职务分析与职务说明书编写

职务分析与职务说明书的编写课程目标职务分析的定义及在企业人力资源管理中的用途职务分析收集信息主要方法编写职务说明书的基本思路及主要模式通过职务说明书的练习使大家掌握编制职务说明书的方法为何要建制职位说明书1.落实组织分工及专业化2.理清员工职权与职责3.绩效考核的依据4.建立职位评价5.有助于管理分析并改善组织结构6.做为薪资调查及薪资结构的基础7.使个人努力之方向与公司目标一致职位分析(JobAnalysis)意义：职位分析是对某项职位就其有关工作内容与条件之数据，运用专业有系统调查活动予以收集及研究分析之过程。职位分析之目的，是提供一个职位说明书制作相关的基础工作，和作管理决策。这种管理决策包括招募、甄选、任用、训练、晋升、轮调、薪酬和其它人力资源的功能。职务分析的概念职务分析又称工作分析，是指对某特定职位作出明确规定，并确定完成这一职务需要什么样的行为的过程。是对某项职务的工作内容和职务规范（任职条件）的描述和研究过程，即制定职务说明和职务规范的系统过程。职务分析在公司组织管理中的作用制定任用标准之依据让部门及所有员工明确各自的工作责权和工作范围组织有效招聘、选拔、使用所需要的人员制定合理的员工培训、发展规划制定考核标准及方案，科学开展绩效考核工作设计出公平合理的薪酬福利及奖励制度方案职务分析在人力资源管理中的回馈职务说明书功能工作分析职务说明书1.工作要项2.资格条件3.目标绩效职涯管理薪资结构升迁调职绩效考核职位评价召募甄选薪资调查职等职称训练调薪职务分析信息的收集方法直接人员常用观察法:适用于操作层员工的职务分析访谈法：间接人员常用问卷调查法日志纪录法职务分析信息的收集方法观察法之优点一.借由实际工作的进行分析者可以确定工作上实际花费的时间，而不是如面谈或问卷法得知的估计时间。二.不容易受到员工自我报告的偏见或误解之影响。三.分析者可以与其它来源的资料如面谈或问卷比较是否一致。四.现场员工动作分析时应用最广也最适用的方法。观察法的缺点一.有些工作任务是不定期执行或突发的，可能必须花大量的时间观察才可以观察一个工作循环；二.对于工作性质是属于心智活动工作的内容无法由观察法得知；三.员工如果知道现在正被观察者可能行为会与往常有所差异。访谈法之优点一.谈及访问内容较有弹性可以随时补充和反问；二.对于一些不经常发生的活动或非正式的交谈沟通这些信息不会出现在组织结构中但可以借由访谈中获得；三.收集数据最简单的方法；四.可用来搜集各种不同工种的工作讯息；五.运用面广，能简单而迅速地收集多方面的信息；六.由任职者亲口说出工作内容，具体而准确；七.助于与员工沟通，缓解工作情绪。访谈法之缺点占用员工工作时间影响生产；员工可能有意无意地扭曲信息；分析资料繁杂时相当费时。问卷调查法之优点一.最经济迅速；二.员工回答时没有心理压力，所得信息有时较其它方法来的理想。三.可同时分析大量员工。问卷调查法之缺点一.对词意的误解可能造成答非所问；二.完成问卷回收可能相当费时费事；三.员工可能夸大其词使得他们工作显的更为重要或工作内容更为困难。日志纪录法优点一.逐日或工作活动纪录可以避免工作数据遗漏；二.可充分收集最详尽的工作资料。日志纪录法的缺点一.员工可能会过份强调有意轻描淡写或隐藏某些活动行为；二.纪录者的文笔与表达能力也影响此法的应用。职等表范例职等主管职行政职技术职营销职六等总经理五等副总经理办公室特助高级顾问区域经理四等经理经理特助高级工程师项目经理三等科长行政专员工程师销售专员二等班组长办事员技术员销售员一等助理办事员助理技术员助理销售员如何进行职位分析:参考其它同业数据和市场调查数据选择各工种职等表中职位予以分析决定收集数据的方法：访谈法、问卷调查法分析重点项目:1.分析工作执掌2.分析职位条件分析工作条件需收集的信息任职资格，如学历、专业、技能要求是什么？工作环境条件工作时间规定怎样操作及操作工具是什么？所需的教育训练课程此职位定位在组织上下左右的位置工作分析问卷(范例)1.描述你工作职掌2.列出你工作所需的最低学历3.列出你工作所需的执照特许证书4.列出你工作所需的操作机器设备5.请你列举在工作中同事与你对应关系位置6.列出你认为执行你的工作的专业知识及技能7.