结构化思考与表达-工作汇报

结构化思考与表达2011-8-2第一部分231互动环节换位思考分析对象互动环节“大家一起来讨论”步骤一：分组、选组长步骤二：各组组长带领学员讨论以下问题：请回忆在自己进行工作汇报的时候，出现过什么问题，有哪些现象？（比如：报告内容冗长不简洁、没有重点突出部分、没有达到希望的效果、领导没能理解等）步骤三：各组各派一名代表上台进行一分钟的模拟工作汇报，学员听后提出自己的感受和意见，进行意见汇总步骤四：大家进行分析讨论：为什么会出现这些现象，由什么原因造成的？如何进行解决？汇报中必要的两个因素换位思考分析对象换位思考1234Fourdynamicfactors这对你重要，因为你能知道。。。。我为什么要告诉你这些这对你有何好处你我利益有何联系在进行工作报告的时候，我们需要换成听众的角色去思考问题,同时询问自己：1、我的报告对听众有什么意义？2、他们为什么需要听我的报告？3、他们能从报告得到什么？根据以上的问题，我们可以得出以下的四个答案：–他们注重数据的罗列与阐述，希望用数据作为工作的评判标准•视觉性–他们注重表达的技巧，语言的连贯，以缜密的逻辑思维作为评判标准•听觉型–他们既重视数据，又重视语言逻辑，以综合结果作为评判标准•综合性分析对象请回忆我们的领导，他们各属于哪一种类型？第二部分231我们的汇报为何让领导头疼建立汇报结构的原理和方法在思考和演示中的运用如何构建清晰易懂的汇报结构•我们的汇报为何让领导头疼•建立汇报结构的原理和方法•金字塔原理在思考和演示中的运用我们的汇报为何让领导头疼现状：•采集的实际案例呈现•访谈调研结果统计在汇报过程中，我们经常面临三种困境，语句组织是其中之一。语句不够简洁结构不够清晰用词不够准确风格问题语句组织问题结构化思维训练基本语言训练问题类型解决办法问题表现影响写作及思想表达的三大原因是指在表达思想时采用的顺序与人们的理解力发生了矛盾\构成事物整体的各个部分及其搭配，组合的方式；建筑上受力的构件。•结构化思维，是一项重要的管理技能，掌握了这一管理技能，将使你在职场竞争和市场竞争中，获得以下优势：能够快速完成方案，而且条理清晰，重点突出，获得老板的赏识，客户的青睐；能够制作出周密的商业计划，从而牢牢地控制住企业生命线；能够有条不紊地处理各种复杂问题，在纷繁的市场上，先人一步走向成功；能够有效地安排好学习与工作，快速掌握新岗位、新工作所需知识，获得更多的发展机会；…………什么是结构化思维？•老子曰：一生二，二生三，三生天下。就是结构化思维的经典描述。•《麦肯锡方法》一书中描述麦肯锡顾问们咨询服务的方法中，讲述了所谓“MESEE”清单的建立方式，也是结构化思维的体现。•在济南的历史博物馆中曾见到毛泽东手书的济南战斗指导中，开门见山地说：就目前局势看，关于济南的战斗，无非三种情况。第一种情况，我军先于敌军到达济南；第二种情况，我军与敌军同时到达济南；第三种情况，敌军先于我军到达济南。然后一一讲述每种情况下我军应如何展开战斗。堪称结构化思维的经典。••其实，每个人的生活中都一定有过结构化思维的经历。•…………••结构化思维，无处不在，无处不用，只是我们很多朋友只是在潜意识层面不自觉地在使用，而不会以这种思维理论方式来指导自己在缺乏经验的领域里的进步。•那么，究竟什么是结构化思维呢？我认为结构化思维就是用于解决所有问题的第一把钥匙，而且是最关键的一把钥匙，它可以使你有条不紊、忙而不乱地去应付任何问题，去寻找其他的钥匙，而不论这个问题你是否有经验。结构化思维模式特征•结构化思维模式具有这样几个特征：选择金字塔的原因写作的目的是要读者理解自己的思想读者怎样理解作者表达的思想呢？读者的理解过程是一个组建金字塔的过程因此，我们需要通过金字塔结构表达思想组织成金字塔结构的思想将容易被理解大前提小前提结论我们需要容易被理解的表达方法只有它才能清楚地表达思想之间的复杂关系。什么是金字塔原理？举个例子说吧。