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公文起草与处理温州·2010一、公文的基本知识什么是公文？行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文的要素有哪些？一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。（18要素）行政公文分为命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。公文行文方式有三种：1下级机关向上级机关行文用上行文(请示、报告等)。下级机关应按隶属关系对上级机关行文,一般不越级行文,若遇特殊或紧急情况须越级行文时,应当抄报被越过的上级机关。2.上级机关对下级机关行文用下行文(令、决定、通告、通报、批复、通知等),上级机关如有必要越级向下行文时,应当同时抄送受文机关的直接上级机关。3.平行或不相隶属的机关之间行文用平行文(主要是函)。•公文份数序号带有密级的公文要编制份数序号。公文份数序号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。•秘密等级和保密期限秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。二、公文的格式•紧急程度紧急程度是对公文送达时限的要求。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。•发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm；对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识。字号应小于22mm×15mm。•发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001）不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。•签发人上报的公文（请示或报告）需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。•公文标题红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中；回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。•主送机关标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。•公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。公文的正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。数字、年份不能回行。公文标题一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成,公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。在某些公文标题中,发文机关名称、事由可省略,但在任何情况下文种都不能省略。标题字数一般不超过40个。《国家行政机关公文处理办法》：“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。公文标题一般是一个句子，不需要做特别的停顿，因为公文标题不能带有强烈的主观感情色彩，无需借助标点符号来表达。而且公文标题处在一个十分显眼的位置，使用标点总给人一种不够整齐美观的感觉，所以非特殊和必要，尽量遵守规定，不使用标点符号。对公文容易出现的顿号、书名号、括号、引号视情况灵活处理，目的是尽量在标题中不出现标点符号。公文标题中常见标点符号的处理方法（1）将顿号改成“和”。当公文标题中是两个词或两个词组并列时，可以将顿号改为“和”。（2）将顿号删除。当并列的词或词组各自的字面意义明晰，不至于被误认作一个词或词组时，可直接将它们间的顿号删去。（3）灵活运用“等”字。（4）对内容进行概括。当一个公文标题中同时并列出现两个以上的词或词组，且它们的意义相近或相关，而又不能用“和”来解决顿号的问题时，可以考虑用一个能够代表这些词或词组共同意义的词或词组来置换。（5）公文标题中法律、法规、规章名称要加书名号凡法律、行政法规、地方性法规、单行条例以及国务院部门规章等的名称在公文标题中出现时，应加书名号。如“关于做好学习宣传和贯彻落实《气象灾害防御条例》工作的通知”。印发或转发（批转）的请示、报告以及方案、意见、规定、决定等文件的名称在公文标题中出现时，不加书名号。比如：“国务院批转发展改革委关于2009年深化经济体制改革工作意见的通知”、“国务院办公厅转发教育部等部门关于进一步加快特殊教育事业发展意见的通知”等等，在标题中都不要加书名号。文件标题中遇到括号的情况虽然不多，但有些情况却值得注意。例：国务院关于提请审议《中华人民共和国商标法》(草案)的议案这个标题中使用书名号和括号都是必要的，问题在于书名号和括号二者的位置关系需要商榷。“(草案)”是“中华人民共和国商标法”的注脚，这里的“(草案)”是属于“商标法”的一部分应该放在书名号之内，写成“《中华人民共和国商标法(草案)》”。（6）文件标题中有关括号的使用正如有些书名号、括号在标题中必须使用一样，有时引号也是不得不用的。例1：关于开展“十二五”规划前期研究的通知例2：国务院办公厅关于进一步推进安全生产“三项行动”的通知例1中“十二五”是有特定内涵的，是指第十二个五年规划，属于特指，必须加注引号，以起到强调、提示的作用。同样例2中“三项行动”是指安全生产执法行动、治理行动、宣传教育行动，属于特指，要加注引号。与此类似的情况还有不少。使用引号的原因一般是为了对一个特殊的概念或缩略语进行标注，以使读者明白这个词语具有特殊意义。