常用应用软件

第五章常用应用软件第5章内容简介5.1文字处理软件5.2电子表格软件5.3文稿演示软件5.4常用工具软件应用软件：为解决某些实际问题而编制的程序。通用软件：为解决带有通用性问题而研制开发的程序，如办公软件包、图形图像处理软件、数据库管理系统软件等。专用软件：专门为某一行业或单位的特定问题而开发的程序。5.1文字处理软件文字处理软件：能够提供文字输入、编辑和输出环境的软件。集文字、表格、图形的录入、编辑、排版、打印功能于一体。例如：MicrosoftWord、金山文字等。5.1.1Word系统概述认识Word窗口：5.1.2文档的建立1.文档的输入（1）输入文本利用键盘输入字符汉字输入法：如智能ABC、五笔字型等表5.1.1中文标点及其对应键位中文标点对应按键中文标点对应按键、顿号\‘左单引号'(单数次)。句号.’右单引号'(偶数次)，逗号,“左双引号(单数次)：冒号:”右双引号(偶数次)；分号;《左书名号—连字符&》右书名号……省略号^￥人民币符号$（2）输入中文标点符号选择软键盘输入特殊符号（3）输入特殊符号通过“插入”→“符号”命令2.保存文档（1）保存新文档单击“保存”按钮，为新文档命名（2）保存已命名的文档单击“保存”按钮（3）将文档另存备份选择“文件”→“另存为”命令，输入新文件名（4）自动保存文档选择“工具”→“选项”命令，设置“自动保存时间间隔”（5）保存为HTML格式选择“文件”→“另存为Web页”5.1.3文档的编辑文档的编辑是指对文档内容进行插入、修改、删除等操作。1.选定文本Word2002可以同时选定多个不连续区域通过按住Ctrl键再加选定操作来实现在文本区：拖动选定文本；三击选定段落；按住Alt键并拖动选定矩形区域。在选定栏：单击或拖动选定一行或多行；双击选定段落；三击选中整篇文档。2.插入与修改文本在插入状态，可插入字符；在改写状态，插入字符则替代当前光标位置字符。3.复制与移动文本文本复制、移动等通过剪贴板Word2002可以存放24次复制或剪切的内容可使用“粘贴选项”智能标记按钮4.撤消与重复“撤消”按钮可用于恢复原来的状态；“重复”按钮用来将撤消的命令重新执行。5.查找与替换选择“编辑”→“查找”命令：5.1.4文档的排版与打印1.字符格式化先选定文字，选择“格式”→“字体”命令：字体与字号：字形：效果：提示：调整字符位置与间距：单击“字符间距”选项卡快速复制文本格式：使用“格式刷”2.段落格式化•段落缩进移动水平标尺上的缩进标记：首行缩进悬挂式缩进左缩进右缩进利用格式工具栏或“段落”对话框（选择“格式”→“段落”命令）：•段落对齐•段落间距•段落修饰利用“格式”菜单的“边框和底纹”命令：•分栏与首字下沉选择“格式”→“分栏”命令。选择“格式”→“首字下沉”命令。注意：若要使栏宽不相等，应取消“栏宽相等”复选框，并指定各栏的宽度和间距；选取分栏的段落时，不要选择段落后的段落标记，否则分栏可能不成功。设置首字下沉同时还要分栏排版时，应先设置分栏，后设置首字下沉。3.设置项目符号及编号选择“格式”→“项目符号和编号”命令选择“字符”或“图片”按钮改变符号的样式。4.创建和使用样式样式是一组已命名存储的格式的集合，分段落样式和字符样式。选择“格式”→“样式和格式”→“新样式”：•创建样式输入样式名称、类型选择“标题”；设置样式的字体格式和对齐方式•使用和查看样式•修改和删除样式5.生成目录生成目录前，先对文档中要显示目录的各级标题分别格式化。生成目录方法：选择“插入”→“引用”→“索引和目录”。选择“目录”6.页面设置包括页眉页脚设置和页的版面设置。在此插入页眉在此插入页脚•设置页眉和页脚•页面设置选择“文件”→“页面设置”命令：上页边距左页边距右页边距下页边距页眉页脚•脚注和尾注选择“插入”→“引用”→“脚注和尾注”命令脚注：对文档内容进行注释说明，注释位于页面底端。尾注：对文档引用的文献注释，注释位于文档结尾。•批注对文字内容的修改做出标记，作者可以接收改动或拒绝改动。