你在办公室，忽然你的下属冲进来，对你说：“老板，我最近留意原材料的价格，发现很多钢材都涨价了，还有刚才物流公司打电话来说提价，我又比较了几家的价格，但是还是没有办法说服他不涨价，另外，其它竞争品牌最近也涨价了，我看到－－－;对了，广告费最近花销也比较多，如果－－－可能－－－”是不是你一头雾水？听了半天你还不知道他究竟要说明什么，或者要求你提供什么帮助，或者解决什么问题，或者作出什么决定。如果他这样说：“老板，我认为我们的产品应该涨价20%，而且要超过竞争对手，因为：第一，原材料价格最近涨了30%，物流成本也上涨了，第二，竞争品牌全部都调价了10%～20%，我们应该跟进，第三广告费超标，我们还应该拉出空间，可以做广告－－－老板，你觉得这个建议是否可行？”这个是不是更清楚？这就是“金字塔原理”。金字塔原理的作用(1)帮助人们以书面形式组织和表达思想；(2)可适用于确定问题、分析问题的过程；(3)从宏观角度说，金字塔原理可以对整个写作、思考和分析问题的过程进行指导。金字塔原理的结构特点条理清晰的文章肯定都具有清晰的金字塔结构，而条理不清楚的文章则肯定不具备金字塔结构。思想章节段落句子图文章中的思想应形成单一思想统领下的金字塔结构金字塔结构图示思维顺序从最底部的层次开始，句子间按某种逻辑顺序组织成段落，将段落组织成章节，将章节组织成文章，金字塔最顶部是全文的思想。总结：每篇文章的结构都必定只支持一个思想，在其之下的思想越往下越详细，并且都对希望表达的主题思想起着解释和支持的作用。案例比较2．按金字塔原理组织的思想（前言P3）“我们可以将今天的会议改在星期四11点开吗？因为这样对科林斯和约翰逊都会更方便，唐克利福德也可以参加，并且本周只有这一天会议室还没有被预订。”1．未按金字塔原理组织的思想（前言P2）“约翰·科林斯来电话说他3点钟不能参加会议。哈尔·约翰逊说他不介意晚一点开会，把会放在明天开也可以，但10﹕30以前不行，唐克利福德的秘书说，唐克利福德明天较晚时间才能从法兰克福赶回来。会议室明天已经有人预订了，但星期四还没有人预订。会议时间定在星期四11点似乎比较合适。您看行吗？”如何构建金字塔结构通过自上而下的方法建立金字塔结构主题：对序言问题的回答ＡA1A2A3ＢB1B2B3ＣC1C2C3情境：时间和地点冲突：应当发生的事情疑问：读者提出的问题序言步骤一：确定文章主题步骤二：确定文章的读者，回答读者关心的问题步骤三：与序言设定的“情境”和“冲突”相对照，判断问题是否成立步骤四：确定主题回答引发的次级问题，确定回答次级问题是采用归纳法或演绎法步骤五：在更次一级层次上重复步骤四案例分析向读者灌输思想观点最有效的途径是自上而下式；①没有结构的表达方法②按照自上而下阐释思想观点的正确表达方式案例分析①没有结构的表达方法上个星期我去了趟苏黎世。你知道，苏黎世是一个非常保守的城市。我们到一家室外餐馆吃午饭，你知道吗？在15分钟内我至少见到了15个留胡须或胡髭的人。而且，如果你在任何一家纽约的办公室周围转一转，你会发现几乎没有一个不留短络腮胡子或胡髭的人。评析：她在谈论苏黎世已变得不再保守，或“她准备把苏黎世同其他城市进行比较”，甚至“她很迷恋男人的胡须或胡髭”。评析：也许她不喜欢男人面部蓄须；或者想比较不同办公室职员的蓄须方式；也许她对专业机构如此容忍职员蓄须感到惊讶。评析：叙述者想说伦敦在这方面比其他城市发展得都更早，于是把理解的意思告诉了叙述者。听者的理解在逻辑上完全合理，但根本不是叙述者想表达的意思。案例分析②按照自上而下阐释思想观点的正确表达方式你知道吗？我简直难以相信，在商业圈子里，男人面部蓄须已达到了如此被广泛接受的程度。在苏黎世……在纽约……还有，在伦敦……总结：为了保证读者找到的结构就是你希望他采纳的结构，你必须提前把这种结构告诉读者。•练习通过自下而上的方法建立金字塔结构步骤一步骤二步骤三列出想要表达的要点列出各个要点的逻辑关系得出结论案例分析—混乱的备忘录（上）排版成本是所有新版书籍的成本中最重要的部分，约占精装本成本的40%和简装本的50%～55%，排版成本主要包括……将TTW与平均标准进行对比可以发现，TTW在排版工艺上的生产力相对较低。