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UPDATEBYALAN–2009-08-261/8頁HOWTOMAKEHOTELBOOKING如何訂酒店A.如何訂酒店1.首先我們要選擇定那個地方及地區的酒店，如果客人不懂而自己又不懂，可以請教有經驗的同事(如果在網站看到的話會有3個字的電話memory供應商的名字)。2.通常酒店有分I.T.(INDIVIDUALTRAVELLER)2.1.旅行社的合同價錢(CONTRACTRATE)－般是洒店RACKRATE的(半價至7折不加收10%酒店服務費)但是一定擔保入住不可取消,,更改,,退回款項(有些旅行社會成包酒店一定數量的房間，在這情況下，就算該間旅行社不能成功地買出所有已成包一定數目之房間，亦需要付全數給酒店，我們稱這些為ALLOMENTROOM(或叫包房)如果是旅行團東南亞及中國等地叫GOURP團體房一般8間以上可以申請超過16間免費F.O.C一間)2.2商業用戶價錢(COMMERCIALACCOUNT,,CORPORATERATE)如和記電訊，匯豐銀行等他們不一定要最平最重要快及可直接找洒店問有冇房(8折加10%)及可以不擔保入住(此類用戶，不可以透過旅行社訂房，除非用其他姓名登記入住)(有一些在商業區的洒店怡東,柏寧,宜必思,萬豪,港麗,港島香格里拉,文華東方等等任何客人曾經用過CORPORATERATE就不可以用旅行社的CONTRACTRATE)2.3酒店本分定價價錢(最高)在旺的季節會收WALKINRATE,,LISTPRICE,,PUBLISHRATE－RACKRATE(價錢最昂貴，但可以臨時不要房間,,及有一些可以留房間到當天的下午6點才要不要)(一般RACKRATE是他們定價再加10%服務費如果旅行社訂RACKRATE會有10%佣金俗稱++-RATE)2.4在詢間行家或酒店價錢之後，必須問他們是否NETT(底價)，因為有機會他們所報的價錢是已含利潤價，即是有回佣。例如：黃金海岸、東瀛遊等……2.5目前本公司(ABACUS,電腦價錢8折不要加10%)(要用信用卡擔保入住)2.6等於有些酒店的付款方法會是客人訂了房間，但不是即時付款給我們，而是到入住當日才付合約價錢給酒店櫃台，其後酒店再付給我們回佣。例如：E龍(現付洒店大部在中國在香港是不適用的)3大部份我們都是找EDMONDTRAVE和酒店有CONTRACT合同的酒店推銷。因為我們可以最快知有沒有房間及收不收CONTRACTRATE合同價，如果沒有才找其他旅行社。4任何一間旅行社都不可以和本港及全世界的酒店有CONTRACT的。所以你自己就要問有經驗的同事是自己的CONTRACT或和其他旅行社的CONTRACT5如果是自己的CONTRACT的話就直接到要訂的酒店。然後，轉到訂房部一般都找的RESERVATION。但如果當天(即日)的話一定要轉到酒店櫃臺RECEIPITION詢問收不收CONTRACTRATE。有困難找SALES訂房但價錢有機會貴一些，UPDATEBYALAN–2009-08-262/8頁我們叫做ADDHOTRATE海鮮價。5.1如在ADDHOTRATE時房間是不能保留，所以在叫客人入數前，請與客人說明付款後亦有機會房間是爆滿的，盡量避免方法：可以叫客人入數前打電話給你確認現在是否仍有房間，之後打電話到酒店問他們可否保留房間一會(約十至十五分鐘左右)，之後一收到客人的付款就即刻確認房間。這樣可以避免客人入數後沒有房間要轉其他酒店或者退款的情況出現。5.2如預，例如展覽會的情況下，酒店房間會非常滿，所以有客人要求指定要住那一區或那一間酒店會比較難，應同客人解釋房滿原因，然後詢問客人想預多少預算住酒店(介紹其他酒店給客人)，然後按金額找尋酒店給客人及最近的酒店(不一定同一區)，那樣會比容易安排酒店給客人。