供方资源库管理办法

供方资源库管理办法第一章总则第一条为了更好的管理公司供方资源，积累公司战略合作供方的合作伙伴，提高招标的效率，保证招标的质量，提高项目管理水平，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于为公司提供勘察、设计、可研、施工、监理、材料、设备、工程造价咨询、招标代理、营销策划代理、广告与印刷制作等项目开发过程中所涉及到的各类产品或服务“供方资源库”的管理。第三条名词解释（一）供方是指为组织提供产品或服务的组织或个人。（二）责任部门是指负责供方评选工作及合同执行的公司职能部门或项目部。（三）承办人是指责任部门内具体承办供方评选工作及合同执行的岗位人员。（四）供方资源库指供方信息库的总称。资源库的信息内容包括：《合格供方名册》、《供方审核登记表》、《供方考察评估总表》、《供方履约评价总表》、《供方降级或排除申请表》及供方考察评估记录、供方履约评价记录和供方资质证明、业绩证明资料文件或复印件等。（五）合格供方指经资质审核合格，已进入“合格供方资源库”，具备向本公司提供产品或服务的资格，但尚未进入“战略合作供方资源库”的供方，即为合格供方。（六）战略合作供方指经资质审核合格，与公司有长期合作关系，并且在配合过程中综合表现优良的供方，经批准后进入“战略合作供方资源库”的供方，即为战略合作供方。第二章供方资源库第四条“供方资源库”（一）“供方资源库”包括“设计类供方资源库”、“设计评议专家库”、“工程类供方资源库”、“工程类评标专家库”、“营销类供方资源库”和“其他类供方资源库”。（二）各类资源库分为“合格供方资源库”和“战略合作供方资源库”两类。（三）各类供方的部门责任划分具体见附件1《供方选择方式、责任部门与决定机构》。（四）各类“供方资源库”供方的范围包括：1、设计类供方：指为公司和各项目提供勘察、方案设计、施工图设计服务的供方；2、设计评议专家：指为公司和各各项目类方案设计、施工图设计提供评审服务的个人供方；3、工程类供方：指向各项目提供施工、监理、材料、设备、招标代理、工程造价咨询等产品或服务的供方，如供应商、承包商、代理机构等；4、营销类供方：指为公司提供项目可研、销售代理、项目策划代理、策划推广、广告媒体、广告制作、模型制作、销售推广资料制作、市场调研和品牌推广的代理机构或媒体等的供方；5、其他类供方：指为公司其他部门及各项目提供其他产品或服务的组织或个人，如管理咨询、顾问与培训、办公用品、设备、信贷、按揭银行，以及其他专业技术人员、专家等。（五）资源库建立责任部门1、项目部――负责监理单位、施工单位、配套工程设计施工单位、材料、设备等“工程类供方资源库”的建立；负责勘察、规划、景观、施工图“设计类供方资源库”和“设计评议专家库”的建立。2、开发部――负责“工程类评标专家库”的建立。3、招财部――负责材料、设备等“工程类供方资源库”的建立。4、成本部――负责工程造价咨询单位等“工程类供方资源库”的建立；负责招标代理单位供方资源库的建立，并同时负责公司各类供方资源库的备案管理；负责融资、信贷供方资源库的建立。5、营销部――负责“营销类供方资源库”的建立。6、行政部――负责各自责任范围内“其他类供方资源库”的建立。第五条“供方资源库”使用规定（一）公司各责任部门在选择供方前首先应建立“供方资源库”并经审核批准或备案，所有各类最终签约供方须从“供方资源库”中选择。（二）未建立“供方资源库”的供方，公司各职能部门应不予审核签约或支付费用，否则追究责任部门和责任人的责任。第六条战略合作供方的合作规定（一）进入“战略合作供方资源库”的供方可作为后续继续合作参加投标或直接进行议标的首选供方。（二）在向公司其他项目推荐参加投标或议标的供方时须从“战略合作供方资源库”中选择。（三）战略合作供方须严格履行公司的审批程序。