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第十二章会议组织教师：刘新超Email：liuxinchao@sina.cn手机：13659971540第一节会议概述一、会议的含义会议是人类自形成家族和社会之后就出现的重要的社会活动，又是现代社会政治、经济、文化、军事、外交、管理等方面的重要活动形式和手段。会议属于领导者的职能范畴，但会议的组织工作和文字工作通常由秘书机构来承担。会议是指有组织、有领导地召集人们研究和讨论问题的一种社会活动方式。不同的历史时期人们赋予会议的内涵略有一定的差异。会议组织•会议要取得预期的效果，必须有会前的充分的准备，必须有会中、会后各种必要的支持和服务工作。这些准备、支持、服务工作，统称为会议组织。•只要具备有组织、有领导、商议事情、集会四个基本要素，就是会议。二、会议的要素●会议名称正式会议必须有一个恰当的确切的名称。会议的名称要求能概括并能显示会议的内容。性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等。当然，具体的某一次会议不可能也不必要显示上述的全部项目，应视会议的需要而定。如“中国共产党第十七届中央委员会第二次全体会议”只显示了会议召开的组织、届次、范围。“上海各界人士纪念反法西斯战争和抗日战争胜利五十周年大会”则显示了地区、参加对象、性质、内容、时间、规模等项。•会议名称必须用确切、规范的文字表达。大中型会议的会议名称被制成横幅大标语，置于会议主席台的上方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。会标必须用全称，不能随意省略，以免不通，产生误会。如“省人行信息交流会”。会议名称1、以序号命名。2、以会议主题命名。3、以会议参加者身份命名。4、以会议召开的地点或时间命名。●会议时间会议的时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度会议召开的时间要考虑两个因素，首先是需要，其次是可能。如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。会议的时间限度●会议地点会议地点也包含两层含义，一是在哪个地方召开；二是具体会场选在何处。国际性会议或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、广州、武汉、西安等地召开。专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。●会议人员•参加者、会议的主持者和会议的辅助人员。与会者•与会者就是参加会议的正式成员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。与会者应该具有必要性、重要性、合法性。•必要性是指与会者必须是与会议直接有关的人员，也就是符合会议确定范围，有权了解会情、提出意见、表示态度、做出决定的人；或是能提供信息、深化讨论、直接有助于会议达到预期效果的人。如组织内部的工作例会，与会者通常是组织的领导人和各部门的分管负责人。研讨会的与会者必须是对研讨的课题确有专长、能提出意见或解决办法的专家和有实际经验者。•重要性是指与会者虽与会议没有必然的直接的关系，但却有利于会议的进展或扩大效果。这些人员通常是临时邀请的，如，上级组织的领导人，友好单位、地区、国家的来宾，报社、电视台的记者等等。有时工作例会讨论专业问题，也要邀请一些非部门负责人的专家、职工、教师或学生代表参加。•合法性，是指有些重要的会议，与会者必须具有合法的身份和法定的资格。如，人民代表大会的与会者必须是依法选举的各级人民代表；党的代表大会的与会者首先必须是党员，其次必须是各级党组织全体党员选举产生的代表；公司董事会或股东大会的与会者必须是按照公司组织法和公司章程正是约定的董事或股东等等。•有些会议组织者不注重与会者的必要性、重要性和合法性，而只顾壮场面、凑热闹，或是利用会议向上攀、拉关系，造成开幕式、闭幕式、拍照、宴请、发纪念品、参观游览时人头挤挤、轰轰烈烈，而正式会议时反而稀稀拉拉、冷冷清清。结果不仅是很大的浪费，甚而冲淡或干扰了会议的主题，这种做法是应该反对的。•主持人•主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人或是有相当地位、威望的人担任。•一般有两种情况：一种是当然的主持人，是由其职务和地位，也就是由组织的章程或法规决定的。如单位的工作例会由单位领导主持，党组织的会议由党的书记主持，董事会由董事长主持。