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华能烟台发电有限公司管理制度HYTDCZD-火电建设项目档案管理办法（试行）2014—05—30发布2014—05—30实施华能烟台发电有限公司发布HYTDCZD1火电建设项目档案管理办法第一章总则第一条为加强火电建设项目的档案管理工作，确保项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据国家《档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)、《火电建设项目文件收集及档案整理规范》(DL/T241-2012)及《华能集团公司建设项目档案验收实施细则》（办发〔2013〕10号），结合公司实际情况，特制订本办法。第二条本办法适用于华能烟台发电有限公司火电建设项目工程和生产准备、技术改造、供热工程建设项目等。第三条本办法所称的火电建设项目档案是指火电和供热等在立项、审批、招投标、设计、施工、监理、调试等过程中生成的文字、图纸、图表、声像、图像、录音、实物、光盘等各种载体的应归档的全部文件资料。第四条项目档案管理工作是建设项目管理工作的重要组成部分，是维护公司利益、合法权益和历史面貌的重要基础工作，是各部门履行职责、开展业务的信息支持和保障。第五条项目档案管理工作应与项目建设同步，建立项目档案领导工作责任制和相关人员的岗位责任制，实行统一领导，分级管理，同时应将项目档案管理纳入招投标、合同管理、工程监理、项目管理程序和工程质量管理体系。第二章管理职责第五条办公室（一）办公室为公司档案管理工作的职责部门，承担全公司档案信息资源的储存、管理和开发利用。在总经理领导下，负责管理协调全公司的档案工作。（二）办公室下设档案室，配备专职档案管理人员，具体负责公司各种载体的档案保管和利用工作。（三）档案室负责宣传、贯彻落实国家档案局、华能集团、山东公司的有关档案管理的标准、规定、办法、制度等。（四）档案室负责制定职责范围内的建设项目档案管理标准、制度并组织实施。（五）档案室对于职责范围内的建设项目档案工作进行统一领导、组织协调、监督、检查和指导。（六）档案室负责职责范围内建设项目档案的接收、保管期限划分等工作。（七）档案室负责公司档案软件使用权限设置、归档资料数据的维护备份等工作。（八）档案室对于违反公司档案管理规定的行为有权提出批评考核，有权拒绝接收不符合标准要求的档案归档，并指导监督有关人员按要求重新立卷、归档。第七条基建部（负责工程项目建设的部门）职责（一）应把建设项目档案的管理工作纳入项目建设计划和项目管理程序，纳入相关人员的岗位职责，与建设项目管理同步实施。（二）负责制定本部门建设项目的档案管理制度，并落实实施。（三）履行工程档案的管理职责，依据国家、行业档案管理有关规定，对项目档案实施管理并对档案的质量负责。（四）负责对参建单位的档案进行监管、检查与指导，实行全过程管理。（五）对各分承包单位形成的竣工档案进行审核、预验收。（六）负责组织监理单位对各参建单位提出的设计变更执行情况进行汇总、审核，并提交给竣工图编制单位编制竣工图。（七）按照档案归档范围（附录A）收集、整理本部门在工程管理活动中形成的档案，并将分包单位移交的档案汇总、整理、编目，经监理审核后向公司档案室移交。（八）在部门领导的统一领导下，各工程技术管理人员应对各自分管范围内形成的项目档2案的完整、准确、系统和有效利用负责。（九）在合同中明确各参建单位竣工档案的编制质量、移交时间、套数、归档及违约责任。（十）负责在公司的档案管理系统中完成归档资料的预归档工作。（十一）项目竣工后，应配合完成项目建设档案专项验收工作。第八条生产技部职责（一）负责制定本部门的档案管理制度，并落实实施。（二）负责生产管理标准、制度、机组性能试验、经济指标统计、机组试运行、工程遗留问题、移交生产等资料的移交归档工作。（三）履行技改工程档案的管理职责，依据国家、行业档案管理有关规定，对技改项目档案实施管理，并对技改项目的档案的完整、准确、系统和档案的质量负责。