时间管理培训教材

1课程参加对象需要更好地控制压力和时间，提高工作和管理效率，平衡自己的工作和生活的人士。2020/2/101时间管理培训教材2让你了解你个人时间的使用状况让你知道哪些时间是可以自己掌握的依据有效性和紧急性确定多项任务的优先顺序将你的工作重点转移到最重要、最有效的任务中让你能够说出怎样最有效地利用个人可掌握的时间让你能够说出怎样更有效地使用非个人可掌握的时间学习运用多种工具和技巧，提升有效处理、安排多项任务的能力学习压力舒解的方法（治标）和压力管理策略（治本）2020/2/10课程目标3理解时间时间管理的原则规划成功时间管理技巧立即改变运筹他人的时间压力管理概述制定活动计划2020/2/10课程大纲4它是谁？有这样一家人人光顾的机构,因为它:一年365天都开门营业;每天营运24小时决不偷懒；每天均向每人发放86，400单位信用额度；没有透支；没有预支；没有结转余额；每人每天都有一个新户头。2020/2/10理解时间5一寸光阴一寸金---时间是我们最宝贵的财富。通过系统地分析时间的利用情况，你就会懂得如何有效利用时间，不管是在工作之中还是在工作之外。——每天留出点时间进行回顾，并在时间安排上优先考虑某些事情。分析时间人们对时间的态度总是复杂多变的。如果你想高效率地完成所有需要在办公室或在家里完成的事情，你就必须首先意识到，是哪些习惯和态度在影响着你对时间的利用。2020/2/10理解时间6明智地使用时间每个人都越来越意识到时间的价值。个人和部门必须对时间负责：目标都是明确界定的，如果错过了时限将会遭到经济惩处。公司文化对雇员如何使用时间也有重要影响。在很多组织中，长时间的工作往往被等同于努力地工作：如果你准时下班，其他人会人为你没有竭尽全力。实际上，长时间工作往往会降低效率和产出。使用时间的方式会成为习惯，所以首先花时间进行反思改进这些习惯，将使你更能控制自己的工作负荷，有更多的时间去关注工作中更重要的问题。2020/2/10理解时间下属们在等经理的关注时浪费了时间。同事们需要来自经理的确认和授权。经理在处理职员们的询问时忽略了自己的任务。于是事情就被搁置下来。通过计划和委派，可在各个层面上最大限度地减少时间的浪费。7分析时间的利用及其步骤几乎没有人愿意承认，我们的大部分时间都被浪费掉了。为了更好地利用时间，必须对目前的时间利用情况进行分析，然后在考虑更有效率的方法。——在上班的路上，大致计划一下当天的工作。步骤评估每一天计算时间的价值做时间日志检查时间日志细分各项事务寻找模式评估效率2020/2/10理解时间8评估每一天你的时间表总是被排的满满的。在诸如阅读邮件等日常性事务上，很容易花费太多的时间，而那些极为重要并富有成效的任务被耽误了。你现在是如何划分每一天的？是分清了工作的优先顺序，先处理重要和紧急的项目，还是更倾向于将喜欢的事情干完？是经常被电话打扰还是有一套应付打扰的办法？你的时间是否被大量浪费了？2020/2/10理解时间将对你来说没有效率的工作委派给他人。9时间的价值随时都应考虑可将工作委派给他人：由于你对公司的价值比较高，将日常性事务交给下级干，而不是亲自去做，通常是更有成效的。出租车司机（北京）销售经理副总经理时间价值每月份钱4500元假如每月绩效目标是销售额100万元每月绩效目标1,000万元每天价值司机不休周末，每天150元，加变动费用总计250元扣除每月8天的休息日，每天的绩效目标是4.545万元每天45.45万元每小时价值一天一般工作12小时，每小时21元以国家规定每天8小时上班计算,每小时5682元每小时5.682万元每10分钟3.5元950元9500元2020/2/10理解时间10时间的价值精确计算出时间的价值是一项严肃认真的训练。这样你才会知道不能有效使用时间的代价。用你身边的计算器算出工作中每小时和每分钟的价值，然后利用这些数据，分析有代表性的相对时间价值，比如组织会议。