如預客人預算的金額難以訂到附近的酒店，可以提供其他比較遠或同一區但價錢比較貴的酒店供客人選擇6ALLOTMENT預早分配給旅行社房間某一些酒店會預早留給選定的旅社一些房間，作用是不用每一次訂房都要再次打去酒店收不收合同價錢CONTRACT俗稱：FREESALES，但是有分開是包銷及不包銷及入住之前幾多天取消旅行社的ALLOTMENT7如果是外國的CONTRACTRATE的話就用本公司的MEMORYFAX去訂房如GRANDEXPRESS(可在本公司特定地方找到世界各地供應商)8一定要RECONFIRMHOTEL做的房間，酒店名字，電話，地址，傳真，網站，因為經常會訂錯酒店。錯誤的故事A…客人訂PATONGRESORTHOTEL我們訂錯PATONGBEACHHOTELB…客人訂LAGUNABEACHRESORT冇早餐我們訂錯包早餐C…客人訂STANFORDSEAVIEWHOTEL我們訂錯NIKKOHOTELD…口頭同酒店或SUPPLIER供應商(SUNPAC)而沒有黑紙白字就當自己錯E…CC訂温哥華RICHMOND區的HOTEL定錯了VICTORILA區客人及公司都損失錢及時間(錯的原因是酒店同名不同地址所以T.C.凡是做HOTELCHAIN都要小心)F…遇到酒店的缺點及壞處如房間太少..冇大床..冇雙人床..冇上網..冇泳池..-裝修期間..一定要寫在收條上.客人無法借意取消或說那一位..T.C.沒有說清楚假如決定是和其他旅行社訂的話就致電話到他這間CONTRACT的旅行社，如果是外國的話，一樣可以FAX到外國的旅行社。請定完後FAX回覆你要定的酒店有沒有房間及那一個價錢，等待對方FAX回覆OK才通知客人。9ABACUSHOTELRATE就等自己訂位認識後才學10酒店電話，傳真盡量在萬福的網站或MSN或雅虎或GOOGLE或ABACUS尋找。11外國地方客人一定要酒店住宿卷(HOTELVOUCHER)12香港及澳門要酒店確認書(HOTELCONFIRMATION)或身份証登記入住酒店13網址的價錢已包括利潤(PROFIT)，酒店的利潤(PROFIT)一律定為HK$??，如遇上ADDHOT海鮮價則加客人HK$???14如果客人用信用需加多2%費用，如是FAXMAILORDER需加3%，但不可同客人講UPDATEBYALAN–2009-08-263/8頁明是信用咭費用，單據上更加不可註明15由於GUARANTEEARRIVAL保證入住房間後，無論客人是否有入往，我們都要付錢給酒店，所以還未收到客人錢前，千萬不要GUARANTEEARRIVAL保證入住房間事例：早前有一名新同事ANDY訂一間叫999丹楓白露酒店公寓，在未收到客人錢前，GUARANTEE，最後客人無付款給我們，但公司要付款給酒店，結果另公司蒙受HK$600之損失，之後被公司開除。所以如果三天內的訂單，如困是日本酒店則是七天內，最少必須收取客人首晚住宿費用才可以幫客人訂房。16但相反如果客人已經附了錢，遲遲都唔GUARANTEEARRIVAL保證入住房間，結果房間被取消，客人入住唔到，結果要公司倍嘗當晚房錢給對方。17如要FAXRO=RESERVATIONORDER(每一個T.C.都有自己的萬福格式在R.O.裡預早設定是用EDMONDNG的E-MAILPAGER的個人資料請把這些資料改為自己的名字及資料)或EXCHANGEORDER(E.O/X.O)訂房去酒店或AGENTGUARANTEEARRIVAL保證入住房間，一定要已收到對方的回覆為準，不可FAX完就當對方收到，如收不到對方的回覆可致電或REFAX一次(視乎不同情況而定)。由早前有一名同事叫TEDDY他因為FAX了XO訂房GUARANTEEARRIVAL保證入住房間就當訂實房間，但其實對方收不到，結果要公司倍嘗當晚房錢給對方，之後被公司開除18.GUARANTEEARRIVAL保證入住房間，不單是只寫筆上的協議連口頭協議都會被計算在內，所以必須要小心對話，如與到聽不清楚或不明白的語句，必須問清楚對方真正的意思。