第三章“工程类资源库”建立程序第七条职责分工（一）项目部职责1、负责对授权范围内监理单位、施工单位、配套工程设计施工单位等工程类供方进行初选；2、负责授权范围内监理单位、施工单位、配套工程设计施工单位等“工程类供方资源库”的建立、维护和报备；3、负责组织监理单位、施工单位、配套工程设计施工单位、材料设备等工程类供方阶段评价和综合评价。（二）招采部职责1、负责对授权范围内材料设备等工程类供方进行初选；2、负责授权范围内材料设备等“工程类供方资源库”的建立、维护和报备。（三）成本部职责1、负责招标代理及授权范围内的材料设备、施工工程等“工程类供方资源库”的建立和维护；2、负责项目部“工程类供方资源库”的备案管理；3、负责建立和维护公司“工程类战略合作供方资源库”；4、监督检查各项目“工程类供方资源库”建立和维护情况；5、负责定期在公司内部发布工程类供方信息。（四）开发部职责1、负责“设计评议专家库”的建立和维护。2、负责“工程类评标专家库”的建立和维护。第八条“工程类供方资源库”建立规定（一）对于外部招标中邀请招标的和内部招标、议标和部门评审选定的工程类供方，责任部门应首先建立“供方资源库”。（二）对于外部招标中公开招标和定向选择的，不需要建立“供方资源库”，中标单位在中标后自动列入“合格工程类供方资源库”。第九条工程类供方初选（一）责任部门按照《招标工作计划》规定的时间于招标前15日完成供方信息的收集和初选工作。（二）供方初选程序1、收集供方信息供方来源途径：――通过社会关系的介绍获得所需供方名单；――通过书籍和网络等媒介获得所需的供方名单；――发布公开招（竞）标信息，获得所需的供方名单；――以往与公司有过业务的公司，或原供方资源库中供方名单；――本部门（工程管理部）人员推荐；――其它途径。2、责任部门根据所有收集获得的供方详细资料，对供方进行初步筛选。3、责任部门与初选供方进行主动联系，协商面谈的时间、地点。在面谈前或面谈时，应要求有意向供方提交公司简介、产品（服务）简介、营业执照、资质证书、产品价格等必要证明文件的复印件。4、责任部门对其信誉能力等进行调查，并进行评价选择。根据供方对公司提供的产品或服务的重要程度及对经济影响程度等因素，可采取以下一种或几种评价方法对供方进行评价：（1）供方信誉能力调查a、通过收集信息、现场考察、问询其它合作过的单位等形式对相关供方进行信誉与能力的调查，了解供方的详细情况，包括：企业概况、组织机构、技术力量、人员素质、设备配置、社会信誉、资信等；b、核准有关法律地位的证明文件；c、服务或生产能力，近三年已完成的合同情况、正在履行的合同情况；d、客户投诉、法律纠纷、社会信誉、售后服务以及质量管理体系认证的情况；e、现场考察了解正在进行或已完成项目的情况及业主的评价；f、财务状况。（2）实物或样品的评价根据所需供方提供的材料、设备、图纸、广告策划文件、已做项目等的要求，要求供方提供上述实物或样品并对其进行观察、检测和评定，保留相关记录。5、责任部门通过信誉、能力等的调查和评价应将供方进行分档，将所有认为符合产品要求的供方需填制《供方审核登记表》报财务预算部审核。第十条进入“合格工程类供方资源库”程序（一）新工程类供方进入“合格工程类供方资源库”程序对于新的工程类供方资源（来源为供方信息搜集、内部推荐或供方自荐的），责任部门须填写《供方审核登记表》，报部门负责人决定是否进行实地考察和综合评估。若同意，由责任部门组织对工程类供方资源进行实地考察和综合评估，共同填写《供方考察评估表》，报部门负责人审批，确定其是否可以进入。（二）已合作工程类供方进入“合格工程类供方资源库”程序对于参与过公司工程施工或提供过材料、设备供应但不满足进入“工程类战略合作供方资源库”条件的工程类供方，由责任部门对工程类供方资源进行评价，填写《工程类供方履约评价表》，综合评价结果优良或合格的，可以提出其进入“合格工程类供方资源库”的报告，报部门负责人审批，确定其是否可以进入。第十一条进入“工程类战略合作供方资源库”程序（一）对于参与过公司工程施工或提供过材料、设备供应的工程类供方资源，由成本部根据责任部门对工程类供方综合评价结果确定是否进入“工程类战略合作供方资源库”。