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体系文件基础知识•如果你是一名新员工，上班第一天就要你开始工作，你能够做到吗？什么是体系文件？按照文件流程体系文件就是：体系文件就是：质量体系文件是描述质量体系活动的法规性文件，是质量体系的主要部分。体系文件一般包括：手册、程序文件、记录、操作规程、规章制度、岗位职责。体系文件一般划分为三个或四个层次。管理体系一般有质量、环境、职业健康安全等管理体系，是现代法定企业管理制度中的题中之义。是信息及其承载的媒体。文件是增值活动，能沟通意思，统一行动。体系的作用注：体系文件是对怎样工作或作业的科学描述。对工作细节的正确描述，保证现场工作环节准确无误地进行，使现场处于受控状态。即工作人员在现场工作过程中，如果确实按照工作文件的要求去操作，就可以避免出现差错。提高工作质量，帮助员工按步骤按要求完成作业为管理层提供必要地质量信息，以便及时发现存在的问题有利于对公司职员开展培训，提高职员素质三级文件作用方针目标质量手册程序文件作业指导书、检验规定、技术图纸、技术规定、管理规定/制度、外来文件等表格记录组织质量管理的总方向和目标组织质量管理方面纲领性文件针对各职能部门，质量手册的支持性文件质量管理体系的基础文件为质量管理活动提供客观证据质量管理体系文件的内容及各级文件的作用质量管理体系文件类型及作用我们在日常的工作中会接触到哪些体系文件？讨论部门通常有的接触到的体系文件•岗位说明书•业务操作类作业指导书（含流程图）•管理类作业指导书（含流程图）•标准类文件•表格体系文件的结构•公司级手册•阐明公司的综合管理方针，并描述其包含的综合管理体系的文件•包括：方针/目标、组织结构、职责、管理原则引用程序体系文件的结构•程序文件（支持质量手册）•描述某项活动的途径及方法的文件•注：特指标准要求形成程序的条款。•包括：法规与企业管理科依据ISO9001标准要求制订的程序体系文件结构•作业指导书（支持程序文件）•针对对某一作业具体操作过程、方法、标准或要求的描述。•过程作业指导书•设备维护作业指导书•监视测量类作业指导书•任职资格及培训要求职位说明书体系文件结构•表格和记录（支持程序或作业指导书）•体系运行过程中使用的各种记录表格及形成的记录。•包括标准要求的记录如：文件控制记录内部审核记录培训记录•与产品直接有关的其他记录我们运用的体系文件是从哪些方面写的？•部门的目标和职能活动都有哪些？•如何实现目标及完成职能活动，是否复杂？•这些活动是否组成一个完整的流程？并需要形成流程图？•如果没有文件规定新员工是否能够操作？•活动和方法本身是否有问题，需要通过文件规范和改进？•其他部门是否也会就同一工作内容有同样的规定要求？•是否有需要与其他部门协调的工作内容（要标明）？通常看到的体系文件•由谁做（WHO）•规定做什么（WHAT）•何时做（WHEN）•在何地做（WHERE）•如何做（HOW）•如何控制（谁来控制，怎么控制）体系文件的内容•文字叙述程序：•一、目的（WHY）说明为什么开展该项活动说明为什么开展该项活动•二、适用范围（WHERE）体系文件的内容•活动涉及哪些部门的哪方面工作•三、职责（WHO）•哪个部门或岗位完成相应的工作•实施部门、实施人员的责任和权限体系文件的内容•四、程序要求：•按活动顺序列出开展该项活动的细节（方法记录）•注：一定要注意工作开展的先后顺序和逻辑关系体系文件的内容•五、记录表格：•本程序中所有需要填写的表格和记录。