中软酒店管理系统专业版使用说明

1中软酒店管理系统专业版使用说明前台预定，前台接待,团队（一）预定1．使用前台系统宾客列表中的新建预定按纽2．房间计划表：用鼠标拖动房间列表划出一段时间然后点鼠标右键新建预定见(图一-1)(图一-1)（二）接待1．使用宾客列表中散客开房按纽2．房间计划表用鼠标拖动房间列表划出一段时间然后点鼠标右键散客开房见(图一-1)3．房态图选中房间右键开房见(图二-1)（三）预定，接待户籍操作1．首先选择开房摸板，选种后进入户籍屏幕，依次填入相应的户籍信息，红色为必输域，绿色为审核域见图（三—1）2．户籍屏幕中间为房间输入域中，依次填入信息。可同时定多个房间多种房类。并且可以设置同来人标志见图（三—1）3．修改：快捷方式ALT+E，功能可以修改客人的基本信息4．复制合住：快捷方式ALT+L，可以复制选种客人的信息自动加入同一房间5．合住处理：快捷方式ALT+S，当房间多人时可以用此功能修改客人的信息见图（三—2）6．浏览帐户：快捷方式ALT+Z，查看客人的入住信息7．换房：快捷方式CTRL+F10，对宾客进行换房操作见图（三—3）8．修改来期：快捷方式ALT+F8，选种后可以修改客人的来期9．修改离期：快捷方式ALT+D，选种后可以修改客人的离期2(图二-1)图（三—1）3图（三—2）图（三—3）10．宾客制卡：选种后可以给客人制作门锁11．设置/取消锁房：快捷方式ALT+F3，选种后可以进行房间的分单，锁房和开房功能。4见图（三—4）图（三—4）12．预定开房：快捷方式ALT+F10，点开后选择预定的房间开房13．复制开房：快捷方式ALT+R，选择要复制的房间可以复制选种房间的基本信息进行开房14．复制预定：快捷方式ALT+F11，选择要复制的房间可以复制选种房间的基本信息进行预定15．收定金：快捷方式ALT+F7，在预定状态下可以收取客人的定金。16．预定取消：快捷方式ALT+F2，可以取消某个客人的预定，要求输入取消原因，取消后的客人可以恢复。17．设置未到：快捷方式ALT+F5，可以设置某个宾客为未到状态18．预定确认信：快捷方式ALT+F9，发送客人的预定确认信19．同来人A：显示同来人，即显示同来人宾客的列表B：设置同来人主帐，即规定哪个宾客为同来人的付款帐户并且做特殊付款C：加入，快捷方式：ALT+A，加入某个宾客为同来人D：移出，快捷方式：ALT+O，把某个宾客从同来人中移出20．特殊付款：设置那些帐务由另外的人或者帐户来付。具体操作见收银操作21．客人信息：显示客人的基本信息22．客史信息：显示客人历史记录23．其他A：复制合住（预定），在一个建好的预定单上复制同室的宾客B：特别信息:留言/通知/任务,对宾客进行留言通知的处理C：日志查询：对操作员的操作进行跟踪记录功能D：照片/身份证/签字扫描：可以扫描客人的照片，身份证签字来鉴别客人的身份E：打印户籍卡：快捷方式ALT+G，打印客人登记信息5F：销售点预订：可以预定客人的餐厅用餐及会议娱乐的情况(四).团队1.建立团队主单，点团队依次填入团队名称，团队状态，销售员…….2.在房间选择处增加房间定房房数，房晚，房价等信息3.锁房/开房：快捷方式ALT+B，对团队进行分房和开房的操作见图(四-1)A.选种某一种房类进行分单B.进行查找分房C.进行锁房D.当要开房时选择开房可图(四-1)4.复制：快捷方式CTRL+L，可以复制做好团队的信息。5.删除：快捷方式CTRL+D，可以删除做好的团队6.修改：快捷方式CTRL+E，可以修改团队基本信息，包括修改房税结构等7.新建团队宾客：快捷方式ALT+A，可以增加团队宾客见图(四-2)8.特殊付款：快捷方式CTRL+T，对团队进行特殊付款的操作。具体操作见收银操作.9.财务信息：快捷方式CTRL+M，输入一些备注信息10.销售点预定：快捷方式CTRL+P，可以直接做餐饮，康乐的预定,具体操作见餐饮操作说明11.房税结构：快捷方式CTRL+K，可以显示团队房税结构并可以显示明细。