组织学术会议

如何组织学术会议市场部学术推广，是集专业和机遇的锲入点，是现今阶段医药行业作大作强的必由之路！•以交流和学习临床新知识、新技能、新用途、新领域等未知或模糊的内容为目的而组织的，相互学习、相互探讨、相互争鸣的会议。•目的：学习新知识，统一老思想•手段：发表论文报告、病例讨论、资料学习、个案报告、实地观摩、疑难杂症会诊、读书笔会、学习班•形式：集中会什么是学术会议什么是学术推广？1、用新知识、新手段、新技能2、权威人士的劝说3、面对医生这个特定群体4、是一个传播的过程5、推：指的是行动、活动广：指的是覆盖为什么进行学术推广？1.医生对产品的功效不清楚2.产品需要迅速占领市场3.一个新产品上市4.企业希望自己的产品扩充市场5.希望自己的品牌优于其他品牌6.自己的产品好，但卖不出去学术会议组织的目的–大规模传递正确的信息–专业化形象的建立–在短时间内与更多医生沟通的机会–增加拜访的机会及话题学术会议的分类•国家级学术会议•省级学术会议•地市级学术会议•院内推广会国家级学术会议国家级学术会议主要指由中华中医药学会、中华医学会、中西医结合学会的皮肤、激光、整形美容等分会召开的与公司主导产品相关的、全国专家参与的学术活动。此类会议重在宣传主导产品，提升企业形象，属于学术会议的最高级别。由公司总体组织和参与，所在地办事处负责配合工作。省级学术会议省级学术会议是指由学会或者公司自主举办的省内或者省间的与主导产品相关的学术交流活动。省级学术会议是介于国家级和地市级会议之间的类型。地市级学术会议：是指由地市学术组织举办的学术会议或公司自主举办的地市级学术会议。对于此级会议原则上由所在地经理全权负责会议的组织和细节，区域市场专员督导具体工作，公司派员参加。院内推广会，主要在开发医院的过程中或者以促销上量为目的举办。邀请医院目标科室负责人和相关科室人员参加，以产品介绍为主要宣传目的，增进了解的学术会议。此级别会议由办事处全权负责组织进行，市场部负责费用的控制等指导工作，原则上公司不直接参与。组织学术会议的步骤•会议前期准备•会议实施阶段•会后跟踪阶段会议前期准备市场调研：是否需要组织学术推广活动，学术推广的规模及组织形式分析会前决策沟通，沟通无限………–与市场总监的沟通–与承办单位的沟通–与销售总监的沟通会议申请：根据市场调研分析及营销中心领导意见，撰写会议申请，并递交审批。确定会议主题：专业、主治方向，诉求人群会议前期准备根据组织学术规模确定是否需要演讲者：如果需要演讲者（有一定的权威性，具有说服力的产品资料、有良好的表达能力演讲时机的安排）沟通无限………争取以最小的代价换来最为合算的结果。–与销售同事的沟通–与演讲者的沟通–与会务组的沟通–市场部内部沟通与销售同事的沟通：主要协调参会的费用、形式与代理商的沟通。演讲内容及讲者的筛选靶向学术、靶向内容学会医院科室论坛靶向专业靶向学科带头人用药单位演讲内容及讲者的筛选-权威性报告人学术地位权威报告人用药的权威报告内容的真实与禁得起推敲报告要与临床相结合，大踏步的放弃基础的不能说明问题的内容。要有典型病例、今后的典型病例要建库，要可引用与借鉴、引用写明出处，专家名称。这个人没有准备好，千万不要开学术会议演讲内容及讲者的筛选-煽动性报告不是事物的简单陈述，应该具有吸引、新颖、前瞻、引领的作用。科学家不见得是好讲师。应该坚持培养自己的讲师队伍，不要人云亦云，请注意讲师是需要刻意培养的。要在讲课内容中尽可能加载产品科研的最新结果，应该为讲课专家提供公司产品的最新资料，做好学术服务。会议前期准备与演讲者的沟通：确认演讲主题、内容、确认演讲时间。注：择定讲者、嘉宾、会议支持（自筹会议）、讲者、嘉宾一定要提前半个月以上确定。要提前与他们沟通会议主题，希望他们协助的工作。必要的时候要帮助他们准备讲稿、幻灯片等。