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第3章表的建立和管理表的建立3.1表的维护3.2表的使用3.33.1表的建立表是Access数据库中最基本的对象，是具有结构的某个相同主题的数据集合。表由行和列组成。概念模型关系模型DBMS用户实体集关系数据库表二维表格实体元组记录行属性属性字段列关键字关键字关键字实体型关系模式3.1表的建立字段：用来描述数据的某类特征。记录：由若干字段组成，用来反映某一实体的全部信息。关键字：能够唯一标识表中每一条记录的字段或字段组合。在Access中也称为主键。表结构表内容3.1.1建立表结构1.建立方法①使用数据表视图数据表视图是按行和列显示表中数据的视图。在数据表视图中，可以进行字段的编辑、添加、删除和数据的查找等各种操作。②使用设计视图表设计视图是创建表结构以及修改表结构最方便、最有效的窗口。3.1.2表结构的组成1．字段名称每个字段应具有唯一的名字，称为字段名称。字段名称的命名规则为：（1）长度为1～64个字符。（2）可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符，但不能以空格开头。（3）不能包含句号（。）、惊叹号（!）、方括号（[]）和重音符号（’）。（4）不能使用ASCII为0～32的ASCII字符。2．数据类型数据类型适用范围大小文本不必计算的数字，文本等=255备注长度不固定的文本=65535数字用于计算的数字日期／时间日期及时间，可用于计算8货币货币形式的值自动编号系统自动生成,用户无法操作是/否描述状态之一,如真/假等1位OLE对象其他应用程序、声音图像等超级链接保存超级链接2．数据类型数据类型选择的依据：按照字段的性质和用途来选择恰当的数据类型定义字段的长度应足够长，但不应浪费要对字段中的值执行什么类型的操作是否要排序或索引字段是否在查询或报表中使用字段对记录分组3．字段属性字段属性表示字段所具有的特性，它定义了字段数据的保存、处理或显示。字段大小、格式、输入掩码、有效性规则等定义字段属性可以实现输入数据的限制和验证，或控制数据在数据表视图中的显示格式等⑴字段的常规属性①字段大小字段大小属性用于限制输入到该字段的最大长度，当输入的数据超过该字段设置的字段大小时，系统将拒绝接收。字段大小属性只适用于文本、数字或自动编号类型的字段。在设计视图的字段属性框的字段大小属性中选择字段大小的类型（数字）或输入字段大小的字符个数（文本）。①字段大小如果文本字段中已经有数据，那么减小字段大小会造成数据丢失，Access将截去超出新限制的字符。如果在数字字段中包含小数，那么将字段大小属性设置为整数时，Access自动将小数取整。如果文本型字段的值是汉字，那么每个汉字占一位。②格式格式属性影响数据的显示格式。可确定数字、货币、日期等字段格式。在设计视图的字段属性框的字段格式属性中选择字段格式的类型。③输入掩码作用:输入掩码是用于设置字段（在表和查询中）、文本框和组合框（在窗体中）的输入数据格式，并可对允许输入的数值类型进行控制。使用范围：文本、数字、日期/时间、货币等数据类型的字段。如果为某字段定义了输入掩码属性，同时又设置了它的格式属性，则在添加或编辑数据时，Access将使用输入掩码，而“格式”设置则在数据显示时优先于输入掩码。只为文本型和日期/时间型字段提供向导。可使用字符定义输入掩码属性。输入掩码属性由字面字符（如空格、点、括号等）和决定输入数值类型的特殊字符组成。③输入掩码字符含义0必须输入数字（0～9）9可以选择输入数据或空格#可以选择输入数据或空格（在“编辑”模式下空格以空白显示，但是在保存数据时将空白删除，允许添入加号和减号）L必须输入字母（A～Z）?