随时都应考虑可将工作委派给他人：由于你对公司的价值比较高，将日常性事务交给下级干，而不是亲自去做，通常是更有成效的。2020/2/10理解时间11计算时间的价值要算出每分钟的价值，只需将你的年薪乘以1.5（算上你的间接管理费用），然后将总数除以一年的工作小时数（每周工作小时数乘以每年工作周数），再除以60即可。年薪×1.5每小时价值=每年工作小时数每小时价值每分钟价值=602020/2/10理解时间122020/2/10理解时间•时间的特点不可替代性-----时间是任何资源都替代不了的。不可逆转性-----时间是一维的，只能过去、现在、未来的方向流逝。可变性-----时间是常数，又是变数。善用则长，荒废则短。13做时间日志坚持记录自己每天在具体事情上所花费的时间，对更有效地运筹时间是十分重要的。你可能会意外地发现，聊天竟占去了如此多的时间，而真正用于工作和制订计划的时间却很少。时间日志可以为你提供一个改进的起点。那么你需要做多久的时间日志呢？这取决于你的工作性质。如果你的工作周期是一个月，那么你就需要连续记录几个月。如果你的工作周期是一星期，那么做二三周的记录就足够了。测定每件事情所花费的时间以30分钟为单位，做一个简单的时间日志，精确记录你使用时间的情况。如此你就能发现自己用在有用的和不必要事务上的时间各是多少。2020/2/10理解时间14时间星期一时间星期一8：30乘火车上班——看报纸，注视窗外。1：30继续与玛丽进午餐，不再讨论工作。9：00翻阅信件；与斯蒂夫边喝咖啡边聊天。2：00返回办公室。9：30收阅电子邮件。2：30整理办公桌，冲一杯咖啡；阅读电子邮件并回复亚力克。10：00星期一进度例会——晚开始10分钟。3：0010：30会议继续进行；打电话给玛丽确定午餐。3：30就国际销售事宜打电话给安娜，用15分钟谈论她的家庭。11：00着手列出要做的事情。4：00与比尔和埃玛讨论今天的进度例会。11：30阅读电子邮件，并回复其中的几封。4：30开始写进度报告，采用今天会议上的资料。12：00就有关延迟交货事宜打电话给供货商。5：00再次检查电子邮件，将屏幕上凌乱的文件重新归档。12：30去玛丽的办公室共进工作午餐；车晚点，浪费15分钟。5：30为明天与菲利帕的午餐预定餐厅。1：00与玛丽共进午餐，讨论她的提升前景；有事打扰。6：00乘火车回家，继续工作，睡觉。2020/2/10测定每件事情所花费的时间以30分钟为单位，每一个简单的事件日志，精确记录你使用时间的情况。如此就能发现自己用在有用的和不必要的事务上的时间各是多少。15检查时间日志将时间日志上记录的所有30分钟时间段根据任务的性质归类，并计算出用在个事务上的时间，比如开会、阅读和回复信件、帮助同事、打电话等。这样就可以对时间的利用情况进行分析了。接着请计算出在各任务上的时间比例。这将更清晰地描绘出你的工作日，让你懂得可以如何更有效地分配时间。2020/2/10理解时间16细分各项事务查看你对各项事务的分类，并将他们分成以下几组：日常性事务、持续性项目，以及能够进一步拓展业务的项目。算出花在各组事务上的时间比例。较为理想的时间分配比例：第一组：日常性事务15%第二组：持续性项目25%第三组：规划与发展60%而实际上，大多数人的时间分配恰恰相反。2020/2/10理解时间17寻找模式现在你可以自问一下，细分工作日之后得出的时间分配模式，是否与你的期望值吻合。你是否在第一组事务上花了太多的时间，而没有将精力集中与第三组工作？看看贯穿于你整个工作日的这些任务分配，是否有时忙碌有时闲散？如果是这样，那就尽量想办法重新安排你的工作日，以便能更连贯、更高效地工作，取得更大成就。自我提问：1.我是否做了应该由别人来完成的工作？2.在我的时间日志里，是否存在经常重复的模式？在早晨，我是否总被卷入到第一组的事务中去？3.在各项任务上所花的时间，是否常常比我估计的更长？4.我是否有足够的时间进行创新与改革？