参展计划书(参展方案)

参展计划书（参展方案）参加展览会不是简单地派几个人带着展品和样本去展馆展是企业的产品，而应该看作是一个涉及面很广的复杂工程项目，因而制定详细的参展计划就显得十分重要，一个好的参展计划是在一定的投入下取得最大参展效益的基础。参展计划应该包括在企业的年度工作计划中，统筹安排。参展计划一般包括：展出目标，确定参加展览会的目的或预期达到的目标。选择展会，根据展出目标确定要参加的一个或数个展览会。展出重点，确定所参加的展览会所要宣传或展览的重点项目。相关活动，确定在展会期间开展的各种活动。时限要求，按展览会的时间确定各项工作的起止时间。人员安排，指定参展项目的管理人员、工作人员以及各自的分工责任。资金计划，安排全年度用于展览会的资金使用计划。筹备工作，确定与所参加展览会配套的资料准备、展品制作、运输等其他工作。展出目标是企业根据自身发展的需要和市场环境，通过参加展览会预期达到的经营或销售目标，是为企业总体经营目标服务的。企业参加展览会的主要目的可以归纳为：产品和行业的市场调研、宣传企业的新产品和新技术、联系客户和销售网络、技术和业务交流、建立或增强企业商业形象、扩大贸易机会等几种，企业应按照总体经营目标根据不同的发展阶段和市场情况来确定展出目标。展出目标可以制定成一些量化指标，使展出目标具体化和便于操作。在年度参展计划的指导下，针对每一个要参加的展览会要制订出详细的参展方案。参展方案中除了年度计划中的相应内容以外，还应包括主题、标志、色彩、文字、照片、图片、展品、布局等针对展览会的具体要求，以及对指定的展位设计和施工公司提出的要求。展会前准备及注意事项（一）明确参展目标参展目标的制定要配合企业整体的市场策略，具有实际性和可衡量性。一般来说，企业参展主要会有以下几个目标：新产品宣传推广；融洽客户关系，维持与老客户的接触；接触更多的潜在客户和行业人士，认识实力强大的买家；企业形象宣传，产品品牌提升；收集市场信息，进行实地调研；找到新的市场推销思路；每次参展的目标不会是单一的，根据各自的实际情况都会有所侧重。明确的参展目标是展会营销成功的关键，后续的工作都是围绕着参展目标展开的。（二）研究并选择展览会每年，各地同一题材的主题展会都有不少，其内容、规模、功能都会有所差别。到底选择参加哪些展会，则要结合参展目标，根据公司的市场策略，具体分析、认真选择。研究行业动向，了解行业相关的公司；行业协会和行业杂志都参加了哪些重要的展会，拟定出可能参加的展览会名单。与各展会经理洽谈，了解前几届展会的观众数量、职业分布、地理分布和交易类别；了解往届参展商的数量，有哪些知名企业参展及其参展力度。同时，应尽可能要求展会经理寄上一份详细的招展说明和往届展会的分析报告，从中判断各展会的质量和特色。比较各展会举办的时间、地点和展位费用。这些与企业的整体市场计划是紧密联系在一起的。展会举办的时间、地点的不同，就会导致企业参加展会的侧重目标有所不同。例如，参加一个在企业业务尚未开拓的区域举办的展会，其重点可能就会放在产品宣传推广、市场调研等方面；而在一个企业业务发展较成熟的区域举办的展会，其重点则可能会放在企业形象宣传、品牌提升，融洽客户关系等。同时，还可以通过上门或电话拜访一些与自己没有竞争的参展企业、相关的行业协会和杂志社，以了解展会主办机构的组织能力、展会的观众特征等；从以往的展会目录中，可以知道哪些公司参加过该展会，比较这些公司是否每届都参展及参展的力度。（三）参展准备工作在企业确定好要参加的展会后，就进入到了参展准备这个事务性的工作阶段。组织经验较丰富的展会主办机构此时一般都会向参展企业提供一份详细的参展商手册，对其在该阶段应该完成的准备工作和时间期限都会提出要求。企业参展负责人应保持与展会经理的联系，充分做好以下几个方面的工作：展位的选择与确认；展位的设计与搭建；展品运输；各种宣传资料、赠品或礼品等的准备；工作人员和展位人员的培训。（四）展前营销市场竞争的日益激烈，使得展前推广工作在整个展会营销计划中变的越开越重要，其效果也更显突出。一个策划良好的展前推广能够象广告一样达到很好的宣传效应，增大参展企业在展会期间受关注的力度。一般的展前推广计划有：直接邮寄：在展会前，通过电子邮件邀请、邮寄宣传材料，或者与主办机构合作在其对外的邮寄资料中宣传，让你的合作和潜在的客户知道你将参加的一些行业展会和具体摊位号，在他们心目中树立良好的形象。要注意把握好直接邮寄的时间与方式。媒体宣传：制定周密的媒体联系计划，选择恰当的时间通过报纸、行业刊物传递企业的参展信息和参展动态。内容力求新颖、明了。展位赠品：恰当选择的展位赠品会给企业的展位带来活力，有助于品牌认知度的建立和招徕更多的潜在目标客户。赠品要有个性，这样才能走进客户的心里。还要注意所选用的赠品的数量和质量。