主持人因故不能主持会议时，也可委托副职或其它相应的负责人主持。•另一种是临时的主持人，比如各种代表会议，或几个单位、几个地区的联系会议，则由代表们选举或协商产生。特别重大的会议，则需要产生相应人数的主席团，可由主席团成员集体或轮流主持会议。除了小型会议之外，大中型会议的主持人主持会议时通常需要秘书长或秘书协助。●议题、议程会议所要讨论解决的问题•议题，是会议所需要讨论的题目，所要研究的课题，或是需要解决的问题。会议的议题应该尽可能集中、单一，不宜过多，不宜太分散。•议题的产生通常由两种情况：一种是领导根据需要制定的；另一种是秘书调查研究、综合信息后提出，再经领导审定的。有些重大的会议，先由代表提出提案，由秘书或秘书处汇总，再提交主席团或专门的提案审查委员会审议通过，才能列为会议议程的正式议题。•议题安排须注意：⑴下一级会议可解决或个别领导同志可审批解决的，不提交上级会议讨论⑵提交的议题一般要有简单的材料，在会前经领导审批后，送有关同志阅读⑶临时提出的议题，不易仓促安排，保证会议质量⑷一次会议安排议题不可过多或过少⑸尽可能将同类性质的议题交一次会议讨论（6）应备后备议题。●会议组织会前的准备、会议期间的服务、会后的处理工作●会议结果重要会议的结果，一般以文件形式在一定范围公开三、会议的类型会议可按不同的标准划分为不同的类别。如按内容、性质，分为工作会议、代表大会、学术会议、联席会议等；按会议的形式，分为小组会、座谈会、报告会等；按会议的规模，分为大型、中型、小型会议；按会议召开的规律或日期，可分为定期会议、临时会议；此外，还有按照会议的时间、地点、地区等来分类的。四、会议的作用无论什么会议，总要围绕中心议题进行讨论，总希望弄清什么问题，或解决什么问题，或得出什么结果，总之，要达到预期的目标。这时就会议的整体作用而言的。比如，通过交流，取得了新的信息；经过讨论，集思广益，取长补短，形成了正确的意见；通过表决，多数或一致做出了决定或决议；通过听取别人的报告或发言，受到启发或教育等。民主决策的作用行使民主权力的作用交流信息的作用宣传教育的作用理论研究作用第二节会议工作的程序总体分为会前准备、会中服务、会后工作三阶段总体要求：准备充分、组织严密服务周到、保密和安全一、会前准备工作（一）拟订会议计划和成本预算时间、地点、规模、显性成本、隐性成本（二）安排会议议题主要讨论哪些方面的问题（三）制定会议的筹备方案（会议要素具体化、任务明确化形成书面材料）•1.会议名称。•2.会议的规模。•3.与会人员的范围或名单。•4.会议召开的时间与会期。•5.会议的议程与日程。•6.会议工作班子及其职责分工。•（秘书、资料、组织、宣传、后勤、保卫）（四）准备会议文件会议通知、开幕词、闭幕词、工作报告、交流材料、领导者讲话、会议议题、议程、会议须知、日程安排、分组名单、住房安排等。（五）发送会议通知（六）会场布置1.会场环境布置会场清洁卫生、桌椅齐全，消防安全提示确定主席台，明确划分会场区域悬挂会标、徽记、旗帜、标语等，摆放植物花卉。2.主席台布置确定会议桌摆放形式，安排座次，座次包括主席台座次和其他与会者座次。3.保证照明、音响话筒、投影、计算机接口、空调等设备齐全效。4.其他。水果、纸（毛巾）、茶杯、茶叶、饮料、服务人员首先，请领导确定在主席台就坐人员的准确名单；其次，确定其中身份最高的人员就座于主席台前排中央，其他人员按先左后右、一左一右顺序排列，如下图：⑤③①②④（单数）④②①③⑤（双数）座次安排①⑦②③④⑤⑥①②③③①②④⑤⑥二、会间组织与服务工作（一）签到（二）接待及会场秩序维持（三）会议记录1、会议记录的方法(1）摘要记录(2）详细记录(3）录音整理。2、会议记录的要求会议记录的要求是：快速、准确、完整、清楚。3、做好会议记录应注意的事项(1）认真做好会前准备。了解宗旨、议题、议程，再熟悉会议材料和讨论提纲。(2）要集中思想，专心致志，边听边记，耳、眼、手、脑并用。(3）对口话要适当精练，概括。去掉口语里的虚词和重复词语，但注意保持原意，尽量不要用记录人的话改写。(4）会议主持人在会上所作的提示，转换议题和总结性发言应记录清楚。(5）记录稿在会后要认真整理。4、会议记录的格式:(1)标题:会议名称加文体名称组成(2)会议组织概况:时间、地点、主持人姓名职务、出席人、列席人、缺席人、记录(3)会议内容：会议的议题、宗旨、目的；会议议程；会议报告和讲话；会议讨论和发言；的表决情况；会议决定和决议；会议的遗留问题。(4)结尾：散会、主持人记录人签名、时间三、会议善后工作（一）清理会议文件（二）组织送别（三）撰写和印发会议纪要（四）会议总结及会议报道