：规划、道路、电缆、自来水、下水、…概念设计：计算机辅助创新设计、知识搜索引擎娱乐设计：动画、多媒体、游戏、电影制作,…其它：CAE、GIS、可视化、影像处理、综合：ERP,MRPII,CIMS,PDM,PLM、商业智能、知识管理、网站建设、……其它：视频会议、呼叫中心、竞争情报系统、企业应用集成、移动计算，……9信息化的要素：信息机构信息：介绍、资质、结构、办公环境等人力资源信息：领导、人事、考勤、考核等制度及股东会、董事会、管理班子等文件客户信息典型案例：管理、业务、投标、项目、方案、业务知识业务文档：如合同、可行性报告、备忘录、计划等；办公信息：日程、车辆、会议、通讯录、活动资料等财务信息外部信息：政策法规、科技成果、行业、市场信息等外部资源：管理、信息化、多媒体教材、自然科学、图书、标准规范、免费软件、培训、咨询、知识产权等……10信息化的要素：流程流程：工作的程序提炼十分困难：流程重组流程总在变（机构、人事、业务）：工作流引擎、中间件技术、EAI灵活性（很多特殊情况处理）：授权易用性（不习惯）：流程改进、重组领导忙，总不在计算机旁边：移动通讯信息流程提炼十分困难；总体目前的技术还不足以满足用户的全部需要11信息化的评价基本指标：信息化重视度、每百人计算机拥有量、网络性能水平、计算机联网率、办公自动化应用程度、决策信息化水平、网络营销应用率、管理信息化的应用水平、信息化安全措施应用率、库存资金占用率、企业财务决算速度等效能指标：适宜度指标：战略适宜度、应用适宜度、投资适宜度、资源匹配适宜度、组织和文化适宜度灵敏度指标分为信息灵敏度、管理运行灵敏度、对外反应灵敏度、创新灵敏度12中小企业信息化需求及问题13中小企业信息化基本情况中小企业数量：4200多万（2004年末）第二、三产业法人单位：516.9万个企业325万个机关、事业法人单位：90万个社团法人：10.5万个其它法人单位：91.4万个个体经营户3921.6万户基本情况尽管存在困难，但应用正快速地不断扩大和深入政府积极推动，IT企业不断推出产品IT企业经营困难：遍地碎银14中小企业面临的困难市场开拓能力弱：销售渠道窄、造成客户认可度低、经验缺乏。资金紧缺：业务规模和资产规模小、信用差、风险大、融资能力弱。技术创新能力弱：科技投入不足，技术创新持续能力弱，最终技术也逐渐落后。人才匮乏：规模小、发展空间受限、职业风险大、吸引人才能力弱。信息闭塞：企业缺乏获得和发布信息的渠道，丧失许多商业机会。管理落后：由于人力资源和资金、经验原因，管理上很难到位。而且由于企业规模小，企业在管理理念和方式方面落后，导致管理方法十分原始，工作效率低。能够克服上述困难的中小企业才能够成长壮大起来。如何帮助这些中小企业解决发展中的困难，对于中国的发展来讲至关重要。而中小企业的信息化可以很大程度上缓解中小企业的难处，提高中小企业的竞争力，因此帮助中小企业以较低成本实现信息化应是政府的一项非常重要工作。15中小企业信息化需求2003年KIMI对十个国家中小企业的统计数据应用使用率应用使用率文档管理100成本管理56财务管理78人力资源56库存管理72ERP50销售管理67供应链33采购管理61生产管理56客户管理5616中小企业信息化需求软件类型使用率软件类型使用率办公管理OA74.3集成管理ERP16.9集群18.9SCM/PRM1.7商务管理EDI(Web)74.3CRM2.3电子商务13.0B2C订单/销售5.7POS5.9市场5.1数据管理DW/DSS9.0服务5.2KMS3.1B2B购买/销售10.4生产和过程管理CIM/MES/POP4.8合作伙伴管理7.1CMMS4.8服务6.7其它网站54.52003年KIMI对韩国中小企业的统计数据17国内网站运营情况网站数量不超过100万60％以上的网站采用静态网页修改麻烦，需要依靠专业技术人员信息更新少，内容陈旧，变成死网站，影响单位形象缺少必要的功能，单向宣传，效果差很多网站不起作用，甚至起反面作用30%左右网站采用自助建站方式建站容易、快捷功能弱、无法添加应用没有运营管理和系统间数据互动功能小于5％的网站采用网站内容管理系统灵活和方便，支持运营管理功能、维护成本低一次性投入大功能差异大，有的系统支持功能扩展18中小企业信息化现状需求很大、情况复杂中小企业信息化情况：暂不需要：20%不想用（意识问题）：20%用不起（成本问题）：20%不会用（人才问题）：20%用不好（需求问题）：10%信息化工作存在很多问题许多单位搞了很多信息化系统，不但没有为单位带来效益，反而还要花钱养活它。