（7）规范使用引号错关于暴雨研讨会的事正关于召开暴雨研讨会的请示错关于成立“劳动服务公司”的请示正关于成立劳动服务公司的请示错关于转发《财政部关于…………的通知》的通知正转发财政部关于……的通知错关于解决房屋维修经费的请示报告正关于解决房屋维修经费的请示•公文生效标识公文生效标识是证明公文效力的表现形式。包括发文机关印章或签署人姓名。印章是公文的生效标志。一般情况除了会议纪要以外，不加盖印章的公文应视为无效。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm~4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。附件公文中如有附件，应当注明附件顺序和名称。标注附件名称不用书名号,附件名称折行时也不顶格写。例如：附件：1.我驻美国大使馆关于同意XX出访的复函2.国家气象信息中心关于引进高性能计算机有关问题的说明3.高性能计算机共享管理办法注意:不作为附件的情况批转、转发、印发、报送的内容不作为附件主题词主题词标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。中国气象局编有主题词表，词表中没有相对应的、专指的主题词时,可选用最直接相关的几个主题词组配标引。中国气象局公文主题词表A安排安全安置案件B办法保护保密保卫保险保障报表报废报告报刊报社暴雨备案备忘录编辑编制标准表彰冰雹补充补贴补助布局C材料财产财务财政参观参加草案测报测风测量测试查询产量产品产权产业长期撤销撤职成果承包城市程序出版出版社出国出席信函格式:中国气象局发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，用红色小标宋体字；发文机关名称下4mm处为一条红色反线，反线长为170mm。每行居中排28个字。发文字号位于反线下右上角顶格。其化要素的标识方法从公文相应要素说明。三、常见公文的写法•正文由三部分构成：•第一部分(基本情况和报批原因)，主要是提出请示指示和批准的事项或问题，同时陈述理由和根据。这一部分的情况，要写得简明扼要，根据要可靠，理由要充分。•第二部分（提出意见和建议并陈述理由），一般提出对请示事项带有倾向性的意见和建议，请求上级机关指示或批准。这一部分提出的意见和建议，要具体明确，并切实可行。•第三部分（结语），提出要求，一般使用惯用语结尾。如“以上意见妥否，请批示”，“妥否，请批示”，“以上意见如无不妥，请批转…….”等。请示：向上级机关请求指示，批准的事项。（上行文）•一是一般主送一个机关,不多头主送。•二是应按隶属关系逐级请示,一般情况不得越级请示,如确需越级请示,应同时抄报直接主管部门。•三是要“一文一事”，不要一文数事，在一份请示里，只能就一项工作、一个问题提出请示。以便于上级领导一目了然，及时批示。•四请示要有联系人、联系电话。•五是请示要简要要把请示的问题写明确，写突出。•写请示要注意：•报告是单向性，不得夹带请示事项，所提的意见和建议供上级参考。请示是必须回复的，有请示就有批复。•报告的行文时间多在事后，也可以在事情进行当中行文。而请示必须是事前。•报告可以一文一事（专题报告），也可一文数事（综合报告），篇幅可长可短，报告一般不超过3000字。报告：向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。通知主要适用于以下情况：•批转下级机关的公文；•转发上级机关和不相隶属机关的公文；•传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项；•人事任免。•注意：通知通常是下行文或平行文。写通知时要注意：•通知是下行文,具有较强的执行性。通知事项应写得清楚明白,易于执行,使受文单位能正确理解并准确执行。•注意转发性通知和批转性通知的区别。转发性通知一般是在转达上级机关、同级机关或不相隶属机关的公文时使用;批转性通知是批准下级机关公文、再转发给下级机关和有关单位贯彻执行时使用。未经“同意”或“批准”的公文不能批转,可用“批复”等形式处理。转发、批转性通知的标题要注意简洁,避免“通知的通知的通知”标题出现。•会议通知应注意其时效性。范例国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国发〔2000〕23号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：现发布《国家行政机关公文处理办法》，自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止。中华人民共和国国务院二○○○年八月十日联合行文时要注意•如何会签：一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。•如何排布发文机关标识：主办机关排列在前，行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。“文件”两字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，要保证公文首页显示正文。当联合行文需盖2个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前，2个印章均压成文日期，印章互不相交或相切，但相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。公文翻印时要注意•上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。翻印的涉密公文应按原密级进行管理。————用词不当————（1）法律法规和公文统用“其他”不用“其它”（2）公布与发布。公布用于行政法规，发布用于决定、命令。（3）制定与制订。制定适用于路线、方针、政策、法令、规章制度，制订适用于方案、规划、计划。（4）增长与增加。