例如：在某一些酒店或某一些情況下是必須GUARANTEE才可以預留房間，在這種況下必須清楚說明你是否GUARANTEE19.就算客人親身上來訂酒店，如未付款亦切勿GUARANTEE，因曾有同事有客人親身上來訂酒店，客人話一定會付款，叫佢GUARANTEE，下午回來付款，但結果客人沒有回來，結果損失HK$80020.有些酒店的名字是差不多，例如：客人話要訂麗東，由於香港有三間麗東酒店，所以就要問清楚係訂那一間，除此之外不同地方可能也有相同名稱的酒店，曾經有同事替客人訂深圳酒店，但結果訂錯了相同名稱在順德的酒店，結果損失HK$1500。21.替客人訂完酒店後一定要給發票客人，如客人不能親身上來我們公司，可改用傳真或電郵給客人，如客人要收據一定要在收據打上代訂房間的agent名稱。如果是外地酒店，收據一定要加上海外agent聯絡方法，如：台灣poloholiday、泰國grandexpress、深圳chris因曾有同事沒有給發票客人，而客人去到酒店無法入住，客人以無法聯絡我們為理由，要我們公司交還訂房費用，結果損失HK$200022.另外如沒有經驗的新同事訂酒店時，應該跟從網址內的供應商指示去訂房，如要找其他供應商訂房，應先詢問上司的意見B.訂酒店過程HOTELBOOKINGPROCEDURE1.有客人或AGENT致電話或FAX或E-MAIL他們要求的酒店或收費或要求2.我們根據我們做HOTELHK.COM的收費表去訂房間(記住一定要貨比三家不吃虧)(可參考價錢下方09-May-2005LastUpdatedbyJANE(057/155)，057及155代表供應商的代號，此代號是根據電話記憶功能內的設定Redial057，如果遇到我們自己做和AGENT做的房間相差是$40左右的話，我們都希望自己直接和HOTEL做房，因為希望將來我們的價錢可以再平D。UPDATEBYALAN–2009-08-264/8頁3.AGENT︰OK他們會要求我們FAX一張R.O.做房，小心要不要GUARANTEEHOTEL︰CONFRIM之後通常會在我們FAX的R.O.上蓋上HOTELCONFRIM的蓋印，有時會有一個CONFIRMATIONNO.給我們打在HOTELVOUCHER上4.由於酒店OKCONFIRM所以我們盡快FAX或E-MAIL回覆客人說已訂的房間OK，在每一部電腦都有一個叫萬福格式的檔案，內裏有一個叫做HOTEL確認的檔案，檔案內有全香港所有酒店的確認表格，自已於表格上填妥所有有關資料後FAX或E-MAIL給客人對清楚有沒有訂錯的地方，若果客人收到有問題的話會即時回應5.收錢方式︰A.FAXMAILORDER－不可接受第三者付錢一定要入住客人本人的信用咭B.BANKIN到ACCOUNT(EDMOND伍佩文私人)C.親身到萬福旅行社付款D.客人在大陸請客人看的付款方法入交通銀行李軍戶口(絕不接受外地匯款，因為如果從外地匯款需時3~7天才可以清楚收到對的款項)6.必須要叫人客入數後致電及傳真回入數紙給我們，然後到網上銀行查客人是否真的已過數給我們7.傳真完GUARANTEERO或XO一定要確認對方收到及必須要對方蓋印回覆C.自己一定要記得1.酒店名稱---(PATONGRESORT&PATONGBEACH)2.地區---(豪境或METROPARK)3.入住人客姓名---(名片上的名字和實際到洒店的護照名字)4.入住日期---(月和日對調錯)5.退房日期---(客人大多數只懂住到那一天不懂說那一天退房CHECKOUT)6.房間數目---(一間兩晚和兩間一晚)7.房間類型----(客人一定要DOUBLEBED或客人一定要DOUBLEBED或3張單人床TRIPLE或一張大床加一張小床DOUBLE+SINGLE)8.收費提