北京复华酒店管理有限公司运营物品采购管理办法

11创造创新企业北京复华酒店管理有限公司运营物品采购管理办法（试行）22创造创新企业目录第一章总则.............................................................................................错误!未定义书签。第二章分类.............................................................1第三章责任部门和分类...................................错误!未定义书签。第四章合格B类和C类供应商数据库管理...................................3第五章入围供应商渠道的管理............................错误!未定义书签。4第六章筹备期A类物品采购工作流程.......................................5第七章筹备期B类物品采购工作流程......................错误!未定义书签。5第八章筹备期C类物品采购工作流程......................错误!未定义书签。7第九章合同变更和应急采购...............................................8第十章样板间B类物品采购流程...........................................9第十一章样板间C类物品采购流程........................错误!未定义书签。9第十二章运营期B类和C类物品采购流程..................................10第十三章样品库的管理.................................错误!未定义书签。10第十四章公平交易原则.................................错误!未定义书签。11第十五章附表.........................................错误!未定义书签。1133创造创新企业第一章总则为确保集团所属各酒店按计划准时开业，保证所采购的运营物品符合复华品牌标准和品牌酒店管理公司品牌标准，为严格控制预算、保证质量、控制成本、提高工作效率，明确酒店运营物品采购工作的工作职责，加强集团管控，规范工作流程，特制定本《办法》。本办法适用于复华建设集团酒店管理有限公司（以下简称酒店公司）及集团各所属项目公司酒店运营物品采购工作。由酒店公司负责组织酒店运营物品采购的相关环节，监督集团各所属项目公司酒店运营物品的采购执行工作,协调集团各职能部门的审核配合工作。第二章分类1．酒店采购的物品分为以下三类：1.1精装材料和设备类(以下简称A类物品)。此类物品为酒店建造时期的主要物料，详情参看十五章《附表》。1.2家具、固定装置和设备（FF&E）的部分项目，包括移动家具（含客房区域和特色餐饮区域）、装饰灯具、标识标牌、窗帘和艺术品，共五类（以下简称B类物品）。B类物品在通常分类中列属于家具、固定装置和设备类，但因其均涉及酒店设计环节，与酒店的品质和档次密切关联，故在本《办法》中将其纳入到酒店运营物品列项中，由酒店公司负责组织采购流程。1.3酒店运营物品（HOE）（以下简称C类物品）。此类物品涵盖客房物品、餐饮物品、后勤物品、娱乐物品、办公物品等各大类，是经营酒店所主要使用的物品，具体列项参照第十五章《附表》。此类物品由酒店公司负责组织采购流程。第三章责任部门和单位本《办法》涉及集团的公司或部门有：酒店公司、集团运营管理中心成本招采部、集团资金管理中心44创造创新企业财务管理部、集团研发设计中心和集团各所属项目公司，各公司或部门的工作职责如下：1．酒店公司的主要职责：1.1建立健全的酒店运营物品的采购管理体系和运营模式，制定并完善酒店公司运营物品采购相关管理制度、实施细则和工作流程；1.2审核品牌酒店管理公司提供的《酒店C类物品采购预算》；1.3负责制定和管理《酒店C类物品采购计划》；1.4制定《酒店B类物品采购预算》和《酒店B类物品采购计划》；1.5建立和维护合格供应商数据库（包含合格B类和C类物品数据库）；1.6酒店运营物品采购的供应商渠道管理；1.7组织编写酒店B类物品采购招标文件；组织进行技术问题澄清；组织B类物品评标。1.8组织编写酒店C类物品采购招标文件；组织进行技术问题澄清；组织C类物品评标并编制评标报告。1.9监督品牌酒店管理公司和集团所属项目公司的物品验收和收货工作，并指导所属项目公司的付款安排。1.10负责酒店物品样品库的管理工作。2．集团运营管理中心成本招采部的工作职责是：2．1根据集团关于《酒店B类物品采购预算》的批复意见，参与B类物品采购招标文件技术标部分的审核工作。2．2参与建立B类物品合格供应商数据库。2．3审核酒店公司上报的《酒店C类物品采购预算》。2．4审核酒店公司上报的《酒店B类物品采购预算》、《酒店B类物品采购计划》、招标文件商务标部分、合同文件及B类物品供应商数据库文件等相关文件。2．5参与B类物品商务标的评标工作。3．集团资金管理中心部是酒店运营物品采购工作的监督管理部门，行使独立的监督审计职责。4．集团研发设计中心负责参与建立B类物品合格供应商数据库，并参与B类物品招标文件技术标的评55创造创新企业标工作。5．集团各所属项目公司的工作职责是：5．1各所属项目公司是酒店运营物品采购合同的执行单位，通过与中标供应商签订采购和供货合同，履行收货、付款和结算等合同内容，并报酒店公司备案。5.2参与酒店B类物品技术标和商务标的评标工作，并编写技术标和商务标评标报告。