目前，排版评估员正在对我向他们提供的一些典型案例进行研究。该企业对每一项排版工作基本都要重复相同的步骤，以保证较高的质量。这也是(Aylesbury)公司对TTW公司的排版成本较高的原因非常感兴趣。我已经同罗伊·沃尔特、布赖恩·汤普森的乔治·肯尼迪谈过此事。肯尼迪愿意进行一项实验，以找出：(1)该企业的排版工序中是否有可以简化的步骤，尤其是针对某些排版任务而言；(2)其较低生产力的原因即为什么低于平均标准。TTW公司目前的排版任务已经超负荷了。排版部门的大部分工作都无法按时完成。目前这种生产能力低下的现象在手工排版工序上尤为空出。TTW公司支付的工资比该地区其他印刷厂都低，因而越来越难以吸纳和保留排版工现在，TTW公司正面临工会提出的一项新的要求。有两名排版工已经离开。该企业排版部门的员工目前少于编制，而员工的加班工作量超过了50%。案例分析—混乱的备忘录（下）结论：1.A.简化价格较低的排版项目的工序；B.改变工作方法、提高生产效率。2.为了简化某些项目的工序，必须针对某些项目进行一些实验，对其整个工序进行全程跟踪，控制因改变校对次数和时机而对排版质量造成的边际效应，并观察客户对此的反应。此举节约的费用可能达到排版总成本的10%。我认为，第二种降低排版成本的方法需要进行细致的方法研究。TTW目前在排字和手工排版上的效率低于平均标准20%～50%。该企业3.如果我们将TTW同贝尔德公司、波奈尔公司或沃特路公司进行比较，也许可以有所发现。乔治·肯尼迪和罗伊·沃尔特似乎有兴趣进行这项对比研究。但是，我已经告诉过他们，也许他们不会有很大的发4.爱斯勃雷对TTW公司的排版成本也存在不同的看法。格里·卡尔弗特认为TTW公司的排版成本肯定过高，乔治·肯尼迪则认为尚无确凿证据显示其排版成本过高，而罗伊·沃尔特则认为他还无法对此下结论。他们似乎都非常愿意对此进行调查。案例分析—思路分析步骤一：列出要点步骤二：找出逻辑关系步骤三：得出结论对有关情况或主题一无所知的情况下，我们按照自下而上的方法，对这篇文章的思路重加整理。思路分析—步骤一问题解决方案1.排版工作效率低1.简化价格便宜的排版任务的工序2.对每项排版人物均采用相同的工序2.改变工作方法，提高生产效率3.对简单任务的报价不具竞争力4.无法按时完成5.工资偏低6.人员短缺7.加班过多8.在排字和手工排版上的效率低于平均标准步骤一：列出要点思路分析—步骤二步骤二：找出逻辑关系5低工资6缺少员工4无法按时完成7加班过多（？）成本过高3价格无竞争力2工序无区分8效率低于平均标准1生产效率低下思路分析—步骤三步骤三：得出结论那名顾问想说明的究竟应当是哪一个呢？原备忘录暗示读者已经了解的情况是什么？你的思路应当如下所示：1．主题＝2．疑问＝3．回答＝4．情境＝5．冲突＝不知道制版成本占总成本的比例是否过高，但竞争力较低的事实说明可能如此。疑问（2）＝回答（3）＝6．新的疑问＝7．关键句＝省略制版过程中不必要的步骤，并且将工人工资提高到具有竞争力的水平。视频分析柴静的在首都女记协演讲比赛上的演讲《认识的人，了解的事》•练习思考的逻辑确定逻辑顺序12．任一组思想的逻辑顺序都反映了该组思想的分组基础3．如果在某一组思想中无法发现以上顺序，说明你的思想观点之间不存在逻辑关系，或者你45．行动性思想的逻辑顺序方法6．描述性思想的逻辑顺序方法确定逻辑顺序（1）1．确定逻辑顺序可以确保你不会--2．任一组思想的逻辑顺序都反映了该组思想的分组基础---重要性顺序：通过划分不同的重要性或程度得出的思3．如果你在某一组思想中无法发现以上顺序，说明你的思想观点之间不存在逻辑关系，或者你的思考不周全确定逻辑顺序（2）4．为了检验一组思想的逻辑顺序，可以---5．如果思想观点属于行动性思想----6．如果思想观点属于描述性思想-把说明类似事物的思想组织在一