高质量的赠品会给与会者留下深刻的印象，数量上则要根据观众类别数据作充足的准备。同时，还应该特别注意赠品的派送方式。营造赠品稀缺的氛围以激活赠品的生命力，提高客户对它的价值感。不要让参观者随意拿取赠品，而应该把它作为一种酬谢赠送给那些和公司代表交谈或留下名片，填写客户信息，观看产品演示的专业观众。总而言之，创新的运用各种奖励方法，能够事半功倍，为你的展位吸引更多的注意力。赞助活动：在展会举办期间，成功的展会主办机构会组织各类活动，以使展会灵动起来，锦上添花。参展企业可以根据需求与展会主办机构事先共同设计一些个性化的赞助活动，增加公司对行业人士的曝光机会，提升形象。展会时间短，现场环境嘈杂、拥挤，要获得最佳效果，应注意以下几个事项:（一）现场安排。对于摊位相对较小而参展人员较多的企业来说，在展会现场和观众洽谈的空间会显得比较狭窄、拥挤，很难实现交易的顺利进行，有必要在展馆周围的宾馆、酒店租用会议室，或者在下榻的宾馆的房间与客户接洽，这不仅可以创造较为宽松的环境，而且可以利用夜晚等闭馆时间更广泛、更深入地接触经销商。（二）统一应对。洽谈的原则是所有的人都应统一口径，不能出现招商政策不一致的错误，否则会招致客商的不满。这就需要事前的沟通，就引起误解的招商政策进行深入的交流，某一具体问题该使用什么样的说辞，面对不同经销商该如何处理，这都需要给出细致明确的方案。（三）合理分配。根据参展人员的能力、经验，分配工作任务，商务谈判、对外联络、后勤保障、展会信息搜集等，凡事都应具体到人，主次分明，这样才能在实战中分工合作，相辅相成。（四）形象礼仪。任何一个参展人员都是代表企业面对客户，个人行为举止如何，对企业品牌而言，并非小事一桩。做市场首先是做人，经销商再有实力，如果素质太差就不能将其发展为代理商；同样，好的经销商也会这样考察企业。员工的素质反映企业文化，企业文化差劲的公司经销商也会敬而远之。因此，所有参展人员都应注意自身形象，面对客户不卑不亢。在衣着上，最好是统一穿着企业商务装。展会调研事项该次展览能满足我们市场推广需要吗？1展会日期是否合适？2同期有别的展会举办吗？3展会地点是否便利？4有多少与会者是来自目标市场的？5有多少与会者是来自我们主要的服务地区的？6组展机构怎样推广展会？7该展览以往的业绩如何？8哪些竞争对手将参展？9展会组织是否提供以往参展商的联系方法？10公司中有人曾参加过这个展会吗？11我们可为此展会投资多少？12展会组织对参展商的推广会提供什么样的协助？13组展机构可以提供参观买家专业性的保证吗？14我们希望通过参展得到多少回报？15该展会能为我们现行的市场策略服务吗？16需要展出什么产品？17在这次展会上谁是我们的目标观众？18我们参展的目的是什么？19我们有书面的参展计划吗？20参展预算已确定了吗？21我们的展位已确定了吗？22订金或必要的保证金已支付了吗？23怎样的展位设计符合我们的要求？24我们能使用现有的展示品吗？25我们需要新的展示品吗？26我们需要新的宣传画吗？27我们需要预定以下哪项展览服务：楣板、电气、地毯、视听器材、给排水；展位清洁服务、植物摆设、电话、电脑、打印机、垃圾篓？28安全服务是否必要？29是否安排好展位的安装与拆卸？30怎样安排货运？31有什么需要了解的当地政策条款？32保险怎样安排？33酒店服务预订好了吗？34注意展位付款的最后期限了吗？35需要提供展位信用卡交易方式吗？36需要营业执照吗？37指引卡片已设计并打印好了吗？38展前推广如何进行？是否做了以下事情：发个人邀请函（包括介绍和回复函）、做广告（贸易出版物，当地媒体）、直邮广告、电话推广、公关？39我们的展位号有否包含在展前的推广材料中？40需要印制额外的传单、目录和价目表吗？41印刷品准备好了吗？42对其他的公关活动做好了计划吗？43我们的展览指引条款已完成并寄出了吗？44怎样的赠品能取得更好的效果？45我们要组织什么样的现场推广活动46要预订多少门票？47欢迎仪式筹备好了吗？48展位上需要多少工作人员？49谁是代表公司的最佳人选？50展位经理指定了吗？51参展人员的培训准备好了吗？52定好展前会议的时间了吗？53参展人员熟悉展出的商品和服务吗？54是否组织好一个演示会？55是否有一个准备回答问题的技术代表？56是否为参展人员预订了足够的证件？57参展人员是否有足够的名片？58展位时间表是否制定好？59谁负责监督展位的安装和拆卸？60该负责人是否清楚展会的出入程序？61是否为参观者提供引路服务？62是否制定了每天的总结会时间？63是否会向登记的参观者寄出感谢信？64怎样监管展会上的销售？65参展工作人员会得到怎样的奖励？66展览费用是否在预算之内？67是否应修改下一年的预算？68还有什么别的国内、国际展览吗?