选择“插入”→“批注”命令直接引用：选择复制、粘贴按钮操作拒绝接受：右击标记，删除批注•修订选择“工具”→“修订”命令，单击审阅工具栏的“接受所选修订或拒绝所选修订5.1.5表格制作•创建和编辑表格选择“表格”→“插入”→“表格”命令；单击常用工具栏中“插入表格”按钮并拖动鼠标指针；单击常用工具栏的“表格和边框”按钮调出“表格和边框”工具栏：•绘制斜线表头•移动表格或调整表格5.1.6图文混排•插入图形选择“插入”→“图片”命令:020406080100第一季度第二季度第三季度第四季度东部西部北部自选图形•编辑图片（1）放大与缩小图片（2）移动或复制图片（3）剪裁与删除图片图片工具栏（4）设置图片的环绕方式单击“图片”→文字环绕”按钮：裁剪按钮•利用绘图工具绘制图形如果“绘图”工具栏没有出现，单击常用工具栏上“绘图”按钮或选择“视图”→“工具栏”→“绘图”。（1）在文档中绘制图形（2）在自选图形中加入文字（3）组合或取消图形对象组合在绘图画布中使用绘图工具：•文本框•公式编辑器文本框分横排和竖排两种方式。主要用于制作“文中标题”，“栏间标题”和“边标题”等，也可用于在图片中放置文字。文本框内容的编辑在绘图画布中进行。选择“插入”→“对象”→“Microsoft公式3.0”：数学符号公式模板文档保护（1）为文档加密码选择“工具→选项→安全性”标签；在“打开文件时的密码”中输入文档的密码（2）将文档设置为“只读”5.1.7邮件合并邮件合并用于将一份通知或信函，以不同的收信人姓名打印。方法：•通过创建一个主文档和一个数据源文件来生成多个文档，主文档是包含在合并中不同文档中相同的部分，如信函的主体文本、图形等；数据源则是包含不同文档中变化的信息，如姓名、称谓、地址等。•在合并过程中，Word把来自数据源的不同信息加入到主文档的邮件合并域中，由此产生了主文档的不同版本。简单操作步骤：打开一个新文档（或打开一个准备作为主文档的文档）；--输入信函内容；--选择“工具”→“信函与邮件”→“邮件合并”命令；—选择文档类型如选“信函”—单击下一步—选择如何设置信函使用当前文档—单击下一步，选取收件人—单击“浏览”打开数据源文件（存放要发信人员的表格文件：word,excel,数据库文件等，注意不要有表头,直接是表格。）—单击“撰写信函”（将不同人的信息插入到信函中）—选问候语—选其他项目插入姓名，职务或姓名、各科成绩等—预览信函—完成合并—编辑个人信函—打印5.1.8Word宏的使用宏是一种程序,可以将一些重复的操作或工作过程录制下来,集成单一命令,重复使用,以提高效率.操作方法:•选择“工具”“宏”“录制新宏”•开始操作(具体的编辑工作等);•操作结束,选择“工具”“宏”“停止录制”,即可终止录制;•使用宏:选择“工具”“宏”“宏”,选择所录制的宏名,即可执行那些重复的操作.5.2电子表格软件电子表格是指能在计算机上提供运算环境的软件。输入数据和公式，得到计算或统计结果。适合利用计算机解决各种计算问题。Excel能够提供完整的计算功能和其它的数据处理功能，如图表的制作、数据筛选、数据的统计分析等。5.2.1Excel系统概述•认识Excel单元格选定方法：相邻的单元格：选定第一个单元格，然后拖动鼠标直至最后一个单元格不相邻的单元格：选定第一个单元格区域，Ctrl键+选定其它单元格区域整行或整列：单击行号或列标相邻的行或列：沿行号或列标拖动鼠标指针不相邻的行或列：选定第一行或第一列，Ctrl键+选定其它的行或列所有单元格：单击全选按钮取消选定的单元格：在工作表任意处单击5.2.2建立工作表1.直接输入常量数据（1）输入文本：文本数据由数字、字母或其它字符组成（2）输入数值：数字0～9，+、-、（）、/、%、$、E、e、，、.（3）输入日期或时间：日期数据使用连字符“-”或斜杠“/”时间数据使用冒号“：”按12小时制键入时间，应在时间后留一空格，并键入AM或PM，表示上午或下午组合键“Ctrl+；”输入当前日期组合键“Ctrl+Shift+；”输入当前时间2.自动填充数据：自动填充等差、等比，或系统预定义的序列数据。