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关于规范员工离职程序的探讨2009-03-19第一部分---引子在企业人力资源管理工作中，职工离职管理是最后一个环节，也是容易被忽视的环节。这个环节处理的好坏，直接关系到劳动争议是否发生，关系到企业人力资源管理能否成功，甚至会影响到企业的经营和发展,萧山电厂在2008年年底人员进行大幅度调整定编后，后续的相关离职人员手续办理工作中因程序上的失误给公司造成了一定的劳资风险——“沈运清事件”给公司以及集团领导都带来了不必要的麻烦。因此随着劳动法规的日趋完善，如果防范风险的意识淡漠，用工风险控制不当，往往会给企业带来大量的纠纷和不必要的经济损失。如何应对员工离职等带来的风险，变得日益重要。“沈运清事件”分析（1）一、流程中的失误及存在的隐患。①在公司统一根据08年新《劳动合同法》重新修订劳动合同，实行全厂劳动合同重新签订时，沈运清当时以合同在嘉兴电厂为由，拒绝签订合同。【公司失误之处】在多次劝说沈运清未果后，并未采取法律手段要求其签订合同或要求其本人出具不愿签订合同的书面证据.【存在的隐患】根据《中华人民共和国劳动合同法实施条例》第六条规定：用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当依照劳动合同法第八十二条的规定向劳动者每月支付两倍的工资。【正确的规避方法】员工入职一个月内必须签订合同，劳动者拒不签订劳动合同的，应保留相关证据，比如向劳动者送达签订合同通知书，用人单位将不承担法律责任。同时根据《中华人民共和国劳动合同法实施条例》第五条规定：自用工之日起一个月内，经用人单位书面通知后，劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的，用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系，无需向劳动者支付经济补偿，但是应当依法向劳动者支付其实际工作时间的劳动报酬。“沈运清事件”分析（2）②在公司人员大幅度调整定编期间，沈运清主动提出要辞职，但最终因双方条件未达成共识，而迟迟未办理离厂手续。【公司失误之处】在沈运清主动提出辞职时，未要求其签订自愿离职的证明。【存在的隐患】为后续公司处理该员工薪酬及补偿金问题留下了隐患，使公司处于较被动的位置。【正确的规避方法】应要求“沈运清”递交书面辞职申请书(辞职报告)，以避免其提出被迫离职而向公司要求补偿金等后续纠纷。“沈运清事件”分析（3）二、后续存在的问题及解决的方法。沈运清向公司提出要求办理失业金，但其未与公司签订合同且非属于裁员性质。公司若同意给沈运清办理失业金，必须以裁员或劳动合同到期的形式向失业保险科提交劳动者相关材料。如采用裁员形式，因其未与公司签订合同，公司必须向失业保险科提供工资证明，但同时也证明当事人与公司存在劳务关系，但未签订劳动合同，根据《中华人民共和国劳动合同法实施条例》第六项规定，公司将承担支付劳动者双倍工资的风险。如采用合同期满的形式，必须通知其补签合同，但同样存在一定风险。根据《劳动合同法》第四十六条第五项规定：除用人单位维持或者提高劳动合同约定条件续订劳动合同，劳动者不同意续订的情形外，依照本法第四十四条第一项规定终止固定期限劳动合同的，用人单位应向劳动者支付经济补偿金。备注：第四十四条第一项：劳动合同期满的。第二部分——从劳动法浅析离职一、员工离职的形式辞职：员工依据《劳动合同法》及公司有关标准作业程序向公司提出书面解除劳动关系并经公司同意的一种行为。《劳动合同法》第三十七条指出：劳动者提前三十日以书面形式通知用人单位，可以解除劳动合同。劳动者在试用期内提前三日通知用人单位，可以解除劳动合同。公司在该过程中要办理好员工离职手续，无需支付补偿金。协商解除：根据《劳动合同法》第三十六条规定：用人单位与劳动者协商一致，可以解除劳动合同。并根据第四十六条第五项规定应予以劳动者经济补偿。严重违纪:是因为员工严重违反国家法律、法规或公司规章制度给公司造成较大损失或较大不良影响,公司依据《劳动合同法》及有关标准作业规程向员工书面提出解除劳动关系的一种行为。经公司解雇的员工,公司不给予工资以外的任何经济补偿。■提醒一：劳动合同期满企业须付补偿金按照目前《劳动合同法》规定，除用人单位维持或提高劳动合同约定条件续订劳动合同，劳动者不同意续订的情形外，劳动合同期满的应当支付经济补偿金。而以前规定，只有单位炒人时，才需要向员工支付经济补偿金，因此这将加大企业的成本，意味着企业在招人时需更加谨慎。二、新劳动合同法及实施条例的三大提醒（1）■提醒二：经济补偿金制度更加具体化经济补偿金，是劳动者被迫解除劳动合同时，用人单位需支付的经济补偿。《劳动合同法实施条例》明确规定，经济补偿的月工资按照劳动者应得工资计算，包括计时工资或计件工资以及奖金、津贴和补贴等货币性收入。经济补偿的月工资是指劳动者在劳动合同解除或终止前12个月的平均工资。也就是说，经济补偿工资标准为“全部工资”。