部门文件管理办法

LOGOXXXXXX公司——XXX部文件编号HR-01文件版本C/0部门文件管理办法生效日期第1页1.目的规范行政人事部各类文件资料的管理。2.适用范围本办法适用于部门内所有工作人员。3.定义无4.职责文件管理员：负责各类文件的统一管理。部门经理：负责指定部门文件管理员（兼任）；负责各类外部文件的接收；负责对文件管理进行监督检查。其他工作人员：遵循本管理办法的有关规定开展工作。5.内容5.1文件的分类与部门工作相关的文件分为以下4大类：1)内部工作记录表单工作固定表单记录：主要为工作中用到的备案表单，分为行政工作表单和人事工作表单。工作非固定记录：工作计划、工作报告、工作组织资料（如消防演习、大型活动策划组织资料等）及其他。2)外部工作联系文件收到的外部门工作联系单，外部门工作通知及其他有要求的资料（如外出资料审批单、外出活动安全责任书等）总经理签字审批的各种工作文件（内部工作固定表单记录除外）发出的工作联系单3)体系办备案下发文件包括本部门备案文件、外部门备案文件4)外来文件（外单位文件）政府部门、管理处等外部机构单位下发的通知及工作要求资料等5.2文件的接收与归口管理5.2.1外部工作联系单、外部门工作通知及其他有要求的资料的接收人为部门经理，部门经理根据联系内容安排后续工作，相应的工作执行责任人将工作联系单复印一份自存，原件交文件管理员保存。LOGOXXXXXX公司——XXX部文件编号HR-01文件版本C/0部门文件管理办法生效日期第2页另外总经理签字审批的各种工作文件（内部工作固定表单记录除外）和发出的工作联系单统一由文件管理员保存。5.2.2体系办备案下发文件的接收人为部门经理，统一交由文件管理员保存。5.2.3外来文件的接收人为部门经理，部门经理根据文件内容安排后续工作，相应的工作执行责任人将文件复印一份自存，原件交文件管理员保存，文件管理员须按照《文件和资料管理程序》有关规定在文件上加盖“外来文件”的蓝色印章，并在《外来文件登记、发放（回收）记录表》上进行登记。5.3文件的保存与归口管理5.3.1内部工作记录表单工作固定表单记录：除需要放入人事档案袋内的文件以外，其他的工作固定表单使用之后统一放置在固定的地方（公共区域），以便统一管理和工作检查。各工作人员须在每月月底前将上月工作记录表单放置在固定地方。文件管理员负责统一管理，包括督促检查文档是否按时完整的归置在固定地方，并有权要求其他同事纠正不符合规定的做法。文件管理员须对公共区域各类文件进行不定时的整理维护，保证文件整洁有序。下文中涉及公共区域文件管理的参照本条执行。工作非固定记录：无特殊要求的可自行保存，否则需放置在公共区域，如消防演习、大型活动策划组织资料等。5.3.2外部工作联系文件由文件管理员统一放置在固定地方（公共区域），可供随时翻阅。5.3.3体系办备案下发文件由文件管理员统一放置在固定地方，并负责管理，每月1日将汇总更新的备案文件电子版及《文件目录》备份发送给部门经理。因工作需要查阅备案文件的，需在文件管理员处使用《备案文件借阅登记表》进行登记。5.3.4外来文件（外单位文件）由文件管理员统一放置在固定地方（公共区域），可供随时翻阅。5.4部门文件备案管理规定文件管理员负责与体系办的文件备案接口工作。部门内各工作人员涉及到需要制定工作相关的流程、制度等文件时，参照以下流程进行：LOGOXXXXXX公司——XXX部文件编号HR-01文件版本C/0部门文件管理办法生效日期第3页序号流程图流程说明责任人1拟写初稿，完成后交部门经理审阅（也可视情况提请部门其他同事讨论）制定人2经理审阅，给出修改意见，如无意见则进入步骤4，如有意见进入流程3。经理3根据经理审阅意见进行修改，该步骤可能反复多次制定人4经理审阅无意见，内部定稿5视文件的具体情况，有必要进行外部门传阅的则进行该步骤，使用体系办表格《文件传阅意见单》制定人6根据收回的外部门传阅意见，进行修改和回复，交经理审阅制定人7经理审阅，没有意见进入下一步骤，否则返回修改经理8定稿，自行修改格式，加封面9将文件电子版交文件管理员审核格式，没问题进入下一步骤，有问题返回修改制定人、文件管理员10需要签字的地方为文件封面制定人11将文件纸质版和电子版交文件管理员，前往体系办备案，前往备案需填写体系办表格《文件新制、修改、废止申请表》制定人、文件管理员5.5文件的传阅与登记管理对于体系办备案下发的文件，文件管理员需在下发后两周内组织进行集中学习或传阅，并记录在《员工培训登记表》上，如对文件有疑问或建议可记录在《文件传阅意见单》上。5.6文件的封存与销毁此部分内容参照公司《档案室管理制度》执行，责任人为文件管理员，须每季度按照制度的相关规定进行该项工作。OKNO拟写初稿修改内部定稿传阅修改、回复交经理审阅NO交经理审阅最终定稿签字审批交文件管理员前往体系办备案OK交文件管理员审核格式OKNOLOGOXXXXXX公司——XXX部文件编号HR-01文件版本C/0部门文件管理办法生效日期第4页6.补充说明无7．相关/支持性文件《文件和资料管理程序》《档案室管理制度》8．固定表单序号报告/记录编号报告/记录名称提交与保存1《外来文件登记、发放（回收）记录表》文件管理员2《文件目录》文件管理员3《备案文件借阅登记表》文件管理员4《文件传阅意见单》制定人、文件管理员5《文件新制、修改、废止申请表》文件管理员、体系办6《员工培训登记表》文件管理员9．附录文件管理速览表文件大类细分接收保存查看1、内部工作记录表单工作固定表单记录：工作中用到的备案表单，分为行政工作表单和人事工作表单——统一保存（公共区域）供随时翻阅工作非固定记录：工作计划、工作报告、工作组织资料等——自行保存（特殊除外）供随时翻阅2、外部工作联系文件收到的外部门工作联系单，外部门工作通知及其他有要求的资料（如外出资料审批单、外出活动安全责任书等）经理统一保存（公共区域）供随时翻阅总经理签字审批的各种工作文件（内部工作固定表单记录除外）——统一保存（公共区域）供随时翻阅发出的工作联系单——统一保存（公共区域）供随时翻阅3、体系办备案下发文件包括本部门备案文件、外部门备案文件经理统一保存需办理借阅手续4、外来文件（外单位文件）政府部门、管理处等外部机构单位下发的通知及工作要求资料等经理统一保存（公共区域）供随时翻阅