可以选择输入字母（A～Z）A必须输入字母或数字a可以选择输入字母或数字&必须输入任何的字符或一个空格③输入掩码字符含义&必须输入任何的字符或一个空格C可以选择输入任何的字符或一个空格.:;-/小数点占位符及千位、日期与时间的分隔符（实际的字符将根据“Windows控制面板”中“区域设置属性”中的设置而定）将所有字符转换为小写将所有字符转换为大写!使输入掩码从右到左显示，而不是从左到右显示。输入掩码中的字符始终都是从左到右填入。可以在输入掩码中的任何地方包括感叹号\使接下来的字符以原义字符显示（例如，\A只显示为A）手工设置输入掩码“输入掩码向导”只能够处理“文本”或“日期/时间”字段类型，对于而对于数字和货币字段来说，必须手工来输入掩码。输入掩码的定义最多可以包含3节，各个节之间使用分号分隔。例如，999)000-0000;0;_。第一节输入掩码本身第二节确定是否保存字面显示字符。0：所有字面显示字符（例如，电话号码输入掩码中的括号）都与数值一同保存；1或空白：只保存输入的非空格字符。第三节Access指定一个空格所显示的字符，而这个空格应该在输入掩码中键入字符的地方。对于该节，可以使用任何字符，如果要显示空字符串，则需要将空格用双引号()括起。④标题使用范围：全部类型。功能：显示在表对象的数据表视图中，作为列标题。如果没有，则使用字段名。⑤有效性规则作用:为防止数据的输入错误而设置。实质:定义一个限制条件，完成对数据输入的检测，限制可以接受的内容。定义：在设计视图的字段属性框的有效性规则属性中该字段的有效性规则。⑤有效性文本当输入的数据违反了有效性规则时，显示的文本信息。通常与有效性规则同时定义。⑥默认值作用：设置默认值可以减少数据输入量。定义：在设计视图的字段属性框的默认值属性中输入默认的的值。注意：设置默认值属性时，必须与字段中所设的数据类型相匹配，否则会出现错误。⑦必填字段作用范围：文本、数字等。功能：是否要求字段必须录入数据。决定该字段是否允许空值。⑧允许空字符串作用范围：文本。功能：是否允许录入空字符串。空值和空字符串空值用Null表示。在数据表中Null值和零长度字符串看起来是相同的，都没有任何值。区别：Null是未曾输入过数据的字段；零长度字符串是不包含字符的字符串，可以通过键入一对中间没有空格的引号(“”)来输入零长度字符串，并将插入点移至另一字段时,Access将隐藏引号，且该字段显示为空。请注意，必须将字段的“允许空字符串”属性设置为“是”，才可以输入零长度字符串。空值和空字符串Null表示数据丢失或数据未知；零长度字符串来表明该字段没有值。例如，一个“传真”字段，如果不知道客户的传真号，或者不知道该客户是否有传真，则可将该字段设置为空值。这种情况下，意味着不知道该字段的值是什么。如果事后确定那位客户没有传真，则可以在该字段中输入一个零长度字符串，表明知道这里没有任何值。Null值的字段可以是任何类型的字段；空字符串通常只是“文本”类型、“备注”类型或者“超链接”类型的字段。⑨索引作用范围：大多数字段。功能：加速对索引字段的查询、排序及分组速度。通常对经常搜索字段、查询中联接字段、排序字段建立索引，以提高这些操作的速度。属性取值：“无”，表示本字段无索引；“有（有重复）”，表示本字段有索引，且各记录中的数据可以重复；“有（无重复）”，表示本字段有索引，且各记录中的数据不允许重复。⑩输入法模式作用范围：文本型。设置输入法是否开启。⑵字段的查阅属性①显示控件定义在输入该字段值时，用何种类型的控件显示数据列表，用户可以从列表中选择一个数据作为该字段的值。②行来源类型该属性用来定义在输入该字段的值时，提供的列表中是什么样的来源。设置说明表/查询数据来自行来源属性指定的表、查询、SQL语句值列表数据来自行来源属性指定的数据项列表字段列表数据来自行来源属性指定的表、查询、SQL语句中的字段名列表③行来源行来源：确定数据来源，该属性的设置取决于“行来源类型”属性的设置。属性设置表/查询表名称、查询名称或者SQL语句。值列表以分号(;)作为分隔符的数据项列表。字段列表表名、查询名或SQL语句3.1.4建立表间关系1．定义关系的条件表间关系分为一对一、一对多和多对多三种。