宝迪教育档案管理系统使用手册

宝迪教育档案管理系统使用手册打印打印，指用户根据自己的需要把系统中著录的条目或档案的封面打印出来，存档或利用。系统中的打印分为：一般打印和检索打印。一般打印操作如下：在主界面目录树上选择相应的档案分类目录，点击任务栏的“打印”，或在菜单“检索打印”下选择“报表打印”，或双击主界面目录树进入相应档案分类的“档案数据管理”，点击左边的“打印按钮，弹出打印条件设置界面（如图4.1.2-16），设好打印条件就可以直接把内容打印出来，也可以先预览再打印出来。如果用户觉得打印数据的位置不合适，用户可以根据自己的需要在打印界面左边的“打印纸张位置”区域，调整数据的打印位置。（图4.1.2-16）检索打印（可选择打印）系统中的检索打印是在用户检索完成后，把所需数据打印出来，在检索状态下用户可以选择“打印”（如图4.1.2-16），在打印条目时，如果用户不想打印检索的全部条目，可以从中先选择要打印的条目，再点击“打印”，这样就可只打印出选中的条目。在检索打印中用户同样可以把数据直接打印出来，也可以先预览再打印，如果需要套打可在“套打”（不打印表格只打印数据）前打勾。选择多条目打印，先双击主界面对应目录树，进入全目录管理方式，点击右键有：全部选中、全部取消、反向选中。如果有（1－20）二十条数据，要打印其中的（7－17）十一条数据，按住“shift键”，点击第7条数据，然后继续按住“shift键”不放，点击第17条数据，即选中（7－17）十一条数据，再按“打印”即可，这样就可只打印出选中的条目。打印预览系统在一般打印和检索打印中都有打印预览功能，用户在打印预览时可以选择不同的预览方式，可以翻页进行查看数据、打印设置、报表保存、打开报表、查看报表页数、返回重新选择打印数据、退出等操作（如图4.1.2-17）。（图4.1.2-17）打印机设置：用户用该功能可以设置打印范围（页数范围，如：用户可以设置只打印1-3页等），设置打印份数等（如图4.1.2-18）。（图4.1.2-18）报表保存：是把要打印数据以文件的形式保存，如果用户下次还是要打印相同的数据，可直接打开保存的报表文件打印即可。打开报表：打开已经保存的报表。●打印纸张位置设置用户在打印时，如果打印数据在纸上的位置有偏差。用户可以在打印时进行位置调整设置方法：1、如果用户打印时发现数据在纸上的位置偏上“5毫米”，用户可在位置调整处的“下移”位置输入“5”毫米。2、如果用户打印时发现数据在纸上的位置偏下“5毫米”，用户可以位置调整处的“上移”位置输入“5”毫米。3、如果用户打印时发现数据在纸上的位置偏左“5毫米”，用户可在位置调整处的“右移”位置输入“5”毫米。4、如果用户打印时发现数据在纸上的位置偏右“5毫米”，用户可在位置调整处的“左称”位置输入“5”毫米。删除是指删除系统中的一条或多条记录。操作步骤如下：进入管理类卷内目录管理。选择一条或多条记录（在“选中”栏内单击需删除的条目数据，在选中栏内有“√”说明已选中），点击“删除”按钮（图4.1.2-19），系统会提示用户是否确认删除并列出要删除的全部记录。如果用户要删除单条记录可在相应的档案分类目录下选择该条目，然后在主界面工具栏上点击“删除”按钮或在菜单栏“数据编辑”下选择“删除记录”，即删除了选中的该条记录。（图4.1.2-19）警示：用户执行本操作时一定要慎重，删除的数据不可再恢复。撤销（选中）撤销用户选中的所有条目。首尾（记录）用户使用该功能，可直接查到该档案分类的首条记录或尾条记录。退出退出该档案分类目录的数据管理。显示选中只列出用户当前选中的记录。保留选中选中的记录一直保持选中状态，用户可以对选中的这些记录进行连续的操作，包括:查看、修改、打印、检索等。复制录入可以复制一条记录到下一录入框中进行修改录入，提高录入效率。在复制录入“□”内打上“”，勾选一条记录，然后点击“录入”，即可进行修改录入。4.1.3管理类归档文件目录学校管理归档文件是适应计算机管理档案的需要，即改革后的文件归档方式，也就是单件归档，是指需要归档的文件不用立卷，直接以单份文件为单位的归档方法。