12.打印通知单：快捷方式CTRL+Y，可以打印团队的通知单6图(四-2)前台收银操作说明一、操作界面：宾客列表和团队会议7二、主要功能挂帐/付款ctrl+G，客房检查F3，结帐F7，提前结帐ctrl+T，应收授权ctrl+O，签单控制ctrl+Q，自动挂帐,财务信息ctrl+M，房税结构ctrl+R，收押金ctrl+D，打印帐单ctrl+P，转帐，中间结帐，费用打折，过房费，自动转帐。8三、功能简介1、挂帐/付款：必输域：帐单、交易代码、金额、参考号。（见下图）在交易代码处按F4可展开下拉菜单。除了冲调外，一般费用类交易代码金额输正数，付款类代码输负数。锁定交易：可连续挂入同一交易代码。过滤错误：可把操作有误的项目清除。清空：可以清空当前界面。挂帐/付款：输入相关项目后点击挂帐/付款按钮，当提示挂帐成功后表示已正确挂帐。在帐务明细中当费用类代码的金额为负数或付款类代码为正数时，该条记录为红色。2、提前结帐按宾客的房税结构提前把宾客今晚的房费过上，并进行付款操作，夜审时不再过房费，且作过提前结帐的宾客的状态为在店。（操作界面见下图）屏幕上方所列的是该宾客每张帐单的余额，其中付款交易代码可选择，其他均不可修改。屏幕下方所列的是该宾客的房税结构，不可修改。点击确认后提前结帐操作完毕。93、特殊付款特殊付款分为转帐和cityledger。转帐指的是把某个帐户的一段时间内的某些交易转给其他帐户，目的帐户可以是在店帐户、预定帐户、团队主单和后台应收帐户。帐单指的是转给目的帐户的哪张帐单。特殊付款是一个计划，它可以使选中的交易一发生就转到目的帐户中去。如果在做特殊付款前已经有10交易发生，需要在做特殊付款后再点一下自动转帐按钮，交易才会转到目的帐户中。Cityledger是一种结帐方式，它指的是帐户在结帐时不付款，直接把某张帐单上的所有交易都转给目的帐户。目的帐户可以是后台应收帐户和卡用户。帐单指的是费用发生帐户的某张帐单。Cityledger只有在帐户结帐时才起作用。4、应收授权如果系统设置中设为使用“应收授权”，当开房时输入了应收款项目，结帐前必须应收授权，不授权就不能使用Cityledger结帐。5、签单控制签单控制可以控制宾客是否能在某个或多个销售点签单或能签多少金额的单。上图为签单控制的操作界面，其中控制方式有3种：没有签单控制：该帐户可以在任何销售点签单。部分签单控制：该帐户可以在部分销售点签单。完全封锁：该帐户不能在任何销售点签单。控制又分非共享控制和共享控制：非共享控制：各销售点之间没有什么联系，可以单独设置限制金额。（如上图的‘大堂吧’和‘四季厅’）共享控制：可以设置宾客在几个销售点签单金额的总和。（如上图的‘102’、‘103’、‘104’、‘105’）具体的操作方法是：在左边的销售点列表中复选，点击共享控制按钮。如果要限制宾客的签单金额可以在限制金额中输入金额，随着宾客在销售点消费，消费金额会自动减少，如果消费金额不足，在销售点挂帐系统会自动提示。116、自动转帐可以自动的按照一定的频率向某个宾客挂入某项或多项费用。7、财务信息可以记录财务备注，财务备注在前台是看不见的。8、房税结构这里只能查看宾客的房税结构，不能修改。9、收押金押金构成可以在系统配置中自行定义，根据押金构成系统会自动算出客人应交的押金数和最12小押金数。在店宾客系统会自动算出押金余额等信息。10、转帐可以按帐单、费用分类、交易代码、起期、止期将宾客的消费转给其他宾客。转明细：将每笔交易都转过去。转汇总：只转一个总数。转金额；转一个固定的金额过去。11、中间结帐把某些交易先结掉，被结掉的交易会放在暂存帐单中。比如有时挂错帐了就需要用此功能。进入下图界面后按选择按钮，选择需要结的费用。在交易代码处选择付款代码，按确认按钮即可。自动调整：主要用于长包房结帐，比如客人消费8.1元，但是这次只付8元，可以勾上自动调整，金额输8，然后选中调整交易代码确认即可。1312、暂存帐单处理可以重组或还原暂存帐单里的交易。