注（其他文件中需要填写的表格不在此列出）•六、相关文件•与该程序有关联的所有其他文件员工教育培训制度•3职责•3.1市局（公司）人事科负责对全市员工的教育培训工作归口管理，对所属各级部门的培训进行指导、监督、检查；•3.2各县局（分公司）、营销中心、物流中心负责对所属基层部门培训工作的具体安排、督导、检查；•3.3市局（公司）机关各科、室、中心，县局（分公司）机关各股室，各烟叶站、稽查队、服务大厅（客户部），物流中心综合办、储配部、送货部，营销中心综合部、订单部、采供部、品牌部等接受各层级管理部门对员工教育培训工作的指导、监督、检查，负责对本部门员工教育培训工作的具体实施。•4.1培训计划•4.1.1每年12月份各单位（部门）安排所属内训师开展下一年度的培训需求调查，根据调查结果拟定《年度培训计划》，经单位（部门）主管审核后送人事科审核，作为市局（公司）拟定年度培训工作计划的参考依据。•4.1.2市局（公司）根据当年预提职工教育经费总额，结合各单位（部门）上报的培训计划，制定《年度培训计划》行文下发。4.2.1内部培训•4.2.1.1人事科负责督促各单位（部门）按照《年度培训计划》开展培训工作，指导、监督培训工作相关事宜。•4.2.1.2各县局（分公司）的二级培训计划及费用预算由县局自行管理、控制，在计划内开展的内部培训无需再向市局（公司）进行申请，填写《县局内部培训申请表》在各县申请、审批即可。•4.2.1.3市局（公司）各科、室、中心按照审核后的内训项目及核定的预算总额开展培训，计划内开展的内训无需再向市局（公司）进行申请，拟定培训方案或通知下发后，按照相关管理制度组织实施即可。•4.2.1.4培训结束时，应进行考核测验，由培训师负责监考，考核测验题目由培训师于开课前递交培训实施部门负责人进行审核，特殊专业培训应安排有关专业人员协助、配合。4.2.1.6各县局（分公司）内部培训工作流程：•1）培训组织部门根据县局（分公司）年度二级培训计划及预算，填写《县局内部培训申请表》在县局（分公司）内部申请、审批；•2）拟订培训方案或培训通知、以及培训项目预算；•3）组织培训，在培训实施过程中进行培训管理，包括签到、考核测试、培训效果调查、教学评估等；•4）收集整理培训资料，一式两份，一份部门存档、一份报县局（分公司）综合办存档；•5）完善《员工教育培训档案》；•6）按照财务制度，由各县局（分公司）人事劳资员审核登记后，进行费用报销（具体报销规定详见5.1条款）。4.3培训评估、检查、反馈•4.3.1培训评估•培训结束后，培训组织部门负责组织多方面、多角度的评估活动，采用《培训效果调查表》、《教学评估调查表》等进行培训评估，并将评估结果以报告形式记录存档，必要时反馈给培训师、培训对象和相关人员。•4.3.2检查、反馈•4.3.2.1培训组织实施部门应及时将学员在培训期间的表现、出勤和成绩反馈对应上级部门或人事科。•4.3.2.2培训组织部门应对参加培训的员工在实际工作中进行检查、考查员工培训后在工作态度和工作绩效上的表现，将结果反馈对应上级部门或人事科。4.4培训的奖惩规定与标准•4.4.1培训的奖惩规定•4.4.1.1对于培训效果佳，培训后员工业绩有明显提高的培训师，应给予奖励。•4.4.1.2对培训项目设计、开发取得良好的经济效益的人员，应给予奖励。•4.4.1.3对积极参加培训，表现突出、成绩优秀，在工作岗位上业绩突出者，应给予奖励。•4.4.1.4对培训态度不认真、不认真准备培训教案、课堂实施差，培训效果差的培训师，应予以解聘。•4.4.1.5对参加培训的员工、课堂表现差、培训后考核成绩差、工作业绩无提高的，应给予惩罚。•4.4.2培训的奖惩标准•根据《绩效考评实施方案》、《员工管理办法》和《内训师管理办法》相应条款执行。4.5培训相关资料的存档管理•4.5.1各培训组织单位（部门）要为所属员工建立《员工教育培训档案》，每次培训结束后应及时完善档案内容。•4.5.2各县局（分公司）组织内训的相关资料、培训记录及培训评估报告由县局自行存档管理，人事科将开展不定期检查。