Access 数据库开发培训教程第9章

Access数据库开发培训教程第9课报表的创建及应用本课要点具体要求本课导读上机练习Access数据库开发培训教程本课要点报表的结构报表的视图报表的创建报表的高级应用Access数据库开发培训教程具体要求了解报表的结构和视图掌握创建报表的常用方法掌握报表中的计算掌握报表中的排序和分组掌握打印报表的方法Access数据库开发培训教程本课导读Access中的报表对象是专门为打印而设计的特殊窗体，其功能非常强大，它可以打印输出用户选定的数据，包括图形数据；还可以对数值型字段进行各种计算，如对数值型字段求和、计算平均值及其他统计汇总；同时还可以对数据进行分组和排序，然后显示结果。Access数据库开发培训教程9.1报表的创建报表主要用于打印数据，而窗体中的数据只能在窗口中显示，不能打印输出。除了输入数据外，窗体的其他特点都适应于报表，报表还可以在窗体统计操作的基础上完成对数据的分组统计、分页统计以及全部记录统计。Access数据库开发培训教程9.1报表的创建9.1.1知识讲解9.1.2典型案例——使用空报表工具创建图表报表Access数据库开发培训教程9.1.1知识讲解本节首先介绍报表的结构和视图，然后详细介绍创建报表的方法。Access数据库开发培训教程9.1.1知识讲解1.报表的结构2.报表的视图3.创建报表4.自定义报表Access数据库开发培训教程1.报表的结构在Access中，报表是按节来设计的，不同的节处理数据的方式不同。报表的节可划分为报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚。Access数据库开发培训教程2.报表的视图在Access中，报表包含以下4种视图。设计视图：通过设计视图可以创建报表，也可以更改已有的报表结构。布局视图：在布局视图中可以完善现有的报表，在此不仅能够对报表的一些属性进行调整，而且还可以添加新的字段。打印预览视图：如果用户想查看报表的数据，可以通过打印预览视图来实现。用户还可以放大或缩小报表的显示模式。报表视图：报表设计完成后，可切换到报表视图来查看记录。用户也可以打印出报表视图。Access数据库开发培训教程3.创建报表在Access中提供了多种创建报表的方法，可以通过空报表工具、简单报表工具、报表向导和报表设计等来创建报表。Access还提供了标签工具，可以方便地创建邮件地址、名片等标签报表。Access数据库开发培训教程3.创建报表1）使用空报表工具创建报表2）使用简单报表工具创建报表3）使用报表向导创建报表4）使用报表设计创建报表5）使用标签创建报表Access数据库开发培训教程1）使用空报表工具创建报表空报表工具为用户提供了一种创建空报表的方法，用户可以根据需要在空报表中添加字段，也可以从其他表中添加可用字段。Access数据库开发培训教程2）使用简单报表工具创建报表使用简单报表工具创建报表是最为方便快捷的方式，可以直接在现有表或是查询上生成报表。Access数据库开发培训教程3）使用报表向导创建报表使用简单报表工具创建的标准化样式报表有时无法满足用户所需的报表布局和样式要求。而使用报表向导创建报表能够弥补这些缺陷，同时使用报表向导创建报表还可以指定数据排序方式和分组。Access数据库开发培训教程4）使用报表设计创建报表报表向导和简单报表工具一般用于创建比较简单的报表，而报表设计往往用来创建较复杂和更具个性化的报表。用户也可以通过报表设计视图对现有报表进行修改。Access数据库开发培训教程5）使用标签创建报表在日常的工作和生活中，为了方便，往往需要对一些信息进行记录，如客户联系方式、日程安排等。Access中提供的标签报表可以实现这些功能。Access数据库开发培训教程4.自定义报表用户根据专业化的需求需要对报表进行页面设置和页码设置。Access数据库开发培训教程4.自定义报表1）报表的页面设置2）设置报表的页码Access数据库开发培训教程1）报表的页面设置为了创建适合特定尺寸打印纸的报表，在进行报表设计时，需要对报表进行页面设置。打开报表的设计视图，单击【页面设置】选项卡【页面布局】组中的【页面设置】按钮，打开【页面设置】对话框，该对话框中有3个选项卡：【打印选项】选项卡、【页】选项卡和【列】选项卡。Access数据库开发培训教程2）设置报表的页码为了便于用户的阅读和管理，往往需要给报表添加页码。下面在【员工信息】报表中添加页码。Access数据库开发培训教程9.1.2典型案例——使用空报表工具创建图表报表案例目标由于窗体中的数据不能打印，而有时又需要打印数据透视图窗体和数据透视表窗体，这时可以使用空报表工具来创建图表报表。本案例将使用空报表工具创建“成绩”图表报表。Access数据库开发培训教程9.1.2典型案例——使用空报表工具创建图表报表操作思路：（1）创建【成绩】数据透视图窗体。（2）使用空报表工具创建一个空报表。（3）将导航窗口中的【成绩】窗体拖动到空报表的设计视图中。（4）调整报表设计视图中窗体的大小。（5）以“成绩”名称保存该图表报表。Access数据库开发培训教程9.1.2典型案例——使用空报表工具创建图表报表操作步骤请老师参照相关软件和书中的相关知识。