系统中对归档文件的登记项主要有：档号、全宗号、全宗名称、文件题名、文件编号、责任者、年度、类别、件号、保管期限、文件页数、机构、密级、文件时间、人名、电子文件、备注。其中必录项（在软件录入时录入界面带“*”标记的项）为：文件题名、年度、类别、件号、保管期限、密级、文件页数。归档文件目录的管理的操作，用户可参照办学条件卷内目录的管理的操作。4.2会计档案会计档案是指机关企事业单位在经济管理和各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存下来的会计凭证、会计账簿和会计报表等资料。它是记录和反映经济业务、财务收支状况及其结果的重要史料和证据，是国家全部档案的重要组成部分。4.2.1会计案卷目录会计案卷目录是对会计档案的案卷进行登记管理，登记的主要内容有：档号、全宗号、全宗名称、案卷题名、立卷单位、起止日期、目录号、案卷号、卷内张数、案卷件数、类别、保管期限、凭证起号、凭证止号、销毁年限、备注。其中必录项（在软件录入界面带“*”标记的项）为：案卷题名、目录号、案卷号、卷内张数、案卷件数、类别、保管期限。会计案卷目录管理的操作，用户可参照办学条件案卷目录管理的操作。4.2.2会计报表卷内目录会计报表卷内目录是对会计档案，报表类的卷内文件进行管理登记，登记的主要内容包括：档号、全宗号、全宗名称、文件题名、文件编号、责任者、目录号、案卷号、顺序号、保管期限、文件日期、页号、备注。其中必录项（在软件录入界面带“*”标记的项）为：文件题名、目录号、案卷号、顺序号、保管期限、页号。会计报表卷内目录管理的操作，用户可参照办学条件卷内目录管理的操作。4.3基建档案基建档案是基建工作的真实记录，是基建项目工程从提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）的全部过程中形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的历史记录.4.3.1基建案卷目录基建案卷目录是对基建档案的案卷进行登记管理，主要登记项包括：档号、全宗号、全宗名称、案卷题名、工程名称、立卷单位、起止日期、保管期限、类别、分类号、案卷号、案卷页数、密级、份数、设计单位、建设单位、施工单位、施工地点、开工时间、竣工时间、归档日期、备注。其中必录项（在软件录入界面带“*”标记的项）为：案卷题名、工程名称、保管期限、分类号、案卷号、案卷页数。基建案卷目录管理的操作，用户可参照办学条件案卷目录管理的操作。4.3.2基建卷内目录基建卷内目录是对基建档案的卷内文件进行登记管理，主要登记项包括：档号、全宗号、全宗名称、文件题名、文件编号、责任者、分类号、案卷号、顺序号、保管期限、页号、文件日期、密级、备注。其中必录项（在软件录入界面带“*”标记的项）为：文件题名、分类号、案卷号、顺序号、保管期限、页号。基建卷内目录管理的操作，用户可参照办学条件卷内目录管理的操作。4.4声像档案声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。4.4.1声像案卷目录声像特殊载体目录是对声像特殊载体档案进行登记管理，主要登记项包括：档号、全宗号、全宗名称、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、目录号、案卷号、案卷件数、密级、载体类型、摄入者、归档日期、备注。其中必录项（在软件录入界面带“*”标记的项）为：案卷题名、保管期限、目录号、案卷号、案卷件数。声像案卷目录管理的操作，用户可参照办学条件案卷目录管理的操作。4.4.2声像卷内目录声像档案卷内目录是对声像档案卷内的声像进行登记管理，主要登记项包括：档号、全宗号、全宗名称、题名、责任者、保管期限、目录号、案卷号、顺序号、拍摄时间、照片编号、照片页号、摄入者、底片号、载体编号、箱号、照片规格、文字说明、人名、带长、来源、归属情况、备注等。