•4.5.3市局（公司）各科、室、中心组织内训的相关资料、培训记录及培训评估报告等除自行存档外,还需提交一份完整材料到人事科存档，材料不完整人事科将不予审核报销内训费用。4.5.4培训存档资料目录•4.5.4.2县局（分公司）内部培训存档资料目录：•1）审批通过的《县局内部培训申请表》；•2）培训方案或培训通知、以及培训项目预算；•3）项目培训记录表；•4）考核测试试卷、成绩汇总表；•5）培训效果、教学评估等调查表；•6）培训效果评估报告；•7）费用支出明细单等。5培训费用管理•5.1内训费用管理•5.1.1县级局（分公司）•5.1.1.1各县局（分公司）的内训费用由县局劳资员进行审核、登记、签署意见后才能进行报销（钟山局的内训费用审核由人事科教育培训管理员负责），超出各县局教育经费核定总额的费用一律不允许在培训经费中列支。•5.1.1.2各县局（分公司）在进行内训费用报销时应提交培训相关资料作为附件进行审核，包括：《县局内部培训申请表》、《项目培训记录表》、培训测验成绩及培训评估报告等，材料不完整县局劳资员将不予审核报销内训费用。方针＼目标指标＼方案控制程序(ZP-GG-9C)•3职责•3.1最高管理者负责方针、目标的确定和完成情况审批。•3.2管理者代表负责组织进行目标和方案的审核、审议和协调。•3.3法规企管部门负责本单位综合管理体系目标、指标的分解。•3.4各级各部门负责对所辖范围目标\指标的分解和管理方案制定、完成情况进行监视和测量。4程序要求•4.1每年第四季度内，法规与企业管理科草拟下一年度公司级目标指标，由最高管理者组织市局分管领导、市局各部门负责人共同评审后确定下一年度目标指标填写《____年目标指标》。•4.2法规与企业管理科于第四季度末将下一年度公司级目标指标分解至市局各部门。•4.3市局各科室将本部门目标指标分解到各个岗位，由各岗位员工拟制出措施方案，交直接上级存档备查。市局各部门负责人拟制出本部门目标指标管理措施方案经分管领导审批后，报市局法规与企业管理科。•4.4市局各部门将本部门归口管理的公司级目标指标结合各县级单位实际分解至各县级单位。•4.5各县级单位将市局各部门下发的目标指标逐级进行分解，要确保目标指标百分之百分解到岗位。•4.6县局各股、室、站的各岗位员工拟制出保障目标指标完成的措施方案，交直接上级存档备查。各股、室负责人的措施方案作为部门的措施方案经分管领导审核批准后报上级业务主管部门，同时抄报县局法规与企业管理部门。•4.7市局法规与企业管理科负责将市局各科室的管理方案汇总后形成体系文件，经管理者代表审批后发布。•4.8县局法规与企业管理部门负责将县局各股室的管理方案汇总后形成体系文件，经县局主要领导审批后在县局发布。•4.9各级各部门负责人对本部门及各岗位员工的管理方案进行日常监督和检查，作为当季度绩效工作目标和工作内容的制订依据。•4.10法规企管部门按照季度督促检查目标指标完成情况，并纳入绩效考核。•4.11目标、指标一经审批后不得随意更改，当客观环境发生变化而导致目标、指标需做调整时，归口部门需填写《目标、指标方案修正申请表》经上级主管部门、市局法规企管科、管理者代表签署意见后方可进行调整和修改。•4.12目标、指标评审使用《目标、指标评审表》ZP-GG-9C-7R，•使用《_______年目标指标》ZP-GG-9C-1R进行目标指标的审批，使用《____________年目标指标分解表》ZP-GG-9C-2R进行目标的分解。使用《_______年目标指标方案措施表》ZP-GG-9C-3R制定方案，使用《____________公司级目标方案测评表》ZP-GG-9C-4R，对公司目标和方案完成情况进行检查和评价，使用《_______部门级目标方案测评表》ZP-GG-9C-5R，对部门级目标和方案完成情况进行检查和评价，使用《目标、指标方案修正申请表》ZP-GG-9C-6R对目标、指标方案进行调整和修改。