成都中医药大学办公管理规范

第一部分办文规范实务成都中医药大学党委办公室2009年12月一、办文工作中的主要问题1、内容：文山会海、文牍主义、形式主义2、文种：混淆不清(请示\报告)3、格式：不够规范4、制发：程序不规范5、管理：不规范，没有集中统一管理6、发送：擅自扩大发文范围7、归档：不归、漏归及其他不规范的问题8、保密观念不强。。。。。。二、党政机关主要公文中国共产党机关公文处理条例（中办发[1996]14号）（公文种类：14）不同：决议、指示、公报、条例国家行政机关公文处理办法（国发[2000]23号）（公文种类：13）不同：命（令）、公告、通告高校常用公文种类：9种(以下用红色阿拉伯数字标注)公文格式新办法即将出台(党政统一格式;启用二维条码)4命令(党的各级机关通用公文无此文种)指示(国家行政机关不用此文种)决定（1）决议(国家行政机关不用此文种)通知（2）通报（3）批复（4）会议纪要（5）1.指示性公文(阿拉伯数字标识为常用文种)5议案(党的各级领导机关不用此文种)请示（6）报告（7）2.呈报性公文6公告(党的各级领导机关通用公文无此文种)通告(党的各级领导机关通用公文无此文种)公报3.公布性公文74商洽性公文函（8）5兼容性公文意见（9）四、公文行文制度行文关系领导关系指导关系平行关系不相隶属关系行文方向上行文下行文平行文8按行文（传递）方向划分：同一系统的机关同级机关下级机关业务上指导与被指导上级业务主管部门下级业务部门上级机关同级机关平行关系1.2.3.领导与被领导非同一系统的机关此机关彼机关不相隶属关系4.行文规则1.行文必须确有必要(申请/请示等)2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定3.联合行文的机关应为同级4.机关一般不得越级请示和报告5.行文应分清主、抄送6.行文应协商一致7.对不符合行文规则的上行文，办公室可退回原呈报机关联合行文行文规则联合行文的条件和规范:（1）同级机关（2）需要协商一致并会签（3）联合行文的文头将主办机关排在前面只标主办机关的发文字号上行文由主办机关盖印抄送机关的条件（1）重要下行文应抄送直接上级机关（2）越级行文一般应抄送越过的机关（3）双重领导机关一个主送，一个抄送（4）涉及相关机关的职权范围应该抄送（5）其他应该抄送的机关怎样做好办文中的协调工作？(1)要符合党的路线方针、法律法规；符合上级有关规定,与有关部门现行规定相吻合(2)涉及相关部门职权范围,主办单位应主动协商会签(3)未经协商一致应将各方意见或方案报上级请求裁决(4)未经协商一致或未经上级批准、裁决的不得各自向下行文(5)如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤消。退文制度（1）文件内容违反法律法规和方针政策；（2）涉及相关部门职权范围未协商一致；（3）违反请示文种的行文规则；（4）其他规定的情况。16五、常用的文种一：“通知”适用范围：批转下级机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理的公务事项告知需要有关单位周知或执行的事项《××学院关于举办××培训班的通知》任免人员（事务性通知：临时沟通、会议通知、启事性通知）17各分党委（党总支）、学院、部门：现将《XX学校XX年工作要点》印发给你们，请各单位认真组织学习，并结合部门实际，认真制定工作措施，抓好落实。中共XX学校委员会XX学校年月日例：关于印发《XX学校XX年工作要点》的通知18批转、转发、发布性通知标题举例例×市政府关于转发×省政府《关于转发人事部关于为××同志恢复名誉后享受×级待遇的通知》的通知改为：×市政府转发人事部《关于为××同志恢复名誉后享受×级待遇的通知》的通知例国家计委关于印发关于施行《中华人民共和国优质产品奖励条例补充规定的通知》改为：国家计委印发《关于施行〈中华人民共和国优质产品奖励条例〉的补充规定》的通知常用的文种二：“请示”（行文规则）不与报告混用/“报告”中不得夹带请示事项不相隶属不行请示不越级不多头主送不得以机关名义向上级负责人报送（报告、意见）一文一事不同时抄送下级。19六、注意区分一些容易混淆的文种请示请示函报告21请示与函的区别文种类型主送机关内容范围行文语气办复方式请示上行文有领导指示关系的上级请求批准指示尊敬用“拟”批复函平行文平行、不相属职能机关讲求批准职能事项互相尊重复函（审批函）22请示与报告的区别文种行文目的主送机关篇幅时间办理类别行文要求请示请求批准逐级行文一文一事行文简短事前行文办件行文规则严格报告汇报工作有时可以多级行文有时是综合性报告，篇幅较长，事后或工作进行中行文阅件有时多头主送23【例文】指出内容、格式以及行文上的错处海北社区关于便民早餐店等若干问题的报告星湖街道办事处、谭大林主任：根据青政发06年67号文件《青山区人民政府关于推动社区“早餐工程”建设的决定》精神，为了加快解决社区居民早餐难的问题，我们打算在社区活动中心附近兴建便民早餐店（已经规划部门批准），力争在二零零六年三月一日开业，产权归海北社区所有，聘请社区内的下岗职工承包经营。便民早餐店预算建设资金共计一百二十五万元，现已筹集资金八十五万元，还有四十万元资金没有着落。为此，要求街道给予支持解决。另，社区活动中心室外建身场的健身器械严重不足，难以满足居民健身需要，居民意见很大，故请顺便追加拨款十五万元用于购置健身器械。此事关系到社区居民的切身利益，务必批准。2006年2月1日（本文主要问题：违反请示行文规则，引文、数字、用词不规范）校内行文规范提醒：上行文原则上交党办或校办转呈（2-5份）（不宜直接送领导个人）复杂问题先送相关业务处提出建议意见再送两办禁止一文多送校内各单位一般不对外行文（一般业务工作联系，经分管校领导审核同意，以处室名义行文，可用便函。）