实施成本和风险较大；软件跟不上企业的变化；信息资源和信息渠道的利用率不高。19中小企业信息化难题需求问题：缺乏针对性研究生产类企业：进销存、网站、生产、质量等销售类企业：销售管理、行政管理、进销存等服务类企业：客户关系、行政管理等……成本问题：实施和维护成本很难负担意识问题：信息化的效益很多是无形的人才问题：不太可能设专职管信息化20信息化的问题成因信息化基础和国情不同技术路线存在问题，想一步到位缺少相应的规范，发展盲目(信息孤岛）单位的情况差别大信息化建设需要积累，如数据、经验、流程、模型、模式等新的经营或管理模式还没有成熟无法达到预期目标21信息化的一些误区-认识降低工作强度？提高工作效率？最先进水平、最完备？只要找到合适的实施企业就可以保障信息化成功？建设十分成功？---应用成功了吗？降低成本？---防止腐败等信息化系统应该傻瓜式？---很难做到管理更加规范？实际上还需要靠人来实现22信息化的一些误区-观念技术神秘—无知观：不懂无法用领导面子—权力观：了解领导需求比项目内容更重要眼前利益—实用观：而信息化是无形的包治百病—万能观：期望大于实际一劳永逸—静止观：应循序渐进孤立作用—隔裂观：光靠几个人积极是不行的技术导向—物本观：其它人一头雾水，敬而远之水平先进—虚荣观：只买最贵的，不买最好的实力不行—投降观：比上不足，比下有余，心安理得性情行事—自然观：搞起来再说23信息化的一些误区-观念自私观：把数据都公开了，这不是砸我们的饭碗吗？运动观：又是一次运动，不图那个名，也不费那个劲。服从观：上级要搞就搞，能通过检查就万事大吉。投机观：乘机搞一下，说不定能开创一种赚钱的新路子玄妙观：用电脑制作的东西就是玄妙，老百姓就信这个。无用观：盗版软件到处都是，还要花高价请专业人士？玩乐观：花钱给员工买乐子，谁会干这种傻事！摆设观：现在大家都用上电脑了，没个电脑是显得落伍。习俗观：搞信息化，要从头学，又要花钱，花钱买罪受。封闭观：黑客、病毒那么多，信息化了企业就不安全了。24中小企业信息化的思路25解决思路和手段建立起一个观念：不要指望通过信息化解决全部问题解决思路不想用（意识问题）：宣传和案例、政府推动用不起（成本问题）：降低产品成本和运营维护成本不会用（人才问题）：无流程、循序渐进，降低使用难度用不好（需求问题）：做好规划和培训解决手段：分层次推进感知阶段：上网感知、建立免费或低价的网站建立门户网站建立内部门户销售管理和行政管理的信息化全面的信息化26中小企业信息化的基本原则最容易原则。开始进行信息化时，往往对信息化没有感性认识，有的只是别人介绍的经验以及看到别人利用信息化取得的效果。此时，如果盲目照搬别人经验，后果往往不太好。最简单的办法就是从最容易的和将来肯定需要的地方做起，如熟悉计算机、熟悉操作系统、办公软件、图像处理软件、上互联网浏览信息等，待对计算机和互联网有一定了解后，后续事情就好做了。最容易原则可以贯穿信息化过程的始终。最需要原则。如果不是企业很需要的信息化，往往由于不重视导致信息化效果不理想。对于企业的需要，如资金需要、开拓市场需要、获取人才需要、获取成果需要、交流需要、客户服务需要、提高工作效率需要、提高生产能力需要等，各个企业肯定有所不同，建议企业对当前最需要的业务进行分析，然后探讨信息化的必要性，确有必要的，再根据情况决定是自主建设还是寻找专业机构帮助建设。企业可列出经营中遇到的最头疼的问题，综合考虑紧迫程度和难易程度排序，将比较着急又相对比较好解决的问题排在前面，一般地牵涉内部管理的事情比较好处理一些。费用最小化原则。对于企业来讲，花最少的钱办最多的事是毫无疑问的。问题是中小企业往往对信息化过程中的费用计算存在误解，一般只计算当前购买费用，而把信息化过程中的人力资源、房水电暖、实施、维护升级、咨询、招待应酬、资料、会议等忽略掉，从而导致决策的失误。关于费用的计算，本节后续部分将给以较完整的介绍。27中小企业信息化的基本原则分步实施原则。即使有足够的资金，建议也要分步实施。企业信息化是一个过程，绝不可能一步到位，即使软硬件一步到位，但理念、管理体系、员工能力、习惯等都需要一个过程才能适应信息化环境，在信息化过程中，需要大量的培训、体验、改制等工作，如果按照开始时的理解来一步配备好所有的设备，到了对信息化应用理解更加深刻的时候，就有可能改变信息化的计划，很可能造成很多重复投资。另外一方面，信息化涉及的硬件和软件降价趋势明显，越往后越性价比高，需要时才购买才是中小企业的选择。不断进化原则。在软件选型时注意选择扩展性好的和使用