POS机管理规定

XX字〔2013〕011号关于落实《POS机管理规定》的通知公司各部门：为规范员工关于银联POS机的使用，及使用过程中的账务交接、操作标准，经公司研究决定，现将《POS机管理规定》下发，望各有关部门在接到通知后，积极组织员工认真学习，严格落实制度中的各项规定。附：《POS机管理规定》北京XX科技有限公司二〇一三年三月二十三日北京XX科技有限公司文件2主题词：POS机管理规定落实通知报送：总经办抄送：财务部企划部市场部工程部综合部2013年3月23日印发共印10份3北京XX科技有限公司POS机管理规定一、总则为规范银联POS机的使用，及使用过程中的账务交接、操作标准，特制订以下规定。二、适用范围公司使用POS机及处理POS机相关单据的部门和人员。三、规范内容(一)POS系统分类POS系统分为小额支付系统和中国银联银行卡支付系统。（二）POS小额支付系统使用流程1.开机签到参与收银的相关人员，上班后，应首先对系统开机签到，确保银联POS机正常使用。2.刷卡交易（1）审卡注意审核卡片是否为银行借记卡。（2）刷卡注意让整个磁道完全通过磁头。（3）核对卡号认真核对POS上显示的卡号是否和卡上的卡号一致。（4）持卡人签字确认我方留存的单据上必须有客户签字确认。并核对签字是否和卡背面签字一致。A.如果卡背面签字不一致拒绝刷卡。B.如果卡背面无签字，则要求出具身份证件。否则拒绝刷卡。4注意事项：A.严禁收取现金后刷卡套现；B.小额支付系统无法撤单，输入金额时一定要认真；C.小额支付系统手续费金额较低，严禁将借记卡刷中国银联银行卡支付系统。3.结算在POS机上按一下程序操作注意事项：A、每日营业终了前，必须对未结算刷卡信息进行结算。B、结算操作每日可进行多次，但每次只能结算当批次的交易汇总，且结算后当批次的交易信息将清空，无法再做重打印。4.报账每日营业终了，由店长负责相关单据随《北京XX科技有限公司日销售登记表》交财务管理部出纳。报账时上面附打印结算单，由门店文员及店长签字确认，后附本日所有刷卡签购单客户签字联，并在《北京XX科技有限公司日销售登记表》上收款金额后注明是否刷卡，同时注明本日刷卡结算笔数及总额。经财务管理部出纳检查后在交接记录上签字确认。财务管理部出纳POS机每日下班前打印结算单，结算单由出纳签字确认，后附本日所有刷卡签购单客户签字联。5.记账（1）记账出纳登陆银联结算系统，打印《对账明细查询结果》，和门店、出纳的每日刷卡记录、银行记录核对无误后登记现金日记账。复印刷卡签购单汇总后，交于相关会计记账保管，原始签字签购单由出纳保管时限为24个月，以备查阅，对账，配合调单使用。（2）手续费出纳每日打印《对账明细查询结果》、和门店及出纳每日刷卡记录核对无误并与银5行核对。如有差异，需及时找出，与银行及银联等部门做好沟通调账工作，核对无误经公司批准后记账。（三）POS中国银联银行卡支付系统流程小额支付终端和中国银联银行卡支付终端按POS上的功能键相互切换。流程如下：开机签到消费是否撤单撤单结算报账记账是否1.开机签到参与收银的相关人员，上班后，应首先对系统开机签到，确保银联POS机正常使用。2.刷卡交易注意事项（1）审卡注意审核卡片是否为银行贷记卡（信用卡）。（2）刷卡注意让整个磁道全部通过磁头。（3）核对卡号认真核对POS上显示的卡号是否和卡上的卡号一致。（4）持卡人签字确认我方留存的单据上必须有客户签字确认。并核对签字是否和卡背面签字一致。A、如果卡背面签字不一致拒绝刷卡。B、如果卡背面无签字，则要求出具身份证件。否则拒绝刷卡。6注意事项：A、小额支付系统手续费金额较低，严禁将借记卡刷中国银联银行卡支付系统。B、严禁收取现金后刷卡套现。3.撤单POS机操作如下：注意事项：A、信用卡刷卡交易单日撤销交易必须通过撤单操作，严禁直接退回现金。B、消费撤单只能在营业终了以前做，并且在结算以前完成。4.结算在POS机上按一下程序操作A、每日营业终了，必须对未结算刷卡信息进行结算。