另外，《劳动合同法实施条例》对经济补偿制度还做了四个具体的规定，明确了经济补偿与一次性工伤医疗补助金和伤残就业补助金的关系；明确了计算经济补偿的工资基数；明确了以完成一定工作任务为期限的劳动合同依法终止要支付经济补偿；明确将劳务派遣纳入了经济补偿制度。二、新劳动合同法及实施条例的三大提醒（2）■提醒三：员工不愿签订劳动合同，单位有权利终止劳动合同《劳动合同法》要求用人单位必须在用工之日起一个月内与劳动者签订劳动合同，如自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付两倍的工资。这样导致了实践中出现一部分劳动者在用人单位要求签订劳动合同时借故不签订劳动合同想获取双倍工资的现象，本条的规定，给了用人单位一个终止劳动关系的选择权。当然，这里用人单位需举证证明已经书面通知劳动者签订合同，而劳动者不签订书面劳动合同，因此，用人单位应当具有证据意识，在书面通知送达时应当有劳动者的签收证据或其它可证明已经向劳动者送达书面通知的证据，否则会弄巧成拙。二、新劳动合同法及实施条例的三大提醒（3）第三部分——HR部门应该做什么一个员工的离职仅仅是一个普通的违约金计算及办理手续工作吗？回答当然是否定的。任何一个企业的HR都不可能是完美无缺的，但是作为HR部门应该尽善尽美的做好工作，而不是机械的办理一些手续工作，应尽可能的避免劳资纠纷的发生。注解：HR:HumanResource(人力资源)一、完善程序、稳妥操作(1)办理离职时容易引起争议,企业人力资源主管必须认真对待,在办理员工离职手续时要防患于未然,将问题解决在萌芽状态。这里,在程序及操作上要注意以下几点:第一、办理离职手续是双方达成契约的过程。双方协商一致,在办理离职手续时就能够提高效率。那么,双方的协议如何约定?企业可依法制定一套离职协议,协议约定的内容有批准后的办理时间要求、存档地点、办理手续的时间、延期办理的处理办法、违约的处理办法、档案的传递等。可包括:如逾期不来办理手续,本人自愿将人事档案转往街道办事处或乡政府劳动科,且企业不承担因本人原因造成的后果。一、完善程序、稳妥操作(2)第二、企业人力资源部门要有一套员工离职办理程序,即员工或企业提出解除合同或终止合同都要依程序办理,人力资源部门要起到监督执行的作用,按程序办事可避免离职时争议的产生。如员工在办理离职手续中途不辞而别,就可以在协议中明确清楚,这种情况应该如何处理。特别是要注意如员工还欠企业的有关费用或资料等,可以在60日内向劳动争议仲裁部门申请仲裁,要回属于企业的东西。在裁决完后,将按规定完善个人档案并转往有关部门。第三、设计解除合同申请表(离职申请书)时,要将姓名、性别、单位、住址、邮编、联系电话、亲属联系方式等列出,个人申请栏目中要有本人签字、年月日、申请离职的原因。还要留出基层的意见、人力资源部门意见、公司意见等。要在人力资源部门意见中写明面谈结果、离职实际原因等具体内容,要注明违约金或补偿金具体数额及其他有关费用等。申请表的附件可以是离职协议书。第四、离职手续办理签字单及人事通知单的制作要科学合理有效,各部门在签字办理手续时,要明确程序,财务部门一般是最后一个签字的。签字手续办理后,人力资源部门及时按程序办理退档或转关系手续,要在人力资源部门规定的时间内将员工的手续及人事关系、档案等转往有关部门。二、办理员工离职手续企业要掌握主动权企业与员工解除或者终止劳动关系后,双方都应按照诚实信用的原则,依法履行后合同义务。员工要办理工作和公物移交等有关手续,企业要为员工办理人事档案及社会保险停保等有关手续,双方还应履行保密义务等。为防止一方有意或者无意拖延手续,给对方造成损失或不便,双方可以在劳动合同中约定办理手续的时限,掌握主动权。企业应当在约定的时限内为员工办完有关手续,并在员工办完应当办理的手续之后,才给予人事档案和社会保险停保单等有关材料。一般来说,拖延办理手续对员工是不利的。三、离职处理的基本原则人员离职，一般会给公司带来负面影响，甚至给公司带来损失，那么，唯一的办法就是不让离职人员成为公司的“敌人”。但对于被辞退的人员而言，很难成为公司的“朋友”，因此要做好离职面谈工作尽量减少因其离职而有可能给公司带来的损失。协商解除劳动合同者，一般不会成为公司的“敌人”。办理离职手续，意味着双方已就辞职、辞退问题达成一致，因此，离职手续要务求快、稳、并愉快，不应再心存芥蒂。四、员工离职不办理离职手续，单位该怎么办?如果离职是由员工本人提出的，用人单位应当给其出具离职证明。离职证明是为了证明员工与原用人单位终止劳动关系，用于其第二次就业的时候，供新用人单位审查。但是，如果员工不辞而别，用人单位应当按照旷工处理；对于超过规定的旷工时限的，用人单位可以解除劳动合同，但必须以书面形式通知该员工。因此，对于离职员工，用人单位应当加强离职程序的管理，即规定离职程序。按照离职程序辞职的员工，用人单位应当给其出具离职证明；没有按照离职程序辞职的员工，用人单位可以按照违纪处理。对于离职员工用人单位最忌讳的就是不予处理，即员工不找我，我也不找员工，这样的管理方式是有法律风险的。员工离职流程图谢谢大家！Thankyouforyourattention!