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第五讲：中等学校档案整理方法海南医学院档案研究馆员黄东霞二○一三年三月中等学校档案整理方法各大类档案按其归档范围（详见各类档案归档范围和保管期限表）收集文件材料齐全后，按如下方法整理：装订分类排列编号编目装盒一、装订(通过装订确定“件”)归档文件材料应按件装订，一般在左侧装订，要求文件材料左、下侧边对齐。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后。文件材料用不锈钢钉或线装订，对破损的文件材料应进行修补。二、分类分类方案：分年度──分二级类目──分保管期限（一）分年度先将文件材料按其形成或针对的年度分开，一般文件材料归入其形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度。（二）分二级类目1、文书类（WS）党务WS11行政WS12外事WS13出版WS14设备WS15（二）分二级类目2、教育教学类（JX）教学综合JX11学科与实验室建设JX12招生JX13学籍管理JX14课堂教学与教学实践JX15毕业生JX16教材JX17（二）分二级类目3、基本建设类（JJ）综合管理JJ11单项工程1JJ12单项工程2JJ13单项工程3JJ14…………以此类推，但10、20……等带“0”的数字不用。（二）分二级类目4、财会类（CK）财会综合CK11会计报表CK12会计帐簿CK13会计凭证CK14工资清册CK15（二）分二级类目5、声像类（SX）照片SX12录音带SX13录像带SX14幻灯片SX15磁盘SX16光盘SX17（二）分二级类目6、实物类（SW）奖牌SWJP奖状SWJZ奖杯SWJB题词SWTC礼品SWLP锦旗SWJQ印章SWYZ（三）分保管期限文件材料在二级类目内划分保管期限，分为永久、长期、短期、定期。永久标识为Y，长期标识为C，短期标识为D，定期标识为30、10，具体保管期限详见各类档案附表。三、排列归档文件材料应在二级类目下同一保管期限内排列，按事由结合时间、重要程度等排列，会议文件、统计报表等成套性文件材料可集中排列。四、编号归档文件材料按排列顺序逐件编号。方法：是在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容（归档章设置全宗号、年度、件号、问题、保管期限、馆编件号，其中“问题”项填写分类号标识，“保管期限”项填写保管期限标识，“馆编件号”填写档案馆编的件号，不设档案馆的暂空白）。五、编目编制归档文件目录归档文件材料应依据档号的顺序编制归档文件目录，其格式式样如下表：归档文件目录2011-WS11-Y件号责任者文号题名日期页数备注1王英党委会议记录本201112.3056六、装盒将归档文件材料按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限的文件材料不要装在同一盒内。档案盒统一使用由省档案管理部门监制的硬纸盒。备考表七、著录（输入计算机档案管理系统）按系统设置项目，将每一份归档材料输入计算机档案管理系统内，自动生成归档文件目录；八、制作年度全引目录1、编写全宗说明2、汇总归档文件目录3、将全宗说明、归档文件目录一起装订成册。谢谢！