WPS―Office办公软件应用技巧培训

1培训内容一．培训目标二．WPSOffice简介1.与MSOffice的版本对比2.文件的格式及建立方式三．WPS实用功能与技巧1.WPS文字、表格、演示插入图片的方式对比2.WPS表格生成图表功能3.WPS表格函数（统计及数据对比）4.WPS文字“邮件合并工具”功能5.WPS演示模板套用6.WPS应用小技巧四．问题&讨论2一、培训目标熟悉WPSOffice的高级功能提高日常办公效率解决日常工作中的WPS应用问题3二、WPSOffice简介1.与MSOffice的版本对比软件功能WPSOffice2010MSOffice2003表格WPS表格Excel公文WPS文字Word幻灯片WPS演示PowerPoint42.文件的格式及建立方式软件格式功能WPSOffice文件格式MSOffice文件格式表格WPS表格文件*.etWPS表格模板文件*.ettExcel表格文件*.xlsExcel表格模板文件*.xlt文字WPS文字文件*.wpsWPS文字模板文件*.wptWord文字文件*.docWord文字模板文件*.dot演示WPS演示文件*.dpsWPS演示模板文件*.dptPowerPoint演示文件*.pptPowerPoint演示模板文件*.pot5三种建立方式：1.模板建立2.建立空白3.右键菜单建立建立方式一：•点选“开始”菜单“WPSOffice个人版”中相应WPS软件，开启软件6•如图，可选择在线模板或本地模板建立方式二：•同上，也可以选择新建空白文件7建立方式三：不推荐•点击右键•弹出右键菜单中”“新建”菜单中选中需要新建WPS文件类型，如“WPS表格工作簿”8•修改文件名称•双击文件即可进入编辑注意：方法三生成的档案是WPS专用格式，会造成其他公司电脑无法打开9三、WPS实用功能与技巧1.WPS文字、表格、演示插入图片的方式对比标准正确操方式•打开表格文件•点击“插入”菜单下“图片”子菜单中的“来自文件”10•弹出“插入图片”对话框•选择需要插入的图片•点击“打开”，完成插入图片11非标准操作方式•敲击键盘PrScrn建或使用截图软件Ctrl+Alt+A进行获取图片•打开演示文件•按Ctrl+C粘贴图片，完成图片插入12•标准操作与非标准操作的显示效果完全一致13非标准操作标准操作开启速度慢快占用空间、电脑资源大少142.WPS表格生成图表功能•开启表格文件•选中需要制表的内容15•点击“插入”菜单下“图标”16•弹出“图表类型”向导对话框•选择你所需要图表类型，能看到简单的图表预览预览•双击其图标17•将出现“配色方案”，可根据需要选择方案，达到美化图表的作用•选完图表类型点击“下一步”18•出现“数据源”对话框•“数据区域”选项卡中选定表中数据的来源•指定数据源的行列格式（系统会自动判断，也可手动指定）•点击“系列”选项卡19•添加或删除“系列”•选择“分类(X)轴标志”•点击“下一步”20•出现的“图表选项”对话框•可以在“标题”选项卡中输入“图表标题”“分类轴”“数值轴”•可以马上看到预览效果如图21•点选“坐标轴”选项卡•对“主坐标轴”进行调整22•点选“网格线”选项卡•对“分类(X)轴”、“数值(Y)轴”选择是否增加主、次要网格线23•点选“图表”选项卡•设定是否“显示图例”•设定图例在图表中的“位置”24•点选“数据标志”选项卡•设定“数据标签包括”的内容25•点选“数据表”选项卡•勾选“显示数据表”•点击“完成”按钮26•生成图表如图所示•出现“图表”工具条•选中图表调整其到合适大小27•在“图表”工具条中选择“系列完成率”28•再选择图表类型为“折线图”•这样在同一图表中便可包含两种不同的图表类型29•选择“完成率”的折线单击鼠标右键•右键菜单中选择“数据系列格式”30•弹出“系列完成率格式”对话框31•选择“坐标轴”选项卡•在“系列绘制在”中选“次坐标轴”•点选“确定”按钮32•如图产生一条次坐标轴•在次坐标轴上点右键•选择“坐标轴格式”33•弹出“次数值轴格式”对话框34•选中“数字”选项卡•选择“分类”中的“百分比”格式(因为“完成率”是以百分比来显示的，所以要选择百分比格式）35•完成图表结果如图所示363.WPS表格函数（统计及数据对比）统计函数：COUNTIF(区域，条件)作用：用于统计区域内满足条件的记录个数如图所示37•先点选单元格•再点击“插