Access数据库开发培训教程9.1.2典型案例——使用空报表工具创建图表报表案例小结本案例详细介绍了如何使用空报表工具创建图表报表，首先必须创建【成绩】数据透视图窗体，然后将其拖动到空报表中。用户也可以使用该方法将创建好的数据透视表窗体拖动到空报表中来创建图表报表。Access数据库开发培训教程9.2报表的应用报表的应用包括报表的计算，对报表中的数据进行排序、分组、统计汇总及报表的打印功能等。Access数据库开发培训教程9.2报表的应用9.2.1知识讲解9.2.2典型案例——在报表中创建子报表Access数据库开发培训教程9.2.1知识讲解本节将详细介绍对报表中的数据求平均数、求最大值、排序、分组、汇总以及报表的打印等知识。Access数据库开发培训教程9.2.1知识讲解1.报表的计算2.报表中数据的排序和分组3.报表中数据的汇总4.报表的打印Access数据库开发培训教程1.报表的计算在实际应用中，经常需要对报表中的数据进行计算。报表的计算主要有两种方法：一种是直接使用报表中的汇总合计功能；另一种是在报表设计视图中添加控件，通过设置“控件来源”属性来计算报表中的数据。Access数据库开发培训教程1.报表的计算1）直接使用汇总合计功能计算2）使用控件计算Access数据库开发培训教程1）直接使用汇总合计功能计算下面以计算“员工工资表”报表中员工的平均工资为例进行讲解。Access数据库开发培训教程2）使用控件计算用户还可以在报表设计视图中添加控件，通过设置控件属性来计算报表中的数据。下面计算“成绩表”报表中的平均成绩。Access数据库开发培训教程2.报表中数据的排序和分组如果报表中的记录非常多，就会给用户查看数据带来不便，这样就需要对报表中的数据按照一定规则进行分组和排序。Access提供的分组和排序功能，可以按某一个字段或几个字段对报表中的数据进行分组和排序。Access数据库开发培训教程3.报表中数据的汇总Access中的报表对象还提供了对报表中数据的汇总功能。下面以“成绩表”报表为例，实现按“学号”分组，并对“成绩”进行汇总，计算出每个学生的总成绩。Access数据库开发培训教程4.报表的打印打印是报表的一个很重要的功能，连接到打印机便可以把报表打印出来。为了打印出所需的报表，在打印之前往往要对报表进行预览。报表的打印预览用于查看报表的实际打印效果，并能够显示报表的所有数据。如果发现报表还存在问题，则可以在打印以前对报表进行修改。Access数据库开发培训教程4.报表的打印1）报表的打印预览2）报表的打印Access数据库开发培训教程1）报表的打印预览启动报表的“打印预览”命令有多种方法。下面以打印预览“员工信息表”报表为例分别介绍这几种方法：单击状态栏中的【打印预览】按钮。在导航窗口【报表】栏中的【员工信息表】选项上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【打印预览】命令。单击快速访问工具栏中的【打印预览】按钮。Access数据库开发培训教程2）报表的打印经过预览以后，如果确认要打印报表，连接到打印机打印即可。Access数据库开发培训教程9.2.2典型案例——在报表中创建子报表案例目标本案例将创建一个含有“成绩表”子报表的“学生信息表”报表。Access数据库开发培训教程9.2.2典型案例——在报表中创建子报表操作思路：（1）使用简单报表工具创建【成绩表】报表和【学生信息表】报表。（2）打开【学生信息表】报表设计视图。（3）单击【设计】选项卡【控件】组中的【子窗体/子报表】按钮。（4）使用子报表向导为【学生信息表】报表创建【成绩表】子报表。（5）切换到【学生信息表】报表视图，查看添加子报表后的效果。Access数据库开发培训教程9.2.2典型案例——在报表中创建子报表操作步骤请老师参照相关软件和书中的相关知识。Access数据库开发培训教程9.2.2典型案例——在报表中创建子报表案例小结在本案例中，创建子报表前应先创建【成绩表】数据表和【学生信息表】数据表之间的关系。在添加【子窗体/子报表】控件时，应使【使用控件向导】按钮处于选中状态。Access数据库开发培训教程9.3上机练习9.3.1“学生信息表”报表数据的排序9.3.2“学生信息表”报表数据的分组Access数据库开发培训教程9.3.1“学生信息表”报表数据的排序本次练习将利用报表的排序功能，对“学生信息表”报表按“出生年月”字段进行升序排序。Access数据库开发培训教程9.3.1“学生信息表”报表数据的排序操作思路：打开【学生信息表】报表设计视图。选择【页面页眉】节中的【出生年月】标签，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【升序】命令。切换到报表视图查看效果。单击快速访问工具栏中的【保存】按钮，保存对该报表的修改。Access数据库开发培训教程9.3.2“学生信息表”报表数据的分组本次练习将利用报表的分组功能，对“学生信息表”报表按“性别”字段进行分组。Access数据库开发培训教程9.3.2“学生信息表”报表数据的分组操作思路：打开【学生信息表】报表设计视图。单击【设计】选项卡【分组和汇总】组中的【分组和排序】按钮。打开【分组、排序和汇总】窗格，单击窗格中的【添加组】按钮，打开字段列表框，选择【性别】选项。切换到报表视图查看效果。单击快速访问工具栏中的【保存】按钮，保存对该报表的修改。