列出你认为执行你的工作，需几年的年资8.列出你需具备何种训练根据员工目前在岗位具体实际工作内容；让员工自己编写自己的工作职掌与工作条件（参与管理)执行技巧根据员工交上的工作职掌与工作条件内容初稿，部门负责人与员工进一步访谈，以便了解填写真实性；部门负责人与员工访谈明确工作责任，并确定权重；有无遗漏其它重要信息？双向沟通，达成共识执行技巧修订初稿规范化因为环境的动态变化性，为避免扯皮现象的发生，建议每人的工作职掌的最后一项职责均为：完成上级交待的其它工作。工作职掌内容品保部经理(工作执掌范例)1.执行、检讨、改善、追踪部内质量目标之计划。2.配合部内相关作业办法之制、修订以维护入料正常运作。3.辅导厂商以提升质量及购入料质量相关作业之管理。4.协调信赖性试验与质量异常之确认与处理改善及内外部讨论。5.举行部内及跨部门检讨会议以改善质量与各作业流程,及不定期审查部内之整体运作、整顿、纪律、绩效、安全…….等事项。6.编列/执行及管控年度预算生管部课长(工作执掌范例)1.掌握客户订单及预估讯息2.掌控内部订单之下达与交期出货3.协调急件处理与产销4.做好客户满意迅速反应客户之需求并予以适当之处理及回复5.处理客户抱怨6.处理呆滞料之控管及追踪7.协调产销以达成客户需求物料部课长(工作执掌范例)1.领取厂商各项材料(领料/成套发料单)2.处理厂商问题回馈3.协助采购新进人员4.开发新供货商5.检讨ERP系统问题与MIS系统6.管制/接收/查询模具7.不良材料扣款事宜职位条件1.工作经验:从事该职务或类似该工作之最低年限、学历、年龄。2.专业知识及技能：该职务所须具备之知识及技能。3.教育程度与所需执照：最低学历要求,训练需求或所需具备之执照…等。4.所须运用或操作之设备。职位条件(品保工程师范例)专长经验：三年以上生产制造经验学历□大专以上EE或ME相关科系年龄□18岁~25岁□26岁~30岁□31岁~35岁□36岁~40岁□其它：______工作经验□1年~3年□3年~5年□5年~8年□8年~10年□10年以上□不拘□其它：________专业技能□：熟练生产流程暨质量流程专业知识□：具备ISO14000及QS9000稽核员认证资格操作机器□：执行仪器机台设备保养职务说明书的形成过程职务分析数据统合职务说明书职位说明书是根据职位分析所得到的资料分类所做成的正式档。编写全公司职务说明书的一般要求准确性实用性完整性统一性职务说明书的基本内容1.职务概况（职务名称、编号、所属部门、职务等级、编写日期）2.职责总述（职位设置的目的）3.工作内容4.组织位置5.所需资格条件6.工作知識7.工作技能8.工作时间9.工作环境10.所需操作设备11.资历及经验12.在组织关系的管理定位(作业及报告与他人工作上关系)13.与作出决策决定的权限(权限包括：决策权、人事权等)职务说明书的基本内容填写工作说明书要点职位说明书的长度可从半页到二、三页都有，端赖职位的性质及公司对职位说明书的目的而定；动词作为句子的开始。(例：执行、协助、负责、调整、巡检、稽核、联系)；职位说明书不得有否定的词句及不得包括缩写或简称，即使是在职者及其主管完全了解它们的意思；职位说明书应避免使用概括性的句子，如果无法避免时，最好再以实例说明；职位说明书必须是现有工作，而非未来的职务，除非新设定的职位。职位说明书中工作职掌制作要点(JobDescription)说明书职位中将工作职掌分解为：1.主要工作项目~经常性工作2.次要工作项目~周期性工作3.突发性但可能重复发生工作4.凡是占工作时间(以月为单位)5%以上，对于工作绩效有重要影响的，都予以列出。说明书职位中将工作职掌分解为：5.主管应有权指定未详述于职位说明书的其它职责与工作。6.编写工作的顺序必须有一定逻辑安排，如依工作重要性，或所需时间长短周期或以定期或不定期归类等等方式列出。7.职位说明书不应包括偶发性或暂时性的职责和工作。职位说明书中工作职掌制作要点(JobDescription)职位说明书失败的原因没获得管理阶层的支持没获取员工的认同职位说明书的内容并不正确没有定期的修订职位说明书职位说明书何时修改1.职责改变2.组织结构重整3.技能需求改变4.新职位产生5.与其它职位无法明确划分