入”菜单中“函数”功能38•弹出“插入函数”对话框39•选中“全部函数”选项卡•点选“或选择类别”中得“统计”，将所有统计函数列出来40•选择“COUNTIF”函数•点“确定”按钮41•弹出“函数参数”对话框•点选“区域选择按钮”42•鼠标框选非空数据区域•再点“区域选择按钮”返回函数参数设定画面43•输入“条件”•点击“确定”按钮完成函数参数设定44•结果如图45数据对比函数：VLOOKUP(查找值，数据表，列序数，匹配条件)作用：在匹配条件为假时，返回查找值在数据表中对应的列序数中的数据•实例为，表2中人员工资数据取来自表1中的对应数据46•点击“插入函数”按钮•弹出“插入函数”对话框•选择“查找与引用”类别47•选择VLOOKUP函数•点击“确定”48•输入•查找值•数据表•序列数•匹配条件•按“确定”按钮完成49•将表格G19一拖拽，公式便应用到下面的表格中50•结果如图51“邮件合并工具”功能应用：–批量打印：打印邀请函、打印工资条–批量生成文件：制作人事文档–批量发邮件：发邀请邮件“邮件合并工具”功能应用条件：–WPS文字文件（相当是模板文件）–数据文件（数据源）4.WPS文字“邮件合并工具”功能52•开启WPS文字文件•点选“工具”菜单下“邮件合并工具栏”53•出现“邮件合并工具栏”•点选“打开数据源”54•弹出“选取数据源”对话框•选择数据文件，点“打开”55•弹出“选择表格”•选择相应数据表单如：Sheet1$•点“确定”56•点“收件人”按钮57•在弹出“邮件合并收件人”中选择相应数据记录•点“确定”58•将光标设定到需要插入数据的位置•点选“插入合并域”按钮59•弹出“插入域”对话框•选择“域”中“姓名”•点击“插入”•插入完成后，点选“取消”60•插入数据后如图61•合并到新文档将数据与文件合并后生成一个文件，适合打印工资条等应用62•合并到不同新文档将数据按记录条数合成成记录数个文件，适合应用生成人事资料等63•合并到打印机将合并后的数据进行输出作业，适合打印工资条等应用64•合并到电子邮件合并后作为电子邮件按指定邮件地址进行发送，适合发送邀请函应用65•点击“合并到电子邮件”•弹出““合并到电子邮件”对话框•在“邮件选项”“收件人”中选数据的邮件（地址）项•输入“主题行”•点“确定”66•出现“文件转换”对话框•能看到“预览”信件内容•确认无误后点击“确定”67•弹出“OutlookExpress”发送确定框•点“发送”就将合并好的邮件发送出去68•如图，完成批量发送邮件695.WPS演示模板套用•开启“WPS演示”•可以选择“在线模板”•可以选择“我的模板”•也可以“切换到本地模板资源”•选择模板类型•如：选择“报告总结”•再双击“年终总结”70•经过短时间Download,“年终总结”模板被开启71•点击各页面进行相应修改、输入数据便可完成一个漂亮的年终总结报告•模板就是要简化我们制作演示文档的繁琐726.WPS应用小技巧•WPS设定用户信息修改文件编辑者信息•WPS方便的人民币格式表格文件中得数字格式能快速转换成人民币格式•WPS文件转PDF档案如果有需要，文件档案能通过WPS直接转成PDF档案73•开启WPS软件•点选“工具”菜单中的“选项”功能WPS表格、文件、演示的“选项”都在“工具”菜单下WPS设定用户信息74•选择WPS表格“选项”的“常规与保存”选项卡•输入“用户名”•点击“确定”完成75•选择WPS文字“选项”的“用户信息”选项卡•输入“用户信息”•点击“确定”完成76•选择WPS演示“选项”的“常规与保存”选项卡•输入“用户信息”•点击“确定”完成77WPS方便的人民币格式•开启表格文件•框选要转换格式的数字区域78•框选区域上点鼠标右键•弹出右键菜单中选择“设置单元格格式”79•在“数字”选项卡中，选中“特殊”分类•再选中“人民币大写”•点“确定”完成80•转换出结果如图所示81WPS文件转PDF档案•用WPS开启要转换文件•点选“文件”菜单中得“输出为PDF格式”82•弹出“输出AdobePDF文件”对话框•选择“保存到”路径•选择“输出范围”•点选“确定”83•点击“关闭”完成输出84•转换完成的PDF档案打开如图效果85IT小教室与您分享!IT小教室鼓励大家互相交流学习!欢迎各位同事提供日常业务应用软件的小技巧!请将问题及小技巧email给[e-mail],谢谢!问题&讨论86