由于这些专家很多应酬，所以临时缺席是很有可能的，要在会议前两天、当天再次确认，并要作好替补准备。替补可以让他推荐，这样比较好。与会务组沟通：找出具体的负责会议的会务组人员，通常设有会务组长或者会务秘书。找出大会需要那部分支持；可以满足我们参会方那些方面的需求。需要确认：展位、费用、物料支持讲课时间安排等。会议前期准备注：如在仅仅交纳参会费用的基础上未能达到我们预期的目的或者我们希望借此机会加强于该学会、学会领导人员的关系，可以考虑私下公关或者根据会议需要提出给予其他方面进一步的支持。例如设置茶歇处、提供手提袋、会议纪念品、纸杯等。防止找错人（事前找准真正能负责此次会务的人）交错钱（一般都设有会议专项的财务机构和人员）获得空头承诺（考虑一下其可信、可行度）做好防范措施，防止同一件事被承诺于多人，万不得已，提前准备，捷足先登。会议前期准备（自筹会议）•大会主席的选择–权威性–会场组织控制能力–热情•大会主席的职责–开场白–介绍演讲者–控制会场–会后组织提问、讨论、协调–总结–反馈会议前期准备（自筹会议）•请柬的制作与发放–是活动的利益宣传的机会，有你的亲笔签名，有参会者的姓名，有演讲内容及讲者的介绍，尽量亲自送请柬–提前2-4天发放，会前1天，电话跟踪到会情况•反馈表的建立–公司对学术会议的重视程度，对客户意见的尊重了解客户对演讲内容的认可程度，处方调查（门诊量，处方习惯，产品知识，适应症等）会议前期准备（自筹会议）•会场的准备–会议地点的选择•便利的交通，专业化的环境–会议室的选择•大小适中，隔音效果，会议室的温度，灯光必须能调节，屏幕，服务的质量，签到台的位置，分发礼品的位置会议前期准备•VIP专家的接待–接机–水果–与市场总监的会面–交通工具的选择（安全，舒适，快捷）会议前期准备会场实地考察参展展位设计一定要亲自到场地勘察，并沟通细节，如投影、音响、麦克风、无线麦克风、指示牌、并询问可否悬挂条幅、张贴海报等，以免到时误会或措手不及。这些细节最好以文件形式与酒店签定，以明确责任。物料设计、制作、跟进布展会议实施•确认参会展位、会议物资•根据展位布展、产品展示、签到•公司宣传物料拜访确认•确认讲者、讲课内容、讲课前课件的确认、跟踪•与会务组确认课件的播放•与会务组确认公司宣传片的播放（如安排）会议实施•VIP专家确认、接待、拜访•会场突发事件处理会后跟进•主要从到会人数、参会对象、会场气氛、专家满意度等方面进行。•学术会议结束后一周内申请人填写评估表格、学术会议跟进工作计划、书面会议总结至市场部签字确认后办理其他费用核销等手续。不按时间要求和表格要求完成的，不予办理后续手续。在一周内，将当天演讲者的主要观点及提问过程中的敏感问题与主要参会医生沟通–强化医生的记忆，使其接受演讲者的观点，并对敏感问题有正确认识会后跟进与代理商一起做会后总结要对医师听课与提问情况进行总结要对医师的现场反馈进行总结要对会议预算执行情况进行总结要计划会后拜访名单与会后拜访内容以上内容上报上级主管单位与领导，等待会议鉴定。会后跟进学术会议的信息传递仅仅是广而告之，即便专家相信报告人的内容，试用率不会超过10%，这是那部分创新性专家。如果会后厂家跟进拜访与服务，试用率将会达到30%，如果你坚持五次频度拜访，将达到50%。会后拜访也是拉近与专家距离的好机会。并能传达对其有利的其他信息。会后拜访首次最好与代理商共同拜访，以便对专家反馈问题区别解决。学术推广的最终目的就是说服专家、医师使用我们的产品来为病人治病，我们的路有千条，终其一点就是有的放矢的开展学术活动从而达到推广的目的，以上一点见解、抛砖引玉引出争鸣，为了是我们共同的利益得到最大的实现。总结•会前：与教授事先的沟通，针对当地的具体情况进行演讲内容的相应改变•会中：代表听取演讲内容，并记录关键的信息及敏感讨论问题•会后：与医生继续沟通演讲观点及问题谢谢！