第二部分公文格式26公文用纸幅面及版面尺寸：A4纸（210mm×297mm）天头（上白边）37mm±1mm订口（左白边）28mm±1mm版心尺寸（不含页码）156mm×225mm排版规格正文用3号仿宋体字（印发、转发文件时用3号楷体字）每面排22行每行排28字27公文中各要素标识眉首部分：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人主体部分：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注版记部分：主题词、抄送、印发机关和印发时间28No000015（6位数）机密★加急四川省XX厅文件川XX办〔2003〕67号29发文字号规范用法川X办〔2005〕15号地单职域位能代代代字字字一个公文只有一个发文字号几个机关联合行文,只标主办机关发文字号30年份置于六角括号中年份位于机关代字与序号之间序号前也不写“第”序号不编虚位,不用0占虚位(即1不编01)不同类型的行文,发文字号的位置不同平行文、下行文：发文字号位于公文名称下面居中排一行上行文：发文字号居左空一字函式公文：发文字号位于文武线下１行，版心右边缘顶格标识3132签发人标注方式单一行文联合行文33联合行文标注方式╳╳县╳╳局╳╳县╳╳局文件╳╳县╳╳局签发人：╳╳╳╳╳╳╳╳〔2003〕10号╳╳╳34规范公文正文1.标题(2号小标宋)规范构成及省略•四川省人民政府关于下达全省最低工资标准的通知发文机关事由文种35标题排列方式36标题一般不使用标点符号书名号使用只用于批转、转发、发布、印发法规、规章和管理规章标题中不用:;?!。等标点符号()《》“”的使用37专指性要强用规范全称、简称、统称一般不送领导者个人一般要逐级行文2.主送机关（单位）38正文规范格式：一、××××××××××××××××××××××××（一）×××××××××××××××××××××××××××××××××1.×××××××××××××××××××××××××××××××××××（1）×××××××××××××××××××××××××39科技论文序号举例引言1正文22.12.22.32.3.12.3.22.3.2.12.3.2.240规章制度层次序数则总则分则附则章第一章节第一节条第一条一、款项（一）（一）目1.1.41引用公文先引标题，后引发文字号。你所化材所发〔2005〕78号文收悉。你所7月5日请示收悉。你所《关于调整所属有关机构的请示》收悉。你所《关于调整所属有关机构的请示》（化材所发〔2005〕38号）收悉根据省委、省政府川委办〔2000〕27号文件的精神根据省委、省政府《关于进一步减轻企业负担的意见》的精神根据省委、省政府《关于进一步减轻企业负担的意见》（川委办〔2000〕27号）的精神42附件一般在正文后空一行,提行空两格标写冒号后再分别标明附件标题\份数后面不加标点符号.433.成文日期(起草日期\生效日期\印发日期)确定方式：一般文件：签发日期联合行文会议文件电报标注方式：党内文件2005年7月27日政府文件二OO五年七月二十七日行政机关公文不标识发文机关名称44主题词：抄送：……，……，……，……，……，……，……。主题词：主送：……，……，……，……，……(一般不用)抄送：……，……，……，……，……，……，……。（纪要为：“送”）标印方式45控制抄送范围：需要执行或知晓公文的其他机关、单位（涉讼案例）不抄送本单位、不标“存档”一般不抄送领导者个人一律用抄送标印方式2.抄送机关（单位）464.印章单一发文印章下弧有无文字时联合行文两个单位多个单位盖印要规范（例1、例2、例3、例4、例5）党政联合行文署名印章必须与正文同处一页党内成批下发件可不盖印章47上不压正文，下骑年盖月484950党的机关落单位和日期,一般不加盖印章51主题词：抄送：╳╳，╳╳，╳╳，╳╳，╳╳，╳╳，╳╳。╳╳╳办公室2004年╳月╳日印发（共印╳╳份）行政发文：印发机关左空一字，印发日期右空一字，最后注明是印发还是翻印52党内文件：左右顶格标识版记的最后一个要素要置于最后一行53公文排版规格（重要）字体字号规格：版头小标宋体字小于22mm×15mm标题2号小标宋体字秘密等级、紧急程度、主题词（词目用3号小标宋体字加粗）：3号黑体字正文中小标题：(一级用3号黑体字,二级用3号楷体字,三级用3号宋体)正文及其他组成部分：3号仿宋体字（签发人姓名用3号楷体字）转发＼印发文件时,正文部分用3号楷体字54印刷装订要求印刷双面印刷版面用墨装订平订要求开切纸张骑马订夹粘55发文程序起草公文初核公文审核公文签发公文复核部门人员部门负责人办公室单位领导文秘部门行文是否需要行文内容审批签发手续协调行文方式妥否协调是否完备•内容是否符合行文规则程序附件是否齐全•语言格式和拟制公文要求格式是否规范公文格式是否规范–复审印制收文办理1、有时限的办文按时限办2、无明确时限的办文在15个工作日内完成3、未在规定时限内办结的，要向办公室或有关部门说明情况和原因4、对不属于本部门职权或不适宜本部门办理的应在收文当日退回分送部门并说明理由57归档中需要注意的问题1.以校字、党字发的文件，归档时应将底稿、领导批示（修改原）件、正式文件、发文签字单）一并归入学校办公室2.以学校校字、党字名义发的请示，必须将上级批复原件归入学校办公室，部门只留存复印件3.个人不得保存应当归档的公文4.各部门需用原件办理相关业务时，请到学校档案室领取原件党办全体同志竭诚为您服务谢谢!