（四）负责对技改项目各参建单位的档案管理工作的监管、检查与指导，实行全过程管理。（五）负责对机组技改项目应归档的文件材料的收集、预归档工作。第九条运行分场职责（含八角生产准备办）（一）负责制定本部门的档案管理制度，并落实实施。（二）负责将生产准备、试运行阶段形成的所有应归档的文件材料，按照档案管理要求整理、预归档后，向档案室移交。（三）负责将生产活动中形成的运行规程、规范、运行系统图册；半年考核期运行记录、消缺记录、运行措施等资料收集、整理，移交档案室。第十条500综合质监部职责（一）应把供热项目档案的管理工作纳入供热项目建设计划和项目管理程序，纳入相关人员的岗位职责，与供热建设项目管理同步实施。（二）负责制定供热建设项目的档案管理制度，并落实实施。（三）履行供热工程档案的管理职责，依据国家、行业档案管理有关规定，对供热项目档案实施管理并对档案的质量负责。（四）负责对供热各参建单位的档案管理进行监管、检查与指导，实行全过程管理。（五）对各分承包单位形成的竣工档案进行审核、预验收。（六）负责组织监理单位对各参建单位提出的设计变更执行情况进行汇总、审核，并提交给竣工图编制单位编制竣工图。（七）按照档案归档范围（附录A）收集、整理本部门在工程管理活动中形成的档案，并将分包单位移交的档案汇总、整理、编目，经监理审核后向公司档案室移交。（八）在供热工程部门领导的统一领导下，各供热工程技术管理人员应对各自分管范围内形成的项目档案的完整、准确、系统和有效利用负责。（九）在合同中明确各参建单位竣工档案的编制质量、移交时间、套数、归档及违约责任。（十）负责在公司的档案管理系统中完成归档资料的预归档工作。（十一）负责按照《综合档案管理标准》中声像档案的管理要求，按时整理、移交工程项目全过程的声像档案。第十一条各部门在签订项目勘察、设计、施工、监理、设备供货合同及协议时，应明确对方归档资料的编制责任、范围、数量和质量要求。第十二条勘测、设计单位职责（一）应按合同约定，收集项目前期勘测活动中形成的工程地质、地形测量、水文、气象等设计基础文件，向建设单位移交。（二）应按合同约定将设计活动中形成的文件，经收集、整理后向建设单位移交下列文件：1、项目可行性研究阶段、项目初步设计阶段形成的文件；2、设计交底及图纸审查、设计优化形成的文件；3、施工图；4、现场服务形成的设计更改文件、竣工图。第十三条监理、监造单位职责3（一）应按《电力建设工程监理规范》（DL/T5434）规定，将设计、施工、调试单位形成的文件质量和案卷质量纳入工程质量监控范围，对参建单位整理和移交的竣工档案质量情况负责审查，并签署审查意见。（二）应按本办法规定和合同约定，对项目监理活动中形成的文件进行收集、整理向建设单位移交。（三）设备监造单位应按合同约定，收集、整理在设备监造活动中形成的文件，在设备投运后，向建设单位移交。（四）项目竣工后，应配合建设单位完成项目档案专项验收工作。第十四条施工单位职责（一）应按合同约定，收集、整理各自承建范围内形成的施工项目文件，经监理审核后向建设单位移交。（二）凡有工程分包时，应对分包单位形成的项目文件进行审核确认，履行签章手续，并对移交的项目文件质量负责。（三）施工文件应以单位工程为单元，对过程形成的文件实施质量管理。（四）应负责收集、整理施工中已实施的设计更改及闭环文件和质量验收不符合项及整改闭环文件，经监理单位审查后，移交建设单位。（五）项目竣工后，应配合建设单位完成项目档案专项验收工作。第十五条设备厂家职责（一）编制移交清册，在设备开箱验收前移交建设单位工程管理部门档案负责人员。（二）在设备到货时，必须同时提供装箱单、产品质量证书、合格证、说明书、试验报告、检测报告、商检记录、特殊产品准销证等文件材料及至少三套设备图纸（合同中另有规定的除外）。（三）负责火电建设项目机组调试报告的编制与移交工作。第三章管理要求第十六条建设项目档案应坚持“三同时”的原则。