综合评价结果优良并且满足要求的工程类供方报分管领导审批后进入公司“工程类战略合作供方资源库”。（二）进入“工程类战略合作供方资源库”需分别满足以下要求：1、总承包单位在本司竣工面积达到8万平方米以上的；2、监理单位在本司负责监理竣工面积达到20万平方米以上的；3、各分包单位在本司竣工结算超过1000万元以上的；4、大型设备供应商在本司供货金额超过1000万元以上的；5、供应商在本司合作项目达到三个或供货金额超过500万元以上的。第十二条“工程类供方资源库”使用和维护对于“工程类供方资源库”中的工程类供方，在工程竣工后或年末，由责任部门对其进行综合评价，填写《工程类供方履约评价表》，根据评价结果提出保留或调整其认可工程类供方资源资格的报告，报部门负责人（战略合作供方报财务预算部）审批，确定保留或调整其认可工程类供方资源资格。具体流程如下：（一）“工程类战略合作供方资源库”中供方1、“工程类战略合作供方资源库”中的供方如果评价结果为优良，成本部可以提出保留其在公司“工程类战略合作供方资源库”的报告，报分管领导审核、批准其是否保留。2、“工程类战略合作供方资源库”中的供方如果评价结果为合格，成本部可以提出将其降级至责任部门“合格工程类供方资源库”的报告，报分管领导审核、批准其是否降级。3、“工程类战略合作供方资源库”中的供方如果评价结果为不合格或在配合过程中出现以下严重问题之一，责任部门或成本部可以提出将其排除在“工程类供方资源库”之外，并且两年内不得参加公司任何项目招投标或材料设备供应的报告，报分管领导审核、批准。严重问题是指：（1）在其事先知情的情况下，仍提供不合格产品或服务；（2）因质量问题被政府或行业机构通报或媒体曝光；（3）不履行合同；（4）有欺骗或欺诈行为；（5）破产或有经济问题；（6）串通招投标、对公司形象或利益造成负面影响。（二）合格工程类供方1、“合格工程类供方资源库”中供方在经过试用，评价结果为优良，且满足相关要求的，责任部门可以提出将其升级至“工程类战略合作供方资源库”的报告，报财成本部审核、批准其是否升级。2、“合格工程类供方资源库”中供方在经过试用，评价结果为合格或评价结果为优秀但不能满足升级相关要求的，责任部门可以提出将其保留在“合格工程类供方资源库”的报告，报部门负责人审核、批准其是否保留。3、“合格工程类供方资源库”中供方在经过试用，评价结果为不合格或在配合过程中出现本条中第一款中五种严重问题之一，责任部门可以提出将其排除在“工程类供方资源库”之外，并且两年内不得参加公司或工程管理部任何项目招投标的报告，报部门负责人审核、批准。（三）调整“工程类供方资源库”的其它程序如果“工程类供方资源库”中某个供方在配合过程中出现以上未涉及的其它严重问题，责任部门可以填写《供方降级或排除申请表》，出具详细相关资料报部门负责人，由部门负责人决定是否对其进行降级处理。第十三条工程类战略合作供方信息公布（一）成本部年度末根据各工程类供方综合评估结果或评价结果，对“工程类战略合作供方资源库”中供方进行调整，报分管领导审批。（二）在对“工程类战略合作供方资源库”中供方调整完毕后，成本部负责将更新“工程类战略合作供方资源库”中供方评价结果及对其提出的需要改进的建议通知工程类供方，以便工程类供方改进。（三）信息公布：每年年终，成本部调整“工程类战略合作供方资源库”后，将调整后的“工程类战略合作供方资源库”发布并发至相关职能部门、各项目。第十四条“工程类供方资源库”档案管理（一）责任部门“工程类供方资源库”如有供方的更新信息，应在信息更新后15日内向成本部报备；（二）责任部门、成本部分别对“工程类供方资源库”和“工程类战略合作供方”中的不同类别供方分别建立档案、保管、维护，并根据日常资质审核、评价以及工程类供方自身信息变更情况及时更新名单及档案记录。第十五条责任部门、成本部由专人应建立专门档案，并在计算机中建立供方资源库记录或文件资料。第十六条成本部负责定期对各责