其中必录项（在软件录入界面带“*”标记的项）为：题名、保管期限、目录号、案卷号、顺序号。声像卷内目录管理的操作，用户可参照办学条件卷内目录管理的操作。4.5实物档案实物档案是指以物质实体为载体，反映本单位历史真实面貌的特定物品。一般包括奖品、印信、名人字画、单位交流中收受的礼品及单位发展中有纪念意义的物品等。4.5.1实物档案目录实物特殊载体目录是对实物档案的特殊载体进行登记管理，主要的登记项包括：档号、全宗号、全宗名称、实物名称、立卷单位、起止日期、类别、分类号、件号、保管期限、密级、规格、来源、实物日期、存放点、载体类型、归档日期、责任者、备注。其必录项（在软件录入界面带“*”标记的项）为：实物名称、类别、分类号、件号、保管期限。实物档案目录管理的操作，用户可参照办学条件案卷目录管理的操作。第五章库房环境管理5.1库房环境管理对档案库房的管理，直接影响对档案的管理。档案库房必须保持清洁卫生、室内空气流通，放置“温度计”和“干湿度计”，保持库内适宜的温湿度。本系统中的库房环境目录就是记录档案库房的温湿度情况。主要的登记项有：测定日期、测定时间、年度、月份、星期、天气、库内温度、库内湿度、库外温度、库外湿度、措施及效果、当时库房保管人、备注。（如：图5.1）（图5.1）第六章脊背标签管理6.1脊背标签目录案卷脊背包括年度、全宗号、起止案卷号、盒号、保管期限等。（如图6.1）（图6.1）第七章系统维护系统维护是提供给用户对本系统的全宗、档号、报表和密码修改功能进行管理和设置（如图7-1）。（图8-1）7.1全宗设置全宗设置是指对系统中全宗号和全宗名称的设置和维护，其中包括：全宗维护和全宗替换。全宗维护：是指对全宗的新增、删除和设置，并且系统还可以实现多全宗的管理。进入系统，在主界面菜单选择“系统维护→全宗设置→全宗维护”（如图8.1-1）。输入全宗号和全宗名称，点击“添加”，然后选中按“默认”，以后录入就会默认这个全宗了。（图7.1-1）添加：在系统中添加一个新的全宗。删除：从系统中删掉一个全宗。默认：对当前系统要使用的全宗进行设置（录入时会自动提取）。说明:被设为默认的全宗号和名称在用户录入时如果用户不修改会一直保留在著录框内。全宗替换：可以批量替换系统中出错的或要修改的全宗数据，操作如下：进入系统，在主界面菜单选择“系统维护→全宗设置→全宗替换”（如图7.1-2）。按“替换”即可。（图7.1-2）7.2档号设置档号是档案馆(室)在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。系统根据档号编制原则提供了档号设置功能，操作如下：进入系统，选择主界面菜单“系统维护→档号设置”（如图7.2-1）。(图7.2-1)档案分类：选择要设置档号的档案分类目录。组成字段：选择组成档号的成员字段。间隔符：分割档号组成字段的符号。替换符：在特殊情况下，替换前面的间隔符（和间隔符号结合使用），例如：将档号C1-2001-001-001改为C1·2001-001-001样式。添加：给相应的档案分类的档号新增组成字段。清除：删除当前添加的全部档号组成字段。撤销：取消当前档案分类的档号设置。保存：保存当前新设置的档号（用新档号替换当前档号）。7.3报表设置报表设置是根据各地区的不同情况对报表的模板进行设置。（如图7.3-1）用户可在“报表模板”中选择自己所在地区的模板。点击“设置”即可。(图7.3-1)7.4选项设置设置一些数据项选择性的输入，主要提高输入速度等，例如保管期限，类别等等，设置较为简单。例如：在保管期限中增加一个“5年”数据项（见图7.4-1），选择保管期限，在分类名称输入“5年”，按“增加”就可以了。(图7.4-1)7.5属性设置属性设置，主要设置文件管理中的收文目录、发文目录中流水号的格式，用户可以自定义其格式，例如：用户想要定义“S2007-001”或“F2007-001”类型的流水号格式（图7.5-1）。操作步骤：