重组：清除历史数据。还原：将交易还原到其他帐单中。13、费用打折可以按费用分类打折。费用可否打折在系统配置中可以设置。14、过房费按宾客的房税结构给宾客过房费，夜审时还会在过一遍。此功能主要用于夜审以后凌晨入住的客人。15、自动转帐转走特殊付款以前发生的费用需要用此功能。16、结帐散客结帐：选中待结宾客后点结帐，输入付款代码后按确认,如果客人结帐的时间是下午或晚上，系统会自动提示加收半日房费或全日房费。可以手工去掉加收标志，不收费。团队结帐：可以通过宾客列表或通过团队会议界面找到团队的所有宾客，然后复选开始结帐，结帐方法同散客。除了以上各功能外还有一些功能需要在帐务明细区里点击鼠标右键才能看到。（见下图）14屏幕最上方一栏是按照几种方法给交易明细分组。过滤帐目/取消过滤：可以通过发简单的sql语句快速查询一项或具有相同属性的一组交易。定金处理：只有状态为预定的宾客才能收取定金。交易查询：可以对已挂入的交易分类查询。显示交易注释：可以显示某笔交易的明细信息。过房费:按照房税结构给房间挂入房费,用于夜审后入住,需要补录房费的房间。客史列表操作说明一、操作界面：客史列表档案状态说明：临时：系统会自动为团队宾客建立状态为临时的客史。临时状态的客史不能删除，但是在数据重组时系统会自动将其删除。永久：系统会自动为散客建立状态为永久的客史。永久状态的客史不能删除。逃帐黑名单、通缉犯和联系人：需要手工建立，并且可以删除。客史的查询：可以按档案状态或综合查询查找客史。综合查询界面如下：15二、功能简介1、新建客史必输域：档案类型和客人姓名。其他都不是必输域，在这里还可以插入客人的照片和签名。2、浏览客史、修改客史可以查看和修改客史的相关内容。3、删除客史只有档案类型为逃帐黑名单、通缉犯和联系人的客史可以删除。4、合并历史档案只有档案类型为永久的客史可以合并，合并时会自动删除其中一个（可选择）。同时会把消费等信息计入另一人中。操作方法：复选两个以上的客史后点击合并历史档案。操作界面如下图：165、客史优惠政策不能直接对客史进行操作，必须是有卡的客史才能对卡进行优惠政策的设置。6、制卡可以为有客史的宾客制卡。7、任务只有任务类型为结帐提示的任务会在宾客结帐时自动弹出，其他类型的任务会在选客史的时候出现在客史的备注中。8、文档管理可以为某客史建立文档9、文档管理以下的所有功能都是用来查询客史的相关信息的。17客户列表1。进入系统进入销售系统模块后，点击客户按纽便可显示出客户列表窗口见图《1》见图《1》2．新建客户、修改客户点击屏幕下方操作菜单中的新建客户或快捷键CTRL+N在新建客户窗口中的主单信息页与合同信息页录入客户的信息、合同信息即可主单信息页见图《2》图《2》18客户代码：系统在确定后自动产生客户类型：可对客户进行分类，例如：旅行社、公司、散客客户分类统计：针对客户类型更明细的分类，用于更好的统计销售员：负责此公司的销售员潜在客户标志：不算真正的客户，需要进一步跟踪的客户潜在客户类型：指潜在客户的来源，如：朋友介绍、电话联系、客户介绍优惠模版：对客户的优惠策略，可提前定义好在建客户时选择特殊付款模版：定义客人在酒店消费时的付款路线，分为转帐、转CITYLEDGER兴趣产品：定义客人感兴趣的项目客人备注：备注客人的特殊信息备注：查找关键字：在客户名字不容易记或较长时，可定义其中的特殊字符，方便更好的查询客户等级：对不同类型客户的分级市场代码：统计使用客源代码：统计使用在合同信息页见图《3》图《3》合同编号由系统自动产生，参考号可以录入手工的合同编号起始日期、终止日期为合同的起期终期散客团队会议录入与客人签定的合同价格，在需要录入的长包价格类型前打勾，然后点击后面的下拉箭头，选择相应的房价代码和房税结构点确定即可。19签单授权人及联系人：定义授权人的信息，可将客人照片、签字笔记存入系统中，方便签单结帐时的查询，签单人和联系人在录入确定后会保存到客史列表中3．查询客户在客户列表的左边可以