B、结算操作每日可进行多次，但每次都是只能结算当批次的交易汇总，且结算后当批次的交易信息将清空，无法再做消费撤销和重打印。5.报账每日营业终了，由店长负责相关单据随资金报表交财务管理部出纳。报账时上面附打印结算单，由门店文员及店长签字确认，后附本日所有刷卡签购单客户签字联，并在《北京XX科技有限公司日销售登记表》上收款金额后注明是否刷卡，同时注明本日刷卡结算笔数及总额。财务管理部出纳POS机每日下班前打印结算单，结算单由出纳签字确认，后附本日所有刷卡签购单客户签字联。6.记账（1）记账出纳登陆银联结算系统，打印《对账明细查询结果》，和门店、出纳的每日刷卡记录、银行记录核对无误后登记现金日记账。复印刷卡签购单汇总后，交于相关会计记账保管，原始签字签购单由出纳保管时限为24个月，以备查阅，对账，配合调单使用。（2）手续费出纳每日打印《对账明细查询结果》、和门店及出纳每日刷卡记录核对无误并与银7行核对。如有差异，需及时找出，与银行及银联等部门做好沟通调账工作，核对无误经公司批准后记账。（四）门店现金客户退款/货1.退款/货流程2.客户提出退款/货检查款项并确认客户通过银联POS机刷卡付款后，提出退宽且无法撤单，经门店确认货已退回。由门店填写《银行卡POS异常交易/退货申请表》（见附件1）经店长签字后交财务管理中心出纳处。出纳审核后经公司盖章提交银联公司，由银联公司进行调账。公司禁止收银员以现金方式清退货款。公司退货由库房管理员确认退货并完成K3《商品退货单》录入审核，由出纳填写《银行卡POS异常交易/退货申请表》（见附件1）经库房管理员签字并注明《商品退货单》单号后经公司盖章提交银联公司，由银联公司进行调账。公司禁止收银员以现金方式清退货款。（五）罚则1.应撤单交易未撤单，直接退回现金应撤单交易未撤单，直接退回现金的，处罚操作人员手续费10倍罚款。由财务管理中心或营销管理中心提报，经公司批准后从工资或提成中扣除。2.严禁收取现金后刷卡套现。银联商务POS机只限于客户使用，严禁他人以任何方式套取现金（如客户付款时，其他人代替客户刷卡付款，客户再将现金付给他人等）；禁止公司内部员工利用银联商务POS机与公司进行非商品交易。处罚操作人员手续费10倍罚款，情节严重的给与记过处分。由财务管理中心或营销管理中心提报，经公司批准后从工资或提成中扣除。3.借记卡刷中国银联银行卡支付系统借记卡刷中国银联银行卡支付系统，处罚操作人员承担手续费差额。由财务部或市8场运营部提报，经公司批准后从工资或提成中扣除。4.报账时未附打印结算单报账时未附打印结算单，每次处罚收银操作人员10元。由财务部提报，经公司批准后从工资或提成中扣除。5.不及时报账现金必须当日交出纳处或存银行。交出纳现金时同时上报打印结算单，后附本日所有刷卡签购单客户签字联。超过三日未交回财务管理中心处罚店长每日10元。由财务管理中心提报，经公司批准后从工资或提成中扣除。6.刷卡签购单客户签字联丢失刷卡签购单客户签字联是我公司和客户及银行对账的重要单据。每丢失一张处罚相关责任人5元，并承担由此造成的损失。7.银联POS机的保管银联商务POS机要爱惜使用，避免放在阳光直射、高温、潮湿的地方。因人为原因造成的损坏由责任人照价赔偿。8.刷卡客户退货私自退还现金刷卡客户退货私自退还现金，处罚操作人员手续费5倍罚款。由财务管理中心或营销管理中心提报，经公司批准后处罚。四、附则（一）本规定由北京XX科技有限公司财务部负责解释。（二）本规定自总经理批复后发布之日起实施。（三）附件9附件1银行卡POS异常交易/退货申请表调整类型：异常交易/退货商户名称商户编号终端号系统跟踪号（交易参考号后6位）交易日期交易卡号交易金额（小写）交易金额（大写）调整金额（小写）调整金额（大写）问题描述：联系电话：客户签名：年月日商户处理意见：1.情况属实，请按调整金额予以冲回持卡人账户2.情况不属实，我单位对账正确3.