建立表间关系的条件：（1）如果仅有一个相关字段是主键或具有唯一索引，则创建一对多关系。（2）如果两个相关字段都是主键或唯一索引，则创建一对一关系。（3）多对多关系实际上是某两个表与第三个表的两个一对多关系，第三个表的主键包含两个字段，分别是前两个表的外键。２．参照完整性指数据的正确性、准确性和有效性。参照完整性是在输入或删除记录时，为维持表之间已定义的关系而必须遵循的规则。如果实施了参照完整性：当主表中没有相关记录时，就不能将记录添加到相关表中，也不能在相关表中存在匹配的记录时删除主表中的记录，更不能在相关表中有相关记录时，更改主表中的主键值。3．建立表间关系建立表间关系的方法包括：使用向导创建数据库同时创建表间关系；使用“关系”命令定义表间关系。4．编辑表间关系编辑表间关系能够进一步优化数据库性能。编辑内容包括：删除、修改表间关系等。5．子数据表子数据表是指在一个数据表视图中显示已与其建立关系的数据表视图。在建有关系的主数据表视图上，每条记录左端都有一个关联标记“□”。在未显示子数据表时，关联标记内为一个“+”号，此时单击某记录的关联标记，即可显示该记录对应的子数据表记录数据，而该记录左端的关联标记内变为一个“−”号。若需展开所有记录的子数据表，可选择“格式”→“子数据表”→“全部展开”命令；若需折叠展开的子数据表，可选择“格式”→“子数据表”→“全部折叠”命令。3.1.5向表中输入数据1．以数据表视图方式输入数据2．创建查阅列表字段3.1.6获取外部数据1．导入数据导入数据是将其它系统的数据库数据导入到Access数据库中。一般使用导入命令将外部数据导入至当前数据库中。2．链接数据链接数据是指在自己的数据库中形成一个链接表对象，每次在Access数据库中操作数据时，都是即时从外部数据源获取数据。3.2表的维护为使数据库中表结构更合理，内容使用更有效，需要对表进行维护。3.2.1打开/关闭表1．打开表使用打开命令（改内容）使用设计命令（改结构）2．关闭表3.2.2修改表结构1．添加字段2．修改字段3．删除字段4．重新设置主键3.2.3编辑表内容1．定位记录组合键定位功能Tab回车右箭头下一字段Shift+Tab左箭头上一字段Home当前记录中的第一个字段End当前记录中的最后一个字段Ctrl+Home第一个记录中的第一个字段Ctrl+End最后一个记录中的最后一个字段1．定位记录组合键定位功能上箭头上一个记录中的当前字段下箭头下一个记录中的当前字段Ctrl+上箭头第一个记录中的当前字段Ctrl+下箭头最后一个记录中的当前字段PgDn下移一屏PgUp上移一屏Ctrl+PgDn左移一屏Ctrl+PgUp右移一屏2．选择记录（鼠标）数据范围操作方法字段中的部分数据单击开始处，拖动鼠标到结尾处字段中的全部数据”后单击鼠标左键相邻多字段中的数据”，拖动鼠标到最后一个字段尾部一列数据单击该列的字段选定器多列数据将鼠标放到第一列顶端字段名处，待鼠标指针变为向下箭头后，拖动鼠标到选定范围的结尾列一条记录单击该记录的记录选定器多条记录单击第一个记录的记录选定器，按住鼠标左键，拖动鼠标到选定范围的结尾处所有记录选择“编辑”→“选择所有记录”命令2．选择记录（键盘）选择对象操作方法一个字段的部分数据光标移到字段开始处，按住Shift键，再按方向键到结尾处整个字段的数据光标移到字段中，按F2键相邻多个字段选择第一个字段，按住Shift键，再按方向键到结尾处3.2.3编辑表内容3．添加记录4．删除记录5．修改数据6．复制数据3.2.4调整表格式1．改变字段显示次序2．调整行显示高度有两种显示方法：手工调整和格式菜单中的行高/列宽命令调整3．调整列显示宽度有两种显示方法：手工调整和格式菜单中的行高/列宽命令调整3.2.4调整表格式4．隐藏不需要的列在“数据表”视图中，使用格式菜单中的隐藏列命令5．显示隐藏的列在“数据表”视图中，使用格式菜单中的取消隐藏列命令3.2.4调整表格式6．冻结列在“数据表”