2020/2/10理解时间18评估效率你的工作模式与前页所讲的理想的60：25：15的时间分配比例有多大程度的接近？如果发现自己在某一组任务上花费了过多的时间，以致不利于其他各组工作的完成，就得想办法重新安排日常计划，更有效地分配时间。例如，你若发现你正做可由下属完成的工作，就委派下去，这样才能集中精力去做那些本来没有给足时间的事情。检查你对时间的利用1.短期分析自己利用时间的情况后，就会立即采用几条省时策略：将要做的事情列表，并在一天内更新几次查看时间日志中浪费掉的时间，想办法把这些时间段更好地利用起来2.长期如果发现存在长期性的问题，试着更彻底地改变你的工作模式：找出你不满意的工作模式，尤其是你已养成的那些坏习惯确认了问题后，留出时间来进行反思和改进2020/2/10理解时间192020/2/10时间管理的原则一以终为始20农夫早上起来，对妻子说要去耕地了。可是当他走到要耕的那片地时，发现耕地的机器（耕耘机）需要加油了，农夫就准备去加油。可是刚想到机器加油，就想起家里的四五头猪早上还没喂。这机器没油就是不工作，猪没喂，也就是没吃饱可是要饿瘦了。农夫决定回家先喂猪。当他经过仓库的时候，农夫看到几只土豆，一下子想到自家的土豆可能要发芽了，应该去看看。农夫就朝土豆地走去。半路经过了木柴堆，想起来妻子提醒了几次，家里的木柴要用完了，需要抱一些木柴回去。当他刚走近木柴堆，农夫发现有只鸡躺在地下，他认出来这是自己的鸡，原来是脚受伤了……就这样，农夫一大早就出门了，直到太阳落山才回来，忙了一天，晕头转向，结果呢？猪也没喂，油也没加，最重要的是，地也没耕。2020/2/1020农夫的时间故事21毛毛虫的故事2020/2/10规划成功22具体（Specific）—需要完成哪些具体任务或行动？实现目标后有何观察的结果？可衡量（Measurable）—如何知道自己是否实现了目标？实现程度？可实现（Achievable）—是否需要付出努力才可以实现？能否得到相应的资源和支持？相关性（Relevant）—是否与部门目标和个人的主要职责相关？有时限（Time-Based）—实现日期是什么？如何在实现过程中对进展进行追踪？2020/2/10绩效与发展目标应坚持的原则2020/2/10组织目标个人绩效目标岗位职责2020/2/10设定目标的重要性曾有人做过一个实验：组织三组人，让他们分别沿着十公里以外的三个村子步行。第一组的人不知道村庄的名字，也不知道路程有多远，只告诉他们跟着向导走就是。刚走了两、三公里就有人叫苦，走了一半时有人几乎愤怒了，他们抱怨为什么要走这么远，何时才能走到一半时有人甚至坐在路边不愿走了，越往后走他们的情绪越低。第二组的人知道村庄的名字和路段，但路边没有里程碑，他们只能凭经验估计行程时间和距离。走到一半的时候大多数人就想知道他们已经走了多远，比较有经验的人说：“大概走了一半的路程。”于是大家又簇拥着向前走，当走到全程的四分之三时，大家情绪低落，觉得疲惫不堪，而路程似乎还很长，当有人说：“快到了！”大家又振作起来加快了步伐。第三组的人不仅知道村子的名字、路程，而且公路上每一公里就有一块里程碑，人们边走边看里程碑，每缩短一公里大家便有一小阵的快乐。行程中他们用歌声和笑声来消除疲劳，情绪一直很高涨，所以很快就到达了目的地。当人们的行动有明确的目标，并且把自己的行动与目标不断加以对照，清楚地知道自己的进行速度和与目标相距的距离时，行动的动机就会得到维持和加强，人就会自觉地克服一切困难，努力达到目标。2020/2/10其实目标对个人同样重要？耶鲁大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现：27%的人没有目标60％目标模糊10％有清晰但较短期的目标3％有清晰且长期的目标2020/2/10其实目标对个人同样重要？25年后调查发现：27%的人没有目标社会的最底层，抱怨整个世界60％目标模糊社会的中下层面安稳地生活与工作10％有清晰但较短期的目标成为各