重复下账，请将交易金额元笔予以冲回持卡人账户商户财务章经办：年月日发卡行处理意见：银行业务章经办：年月日银联商务处理意见：银联商务业务章主管：经办：年月日10附件2POS机常见问题及解决方案故障现象可能的原因解决办法一、电源开关机问题开机无显示电池没电了或是交流电源没插好。请接上交流电源，或检查交流电源是否已经插好。终端自动关机现象当没有外接电源时，为了省电程序设置成在一定时间不按键就自动关机。请将重新开机即可.若要POS不自动关机，则可以修改关机时间为０。二、通信问题POS机总是提示拨号次数到交易电话设置有误或外线设置不正确重新设置外线或电话号码首次安装总是提示接收超时交易参数设置有误确认交易参数是否设置正确，包括：交易电话、TPDU、商户号终端号等首次安装时拨不通电话，提示“正在拨号，请稍候”可能是没有设外线号码，或者是拨外线后需要延时可在外线前后加拨1个逗号，一个逗号表示等待一秒钟，即摘机后检测到拨号音再等待一秒拨号，加5个逗号则不检测拨号音，摘机后稍作延时接着拨号。提示“电话线没插好或电话线被占用”电话线没插好，或是电话号码没设置正确检查电话连接线是否接好，或检查电话号码及外线设置是否正确。使用过程中POS经常提示“线路正忙”，或“没有拨号音”检查电话号码及外线设置是否有误如果确认电话号码无误,请调整拨号时间(一般调整到30-40)或调整MODEM参数中的DTMFON,DTMFOFF时间(两者要相同,一般调整到80/100)和发送电平。使用过程中POS经常提示“接收超时”没有在规定的时间内接收到后台返回的信息确认交易要素是否设置正确(包括:商户号、终端号、通信参数、TPDU)。做交易时提示“请将手机放回底座”手机没放回底座或没放好，无法通信请将手持机放回底座，并确认位置正确。三、打印问题针打打印机纸装不进长期使用未清理纸屑或撒纸方法不当造成进纸被槽堵塞用新国都POS专用纸屑清理器进行清理即可。打印无显示打印纸放置反了重新放置打印纸。11故障现象可能的原因解决办法热敏打印机打印太淡一般都是正常的，如果客户要求特别浓，可采用慢速打印在主管设置中，设置打印速度，可分快速、中速、慢速三档，越慢越浓。热敏打印机打印严重缺列打印机卡纸或污损检查并清理打印机。四、设置问题K360提示纸张数目不正确或已经提示为0了却还能继续打印所放纸张不足或多于100张纸张默认张数是100,如果所放纸张不够或多于100,则需要人工调整此张数.至于提示为0还能打印,这是正确的,只有当POS提示缺纸时才会不能继续打印。时钟不正常电池没电了(POS机的时钟是与根据后台配置的)重新设置时间和日期并对电池充电或更换电池.。屏幕显示太暗LCD亮度设置过低在测试程序调节LCD对比度。无法交易，提示“尚未签到，不能交易，请先签到”或“该功能已被屏蔽”没有签到或该功能被屏蔽请签到或检查系统设置。屏幕显示无背光应用程序设置成无背光将背景光打开。五、读卡错误经常提示“刷卡错误，请重刷”磁头有脏物磁卡污损或退磁刷卡的方式不对可以使用一块硬度适中的硬纸片，放在读卡槽中轻轻地横向与纵向拖动几下，擦掉磁头的脏物。用软纸擦除磁卡磁面的脏物，若是磁卡退磁或磁卡自身问题，建议到发卡行更换磁卡。刷卡要注意磁面的方向，以及刷卡的速度要基本均匀。六、其它正常交易时POS提示“冲正成功”这个是由于POS接收不到后台数据或收发包不一致而产生的这个属于常见现象，是由于通信线路或其它原因造成的，POS提示冲正成功是表明该笔交易失败，此时只需让客户重新刷卡即可，无法下载密钥1、密码键盘没有与PINPAD口插接好2、密码键盘未初始化3、密码键盘坏1、PINPAD接口插接好2、重新初始化密码键盘3、更换密码键盘POS提示：MAC错1、当天交易首先正常，使用中突然MAC错2、终端号被两台以上的POS使用3、密钥设置错1、重新签到2、如重新签到还不成功，请尽快联系技术服务人员12故障现象可能的原因解决办法POS显示：终端号无效1、POS存储的该发卡行终端号与该行主机的记录不一致2、银联中心无此POS终端号或终端号未开通电话