（1）使用填充柄输入等差或系统预定义的序列数据。根据需要选择“自动填充选项”菜单中的内容（2）使用填充命令输入数据适用于输入等差、等比、日期和自动填充四类序列。（3）建立自定义的自动填充序列5.2.3工作簿的基本操作1.建立与打开工作簿2.保存和关闭工作簿注意“保存”与“另存为”的区别。3.工作表和工作簿的保护（1）保护工作表：防止修改工作表中的单元格、图表项、图形对象等。选择“工具”→“保护”→“保护工作表”命令。（2）保护工作簿：保护工作簿的结构及窗口。选择“工具”→“保护”→“保护工作簿”命令。（3）取消对工作表或工作簿保护选择“工具”→“保护”→“撤消工作表保护”或“撤消工作簿保护”命令。4.工作表的基本操作（1）选择工作表选择多张相邻工作表：单击一张标签，Shift键+单击最后一张标签选择多张不相邻工作表：单击一张标签，Ctrl键+单击其余标签选择全部工作表：右击标签，从快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令取消选定的全部工作表：单击任何一张非当前工作表的标签（2）对工作表的操作①插入工作表：选择n张工作表，可插入n张工作表。②删除工作表：选择“编辑”→“删除工作表”命令。③移动或复制工作表：选择“编辑”→“移动或复制工作表”命令。在一个工作簿内：拖动标签——移动；Ctrl键+拖动——复制。④为工作表命名：双击工作表标签，输入新工作表名。表名长度≤31个字符。⑤为表标签更改颜色：右击标签，从快捷菜单中选择“工作表标签颜色”命令。5.2.4使用公式与函数1.使用公式•公式中的运算符及其应用算术运算符+、－、*、/、%、^比较运算符=、、、=、=、文本运算符&（文本字符串连接）引用运算符:（冒号）、,（逗号）、（空格）=(C3+D3)*20%-E3必须输入单元格地址运算符常量算术运算符级别：%，^，*和/，+和－公式中运算符的优先级别由高到低依次为：引用运算符算术运算符文本运算符比较运算符•数据的引用相对引用：是公式复制时进行调整的单元格引用。绝对引用：是在公式复制到新位置时不改变的单元格引用。混合引用：是在公式复制到另一个单元格时只调整部分单元格引用。表示方法：相对引用：列标+行号例A2，B3绝对引用：$列标+$行号例$A$2,$B$3混合引用：列标+$行号例A$2,B$3$列标+行号例$A2,$B3引用不同工作簿和不同工作表数据的格式：[工作簿名称]工作表名称！单元格地址2.使用函数函数是预先定义好的内置公式，由函数名及其参数组成。形式：函数名（参数1，参数2，…）参数是函数所要处理的数值。可以是常量、逻辑值、单元格、区域或其它函数。注意：输入函数时前面也要键入等号“=”。输入函数有两种方法•直接输入法：在单元格中输入函数的完整形式•插入函数法：选择“插入”→“函数”命令或单击编辑栏的“插入函数”按钮常用函数应用举例：•AVERAGE函数用于计算自变量参数表中所有数值的平均值。选取函数类型和函数“AVERAGE”输入函数参数得到结果•IF函数执行真假值判断，返回不同结果。可以对数值和公式进行条件检测。选取函数类型和函数“IF”输入函数参数得到结果判断条件条件为真时显示值条件为假时显示值•HLOOKUP函数水平查找函数。在表格或数值数组的首行查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前列中指定行处的数值。1.建立查询数据表2.输入函数3.拖动复制该公式注意：查询数据表地址范围应使用绝对地址。5.2.5工作表的编辑与格式化1.工作表的编辑（1）修改与清除（2）插入与删除（3）移动或复制执行“复制”命令后，可多次粘贴（4）查找与替换利用“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，可以只粘贴用户选择的内容2.工作表的格式化“格式”菜单中的命令格式工具栏中的按钮使用格式化示例：格式化内容：（1）调整单元格的行高与列宽（