负责项目建设的部门在签订合同（协议）时，应同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责；检查工程进度与施工质量时，应同时检查项目文件的收集、整理情况；在进行工程验收时，应同时审查验收项目档案的归档情况。第十七条负责项目建设的部门在与勘察、设计、施工、监理、设备厂家等单位签订合同时，应当设立专门条款，明确档案保证金、项目文件（包括电子文件）的内容、套数、归档时间、质量要求及整理、审核、归档与违约责任等。第十八条归档的纸质文件材料宜采用三孔一线的格式，用棉线进行装订，三孔的距离要均匀、美观，装订要结实耐用。卷内目录不装订，放在整卷资料的最上层即可。第十九条建设项目所形成的全部项目文件应按归档管理的要求，由文件形成单位（部门）按照附录A《火电建设项目文件归档范围及保管期限表》进行分类、整理、预归档。第四章项目文件收集第二十条收集范围（一）应将项目建设中形成的所有文字、图表以及音像等各种载体形式的文件为收集对象，将具有保存价值的文件纳入归档范围。（二）各参建单位主要项目文件归档范围及归档责任单位参照附录A。第二十一条收集时间（一）项目文件应与项目建设同步收集。（二）前期阶段、施工准备阶段、竣工验收阶段、生产准备阶段等项目管理性文件，可在文件办理完毕或阶段性工作完成后及时收集。（三）设备、仪器及物资文件，应在开箱验收后及时收集登记。（四）施工、调试单位形成的各专业项目文件，责任单位应在单位工程验收后及时收集。4（五）监理（监造）、设计等单位形成的项目文件，应在工作完成后及时收集。第二十二条收集份数（一）项目管理性文件收集份数宜一式一份，科技文件收集宜一式两份。需要增加份数应在合同中约定。（二）归档的文件除纸质外，应形成电子版一式三套进行移交。卷内和案卷目录的电子版应一同移交。第二十三条质量要求（一）项目文件应齐全、完整、准确、系统，签章手续完备；其内容真实、可靠与工程实际相符合。（二）项目文件应为原件，因故无原件归档的合法性、依据性、凭证性等永久保存的文件，提供单位应在复制件上加盖公章。（三）文件、图表、图纸等资料的幅面，要求使用国家统一标准系列，我公司规定使用A系列即A3、A4……。所有归档资料，应编制移交目录，并且移交双方签字。（四）项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，其载体、书写及制成材料应符合GB/T11822规定。（五）由分承包单位形成的文件，发包单位应负责审核并签字；由劳务分包形成的文件，发包单位应对形成文件承担全部的质量责任并签字确认，否则视为无效文件。（六）用于记录的专业施工与验收表格式文件，应符合现行电力行业标准的格式，没有填写内容的空白格应用划线或加盖“以下空白”章，以示闭环。（七）各种原材料及构件出厂证明、质保书、出厂试验报告、复试报告要齐全、完整，证明材料字迹清楚，数据准确、以原件归档。水泥、钢材等主要原材料都应编制跟踪台账，说明在工程中的使用场合、位置,使其有可追溯性。（八）设计变更、施工质量、缺陷处理报告等，应有闭环交代的详细记录（包括调查报告、分析、处理意见、处理结论及消缺记录、复检意见与结论等）。第五章项目文件编制第二十四条项目文件编制要求（一）参建单位应按DA/T28规定编制竣工文件，监理单位负责审查。（二）需整改闭环或回复的项目文件，执行单位应在完工后按质量管理要求编制相对应的闭环文件。（三）原材料质量证明文件，应分门别类按原材料的品种、型号等特征及原材料管理台帐编制原材料质量跟踪记录。(四)设计更改文件，应按专业编制《设计更改执行情况汇总表》，格式见附录表B.1。（五）对单位工程中按专业集中整理的设计更改文件、设备与原材料质量证明文件、计量器具文件，立卷单位应按DL/T5210规定填写登记表，在表中应填写文件所在卷册的档号，建立索引。《登记表》格式见附录表B.2、表B.3、表B.4。（六）非纸质载体文件归档时，应由整理单位编制文字说明与载体一起移交，并应在备考表填写互见号。第二十五条竣工图编制要求（一）各种新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时