5.3参与酒店C类物品技术标和商务标的评标工作。5.4根据运营物品评标结果，发出《中标通知书》；5.5完成物品验收并建立资产台账工作。5.6共同负责酒店物品样品库的管理工作。第四章合格B类、C类供应商数据库的管理1.通过建立和完善酒店B类、C类物品合格供应商数据库，拓展供应商战略合作的领域与范围，在确保产品质量的前提下，可以有效降低采购成本，充分享受优质服务，简化招标工作程序，提高工作效率，合理规避采购风险。2.酒店公司作为酒店B类、C类物品合格供应商与战略合作单位数据库的主管单位，负责此项工作的组织、协调与管理。2.1酒店公司负责牵头组建合格供应商和战略合作单位数据库，集团各所属项目公司招标采购部和规划设计部、集团运营管理中心成本招采部（仅参与B类物品部分）、集团研发设计中心（仅参与B类物品部分）等相关部门共同参与。2.2在供应商与战略合作单位数据库的建立、使用、维护过程中，集团有关部门、集团各所属项目公司应主动提供供应商资料及合同执行反馈信息等。2.3B类物品数据库需由集团运营中心成本招采部审核，报集团领导批准；C类物品数据库由酒店公司、商业中心相关部门、商业中心副总裁批准。3．入选数据库的供应商应满足以下基本条件：66创造创新企业综合实力强，资质齐全，注重信誉，业绩突出。3.2产品知名度较高，一般应为国际或国内著名品牌，产品档次齐全，质量稳定可靠。3.3公正、廉洁地参与投标活动，从未向招标方工作人员许诺任何形式的利益和通过其它不正当手段达成交易。3.4在以往投标及合同履行过程表现良好，产品质量、供货付款、现场配合、售后服务等令人满意。3.5有良好的四、五星级酒店业绩表现。4．酒店公司根据集团各所属项目公司的合同执行情况反馈信息，比较供应商在合同供货周期、产品质量、付款方式、售后服务等方面的完成情况，定期对数据库已有供应商及战略合作单位进行评估，根据供应商的综合表现及市场情况，定期对战略合作单位及入选数据库供应商进行调整。第五章入围供应商渠道的管理1．酒店运营物品供应商入围应满足的基本条件：1.1原则上入围供应商为厂家或厂家授权的总经销商，国内四、五星级酒店业绩排名前列，具有良好的商业信誉，相关资质齐全。1.2入围供应商的产品应符合品牌酒店管理公司品牌技术要求，品质与档次匹配。1.3合同履行纪录良好，近期有类似规模的酒店业绩且情况反馈良好。1.4具备较强的综合实力，能提供快捷优质的售前、售中及售后服务；具有良好的资金、财务和经营状况；有一定规模的技术支持力量和售后服务能力。2．入围供应商应先从酒店运营物品供应商数据库中选择，对于供应商数据库不能满足要求的，相关单位（包括品牌酒店管理公司）可填写《供应商补充推荐表》，报酒店公司，由酒店公司组织集团所属各项目公司招标采购部和规划设计部、集团运营管理中心成本招采部（仅参与B类物品部分）、集团研发设计中心（仅参与B类物品部分）审核、考察、确定。（考察费用由集团所属项目公司承担）入围供应商的数量原则上不能少于5家，如遇特殊情况不足5家时，需由酒店公司以书面形式向集团领导汇报说明情况，待集团领导批准后方可继续采购活动。3．酒店运营物品入围供应商的确定：77创造创新企业类物品：酒店公司将拟入围供应商名单和有关资料报集团主管副总裁、总裁审批。3.2C类物品：酒店公司采购部报酒店公司领导、商业中心副总裁审批。第六章筹备期A类物品采购工作流程1．A类物品的采购流程按照集团运营管理中心成本招采部的采购管理办法操作。第七章筹备期B类物品采购工作流程1．酒店公司制定《酒店B类物品采购预算》，报集团领导审批。2．酒店公司根据集团领导对《酒店B类物品采购预算》的批复，制定《酒店B类物品采购计划》，应列出：种类、数量、技术要求和质量标准、需用时间和进场计划等，报集团运营管理中心成本招采部和资金管理中心财务管理部审核。3．集团运营管理中心成本招采部负责审核招标文件的商务条件部分。4．集团运营管理中心成本招采部负责审核招标文件的技术要求部分。5．酒店公司负责在B类物品合格供应商数据库中选取入围单位。6．经商务条件审核、技术条件审核和合格供应商数据库审核后的《酒店B类物品采购计划》报集团主管副总裁、总裁审批后，送交酒店公司拟定《招标文件》。7．由酒店公司组织，向经集团审批的入围厂商发出《招标文件》，并做好发标记录。8．酒店公司负责组织招标答疑工作，集团研发设计中心、集团所属项目公司招标采购部、集团所属项目公司规划设计部参与，答疑回复文件应以书面形式通过酒店公司发给所有投标单位。9．各单位的投标文件（一般为正本一份，副本三份）送至酒店公司，由酒店公司密封后送达项目公司，其中商务标书递送集团所属项目公司成本管理部、技术标书递送集团所属项目公司招标采购部。10．酒店公司运营部、集团运营管理中心成本招采部、集团所属项目公司成本管理部负责商务标评88创造创新企业定，集团资金管理中心参与和监督。11．酒店公司组织技术标评定，成员可根据具体情况由集团研发设计中心人员、集团所属项目公司招标采购部和规划设计部人员、酒店公司采购部和运营管理中心人员（必要时可外聘专家）组成，一般为五方，评标办法和打分标准参照酒店行业的通行做法，技术标评标小组成员组成应经集团各主管副总裁审批。12．商务标评定和技术标评定应分别独立进行。有必要进行清标时应经集团主管副总裁批准，以书面形式发出。技术标应先行单独清标，澄清技术问题并统一标准后再进行商务标清标。技术标应先行开标，淘汰技术标不合格者（含样品不合格、推荐产品不符合要求、供货周期不合格、破损率不合格、维保服务不符合要求等），确定技术标的合格单位后再对这些单位进行商务开标。13．集团所属项目公司成本管理部负责编制商务标评标报告，集团所属项目公司招标采购部负责编制技术标评标报告，分别报送集团定标小组。14．定标小组由集团主管工程副总裁、主管成本副总裁、商业中心副总裁